40
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В современном мире существует множество программ для автоматиза-
ции бухгалтерского учета в сфере туризма. Как правило, они обладают
широким спектром возможностей и решают все бухгалтерские проблемы, но
в то же время все качественные программы достаточно дороги. Существуют
также специализированные системы, предназначенные для определенных
типов фирм, которые упрощают учет соглашений с туристическими
компаниями, тем самым снижая расходы предприятия. Однако такие
системы могут не полностью соответствовать целям туристического
агентства.
На сегодняшний день существует несколько программ, которые более
или менее соответствуют требованиям задачи учета продажи билетов в тури-
стическом агентстве.
1. «Мои Документы-Туризм».
В данной программе реализованы следующие возможности.
Работа с выходными документами:
– Автоматическая подстановка личных данных туристов, ранее
пользовавшихся услугами фирмы и зарегистрированных в системе;
– Возможность автоматической записи прописью любых денежных
сумм (например 65536,62р. запишется как «шестьдесят пять тысяч пятьсот
тридцать шесть рублей 62 копейки.»);
– Автоматическая подстановка в документы текущей даты и времени.
Работа с туристами:
– Сохранение информации о туристах в базе данных;
– Автоматическая подстановка данных клиента в договор, заявку,
приходник и другие документы;
41
– Быстрый и удобный поиск туристов с помощью фильтров.
Программа имеет значительное число и других функций, которые
позволяют автоматизировать бизнес-процессы в турагентстве..
2) Само-тур и Само - ТурАгент
Программа предназначена для автоматизации внутриофисной
деятельности турагентств и выполняет следующие основные функции:
– Учет проданных туров с возможностью создания
«сложных» туров (индивидуального, переездного и т.п);
– Печать необходимых документов на основе
электронного документа «Заявка»;
– Учет платежей по заявкам;
– Анализ индивидуальной работы каждого сотрудника
туристического агентства;
– Разделение прав доступа пользователей системы;
– Он-лайн поиск и бронирование туров.
Таким образом, внедрение данной информационной системы также бы
смогло удовлетворить все задачи автоматизации. Однако программа ряд
недостатков, существенных в данном случае:
– Для хранения данных используется СУБД MSSQL,
что приводит к необходимости покупки дополнительного
программного обеспечения;
– Часть функций, необходимых для автоматизации
рассматриваемой в работе задачи, включены в состав
дополнительных модулей, которые также надо приобретать
отдельно.
3) «Мастер-тур»
Программный комплекс "Мастер Тур" предназначен для туроператоров
и автоматизации их деятельности, продукт поддерживается с 2005 года. На
42
рынках России и стран СНГ "Мастер Тур" использует около 50% компаний
туроператоров.
Особенностью продукта, является его гибкость в настройках, что
позволяет эффективно работать туристическим компаниям различного
профиля:
1. Многопрофильным туроператорам в разных направлениях
2. Операторам, работающим с индивидуальными туристами
3. Компаниям, занимающихся круизами и автобусными турами
4. Небольшим компаниям и пансионатам
Основные достоинства программы «Мастер-тур» для туроператоров:
1. Программа позволяет максимально сократить трудозатраты на
оформление путевки, и при дальнейшем информирования клиента;
2. Интерфейс программы подобен интерфейсу программ из пакета
Microsoft Office;
3. Имеет готовый веб - магазин на базе «Мастер-тур» - «мастер-веб»;
4. Позволяет эффективно модернизировать систему, благодаря гибким
настройкам.
Туристический продукт «Мастер-тур» позволяет строить отчеты, гра-
фики, формировать путевки, подключать к своей системе турагентов и произ-
водить мониторинг их деятельности, рассчитывать себестоимость продукта и
многое другое, что необходимо для полноценной работы туроператора.
Продукт оптимально подойдет для автоматизации деятельности
крупных туроператоров. Однако такие высокие возможности задают
высокую цену и не подходят для использования в рамках небольшого
туристического агентства, такого как Easy Travel LLC. Цены на продукцию
варьируются от 150 000 рублей до 2 300 000 рублей. Поддержка и
обновления программного обеспечения оплачиваются. В различных
конфигурациях доступны версии 2013 и 2017 годов.
