20
Бухгалтер Менеджеры(2)
Консультанты
(4)
Специалисты по
работе с
туроператорми
(2)
Консультанты (2)
Специалист по
работе с
туроператорми
Юристы (2)
Специалист по
визовой
поддержке
Windows 10,
Office 2013,
Kaspersky
Security 2016,
ABC Backup Pro
4.52,
Google Chrome
30.0,
1C: Бухгалтерия
Windows 8.1,
Office 2013,
Kaspersky
Security 2012,
ABC Backup Pro
4.52,
Google Chrome
30.0
Windows 10,
Office 2016,
Kaspersky
Security 2016,
ABC Backup Pro
4.6,
Google Chrome
30.0
Windows 8.1,
Office 2013,
Kaspersky
Security 2012,
ABC Backup Pro
4.52,
Google Chrome
30.0
Windows 10,
Office 2013,
Kaspersky
Security 2016,
ABC Backup Pro
4.6,
Google Chrome
30.0,
Promt 19
Windows 8.1,
Office 2013,
Kaspersky
Security 2012,
ABC Backup Pro
4.52,
Google Chrome
30.0,
Promt 19
Windows 8.1,
Office 2013,
Kaspersky
Security 2012,
ABC Backup Pro
4.52,
Google Chrome
30.0,
КонсульантПлюс
Windows 10,
Office 2016,
Kaspersky
Security 2016,
ABC Backup Pro
4.6,
Google Chrome
30.0,
Promt 19
КонсульантПлюс
Рисунок 1.4 – Программная архитектура предприятия
21
Таким образом, на всех компьютерах туркомпании установлено
типовое программное обеспечение. В процессе анализа программной
архитектуру туркомпании было обнаружено, что некоторые виды программ
являются устаревшими. Однако значительного негативного влияния на
результаты работы этот момент не оказывает. На компьютерах отдельных
специалистов установлено специализированное программное обеспечение,
необходимое им для работы. Так, например, на компьютере бухгалтера
установлена система 1С:Бухгалтерия, а на компьютере юриста –
КонсультантПлюс.
Дальнейший выбор инструментария разработки автоматизированной
информационной системы учета продаж билетов туристической компании
будет основываться на уже имеющемся в распоряжении компании
программном обеспечении. Так, в компании уже используются отдельные
конфигурации 1С, а на сервере установлена СУБД MSSQL.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и
обоснование необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и
характеристика существующих бизнес процессов
В настоящее время в компании ООО «Easy Travel» большая часть задач
выполняются вручную средствами MS Word и MS Excel и фактически никак
не автоматизированы. В некоторых случаях документация хранится в
бумажном виде. Это приводит к расходу большого количества бумаги и
неэффективной работе сотрудников. К сожалению, на сегодняшний день это
проблема не только туристического агентства ООО «Easy Travel», но и
многих других. Зайдя в типовую туристическую компанию, можно увидеть
на полке стопку бумаг с различными туристическими маршрутами.
Характерно, что часть этих маршрутов уже может быть неактуальной. Это
22
объясняется тем, что такие маршруты проверяются и оцениваются
недостаточно часто.
Как сегодня организовано туристическое агентство "Easy Travel"? С
точки зрения основных учетных операций, туристическая компания ООО
«Easy Travel» предоставляет свои досуговые услуги клиентам в течение
определенного периода времени на курортах, предлагаемых компанией на
территории различных стран.
Началом процесса предоставления услуг клиенту, считается его
регистрации. При регистрации клиент предоставляет необходимые
документы (внутренний и заграничный паспорт при его наличии и
необходимости), обговаривается период отдыха, заполняются некоторые
анкетные данные. Затем клиент предварительно определяется с
направлением отдыха и ему предоставляется соответствующая информация о
возможных вариантах путёвок и их стоимости. Затем определяется
предпочтительный для клиента период отдыха. После выбора всего
вышеперечисленного и оплаты клиентом путёвки, вся информация о нем
заносится в базу данных.
Компания «Easy Travel» связывается с компаниями-перевозчиками, с
гостиничными комплексами на местах отдыха и напрямую с клиентом. Это
позволяет компании контролировать весь процесс передвижения клиента:
доставку клиента на курорт, устройство клиента в отель, доставку обратно
домой [1]. Это порождает большое количество различных процессов,
выполнение которых в неавтоматизированном режиме будет требовать много
времени. Однако на сегодняшний день возможности информационных
технологий позволяют этот процесс значительно упростить и сделать более
качественным. Целью хорошего управления является улучшение качества
обслуживания клиентов за счет сокращения времени обслуживания на всех
этапах, от выбора подходящего тура до оформления документов, а также за
счет уменьшения ошибок персонала.
