27
Всегда иметь под рукой полную информацию о каждом клиенте, от телефона
и фотографии до предпочтений по мастерам и услугам, чтобы даже только что
приступивший к работе администратор мог предоставить клиенту самый высокий
уровень сервиса.
Предоставлять клиентам скидки по сложным скидочным программам, где
размер скидки на разные группы товаров и услуг может быть разным.
Следить за накопительными программами клиентов и вовремя готовить для
каждого из них карточку постоянного клиента следующего уровня.
Поздравлять клиентов и персонал с днями рождения вовремя, ни про кого не
забывая.
Обслуживать клиентов в долг, по предоплате или по подарочным
сертификатам, всегда зная, сколько кто должен.
Составлять абонементы на отдельные услуги или комплексы услуг,
продавать их клиентам со скидкой, а затем реализовывать эти абонементы.
Печатать чеки на фискальном регистраторе с понятными наименованиями
товаров и услуг, чтобы ни у кого не было претензий и разногласий.
Печатать всегда свежие прайс-листы и ценники нужного формата.
Всегда иметь под рукой справочную информацию о работниках, от адреса и
телефона до списка постоянных клиентов.
Ничего никогда не забывать, планируя напоминания о важных событиях на
будущее.
Учитывать долги мастеров, позволив им обслуживать друг друга по
внутренним ценам, просто вычитая расходы салона из их зарплаты - пусть они
всегда будут красивыми!
Рассчитать зарплату по сколь угодно сложным формулам одним щелчком
мыши и выдать её сотрудникам в удобной форме в удобное время, сопроводив
полными распечатками, какие суммы за что они заработали.
Хранить на складе только самое необходимое и вовремя закупать товары и
материалы, просто указав для каждого товара желаемый резерв на основном
складе.
Точно знать структуру полученной прибыли и планировать прибыль на
будущие периоды [11].
28
Автоматизация салона красоты – разумное, современное и эффективное
решение для вашего предприятия. Программа существенно облегчит работу
администратора, который сможет контролировать общую ситуацию в салоне, не
отходя от рабочего места. Управление клиентской базой и персоналом.
В результате обзора рынка программ для салонов красоты, можно сказать,
что интернете есть программы бесплатные, но есть и платные. А для того, что бы
получить хорошую программу надо заплатить за нее, причем стоимость программ
различная. Покупая некоторые программы покупатель может приобрести
одновременно и бесплатное обучение и сопровождение программы (в течении 1
или 3-х лет), в зависимости от фирмы-продавца. Для Молдовы при покупке у
российской или иностранной фирмы-разработчика есть проблема со стороны
обучения, то есть обучение персонала возможно только в режиме онлайн.
Поэтому, оптимальный вариант в данном случае самостоятельная разработка
программы. Причем, программу можно в будущем дорабатывать и
совершенствовать – добавлять новые функционалы для реализации всех задач, с
которыми работает администратор.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Существует четыре варианта стратегии автоматизации, которые описаны в
таблице 6.
Таблица 6
Варианты стратегий автоматизации [16]
№
Стратегия
Описание
1.
Хаотичная
Суть автоматизации в том, что процесс
автоматизации представляет собой набор
автоматизированных участков, не связанных друг с
другом. Такая автоматизация определяется
оперативными задачами и обычно не отражается в
стратегических планах компании. Для хаотичной
автоматизации характерно то, что весь процесс идет
29
№
Стратегия
Описание
не целенаправленно. А так же в совокупности
общая стоимость автоматизации всего предприятия
будет очень высока.
2.
По участкам
Представляет собой процесс автоматизации
отдельных функциональных участков. Для данного
метода автоматизации плюс в том, что он дает
значительный экономический эффект для тех
участков в которых необходима автоматизации.
3.
По направлениям
Отличается от автоматизации по участкам тем, что
предполагает участие всех функциональных
подразделений, деятельность которых связана с
направлением автоматизации. Как правило, любое
направление деятельности предприятия охватывает
практически все его подразделения.
4.
Полная
Предполагает автоматизацию абсолютно всех
бизнес-процессов компании. То есть создается или
покупается ИС, которая учитывает все процессы,
которые протекают в организации, а так же
объединят все подразделения предприятия.
Из четырех описанных стратегий хаотичная стратегия автоматизации не
подходит, так как автоматизируем целый отдел. При этом используется несколько
составляющих ИС, такие как СУБД, клиент-серверное приложение. Нельзя
автоматизировать только часть из них, эффекта от этого не будет. Полная стратегия
автоматизации тоже не подходит в нашем случае, так как мы автоматизируем одно
из направлений деятельности компании. Стратегия автоматизации по участкам
лучше всего подходит для автоматизации работы администратора салона красоты,
так как в этом случае необходимо внедрить систему автоматизации только в одном
направлении деятельности. Автоматизировав данный процесс, можно будет
значительно снизить время на обработку заявок клиентов.