43
4) «Лидер-тур»
Программный продукт был разработан одной из ведущих ИТ-компаний
Уфы "Френд". Этот продукт очень сомнительно соответствует всем
необходимым параметрам, так как производитель не отвечает на
электронные сообщения, и текущее состояние программного обеспечения на
данный момент неизвестно. Из описания производителя гарантируется, что
эта система сможет анализировать систему скидок, представлять клиентскую
базу, отслеживать эффективность рекламы и быстро обрабатывать все
документы клиентов при повторном обращении. Доступность демоверсий
для опробования системы не найдена. По словам разработчиков, этот
туристический продукт специализируется на туристических агентствах
начального уровня и помогает развивать офисное управление благодаря
своей эффективности. Стоимость данного программного обеспечения
начинается с 11000 рублей + платное обновление + платная абонентская
поддержка.
5) Neirosoft.
Следующий программный продукт был создан NeiroSoft и носит то же
имя. Это приложение установлено только на локальном компьютере и не
поддерживает работу в локальной сети. Также для ее работы необходима
СУБД MSAccess или MSSQL.
Она выполняет следующие функции:
– ведение базы данных туров;
– разделение информации по разделам
(экскурсионный, туристический и др.);
– добавление графической информации к туру;
– возможность прикрепления информации в
формате Word и Exсel.
Единственным достоинством данной программы является ее
бесплатность. Но устаревший, неудобный интерфейс и небольшое
44
количество функций не позволяют использовать эту программу в этом
случае.
Сравнительная характеристика возможностей всех рассмотренных
программ для автоматизации туристического бизнеса приведена в таблице
1.3.
Таблица 1.3 – Результаты сравнительного анализа рассмотренного ПО
Мои
Документы
-Туризм
СамоТур
МастерТур
ЛидерТур
NeiroSoft
Наличие всей
необходимой
функциональности
Да
Да
Да
Нет
Да
Сетевой режим
работы
Да
Да
Да
Да
Да
Необходимость
обучения со
стороны
поставщика
Да
Да
Да
Да
Нет
Архитектура
Веб-
приложени
е
Клиент-
сервер
Ошибка! и
клиент-
сервер
Клиент-
сервер
Клиент-
сервер
Стоимость
10500
Плавающа
я
От 150000
до 2300000
11000+Плат
ная
поддержка
Бесплатно
Поэтому покупка любой из вышеперечисленных систем не будет
оправдана ни с какой точки зрения в рамках решения задачи автоматизации.
Поэтому наиболее логичным способом решения существующей проблемы в
этом случае является самостоятельная разработка программы, которая будет
учитывать все особенности автоматизированных бизнес-процессов и
наиболее полно удовлетворять существующие потребности. В качестве
инструмента разработки предлагается использовать инструментальную
платформу 1С.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
45
По мере развития компании и увеличения числа клиентов турфирмы
возникает потребность в эффективной обработке растущих объемов
информации.
В связи с увеличением клиентской базы компании возникли трудности
с оперативной обработкой большого количества документов и скоростью
предоставления туристам необходимой информации. В данной работе был
проведен анализ структуры компании, на основе которого были определены
приоритетные задачи для автоматизации.
После анализа модели AS IS было решено разработать
информационную систему для автоматизации работы менеджера
туристической компании.
Целью разработки является автоматизация функций менеджера, что
позволит снизить трудозатраты и затраты на выполнение типовых операций
и уменьшить количество ошибок.
К разрабатываемой автоматизированной информационной системе
будут предъявлены следующие функциональные требования:
– Учет информации о клиентах, услугах. Это позволит
решить проблемы случайной потери информации,
централизованного хранения информации, внесения изменений в
информацию без дублирования данных, отслеживания роста
клиентской базы, поиска необходимой информации в отчетном
периоде.
– Мониторинг текущего состояния документов,
отправляемых на визы - это позволит своевременно
информировать клиентов о статусе их документов при получении
от них запроса, и, как следствие, предотвратить возможную
потерю прибыли, предотвратить приостановку работы с
клиентами путем своевременной обработки документов.
– Формирование отчетов для руководителя - это
позволит вам своевременно получать информацию о работе с
46
клиентами за определенный период времени, а также
контролировать работу менеджеров и, как следствие, моти-
вировать их на выполнение поставленных перед ними задач.
В настоящий момент этот процесс выполняется вручную менеджером
туристической фирмы.
Результаты создания и внедрения АРМ:
– Упрощение ввода информации о клиентах;
– Упрощение ввода информации о турах, местах
отдыха и увеличение скорости их выбора;
– Возможность генерировать отчеты о прибыли
организации;
– Возможность генерировать отчеты о самых
продаваемых турах;
– Возможность сформировать отчет о самых
прибыльных клиентах;
– Возможность анализировать продажи по конкретным
менеджерам;
– Сокращение времени и трудозатрат на анализ продаж
туров;
– Сокращение времени и трудозатрат на ведение
документации.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Для решения комплекса задач руководителя турфирмы предполагается
внести в информационную базу данных следующие документы:
– Данные клиента;
– Список туров;
– Список мест отдыха;
47
– Список документов, необходимых для получения виз.
