21
ABBYY FineReader;
правовая система «Консультант плюс»;
Парус-Бюджет 7;
1С Предприятие;
автоматизированная информационная система бюджетного процесса
— электронное казначейство (АИС БП-ЭК).
В качестве операционной системы на компьютерах используется:
в основном — Windows 8.1;
Windows 10;
Windows 7;
для компьютеров с Windows XP — поданы заявки на списание.
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Современные разработки в области информационных технологий
позволяют автоматизировать бизнес-процессы практически на всех уровнях
организации. Автоматизация бизнес-процессов позволяет снизить число
возможных ошибок, улучшить актуальность и полноту информации о работе
отделений, а также снизить трудозатраты в ежедневной работе и составлении
ежемесячных, ежеквартальных и годовых отчетов.
Численность сотрудников отделений не занимающихся обслуживанием
составляет малую часть от основного количества сотрудников, поэтому
наибольший экономический эффект будет именно от автоматизации работы
сотрудников отделений по обслуживанию получателей СУ. Таким образом,
учитывая пожелания руководства и то, что в отделе кадров, бухгалтерии и
контрактном отделе уже внедрены информационные системы автоматизации
работы, было принято решение сосредоточится на автоматизации деятельности
организации по обслуживанию получателей СУ.
При обслуживании получателей СУ сотрудники организации
сталкиваются со следующими задачами:
22
проверка документов необходимых для обслуживания получателей
СУ (в том числе с использованием общегородские ИС);
подготовка документации по обслуживанию людей;
согласование обслуживания получателей СУ на разных отделениях;
учет услуг;
подготовка отчетов;
назначение получателям СУ обслуживающих их работников (в
основном в форме социального обслуживания на дому, при этом
возникают задачи: планирование маршрута, расчет нагрузки на
работников);
составление расписания занятий (планы занятий, инвентарь,
организации получателей СУ по группам).
Упрощено процесс обслуживания получателей СУ на отделениях с
постоплатой представлен на рисунке 2.
Рисунок 2 — Процесс обслуживания человека с постоплатой
Процесс обслуживания с предоплатой отличается от приведенного выше
лишь тем, что большая часть действий выполняемых при составлении акта
23
оказанных услуг производится перед оказанием услуг, при составлении расчета
оплаты.
Поскольку основной вид деятельности СПб ГБУСОН «КЦСОН
Адмиралтейского района Санкт-Петербурга» это оказание услуг, а наиболее
сложным и не оптимальным является учет услуг, составление сопутствующей
документации и отчетов, то именно это направление было выбрано для изучения
в рамках данной дипломной работы.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе
задач и ее описание
Рассмотрим основные бизнес-процессы происходящие при обслуживании
получателей социальных услуг — рисунок 2 — более подробно:
обращение человека без индивидуальной программы предоставления
социальных услуг (далее — ИППСУ): оказание срочных социальных услуг и
если есть необходимость в постоянном обслуживании — направление человека в
комиссию по принятию решения о признании гражданина нуждающимся в
социальном обслуживании и составлению индивидуальной программы
предоставления социальных услуг по месту прописки;
обращение человека с ИППСУ: заключение договора с организацией на
срок не больший, чем период указанный в рекомендуемая индивидуальная
программа социального обслуживания(далее — РИПСО)[466-р];
o назначение отделения ответственного за составление договора и
ведения его в актуальном состоянии путем заключения дополнительных
соглашений;
o получить справки/документы о состоянии здоровья человека;
o составления акта о материально-бытовом положении человека;
o сбор сведений о льготах гражданина;
o проверка доходов человека и совместно проживающих с ним
родственников для установления среднедушевого дохода(далее — СДД);
o расчет предварительной стоимости обслуживания в месяц ;
24
o подпись договора директором СПб ГБУСОН «КЦСОН
Адмиралтейского района Санкт-Петербурга» и получателем социальных услуг
или его представителем;
o ввод информации о заключении договора на основании конкретной
ИППСУ в АИС ПУКДССО.
ежемесячно, при изменении семейной ситуации или величины доходов
получателей социальных услуг, а также прожиточного минимума производится
пересчет СДД и процента оплаты социальных услуг, в случае их изменения
заключается дополнительное соглашение к договору;
при утверждении нового прожиточного минимума проводится пересчет
процента оплаты услуг;
для договоров с предоплатой: составление расчета оплаты для
заказанных услуг и выдача квитанции;
заведующие отделениями информируют работников о видах и
количестве положенных человеку услуг;
оказание услуг работниками организации;
работники составляют внутренние отчеты (зачастую на бумажных
носителях информации) об оказанных услугах;
заведующие отделений составляют сводные отчеты по оказанным
услугам на получателя социальных услуг, на работника, общий по отделению,
по льготным категориям и др. отчеты;
составление «Акта о социальных услугах, предоставленных СПб
ГБУСОН «КЦСОН Адмиралтейского района Санкт-Петербурга», с указанием
списка полученных услуг и расчета оплаты;
для договоров с постоплатой: выдача квитанции на основании акта о
социальных услугах, предоставленных организацией;
ввод информации об оказанных услугах в АИС ПУКДССО;
проверка факта оплаты квитанций в бухгалтерском отделе;
при истечении срока действия договора или досрочном снятии с
обслуживания заполняется «Заключение о выполнении индивидуальной
программы предоставления социальных услуг».
