30
3) Подбор туров. Данная задача осуществляется путем сопоставления
имеющихся предложений и записанных предпочтений клиента. Как правило,
клиенту предлагается список, соостоящий из нескольких туров, наиболее
соответствующих его пожеланиям. Далее, в результате личного общения с
клиентом, из выбранных предложений подбирается одно. В случае
отсутствия подходящих возможен повторный поиск и подбор предложений
вплоть до достижения удовлетворительного результата. После выбора тура
менеджер формирует клиенту счет на оплату тура, а также документ с
подробным описанием тура.
4) Учет оплаты тура и подготовка пакета документов. После
предоставления клиентом документа, подтверждающего оплату тура,
менеджер учитывает оплату и подготавливает следующий пакет документов:
– Договор об оказании туристических услуг;
– Ваучер для проживания в отеле;
– Авиа или железнодорожные билеты;
– Любые другие документы, необходимые туристу.
Примерами таких документов являются быть информационная
листовка, правила поведения в стране и другие.
Сформированный договор учитывается менеджером в документе
«Реестр договоров».
5) Определение списка документов для оформления визы и
информирование об этом клиента. Данная задача выполняется только в
случае необходимости оформления визы. Список необходимых документов
формируется на основании требований визового законодательства
конкретных стран. Сформированный список выдается на руки клиенту.
6) Получение, проверка и регистрация комплекта документов от
клиента. После того, как клиент предоставит Управляющему необходимые
документы для получения визы, Управляющий учитывает эти документы в
реестре полученных документов, проверяет их правильность, полноту и
соответствие требованиям.
31
7) Отправка документов для получения визы. Проверенные на
соответствие требованиям визового законодательства документы
отправляются в посольство (консульство) соответствующей страны.
Отправленные документы учитываются в документе «Реестр отправленных
документов».
8) Получение документов с визами и выдача их клиентам Полученные
документы выдаются на руки клиенту и вносятся в документ «Реестр
выданных документов». В обязательном порядке клиент расписывается о
получении документов
По итогам выполнения проектов за определенный период (как правило,
ежемесячно), менеджер формирует ряд отчетов и предоставляет их
руководителю отдела и компании.
9) Формирование отчета по наиболее популярным местам отдыха.
Данный отчет содержит список мест отдыха с указанием количества туров, в
разрезе по регионам, курортам, отелям. Также в данном отчете показывается
стоимость проданных туров с разделением по местам отдыха, показывается
процентное соотношение проданных туров в количестве и стоимости, а
также сравниваются текущие показатели с аналогичными показателями
аналогичного периода прошлого года.
10) Формирование отчета по продажам туров. Данный отчет содержит
общее количество проданных туров, общую стоимость проданных туров в
разрезе по типам туров с указанием общего количества и стоимости каждой
категории тура.
11) Формирование отчета о работе менеджера. Этот отчет содержит
общее количество туров, проданных Менеджером, общую стоимость таких
туров, а также сравнительные характеристики проданных туров по
количеству и стоимости каждого Менеджера, включая количество выданных
виз.
12) *Формирование отчета о работе с клиентами. Отчет по
обслуживанию клиентов показывает количество туров, приобретенных
32
каждым клиентом, включая сравнение с аналогичным периодом
предыдущего года, и показывает количество приобретенных туров по типу и
местоположению. В дальнейшем это позволяет более точно генерировать
предложения для конкретного клиента.
В результате выполненного анализа реализации задачи учета продаж
путевок в туристической компании ООО «Easy Travel» и сопутствующих
задач, была построена модель информационной системы компании. Это
позволило понять логику и взаимодействие ее процессов, а также выявить
слабые стороны в их организации. Было установлено, что входит в систему, и
что рассматривается как внешнее влияние. Далее мы произвели
декомпозицию выбранных блоков для процессов внутреннего обзора.
Разработанная модель информационной системы представляет собой
совокупность иерархически упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм.
Слабые стороны текущей организации бизнес-процессов
туристической компании ООО «Easy Travel» представлены в таблице 1.1.
Таблица 1.1 – Недостатки существующей формы организации
основных бизнес-процессов туристической компании «ООО Easy Travel»
Название работы
Определение работы
Выявленные
недостатки
Заполнение
бланка клиентом
Поиск бланка в стопке
документов и его
последующее заполнение
Бланк может быть
неправильно
оформлен; трата бумаг
впустую
Поиск
подходящего тура
Поиск папки с турами,
обсуждение туров с
клиентами и предложение
выгодного тура
Папка может
затеряться
Оформление
заявки для
последующей
обработки
Поиск бланка заявки,
заполнение бланка заявки
вручную и отправка заявки
на рассмотрение
Бланк может быть
утерян
Выполненный анализ существующего способа организации основных
бизнес-процессов, протекающих в турагентстве «ООО Easy Travel» и анализ
33
предложений разработчиков программного обеспечения на рынке для
туристических компаний, а также сформулированные задачи автоматизации
деятельности турагентства, позволяют сформулировать принципиальное
техническое задание на разработку АИС учета продажи путевок в
туристической компании.