30
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Существующие варианты разработки и внедрения автоматизированных
систем описаны в таблице 7.
Таблица 7
Варианты разработки и внедрения систем автоматизации [16]
№
Вариант
Описание
1.
Разработка ИС
собственными
ресурсами
Данный вариант разработки ИС позволяет
масштабировать и изменять программу в любой момент
времени. Но в то же время он требует больших затрат на
разработку и поддержку системы. В зависимости от
системы если случаи, когда данный вариант разработки
системы оправдывает финансовые вложения.
2.
Использование
стороннего
разработчика
При разработке ИС по средствам постороннего
разработчика можно разработать гибкую систему
управления. Но, как финансовые, так и временные
траты на разработку и поддержку системы существенно
превышают использование прототипов или готовой
системы.
3.
Использование
прототипов
Довольно гибкий вариант. В настоящее время не сильно
распространены. Использование прототипов сторонней
тематики может обернуться непониманием
специалистов терминологии системы.
4.
Приобретение
готовой ИС
Позволяет сэкономить средства на разработку. Она
предусматривает ряд функционала, кажущийся на
первый взгляд неэффективным, но приобретающий
важность в процессе эксплуатации.
31
Из описанной таблицы видно, что существует всего 4 варианта разработки и
внедрения автоматизированных систем: разработка системы собственными
ресурсами, использование стороннего разработчика, а также использование
прототипов и приобретение готовой системы. Несмотря на то, что автоматизация
процессов может выполняться на различных уровнях, принципы автоматизации
для всех уровней и всех видов процессов будут оставаться едиными. Это общие
принципы, которые задают условия эффективного выполнения процессов в
автоматическом режиме и устанавливают правила автоматического управления
процессами.
Таблица 8
Основные принципы автоматизации предприятия [16]
№
Принцип
Описание
1.
Принцип
согласованности
Все действия в автоматизируемом процессе должны
быть согласованы между собой и со входами и
выходами процесса. В случае рассогласования
действий может произойти нарушение выполнения
процесса
2.
Принцип
интеграции
Автоматизируемый процесс должен иметь
возможность интегрироваться в общую среду
организации. На различных уровнях автоматизации
интеграция выполняется по-разному, но суть принципа
остается неизменной. Автоматизация процессов
должна обеспечивать взаимодействие
автоматизируемого процесса с внешней средой
3.
Принцип
независимости
исполнения
Автоматизируемый процесс должен выполняться
самостоятельно, без участия человека, либо с
минимальным контролем со стороны человека.
Человек не должен вмешиваться в процесс, если
процесс выполняется в соответствии с
установленными требованиями.
32
Перечисленные общие принципы детализируются в зависимости от
рассматриваемого уровня автоматизации и конкретных процессов.
Для решения поставленной задачи проектирования ИС документооборота
была выбрана технология прототипного проектирования, в силу своих следующих
особенностей:
Отсутствует необходимость в большой группе разработчиков;
Технология позволяет оперативно модифицировать интерфейсные
элементы (формы ввода сообщений, меню, выходные документы, структуру
диалога, состав реализуемых функций) в зависимости от скорректированных
требований;
Система-прототип служит спецификацией для дальнейшей разработки
базы данных, что позволяет на ранних этапах выявить возможные ошибки
проектирования и определить параметры будущей системы.
Технология прототипного проектирования позволяет получить готовое
приложение высокого качества быстро при минимальных затратах на его
разработку. В процессе работы с системой-прототипом пользователь осознает
возможности будущей системы и определяет наиболее удобный для него режим
обработки данных, что значительно повышает качество создаваемых систем.
Осуществляются проверка принципиальных проектных решений по составу и
структуре системы и оценка основных ее эксплуатационных характеристик.
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение - это совокупность единой системы
классификации и кодирования информации, унифицированных систем
документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а
так же методология создания БД [7, c. 134].
ИО можно представить как совокупность следующих компонентов:
Системы классификации и кодирования;
33
Системы унифицированной документации, которая используется в
ИО;
Информационная база.
Классификатор это сгруппированные объекты по различным признакам, где
объекту присвоен уникальный код, в соответствии с их общими признаками или
различиями. Классификатор – это стандартный кодовый язык автоматизированных
систем [17].
При разработки ИС классификаторы применяются для упрощения работы по
сбору информации и систематизации данных, а также используются для указания
кодов в различных унифицированных документах [17].
При разработке ИС использовался локальный классификатор. Локальный
классификатор характеризуется тем, что имеет область видимости всю программу,
так как он разрабатывался именно для данного предприятия. при разработке
программы участвовал администратор салона, а следовательно он участвовал при
разработке локального классификатора.
В ИС используется классификаторы:
номер клиента,
номер парикмахера,
номер средства (используемые в сфере красоты),
номер услуги.
Описание используемых классификаторов показано в Таблице 9.
