37
числиться в наличии, хотя на самом деле его не будет. Таким образом найти
допущенную кассиром ошибку в документе будет весьма затруднительно.
Если товар отсутствует в наличии, то продавец-консультант предлагает
покупателю выбрать другой похожий товар того же типа, но в Microsoft Excel
сложно найти похожий товар, учитывая текущую организацию данных.
При поступлении товара на склад кладовщик заносит данные из
накладной в Microsoft Excel, после чего формирует отчет и передает его в
бухгалтерию.
После завершения рабочего дня кассир формирует отчеты о проданных,
и возвращенных товарах и относит их в бухгалтерию.
С такой организацией деятельности, которая существует в данный
момент сложно нормально вести учет товара, а также анализировать
эффективность работы сотрудников и магазина в целом.
Внедрение автоматизации предполагает:
Сокращение времени на поиски нужного покупателю товара
продавцом-консультантом;
Сокращение времени на создание документа «Приход товара»;
Сокращение времени на создание документа «Перемещение
товара»;
Сокращение времени на создание документа «Продажа товара»;
Сокращение времени на создание документа «Возврат товара»;
Сокращение времени на создание отчета «Проданные и
возвращенные товары»;
Сокращение времени на создание отчета «Количество товара в
магазине».
Ожидаемый эффект после внедрения автоматизации представлен на
таблице 13.
38
Таблица 13.
Эффект после внедрения
Документ
Количество
документов за
год
Трудовые
затраты на 1
документ, мин
Трудовые
затраты за год,
час
Приход товара
52
15
13
Перемещение
товара
260
7
30,33
Продажа товара
7315
5
609,58
Возврат товара
210
5
17,5
Отчет о
проданных и
возвращенных
товарах
520
3
26
Отчет о
количестве товара
в магазине
52
5
4,33
Итого:
700,74
При сравнении таблиц можно наблюдать прирост производительности,
который сократит затраты времени на 739,76 часов в год. Данный прирост
ускорит работу сотрудников магазина, и тем самым увеличит эффективность
торговой точки в целом. Вот некоторые преимущества от внедрения
автоматизации, которые в результате получит магазин:
Ускорение поиска нужного товара в базе данных;
Ускорение работы продавца-консультанта;
Ускорение работу кассира;
Ускорение работы кладовщика;
Структурирование данных;
Хранение данных в электронном виде;
Авторизация пользователя в системе;
Уменьшение бумажной документации;
Отслеживание работы сотрудников;
Ускоренное формирование отчетов;
Возможность отслеживать работу магазина в целом.
39
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Для успешного существования магазина и его дальнейшего развития
требуется улучшение системы обеспечения информационной безопасности.
Необходимо провести различные мероприятия в этой области для
защиты персональных данных покупателей и сотрудников в целом, а также
стоит уделить внимание сохранности документов, так как их утрата влечет
штрафы, риск потери наработанной базы, вследствие чего возможно даже
банкротство организации. Также не стоит забывать, что сотрудники своей или
конкурирующей организации могут выкрасть данные для того, чтобы
шантажировать или использовать эту информацию в своих целях.
Защита информации достигается за счет установки системы
ограничений на персональные компьютеры сотрудников. Это делается также и
для того чтобы пользователь по неосторожности или незнанию не навредил
системе.
В информационную систему будут внедрены средства идентификации и
аутентификации.
«Идентификация» – представляет из себя сравнение идентификатора
пользователя с тем идентификатором, который был выдан системой ранее.
«Аутентификация» – представляет из себя проверку подлинности
пользователя, при которой проверяется принадлежность идентификатора
конкретному пользователю.
Учетная запись представляет из себя объединение идентификатора и
пароля. Для работы с системой пользователь должен пройти процедуру
идентификации и аутентификации. При авторизации в системе может
потребоваться пароль, без которого доступ к системе будет невозможен.
40
После авторизации в системе пользователю будет предоставлен доступ к
ресурсам компьютера, на котором хранится нужная информация,
предназначенная для пользователя. Именно поэтому нужно уделить особое
внимание политике безопасности, чтобы у пользователей не было полного
доступа ко всей информации хранящейся на компьютере или сервере.