23
В конечном итоге, это должно привести к увеличению прибыли
предприятия.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в
комплексе задач и ее описание
С точки зрения потенциальной автоматизации среди всех бизнес-
процессов, протекающих в туристической компании «ООО Easy Travel»
наибольший интерес представляет процесс реализации путевок клиентам, а
также все процессы непосредственно с ним связанные. Например, введение
клиентской базы.
Опишем данные бизнес-процессы при помощи функциональных
моделей.
Наиболее удобным языком моделирования бизнес-процессов является
нотация IDEF0, в которой система представляется как совокупность
взаимодействующих работ или функций [6]. Для построения контекстной
диаграммы информационной системы использовался инструмент Ramus.
Контекстная диаграмма системы в целом представлена на рисунке 1.5.
24
Рисунок 1.5 – Контексная диаграмма системы
В своей деятельности менеджер туристической компании
руководствуется законодательством Российской Федерации в области
туристических услуг («Об основах туристической деятельности в Российской
Федерации» и законом «Защите прав потребителей»), своей работой
описание, требования визового законодательства разных стран и
предпочтений клиента.
В качестве входных потоков данных менеджер использует:
– сведения о клиенте;
– перечень мест отдыха (отелей, вилл, апартаментов и
так далее);
– перечень туров в разрезе по типам (экскурсионные,
отдых на море, отдых с детьми, горнолыжные туры, шоппинг-
туры и так далее);
– перечень авиарейсов и железнодорожных маршрутов;
– пожелания клиента;
25
– перечень документов, необходимых для оформления
виз;
– платежный документ от клиента об оплате тура.
В результате работы менеджера туристической компании формируются
следующие выходные потоки данных:
– список клиентов;
– договор об оказании туристических услуг;
– пакет дополнительной документации;
– перечень документов, которые должен представить клиент;
– отчет по работе с клиентами за период;
– отчет по продажам туров за период;
– отчет по оформленным визам за период;
– отчет по документам, отправленным в посольства или
консульства для получения виз;
– отчет по наиболее популярным местам отдыха;
– отчет по работе менеджера за период.
Работа менеджера туристической компании условно может быть
разделена на три блока:
– Подбор, выбор и оформление тура;
– Оформление документов для получения виз;
– Подготовка отчетов по результатам деятельности
менеджера.
Соответствующая диаграмма декомпозиции основного бизнес-процесса
представлена на рисунке 1.6.
26
Рисунок 1.6 – Диаграмма декомпозиции контексной диаграммы системы
Процесс подбора, выбора и оформления тура включает следующую
последовательность действий (Рисунок 1.7):
– Регистрация или идентификация клиента. В результате
данной операции формируется документ «Список клиентов».
– Запись требований клиента. В дальнейшем на их основании
будет осуществлен подбор .
– Подбор тура в соответствии с требованиями клиента. Если
клиент уже приобретал туры в данной компании, то менеджер
учитывает некоторые характеристики ранее приобретенных клиентом
туров (например, ценовой диапазон, направленность, наличие виз и так
далее).
– Окончательно тур выбирается в ходе личного общения с
менеджера с клиентом.
27
– Оформление договора и других необходимых документов.
Список этих документов может быть различным в зависимости от
особенностей выбранного тура.
Рисунок 1.7 – Детализация блока «Поиск, выбор и оформление тура»
Рассмотрим последовательность действий, которые выполняет
менеджер, когда клиенту требуется оформление визы (Рисунок 1.8):
– Определение списка документов, необходимых для
получения визы. Информирование клиента.
– Получение необходимого пакета документов, их проверка и
учет, требование дополнительных документов в случае необходимости.
– Формирование пакета документов для дальнейшей
отправки в посольство (консульство) иностранного государства.
– Информирование клиента об оформлении визы, выдача на
руки клиенту всех необходимых документов.
28
Рисунок 1.8 – Декомпозиция блоков «Оформление документов для
получения виз»
Еженедельно по итогам работы менеджер ООО «Easy travel»
формирует ряд отчетов (Рисунок 1.9).
29
Рисунок 1.9 – Декомпозиция блока «Подготовка отчета по результатам
деятельности»
В комплекс задач деятельности менеджера турфирмы входят
следующие задачи:
1) Регистрация (идентификация) клиента. Данная задача
осуществляется при обращении клиента в турфирму. При регистрации
менеджер записывает личные данные клиента, к которым относятся:
фамилия, имя, отчество, номер телефона. При идентификации использует
личные данные клиента для поиска в базе уже зарегистрированных клиентов.
В результате выполнения этой задачи формируется документ «Список
клиентов».
2) Запись требований клиента.
Эта задача состоит в том, чтобы записать требования клиента, согласно кото
рым будет выбран тур. Как правило, на данный момент требования клиента
фиксируются в рабочей тетради менеджера или в соответствующем файле
MS Word.