25
1.2.3. Обоснование необходимости использования
вычислительной техники для решения задачи
В организации СПб ГБУСОН «КЦСОН Адмиралтейского района Санкт-
Петербурга» не было обособленной системы для внутреннего учета услуг,
договоров, получателей СУ, их льготных категорий и учета оплаты.
Анализ деятельности велся на основании бумажных носителей
информации и частично с помощью таблиц Excel. Схема документооборота
приведена на рисунке 3.
Рисунок 3 — Схема документооборота в СПб ГБУСОН «КЦСОН
Адмиралтейского района Санкт-Петербурга»
Входными документами являются ИППСУ (см. Приложение И) и прочие
документы предоставленные обслуживаемыми гражданами. Результатными —
договора, акты, квитанции, дополнительные соглашения, заключение о
выполнении ИППСУ, различные отчеты отделений.
26
Практически вся деятельность по составлению и обработке этих
документов приходится на организацию, а получатель СУ услуг только ставит
подписи. Подтверждение оплаты квитанций дополнительно проверяется в
бухгалтерии.
Основные действия требующие автоматизации приведены в таблице 4 и
таблице 5, при выполнение некоторых из них могут потребоваться
дополнительные шаги слабо поддающиеся автоматизации, но требующие
больших трудозатрат (например: сбор сведений о дополнительных доходах для
расчета СДД) — в таблице 4 приведено время без учета различных
осложняющих обстоятельств.
Таблица 4
Действия требующие автоматизации на ЭВМ по получателям СУ (для
одного отделения СОСМОД)
Вид работ на одного получателя СУ
Трудоза-
траты,
минут
Частота в
год на
каждого
получателя
СУ
Среднее
количество в
год по
отделению
Подготовка договора
15
1-3
120
Расчет СДД (и сверка с отделением
курирующим человека)
10
4-12
800
Подготовка дополнительного
соглашения к договору
10
4-12
600
Расчет суммы к оплате (и проверка
обслуживался ли человек на другом
отделении)
15
1-12
1300
Заполнение квитанции (расчета
оплаты)
3
1-12
1300
Заполнение акта выполненных услуг
20
1-12
1500
Заключение о выполнении ИППСУ
5
1-3
120
27
Таблица 5
Действия требующие автоматизации на ЭВМ
Вид работ
Трудозатра-
ты, минут в
месяц
Среднее
количество в
год по
отделению
Проверка заведующими отчетов работников
300
12
Ежемесячные отчеты отделения
120
12
Квартальные отчеты отделений (а также год,
полугодие, девять месяцев)
180
7
Расчеты нагрузок работников и отделения
86
12
Переделывание отчетов в случае обнаружения
ошибок в учете услуг
360
22
Ввод услуг в файлы Excel
360
12
Ввод услуг в АИС ПУКДССО
1200
12
Ведомости работников
60
12
Журналы групп, клубов и кружков
120
12
Сводные отчеты отделений КЦСОН
(выполняет отделение ОМО)
720
19
Также, при изучении работы отделений были выявлены следующие
недостатки в существующей практике работы:
АИС ПУКДССО не предоставляет функциональности для хранения или
доступа к информации о льготных категориях граждан, не производит расчет
оплаты;
процесс создания отчетов в зависимости от квалификации
заведующего отделением происходит либо в файлах Excel, либо в бумажном
виде;
проверка поступления оплаты происходит по бумажным распечаткам;
отметим, что человек может обслуживаться сразу на нескольких
отделениях, и в этом случае возникает необходимость в координации и обмене
информацией между отделениями;
28
отдельно стоит обратить внимание на проблему исчерпания услуг
положенных обслуживаемому по ИППСУ, в случае исчерпания услуг его
необходимо своевременно направить в комиссию ОСЗН для разработки новой
ИППСУ;
отсутствие единой базы данных по получателям социальных услуг
значительно затрудняет проверку работы отделений. И требует значительных
усилий по составлению отчетов содержащих данные о работе сразу нескольких
отделений.
