16
Сервер
ОС Windows Server 2012 R2 6.2
1С: Бухгалтерия 8.3
Интернет
Kaspersky Total Security 2018
18.0.0.445
Рабочие станции сотрудников
бухгалтерии
ОС Windows 10 1803
MS Office 2013 15.0
Google Chrome
66.0.3359.139
1С: Бухгалтерия 8.3
HTTP
TCP/IP
Kaspersky Internet Security
2018 18.0.0.445
CКЗИ Крипто Про CSP 5.0
1С: Зарплата и кадры 8.3
HTTP TCP/IP
СКУД PER-Co 1.8.0.3
Система видеонаблюдения
Trassir 14.2
КАМИС 5
Рабочие станции сотрудников Отдела
кадров
ОС Windows 10 1803
MS Office 2013 15.0
Google Chrome
66.0.3359.139
1С: Зарплата и кадры
8.3
Kaspersky Internet Security
2018 18.0.0.445
CКЗИ Крипто Про CSP 5.0
HTTP
TCP/IP
Рабочие станции сотрудников
службы безопасности
ОС Windows 10 1803
MS Office 2013 15.0
Google Chrome
66.0.3359.139
PER-Co 1.8.0.3
Kaspersky Internet Security
2018 18.0.0.445
CКЗИ Крипто Про CSP 5.0
Trassir 14.2
HTTP
TCP/IP
Рабочие станции сотрудников Отдела
научной работы
ОС Windows 10 1803
MS Office 2013 15.0
Google Chrome
66.0.3359.139
КАМИС 5
Kaspersky Internet Security
2018 18.0.0.445
CКЗИ Крипто Про CSP 5.0
HTTP
TCP/IP
Рисунок 2. Программная архитектура компании
Представленные компоненты аппаратного обеспечения поддерживают
оптимальную работу программного обеспечения компании. Схема технической
архитектуры компании представлена на рисунке 3.
Интернет
ПК ПК ПК
Принтер
Маршрутизатор
HTTP
HTTP HTTP HTTP
Сервер
HTTP
Брандмауэр
HTTP
HTTP
TCP/IP
Рисунок 3. Техническая архитектура компании
17
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Согласно трудовому законодательству, в процессе учета рабочего времени
сотрудников организации оформляется табель учета рабочего времени. Форма
документа утверждена Постановлением Госкомстата № 1 и его оформление
должно осуществляться во исполнение норм ст. 91 ТК РФ на всех предприятиях
независимо от форм собственности [1].
Табель учета рабочего времени ведется ежедневно, независимо от
выбранного вида учета отработанных часов, потому что наличие четкого графика
работы не гарантирует отсутствия экстренных ситуаций. Например, если заболел
сотрудник или в компании возникает аварийная ситуация, в которой необходимо
привлечение сотрудников для ее ликвидации после окончания рабочего времени.
Заполнение табеля учета рабочего времени осуществляется секретарями
руководителей отделов ежедневно вручную. После внесения данных в табель,
документ передается ответственному специалисту отдела управления персонала.
Помимо этого, ответственность за ведение учета рабочего времени возлагается на
специалиста, который издает приказы об отпусках, сверхурочных часах и иных
периодах, и который обязан следить за отражением оговоренных данных в табеле.
Поскольку процесс ведения учета рабочего времени сотрудников является
обязательным для каждой организации, при нарушении этого правила к лицам,
которые назначены ответственными за процесс ведения учета, может быть
применена административная ответственность.
Рассмотрим процесс ведения учета рабочего времени организации. На
рисунке 4 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса учета рабочего
времени. Управление процессом осуществляется согласно ТК РФ и локальным
нормативным актам. Механизмами процесса являются: инженер по охране труда,
табличный процессор MSExcel и специалист отдела кадров. Входами процесса
будут информация о рабочем времени персонала и штатное расписание. Выходом
процесса является табель учета рабочего времени.
18
Рисунок 4. Контекстная диаграмма процесса учета рабочего
времени
На рисунке 5 представлена декомпозиция процесса учета рабочего времени.
Инженер по охране труда осуществляет сбор данных о рабочем времени персонала,
которые фиксируются в файле MSExcel. При этом данные не всегда могут иметь
вид таблицы, это могут быть текстовые данные со списком фамилий
отсутствующих сотрудников.После этого данные пересылаются специалисту
отдела кадров, который отражает все полученные данные в едином табеле учета
рабочего времени.
