82
Результаты выполнения запроса представлены на рисунке 2.13.
Рисунок 2.13. Результаты выполнения запроса
Для использования результатов запроса к базе данных необходимо чтобы
они имели удобную для пользователя системы форму представления. Такой
формой представления будет являться форма «Отчет». Создадим отчет на
основании созданного запроса к базе данных.
Удобным инструментом для создания отчета является «Мастер создания
отчета». Вызовем инструмент «Мастер запросов» с помощью кнопки на панели
инструментов СУБД MSAccess. В диалоговом окне, представленном на рисунке
2.14 необходимо выбрать запрос к базе данных, на основании которого будет
создана отчетная форма.
Рисунок 2.14. Выбор источников данных для отчета
На следующем шаге Мастера можно добавить уровни группировки
данных в отчете. В рассматриваемом случае данные для группировки не
83
являются необходимыми, поэтому добавлены не будут. Выбор уровней
группировки представлен на рисунке 2.15.
Рисунок 2.15. Выбор уровней группировки
На рисунке 2.16 представлен выбор сортировки результатов, которые
будут представлены в отчете. В рассматриваемом случае была добавлена
сортировка по фамилиям сотрудников.
Рисунок 2.16. Выбор параметров для сортировки
На следующем шаге Мастера необходимо выбрать вид отображения
данных отчета. Поскольку таблица, представляющая собой табель, вытянута по
ширине листа, будет задана альбомная ориентация страницы. Для того чтобы
данные отображались корректно, была выбрана табличная форма представления
данных. На рисунке 2.17 представлен выбор настройки отображения данных в
отчете.
84
Рисунок 2.17. Выбор представления данных в отчете
Затем будет выбрана цветовая схема отчета. Цветовая схема выбирается
из стандартных вариантов, но может быть впоследствии настроена вручную.
Выбор цветовой схемы отчета представлен на рисунке 2.18.
Рисунок 2.18. Выбор стиля отчета
Последним шагом создания отчета будет являться ввод названия отчета.
Завершающий шаг создания отчета представлен на рисунке 2.19.
85
Рисунок 2.19. Завершающий шаг создания отчета
Отчет об учете рабочего времени сотрудников представлен на рисунке
2.20.
Рисунок 2.40. Форма отчета
86
3. Обоснование экономической эффективности проекта
3.1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности
Экономическая эффективность проекта внедрения информационных
технологий в деятельность организации состоит из следующих компонентов:
Прямого эффекта, который характеризуется снижением трудовых,
стоимостных показателей;
Косвенного эффекта, который характеризуется увеличением прибыли,
уменьшением сумм штрафов, неустоек и т.д.
Трудовые показатели экономической эффективности проекта включают в
себя:
абсолютное снижение трудовых затрат (
Т) в часах за год:
Т = Т
0
- Т
1,
где Т
0
- трудовые затраты в часах за год на обработку информации по
базовому варианту;
Т
1
- трудовые затраты в часах за год на обработку информации по
предлагаемому варианту;
коэффициент относительного снижения трудовых затрат (КТ):
К
Т
=
Т / T
0
* 100%,
индекс снижения трудовых затрат или повышение
производительности труда (YT):
Y
T
= T
0
/ T
1,
Снижение трудозатрат можно выразить в стоимостном виде:
С
1
= T
0
* (ЗП + А + НР),
где ЗП – среднечасовая заработная плата специалиста, руб.;
А – часовая норма амортизации, руб.;
НР – часовая стоимость накладных расходов, руб.
Разработанная ИС позволит значительно увеличить производительность
работы, повысит степень автоматизации работ по обработке информации.
(
1)
(2)
(1)
(3)
(4)
87
Работы, которые ранее проводились вручную при помощи бумажных
документов, автоматизируются путём разработки АИС. Данные, которые ранее
хранились в бумажном виде в картотеке, и могли затеряться, перепутаться и т.п.,
теперь будут храниться централизованно в базе данных с жесткой структурой,
которая обеспечивает гораздо более эффективную работу с данными.
Внедрение ИС позволит:
сократить трудозатраты на обработку информации и подготовку
документов;
уменьшить количество ошибок при заполнении документов;
снизить затраты на учет рабочего времени сотрудников;
повысить качество управления рабочим временем сотрудников.
Благодаря внедрению системы планируется снижение трудозатрат
работников за счет:
автоматизации заполнения документов;
автоматизации документооборота;
автоматизации процессов подготовки отчетов.
К стоимостным показателям относятся: абсолютное снижение
стоимостных затрат (
C) в рублях за год, коэффициент относительного
снижения стоимостных затрат (К
C
),индекс снижения стоимостных затрат (Y
C
),
рассчитываемые аналогично показателям (1) – (3). Внедрение системы
автоматизации не приведет к прямому снижению стоимостных показателей.
Косвенный эффект будет складываться из показателей уменьшения потерь
в связи с потерей актуальности, и уменьшения потерь в связи с ошибками:
С
2
= С
п
+ С
о
,
где С
п
– уменьшение потерь товара в связи с его потерей актуальности;
С
о
– уменьшение потерь в связи с ошибками при комплектации заказов.