Таблица 9
Описание применяемых классификаторов
Наименование
кодируемого
множества
объектов
Значимос
ть кода
Система
кодировани
я
Система
классификаци
и
Вид
классификатор
а
Номер клиента
4
Порядковая
Отсутствует
Локальный
Номер
парикмахера
2
Порядковая
Отсутствует
Локальный
Номер средства
4
Порядковая
Отсутствует
Локальный
34
Номер услуги
3
Порядковая
Отсутствует
Локальный
Так как программа создана для администратора, то следовательно, им же
заполняются классификаторы.
Рассмотрим в качестве примера классификатор номер услуги:
Структурная формула классификатора номер услуга
F = [Наименование]:[XXX] — номер услуги
Пример заполнения — 003.
Остальные классификаторы имеют аналогичную структурную формулу.
Информационная база – представляет собой совокупность данных
систематизированных по определенным признакам и применяемых для решения
различных задач, а также используемых при этом методов и средств накопления и
передачи информации [4, c. 3-5].
Выделяют следующие способы организации информационной базы:
совокупность локальных файлов;
интегрированная информационная база;
управляемая по средствам СУБД.
Локальные файлы используются в специализированных приложениях.
Отличаются тем, что имеет место большое число дублирования данных, а это
осложняет процесс работы системы, и приводит к тому, что нужная высокая
скорость реакции при импорте данных.
Интегрированная информационная база – представляет собой совокупность
взаимосвязанных данных при минимальной избыточности, допускающей их
использование оптимальным образом для множества приложений.
Система управления базами данных (СУБД) - комплекс программных и
лингвистических средств общего и специального назначения, реализующей
поддержку создания БД, централизованного управления и организации доступа к
ним разных пользователей в условиях принятой технологии обработки данных [4,
c. 5].
Недостаток СУБД – необходим контроля вводимых данных и разграничения
доступа к закрытой информации.
35
В качестве информационной базы будет выбрана СУБД. Так как так как она
позволяет различать и поддерживать два независимых взгляда на БД:
«взгляд» пользователя, воплощаемый в «логическом» представлении
данных,
и «взгляд» системы – «физическое» представление (организация хранимых
данных [5, c. 85]
Для организации данных в БД используют следующие способы:
иерархическая,
сетевая,
реляционная.
Иерархическая модель БД представляет совокупность элементов, которые
расположены в порядке их подчиненности к конкретному и образуют дерево
(перевернутое дерево), которое называется граф [4, c. 5].
Иерархическая база данных – каждый объект при таком хранение
информации представляется в виде определенной сущности, то есть, у этой
сущности могут быть дочерние элементы, родительские элементы, а у тех
дочерних могут быть еще дочерние элементы, но есть один объект, с которого все
начинается.
Преимущество данная модель идеальна для использования ее для
упорядоченной информации.
Недостаток – достаточно громоздка БД при разработки.
Сетевая модель данных - данные представленные данные сетевыми
структурами типов записей и связанных отношениями один к одному или один ко
многим.
Преимущество сетевой модели – она гибка, универсальная, есть доступ к
значениям нескольких отношений (например, через любые основные отношения).
Но в то же время есть и существенные недостатки – сложная структура
памяти, нет возможности вносить изменения в структуру БД, так как впоследствии
потребуется переделать всю БД
Сравнивая сетевую и иерархическую модель можно отметить, что основное
отличие сетевой структуры от иерархической заключается в том, что каждый
элемент в сетевой структуре может быть связан с любым другим элементом
36
«+» сетевой модели данных является возможность эффективной реализации
по показателям затрат памяти и оперативности.
«-» сетевой модели данных являются высокая сложность и жесткость схемы
БД, построенной на ее основе.
Реляционная модель БД – характеризуется тем, что данные представлены в
виде таблиц и реляций. Все отношения в реляционной модели имеют собственные
наименования полей таблицы. А это позволяет исключить дублирование данных.
Такие модели просты в использовании, легко модифицируются и их реализация не
занимает много времени. Кроме того, разработка их проста за счет использования
математического аппарата, к данным можно сформировать запросы, и нет
необходимость знать конкретную организацию БД во внешней памяти.
Но с другой стороны, реляционная модель обладает некоторыми
недостатками – не всю информацию можно представить в виде таблиц, при
создании больших БД они занимают много памяти, а это приводит к низкой
скорости доступа к [6, c. 52].
В данном случае из выше описанных моделей БД для разработки программы
будет использована реляционная модель БД.
В программе используются начальные данные, которые вводятся в БД.
Источниками начальных данных служат:
Клиенты – личные данные клиентов при первой записи на получение
услуг;
мастера – информация о мастерах, об оказываемых услугах, о
используемых средствах;
отдел бухгалтерии + директор – стоимость оказываемых услуг.
При работе системы входной информацией является заявка пользователя, то
есть запись на прием.
К результирующей информации относится информация, получаемая в
результате работы ИС, а именно:
Заполненная БД;
Таблица «Заявка», которая содержит данные о заявках клиентов;
Различные отчеты.