Рассмотрим процесс сбора данных орабочем времени персонала. Модель
бизнес-процесса представлена на рисунке 6.Инженеру по охране труда поступают
от сотрудников заявления на предоставление очередного отпуска или отпуска без
сохранения содержания. Также ежедневно руководителю поступают данные о
заболевших сотрудниках.В ходе работы структурного подразделения могут
произойти аварийные или прочие ситуации, требующие сверхурочной работы.
Если такие ситуации случаются, руководитель структурного подразделения
готовит приказ о привлечении ряда сотрудников к сверхурочной работе.Приказ
согласовывается с директором организации.Все перечисленные данные о рабочем
времени подлежат ежедневному сбору и фиксации в документе MSExcel. Документ
19
MSExcel с данными о рабочем времени сотрудников пересылается по электронной
почте специалисту отдела кадров, который является ответственным за учет
рабочего времени.
На рисунке 7 представлена модель процесса формирования табеля учета
рабочего времени. Специалист отдела кадров,после получения данных о рабочем
времени, приступает к заполнению табеля. Сначала осуществляется поиск
структурного подразделения. Затем осуществляется поиск сотрудника по
фамилии.Далее сотрудник отделакадров вписывает данные о рабочем времени
сотрудника в табель учета рабочего времени. Полученный документ заполняется в
бумажном виде.
Рисунок 5. Декомпозиция процесса учета рабочего времени
20
Рисунок 6. Модель процесса сбора данных о рабочем времени
персонала
Рисунок 7. Модель бизнес-процесса составления табеля учета
рабочего времени
21
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
В соответствии с нормами трудового законодательства РФ каждая
организация, вне зависимости от формы собственности, должна осуществлять
строгий учет рабочего времени сотрудников. Порядок ведения учета
осуществляется в соответствии со следующими локальными актами:
1. Правила распорядка трудового дня.
2. Договор, составленный коллективно.
3. Договор между сторонами о взаимном сотрудничестве.
В перечисленных локальных актах указан режим труда, к которому
относятся нормы смен и времени отдыха, порядок их предоставления и интервал
между ними.
Ведение более подробного учета ежедневно фиксируется в табеле выходов,
который предназначен для тщательного учета отработанного времени и связанных
с ним нюансов, к которым относятся:
командировки;
сверхурочные часы;
ночные смены;
больничные;
выходные;
иные периоды.
В соответствии с нормами трудового законодательства существуют
следующие виды учета отработанного времени:
поденный;
еженедельный;
суммированный.
Каждый из перечисленных способов учета отработанного сотрудниками
организации времени может быть использован в зависимости от особенностей
деятельности организации с целью повышения точности учета рабочего времени
сотрудников.
22
Поденный способ учета рабочего времени используется, когда рабочее время
имеет одинаковую продолжительность рабочих смен каждый день, с целью учета
фактически отработанного времени и для того, чтобы избежать переработок.
При применении этого способа, всем сотрудникам компании
устанавливаются одинаковые по длительности рабочие смены, и при этом
контролируется отсутствие превышения норм рабочего времени, поскольку
наличие переработок повлечет за собой превышение фонда оплаты труда и
нарушения трудового (ст.91 ТК РФ) [1].
Согласно ст. 92 ТК РФ для некоторых категорий работников организации
можно установить сокращенные смены, с учетом их личных обстоятельств или
прочих аспектов. Согласно ст.173 ТК РФ сокращенное рабочее время может быть у
студентов, которые совмещают трудовую деятельность с процессом обучения [1].
Для таких категорий работников может быть установлен поденный учет
отработанного времени.
Еженедельный способ учета рабочего времени применяется к тем
сотрудникам, у которых длительность рабочих смен может изменяться в течение
недели в связи с некоторыми особенностями.
Например, если в организации установленгибкий график работы, то в разные
дни недели продолжительность рабочего дня может быть разной. В связи с этим
будет необходимо введение понедельного учета для возможности корректирования
продолжительности рабочих смен для обеспечения соблюдения установленных
законом норм.
При применении любого из вышеперечисленных способов учета рабочего
времени невозможно обойтись без принятия во внимание следующих аспектов:
специфики занятости в организации;
дисциплинированности работников;
финансового положения компании;
корпоративной этики;
соотношения затрат.