Разработка предназначена для автоматизации сбора, обработки и
хранения информации о клиентах турагентства, полученных и выполненных
заказов на услуги турагентства, а также расчета их финансовой
эффективности.
Интерфейс АИС турагентства должен быть достаточно удобным с
возможностью предоставления гибкого способа просмотра, добавления,
редактирования и удаления данных.
В целом АИС учета продаж путевок должна соответствовать
следующим характеристикам:
1.Требования к функциональным характеристикам:
– учет клиентов, заявок, заказов;
– поиск информации по заказу;
– формирование счета на оплату заказа;
– формирование финансовой отчетности;
– формирование справок по запросам пользователей;
– отправка смс-сообщений на события клиента.
Для АИС учета продаж путевок ООО ««Easy travel» должна быть
разработана система защиты базы данных. Доступ к системе должен быть
возможен только авторизованным пользователям.
2.Требования к надежности
Когда АИС учета продаж ваучеров «Easy Travel» функционирует,
необходимо контролировать входную и выходную информацию, включая
данные, введенные пользователем, и данные, содержащиеся в таблицах базы
данных.
34
В случае ошибки ввода-вывода должны выдаваться соответствующие
сообщения и предоставляться возможность исправления ошибок и
продолжения работы.
При выполнении операций по изменению или удалению данных
необходимо обеспечить сохранение целостности базы данных. Для операций
удаления необходимо предусмотреть возможность отмены.
1.2.3 Анализ информационных потоков проектируемой задачи
В настоящее время работа менеджера ООО «Easy Travel» связана с
необходимостью обработки большого количества текстовых документов,
генерации отчетов на основе бумажных документов, анализа большого
количества предложений от туроператоров с целью выбора оптимального
тура. для клиента, а также с учетом документов для получения визы,
отправленных, полученных и выданных клиентам.
Давайте посмотрим на информационные потоки, которые менеджер
туристического агентства использует в своей работе. Эти потоки состоят из
18 документов - 6 входных и 12 выходных. Основные объемные
характеристики входных и выходных документов представ в таблице 1.2.
35
Таблица 1.2 – Объемные характеристики потоков информации
Документ
Периодичность
возникновения
(в месяц)
Кол-во
документо-
строк в одном
документе
Кол-во символов
в одном
документе
Кол-во
показателей
в одном
документе
Годовой объем потока информации в величинах:
Док.
Показ
Док-стр
Символах
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Перечень мест отдыха;
5
15000
100000
4
1825
1460
5475000
36500000
Перечень туров в
разрезе по типам
5
5000
100000
4
1825
1460
1825000
36500000
Список авиарейсов и
железнодорожных
маршрутов;
30
1000
20000
4
10950
1460
365000
7300000
Список необходимых
документов для
оформления виз
15
300
6000
4
5475
1460
109500
2190000
Сведения о клиенте
40
15
300
5
14600
1825
5475
109500
ВСЕГО за входные:
56575
9125
7871225
84424500
Выходные
Список клиентов
30
8000
160000
4
10950
1460
2920000
58400000
Договор об оказании
туристических услуг
60
7000
140000
5
21900
1825
2555000
51100000
Реестр договоров
30
7000
140000
6
10950
2190
2555000
51100000
Реестр полученных
документов
30
10000
200000
7
10950
2555
3650000
73000000
Реестр отправленных
документов
30
10000
200000
8
10950
2920
3650000
73000000
Реестр выданных
документов
30
1000
20000
9
10950
3285
365000
7300000
Отчет по работе с
клиентами за период
4
15000
300000
10
1460
3650
5475000
109500000
Отчет по продажам
туров за период
4
15000
300000
11
1460
4015
5475000
109500000
36
Документ
Периодичность
возникновения
(в месяц)
Кол-во
документо-
строк в одном
документе
Кол-во символов
в одном
документе
Кол-во
показателей
в одном
документе
Годовой объем потока информации в величинах:
Док.
Показ
Док-стр
Символах
Отчет по
оформленным визам за
период;
4
13000
260000
12
1460
4380
4745000
94900000
Отчет по документам,
отправленным в
посольства или
консульства для
получения виз
4
12000
240000
10
1460
3650
4380000
87600000
Отчет по наиболее
популярным местам
отдыха;
4
14000
280000
11
1460
4015
5110000
102200000
Отчет по работе
менеджера за период.