Информация по авиа и железнодорожным билетам, а также предложе-
ниям туроператоров может быть экспортирована в систему из других
автоматизированных систем.
Данные вводятся в систему в диалоговом режиме с использованием
специальных форм и сохраняются в базе данных в виде таблиц. Постоянная
информация также хранится в виде таблиц и реализуется с использованием
специальных каталогов. Эти данные практически не изменяются, в основном
добавляются новые или редактируются старые, а при необходимости
удаляются.
Результатная информация выводится по запросу в виде экранных форм,
Полученная информация отображается по запросу в виде экранных
форм, а также может быть распечатана или экспортирована в наиболее
распространенные форматы.
Вы можете внедрить необходимую автоматизированную систему в дан-
ной компании, используя различные методы приобретения.
Существует несколько способов приобретения информационных си-
стем:
– Разработка, то есть метод, который предполагает
внутреннее проектирование и программирование с
использованием инструментов компании;
– Покупка готового решения, то есть одного из
способов приобретения ИС, который включает покупку готового
ИС у компании, которая разрабатывает и / или внедряет
различные виды ИС, и ее использование;
– Покупка готового решения и его доработка, то есть
один из способов приобретения ИС, который включает покупку
готового ядра требуемой ИС у компании, которая разрабатывает
и / или внедряет различные виды ИС. чтобы внести свои
48
существенные изменения в продукт и только после этого исполь-
зовать.
Изготовление АИС своими руками - самый дешевый способ. Это имеет
как преимущества, так и недостатки. Преимущества состоят в том, что
исключаются ненужные расходы на оплату готовых решений, проект
выполняется исключительно для ваших нужд и самостоятельно - что
повышает адаптивность системы к бизнес-процессам предприятия.
Единственным недостатком является то, что надежность и время создания
системы самостоятельно зависят от компетентности и профессионализма
программистов.
Создание системы с использованием собственных сотрудников
гарантирует: уникальность кода, собственные методы защиты от взлома,
создание оптимизированных участков кода. Масштабируемость системы в
будущем, поскольку человеку гораздо проще изменить свою собственную
программу, чем понимать чужую программу. Обслуживание и улучшение
программы возможно постоянно, пока в компании есть хотя бы один ИТ-
специалист с соответствующими знаниями.
Поэтому для создания автоматизированной информационной системы
выбираем разработку собственными силами.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по
информационному обеспечению
Информационное обеспечение - набор данных, представленных в
определенной форме для компьютерной обработки.
Организационно-методическое обеспечение представляет собой комплекс
мер, направленных на функционирование компьютера и программного
обеспечения для получения желаемого результата [3].
49
Информационное обеспечение (ИО) - совокупность единой системы
классификации и кодирования информации, стандартизированных систем
документирования и информационных массивов [4].
Следующие классификаторы, принятые заказчиком, будут использо-
ваны в проектном решении: национальные и местные. Согласно националь-
ному классификатору все ГОСТы, расположенные в базе системы, будут раз-
делены. Также необходимо будет построить локальные классификаторы.
Также необходимо использовать каталоги, линейные и иерархические. В
линейных каталогах элементы, входящие в их состав, представлены в виде
простых списков, а в виде иерархических списков - в виде иерархических
структур.
Определим требования к системам классификации и кодирования ин-
формации. Системы классификации подразделяются на: иерархические и
многоаспектные. Иерархическая система классификации предполагает
разбиение исходного множества на подмножества, между которыми
установлены отношения соподчиненности. В многоаспектных системах
классификации применяется параллельно несколько независимых признаков
в качестве классификационных, т.е. исходное множество рассматривается
одновременно в разных аспектах. Так как нет необходимости в
классификации информации по нескольким признакам, в проектном решении
будет использоваться иерархическая система [5].
Электронная форма документа – шаблон документа с пустым простран-
ством, оставленным для заполнения пользователем. Такие формы могут
содержать командные кнопки, переключатели, различные меню и
поддерживать разные типы входной информации. Следует отметить, что для
создания таких форм требуется специальное программное обеспечение.
Выделим несколько видов форм:
– *Предназначенные для сбора данных, занесения их в базу
данных с последующей обработкой (заполнение и сбор по электронной
почте или через формы, размещенные на Web-серверах)