Таким образом, организация учета рабочего времени сотрудников зависит от
их личностных качеств, наличия прибыли организации, которая может быть
использована для развития компании и отношения к дисциплине самих
23
работников. В процессе учета рабочего времени может применяться один из
следующих методов:
введение пропускного режима с применением турникета и
выделением сотрудника, который будет осуществлять ведение журнала прибытия и
убытия;
передача полномочий по контролю посещаемости руководителю
отдела или иному должностному лицу;
передача ответственности за учет рабочего времени сотрудникам
организации с помощью составления ежедневных отчетов о проделанной работе;
введение автоматического режима учета прибытия на рабочее место с
применением сканеров либо карточек доступа;
применение видеонаблюдения и специализированного программного
обеспечения для отслеживания несанкционированного использования рабочих
компьютеров в личных целях.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
Рассмотрим процесс формирования документооборота, возникающего в
процессе учета рабочего времени. Процесс учета рабочего времени сотрудников
осуществляется в отделе кадров.
Инженер по охране труда ежедневно осуществляет учет отработанного
времени. От секретарей руководителей структурных подразделений ему
передаются документы, в которых содержатся данные об отработанном времени
сотрудников (заявления на предоставление неоплачиваемого отпуска, заявление о
предоставлении отгула и т.д.). На основании этих документов заполняется табель
учета рабочего времени сотрудников организации, который служит основанием
для расчета заработной платы.
Перечисленные действия осуществляются инженером по охране труда
вручную, без использования каких-либо средств автоматизации. Поэтому процесс
учета рабочего времени может сопровождаться ошибками, связанными с
невнимательностью и человеческим фактором. Помимо этого, процесс обладает
24
высокими трудозатратами в связи с численностью сотрудников организации (около
650 человек).
Рассмотрим схему документооборота, возникающего при осуществлении
процесса учета рабочего времени. Схема документооборота представлена на
рисунке 8.
Инженер по охране труда
Сбор данных об
отработанном
времени
Формирование
документа с
данными о
рабочем времени
Формирование
табеля учета
рабочего времени
Процесс Сотрудник отдела кадров
Табель учета
рабочего
времени
Штатное
расписание
Файлы с данными
о рабочем
времени
Файлы с данными
о рабочем
времени
Заявление
Больничный
лист
Рисунок 8. Схема документооборота
Рассмотрим количественные показатели формирования документооборота.
Характеристика документооборота представлена в таблице 2.
Таблица 2
Характеристика формирования документооборота
Характеристика
Заявление
Больничный
лист
Файл с
данными о
рабочем
времени
Табель
учета
рабочего
времени
Количество документов
в год, шт.
600
100
247
12
Количество символов в
документе, шт.
300
3 000
1000
5 000
Частота возникновения
в год
1
1
1
1
Трудозатраты на
обработку в год, ч/час
60
60
120
300
Несмотря на то, что большинство бизнес-процессов организации
автоматизированы с помощью программного продукта«1С: Зарплата и кадры»,
процесс учета рабочего времени не является автоматизированным. В связи с этим
бизнес-процесс обладает рядом недостатков, к которым относятся:
25
1. Высокие временные затраты на сбор данных для заполнения табеля
учета рабочего времени.
2. Трудоемкость ручного формирования документооборота.
3. Низкий уровень оперативности данных о рабочем времени.
Для того, чтобы определить эффективность внедрения системы учета
рабочего времени сотрудников организации, сравним затраты на формирование
документооборота после автоматизации процесса учета рабочего времени. В
таблице 3 представлена характеристика формирования документооборота после
автоматизации бизнес-процесса.
Таблица 3
Характеристика формирования документооборота
Характеристи
ка
Заявление
Больничный
лист
Файл с
данными о
рабочем
времени
Табель
учета
рабочего
времени
Количество
документов в
год, шт.
600
100
0
12
Количество
символов в
документе,
шт.
300
3 000
0
5 000
Частота
возникновени
я в год
1
1
1
1
Трудозатраты
на обработку
в год, ч/час
60
60
0
200
Согласно проведенным расчетам, суммарные трудозатраты на ведение
документооборота по существующему варианту составляют 540 человеко-часов
ежегодно. Трудозатраты после внедрения информационной системы составляют
320 человеко-часов. Из проведенных расчетов можно заключить, что внедрение
информационной системы позволит сократить трудозатраты на ведение
документооборота на 40%. Снижение уровня трудозатрат на формирование
документооборота является значительным, что говорит об обоснованности
внедрения информационной системы.