Ограничение прав доступа в свою очередь усложняет работу с системой, но
повышает защиту информации, не позволяя пользователям навредить системе.
В клиент-серверной системе существует два типа приложения:
«Толстый клиент» – это режим, при котором приложение обеспечивает
полное функционирование и весь инструментарий, но в то же время не зависит
от сервера. Зачастую серверы являются хранилищем информации. На
компьютере пользователя происходит вся обработка и расчеты. Это
обеспечивает одновременную работу сразу нескольких пользователей. Если
случится так, что отсутствует соединения с сервером по ряду причин, то
пользователь имеет возможность продолжать работать с локальными копиями
баз данных, но, тем не менее, обмениваться информацией он сможет только
после появления связи. Но набор функций продукта совершенно несовместим с
политикой безопасности. Установка толстого клиент не всегда бывает простой,
поэтому может потребоваться помощь специалиста. Обычно сложность
заключается в правильной настройке. Отличительной чертой является то, что
почти весь объем информации обрабатывается на том устройстве, которое
использует пользователь в данный момент времени. Информация,
соответственно, хранятся в форме временных файлов. В связи с этим,
возникают и повышенные требования к каналу передачи данных.
«Тонкий клиент» – этим термином называют компьютеры, а иногда и
программы, функционирующие серверной сети. Большое количество задач по
обработке данных переброшены на главные компьютеры, к которым
подключены приложение и компьютер. Ввиду этого, существенно снижаются
затраты на ПО, поскольку исчезает потребность получать лицензию на каждое
41
устройство, будет достаточно иметь один серверный терминал.
Администрирование в этом случае проводится лишь для терминала. На
пользовательском компьютере запускается лишь оболочка, а данные хранятся и
обрабатываются непосредственно на сервере. Это дает высокую эффективность
и скорость работы на слабых компьютерах, а также обеспечивается высокая
защита информации от всевозможных угроз. Сервер в случае использования
тонкого клиента выступает в роли хранилища всех данных. Работа с тонким
клиентом повышает безопасность и снижает риск утраты или утечки данных.
Важнейшие операции сотрудники выполняют на сервере, поэтому это тоже
сказывается на защищенности данных. Это исключает риск создания каких-то
копий важной информации и передачи ее в руки сторонних лиц. Если
необходимо дополнительно повысить уровень защищенности информации, то
зачастую применяют средства аутентификации, таким образом, происходит
генерация отдельного пароля для локального или удаленного подключения к
серверу.
42
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
На рынке существует множество разнообразных систем, которые
значительно упрощают работу любых магазинов.
Выбор подходящей под нужды магазина системы будет происходить из
трех наиболее популярных систем, таких как:
ПАРУС;
1С: Предприятие 8;
Галактика.
ПАРУС – состоит из серии программ, которые позволяют
автоматизировать складской учет, управлять финансами, бухгалтерским
учетом, управлять персоналом, вести коммерческий учет, первичный учет, а
также деятельность коммерческих предприятий, государственных организаций
и муниципальных управлений.
Компанией-разработчиком этого программного обеспечения является
«Парус». Компания «Парус» существует на рынке больше 30 лет, примерный
штат компании насчитывает более 550 сотрудников. В сферу применения
входят: предприятия энергетической отрасли, машиностроение, нефтяные
компании, и др. «Парус» имеет множество партнёров, таких как: ООО «АСБК
Центр», ООО «ЦНТ «Плюс», ООО Парус-Софт, ООО «ДОРСОФТ», ООО
«Парус-АйТи» и т.д.
«ПАРУС» может работать как с одним пользователем, так и
обслуживать группу до 100 пользователей.
Компания «Парус» предоставляет своим клиентам первый год
обслуживания бесплатно, а последующие года лишь за 30% от общей
стоимости лицензии.
43
«ПАРУС» обладает трехзвенной архитектурой, модульной структурой
системы. Переход на другие уровни входит в стоимость сопровождения.
Имеется поддержка разных СУБД таких как: MS SQL Server, Oracle,
PostgreSQL. Внедрение системы ПАРУС составляет примерно от 4 месяцев до 1
год и более.