Исходя из вышеизложенного можно сделать вывод, что автоматизация
работы сотрудников по учету услуг значительно упростит и повысит качество
работы отделений СПб ГБУСОН «КЦСОН Адмиралтейского района Санкт-
Петербурга».
В информационной системе для учета услуг СПб ГБУСОН «КЦСОН
Адмиралтейского района Санкт-Петербурга» стоит уделить особое внимание
таким свойствам ИС как:
динамичность и модифицируемость;
эргономичность, так как количество услуг на одном отделении может
достигать нескольких тысяч в месяц;
наглядность, легкость в освоении, т.к. средний возраст работников
организации превышает 40 лет;
защищенность не только от случайных происшествий и умышленного
вреда, но и от ошибок пользователей.
Разрабатываемая информационная система должна:
обеспечивать ввод, обработку и хранение данных о людях, услугах,
договорах, дополнительных соглашений к договорам;
при вводе услуг: проверять наличие услуги, даты оказания услуги,
проверку переполнения количества услуг положенного по ИППСУ;
хранение информации о льготных категориях граждан и другой
информации необходимой для расчета стоимости услуг;
выполнять расчет стоимости услуг и сумму к оплате в месяц в
соответствии действующими законами;
29
создавать акты, квитанции и отчеты - все документы должны
соответствовать отраслевым стандартам организации[137-р];
выдавать различную статистическую информацию необходимую для
подготовки отчетов и заполнению прочих документов;
иметь информацию по работе в информационной системе;
должен быть организован удобный поиск необходимой информации по
заданным параметрам;
обеспечивать разграничение доступа к информации в зависимости от
отделения и должности работника.
В разрабатываемой информационной системе решаемые задачи будут
реализованы в клиент-серверной парадигме, где к одному общему хранилищу
могут подключатся множество приложений клиентов. Во всех формах процессы
ввода, редактирования и поиска данных будут реализованы однотипным
способом.
Для ввода и редактирования информации будут использованы экранные
формы, на которых в удобном для пользователя виде будут расположены все
необходимые поля ввода, для часто используемых управляющих элементов
будут назначены сочетания клавиш, кнопки навигации и пояснения. Экранные
формы будут использоваться для поиска интересующих пользователя данных,
позволяя при этом задавать различные параметры отбора записей. Также будут
доступны необходимые отчетные формы для формирования и печати
документов.
Ещѐ одним преимуществом внедрения информационной системы - это
повышение безопасности хранимых данных. При использовании бумажных
носителей информации потеря любого документа невосполнима. Хранение
информации в электронном виде является более надежным, благодаря
существованию методов обеспечения безопасности хранения и дублирования
информации.
С вводом единой АИС не только улучшится взаимодействие отделений,
но и повысится оперативный контроль деятельности сотрудников. В таблице 5
есть графа переделывание отчетов, так как ошибки работников могут быть
выявлены уже на поздней стадии составления отчетов, то отчеты приходится
30
переделывать иногда с самого начала. Средства оперативного контроля позволят
решить эту проблему. Для эффективного управления и равномерного
распределения нагрузок требуются отдельные отчеты по сотрудникам.
Из всего вышеуказанного можно сделать вывод, что автоматизация учета
услуг в комплексном центре обслуживания населения является крайне
актуальным вопросом. Можно выделить следующие основные преимущества
использования автоматизированной информационной системы на основе
вычислительной техники для решения задачи построения системы учета:
повышение удобства поиска и отбора данных для составления
отчетов;
автоматизация типовых операций;
повышение скорости поиска и отбора информации;
обеспечение безопасности хранения информации;
обеспечение многопользовательской работы.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации
Для обеспечения безопасности и защиты информации руководством СПб
ГБУСОН «КЦСОН Адмиралтейского района Санкт-Петербурга» принято
решение использовать продукцию компании «Dr.WEB», а именно «Dr.WEB
Security Space 12.0». Данное ПО является комплексным решением по защите
информации, в организации оно используется как для защиты компьютеров
внутри подключенной к интернету сети, так и компьютеров внутри защищенной
(без доступа к интернету) сети, для поддержания данного ПО в актуальном
состоянии, во внутренней сети настроено зеркало обновлений «Dr.WEB».
В связи с тем что, автоматизированной информационной системы
«Электронный социальный регистр населения Санкт-Петербурга» (ЭСРН) и еѐ
подсистема учета и контроля деятельности системы социального обслуживания
(ПУКДССО) согласно утвержденному «Акту классификации АИС ЭСРН» от 27
января 2015 г. определен класс защищенности К2, и согласно утверждѐнному
«Акту об определении необходимого уровня защищенности персональных
данных при их обработке в АИС ЭСРН» от 27 января 2015 г. в организации