Затраты на приобретение системы складываются из двух составляющих:
К
П
= З
1
+ З
2,
где З
1
– затраты на приобретение аппаратных и программных
компонентов системы;
З
2
– затраты на разработку и внедрение системы.
(6)
(5)
88
Помимо рассмотренных показателей необходимо осуществить расчет
срока окупаемости затрат на внедрение проекта машинной обработки
информации (Т
ок
), рассчитываемые в годах, долях года или в месяцах года:
Т
ок
= К
П
/
C .
3.2. Расчёт показателей экономической эффективности проекта
Рассчитаем исходные показатели экономической эффективности
внедрения программного модуля учета рабочего времени. Для этого рассчитаем
трудовые и стоимостные затраты при базовом варианте организации процесса.
Расчет затрат по базовому варианту реализации представлен в таблице 3.1.
Согласно приведенным данным, затраты на процесс учета рабочего
времени сотрудников организации по базовому варианту составляют 410 134
рубля.
Для того, чтобы оценить экономическую эффективность проекта
внедрения программного модуля учета рабочего времени сотрудников
необходимо сравнить рассчитанный показатель с вариантом автоматизации
процесса. Автоматизация процесса учета рабочего времени сотрудников
организациивлечет за собой изменения в процессе учета. Например, задача
«передача файла в отдел персонала» перестанет существовать, поскольку данные
будут храниться в единой базе данных.
Расчет затрат по автоматизированному варианту реализации представлен
в таблице 3.2.
Согласно приведенным данным, затраты на процесс учета рабочего
времени сотрудников организации по базовому варианту составляют 86 480
рублей.
На основании проведенных расчетов можно заключить, что затраты на
осуществление бизнес-процесса учета рабочего времени по
автоматизированному варианту ниже затрат по базовому варианту на 79%.
Рассчитаем прямой эффект от разработки системы, который включает в
себя расчет трудовых и стоимостных показателей.
(7)
Таблица 3.1
Расчет трудовых и стоимостных затрат при базовом варианте организации процесса
№
п\п
Наименование
подзадачи
Кол-во
док
в год
Q
д
год
(шт)
Труд.затраты
на один док
Т
док
(чел-час)
Труд
затраты
за год
Т
год
(чел-
час)
З/п
сотр
в год
С
год
з/п
(руб)
Доп.
расходы
на один
док
С
годi
доп
(руб)
Доп.
расходы
С
год
доп
(руб)
Стоим.затраты
в год
C
год
(руб)
1
Сбор документов
для
формирования
данных учета
рабочего времени
600
0,1
60
21 428
40
24 000
45 428
2
Формирование
файла данных
учета рабочего
времени
247
0,5
123,5
44 107
120
29 640
73 747
3
Передача файлов
в отдел персонала
1 976
0,1
197,6
70 571
40
79 040
149 611
4
Сбор данных для
формирования
табеля учета
рабочего времени
1976
0,1
197,6
35 285
30
2 006
37 291
5
Оформление
табеля учета
рабочего времени
12
36
432
102 857
100
1 200
104 057
Всего:
410 134
90
Таблица 3.2
Расчет трудовых и стоимостных затрат при автоматизированном варианте организации процесса
№
п\п
Наименование
подзадачи
Кол-во
док
в год
Q
д
год
(шт)
Труд.затраты
на один док
Т
док
(чел-час)
Труд
затраты
за год
Т
год
(чел-
час)
З/п
сотр
в год
С
год
з/п
(руб)
Доп.
расходы
на один
док
С
годi
доп
(руб)
Доп.
расходы
С
год
доп
(руб)
Стоим.затраты
в год
C
год
(руб)
1
Сбор документов
для
формирования
данных учета
рабочего времени
600
0,1
60
21 428
40
24 000
45 428
2
Ввод данных в
табель учета
рабочего времени
247
0,1
24,7
8 821
20
4 490
13 761
3
Проверка
введенных
данных
12
6
72
12 857
260
3 120
15 977
4
Оформление
табеля учета
рабочего времени
12
5
60
10 714
100
600
11 314
Всего:
86 480
Стоимостные и трудовые затраты при базовом варианте за год:
Т
0
= 1 010,7часов.
С
0
= 410 134 рублей.
Стоимостные и трудовые затраты при автоматизированном варианте за
год:
Т1 = 216,7 часов.
С1 = 86 480 рублей.
На рисунке 3.1. представлена динамика стоимостных затрат.
Рисунок 3.1. Динамика стоимостных затрат
На рисунке 3.2 представлена динамика трудозатрат.
Рисунок 3.2. Динамика трудозатрат
Далее рассчитаем единовременные капитальные затраты на разработку и
внедрение системы (К
П
). Единовременные капитальные затраты включают в
0
50000
100000
150000
200000
250000
300000
350000
400000
450000
Базовый вариант Автоматизированный вариант
Затраты, руб.
Стоимостные затраты
0
200
400
600
800
1000
1200
Базовый вариант Автоматизированный вариант
Затраты, чел
-час
Трудозатраты