1C: Предприятие 8 – является специальной объектно-ориентированной
системой, которая позволяет управлять базами данных (СУБД), позволяет
решить разнообразные задачи и автоматизировать деятельность организации в
целом. В ее основные функции входит автоматизация таких процессов, как
бухгалтерский учет, кадровый учет, расчет зарплат, управленческий и
складской учет.
Компанией-разработчиком программного обеспечения «1С:
Предприятие 8» является «1С». Компания «1С» существует на рынке более 30
лет, штат компании насчитывает более 2000 сотрудников. В сферу применения
входит: пищевая промышленность, машиностроение и др. Компания «1С»
имеет множество партнёров, таких как: 1С-Рарус, Кодерлайн, 1С-КСУ,
АКСИОМА-СОФТ, Хэндисофт и т.д.
В 1C: Предприятие 8 можно работать как в файловом варианте, так и c
применением технологии «клиент-сервер».
Компания «1С» предоставляет бесплатную техническую поддержку
своим клиентам. 1С: Предприятие обладает архитектурами файл-сервер,
клиент-сервер и компонентной структурой системы. Переход на другие уровни
осуществляется за полцены. Имеется поддержка разных СУБД, таких как: MS
SQL Server, файловая, IBM DB2, PostgreSQL, Oracle Database. Внедрение
«1C:Предприятие 8» составляет примерно от 3 до 9 месяцев и более.
Галактика – является автоматизированной системой управления, которая
позволяет автоматизировать бухгалтерский учет, управлять финансами, вести
учет налогов, управлять производством, вести складской учет, позволяет
44
решать управленческие задачи, а также обеспечить нужной информацией
персонал различного уровня управления для принятия правильных
управленческих решений.
Компанией-разработчиком программного обеспечения является
«Галактика». Компания «Галактика» существует более 33 лет, штат компании
насчитывает примерно 840 сотрудников. В сферу применения входит: пищевая
промышленность, нефтяная отрасль, металлургия, энергетика, предприятия
ВПК и др. Компания «Галактика» имеет множество партнёров, таких как
Microsoft, Postgres Professional, ORACLE, РТК-ЦОД, Аквариус, т.д.
«Галактика» позволяет строить и использовать сторонние
конфигурации. Компания «Галактика» предоставляет своим клиентам годовое
обслуживание за 36% от стоимости лицензии. «Галактика» обладает
трехуровневой архитектурой, также есть возможность комбинирования
двухуровневой с трёхуровневой архитектурой, и модульной структурой
системы. Переход на другой уровень уже входит в стоимость сопровождения.
Имеется поддержка разных СУБД, таких как Oracle, MSQL, Pervasive.
Внедрение системы «Галактика» составляет примерно от 4 месяцев до 1,5 года
и более.
Чтобы выяснить, какая система лучше всего подходит для внедрения в
организацию будет проведено сравнение их между собой с целью выявления
плюсов и минусов данных систем, которые представлены в таблице 14. В
сравнении будет учитываться:
Функционал программ;
Платформы для установки;
Выявление средней оценки основанной на статических данных;
Выявление приблизительной цены на приобретение каждой из
систем.
45
Таблица 14.
Сводная таблица
Системы
ПАРУС
1С:Предприятие
8
Галактика
Функционал
Управление
бюджетом
Анализ учета
Возможность работы
без БД
Составление
справочников
Расчет с
поставщиками и
заказчиками
Настройка прав
доступа
Учет расчетов с
подотчетными лицами
Учет банковских
операций
Журнал пользователя
Главная книга
Отладка программных
модулей
Организация
документов
Защита
конфигураций
Планирование
финансов
Построение отчетов
Календарное
планирование
Анализ финансов
Учет кадров
Расчет зарплат
Учет времени
Управление
проектами
Прогнозирование
Обработка заявок
Управление
производством
46
«Продолжение таблицы 14»
Производственное
планирование
Работа с торговым
оборудованием
Расписание
Управление сбытом
Планирование
потребностей
Организация
многоуровневого
учета
Учет расчетов с
подотчетными
лицами
Развертывание
Сервер
Облако
Персональный
компьютер
Платформа
Веб-приложение
Windows Phone
iOS
Android
Mac
Linux
Windows
Оценки
Служба поддержки
Функционал
Удобство
Справедливость
цены
Общая итоговая
оценка
3
5
3