4
10000
200000
12
1460
4380
3650000
73000000
Всего за выходные:
85410
38325
44530000
890600000
ВСЕГО:
141985
47450
52401225
975024500
37
Основной сложностью при таком порядке работы является
несоответствие информации, используемой при выполнении обязанностей
менеджера. Список клиентов, предварительная заявка и описание туров
находятся в разных файлах. Это вынуждает менеджера турагентства
обращаться к каждому из них по очереди. В процессе оформления дого-вора
менеджер вынужден вручную переносить данные из файла со спис-ком
клиентов в шаблон договора. Это отрицательно сказывается на скоро-сти его
работы и часто приводит к техническим ошибкам. В результате
увеличивается время оформления одного договора, что в свою очередь
увеличивает время обслуживания клиента и уменьшает общее количество
клиентов, обслуженных менеджером в течении одного рабочего дня.
Выбор туров также выполняется вручную путем поиска описания туров
в папке с турами в нужном направлении. Однако поиск других параметров
гораздо сложнее.
Для плановой автоматизации все данные должны храниться в одной
базе данных. Это повысит скорость работы менеджера за счет
автоматического выбора туров, регистрации и идентификации клиентов и
выдачи выездных документов - в частности, контракта на оказание
туристических услуг.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации
Программная архитектура в компании (Рисунок 1.4) в основном
представлена типовым набором программного обеспечения, некоторые виды
которого являются устаревшими. В тоже время техническая архитектура
компании (Рисунок 1.3) предполагает постоянное использование Интернет,
что всегда несет за собой определенную грозу информационной
безопасности. На первый взгляд антивирусная защита в данном случае на
достаточно высоком уровне. Для защиты от вирусов на сервере установлен
38
пакет KasperskySOSecurity. Для защиты от вирусов на ПК установлен пакет
KasperskyInternetSecurity.
Тем не менее в виду широкой распространенности и популярности
продукта обеспечения безопасности от вирусной угрозы, существует
большая вероятность того, что будет угроза возникновения вирусной
программы не идентифицированной компанией-производителем. Конечно,
следует принимать во внимание как крайне низкую вероятность такого
исхода, как и низкую вероятность того, что этот вирус способен нанести
крупномасштабный урон компании. Однако такой результат следует
учитывать, если есть еще один более важный фактор - целенаправленная
вирусная атака или попытка взломать систему. В отличие от некоммерческих
партнерств, ООО «Easy Travel» имеет целевую прибыль. Все вышесказанное
подразумевает угрозу безопасности в виду идентичности программного
наполнения технических средств предприятия. Поэтому важно рассмотреть
все меры, которые применяются компанией для защиты информации.
Из организационных мер в «ООО Easy Travel» применяются:
– Разграничение прав доступа пользователей;
– Использование надежных паролей при
идентификации в системе.
Наиболее частыми и опасными (с точки зрения причиненного ущерба)
являются непреднамеренные ошибки штатных пользователей, менеджеров,
консультантов и иных лиц, обслуживающих информационные системы.
Часто такие ошибки и являются собственно угрозами. По некоторым
данным, до 60% потерь возникают из-за непреднамеренных ошибок,
совершенных по неосторожности или по причине несоответствующей
подготовки персонала.
Основными источниками внутренних системных отказов являются:
– Невозможность работать с системой в силу
отсутствия технической поддержки;
– Нарушение установленных правил эксплуатации;
39
– Выход системы из штатного режима эксплуатации по
причине случайных или преднамеренных действий
пользователей или обслуживающего персонала;
– Ошибки конфигурирования системы;
– Отказы программного и аппаратного обеспечения;
– Потеря данных;
– Разрушение или повреждение аппаратуры.
По отношению к поддерживающей инфраструктуре следует
рассматривать угрозы:
– Нарушение работы систем связи, электропитания,
кондиционирования;
– Разрушение или повреждение помещений;
– Нежелание обслуживающего персонала или
пользователей выполнять свои обязанности.
Основными угрозами при хранении данных для «ООО Easy Travel»
являются:
– Угроза целостности;
– Угроза доступа.
Для обеспечения целостности данных в «ООО Easy Travel»
установлена программа ABC Backup Pro 4.60, которая осуществляет
копирование при каждом обращении к ним, а также ежедневно в один час
ночи. Копирование данных происходит на удалённое хранилище, которое
надежно защищено от взлома и потери данных, а также от перепадов
электропитания и сбоев.
ABC Backup Pro 4.60 работает по классической схеме сервер-клиент.
На защищаемые машины устанавливаются клиентские приложения, которые
производят сбор и передачу данных на сервер.