22
-уменьшение количество специалистов задействованных в данном
процессе;
-уменьшение времени обработки информации.
23
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Обычно бизнес-процессы представляют в широко известной нотации
функционального моделирования IDEF0, реализованной в ряде программных
продуктов (например, Bpwin и Design/IDEF).
Данное представление наилучшим образом подходит для анализа на
концептуальном уровне с целью формирования требований к информационной
системе
На рисунке 2 представлена структурно-функциональная диаграмма
организации процесса учета рабочего времени и формирование заработной
платы, соответствующая бизнес-процессу, протекающему на предприятия в
данный момент времени, то есть без использования ИС.
Рис.2 Декомпозиция процесса «Учета рабочего времени» (УРВ)
При детализации процесса УРВ для расчета заработной платы на предприятии
мы видим, что он состоит из следующих процессов:
-формирование табеля по форме Т13 руководителям отдела, при
формировании табеля руководитель использует из информации из журнала
учета рабочего времени и графика работы сотрудника;
-передача заполненного табеля вышестоящему руководителю
ответственному за данное направление деятельности организации для
визирования (подтверждения данных указанных руководителем отдела), как
24
правило данные в табеле не проверяются из-за чего нет достоверности
сведений, указанных в табеле;
-после визирования табеля, руководитель отдела отдает табель на
подпись начальнику предприятия;
-завершающим процессом должна быть передача полностью
сформированного табеля в экономический отдел для формирования заработной
платы.
Входящими потоками при проведения данного процесса являются:
-фиксация прихода/ухода сотрудников на рабочее место в журнале УРВ;
-график работы сотрудников;
-больничные листы;
-график отпусков.
Выходящим потоком будет начисление и получение сотрудником
заработной платы.
На предприятии АО «ФПК» множество отделов, и в каждом отделе есть
ответственный руководитель, который ежедневно фиксирует в журнале приход
и уход сотрудника на рабочее время, в зависимости от количества сотрудников
в отделе на данный процесс руководитель отдела ежедневно затрачивает в
среднем 15 мин. После чего в конце месяца данные из журнала переносятся в
табель учета рабочего времени по форме Т3, образец данной формы
рассмотрим на рисунке 2.1.
25
Рис. 2.1 Форма табеля УРВ.
После составления табеля УРВ руководителю отдела необходимо
завизировать его у вышестоящего руководителя, подписать у начальника
предприятия и передать в экономический отдел для расчета заработной платы.
Из-за специфики работы предприятий АО «ФПК» время затраченное на
визирование и подписания табеля может занимать не один день, так как
руководство предприятия зачастую отсутствуют на рабочих местах.
В настоящее время основной проблемой для формирования заработной
платы является несвоевременность предоставления отделами табеля учета
рабочего времени. А также трата большого количества времени на составление
и согласования данного табеля, так как сейчас начальникам отделов приходится
согласовывать и утверждать его на бумаге. Так же достоверность данных
указанных в табеле весьма сомнительна.
Задачи автоматизации сократить время на составление табелей и
увеличить достоверность данных.
Время, которое работник тратит на выполнение своих обязанностей
согласно должностной инструкции, называется рабочим. Оплата труда
рассчитывается с учетом отработанных часов.
Это понятие исчерпывающе определено в статье 91 Трудового Кодекса
Российской Федерации. Составлять внутренние документы компании о рабочем
времени сотрудников необходимо в соответствии с её содержанием-[1].
Учет рабочего времени — это методика подсчета часов, которые
сотрудник фактически посвятил своим рабочим обязанностям. Сведения
вносятся в табель, который законодательство обязывает вести каждое
предприятие независимо от его размера.
Особый интерес представляет расшифровка к форме Т13. В ней
можно найти все возможные условные обозначения для ведения табелей в
соответствии с действующим законодательством.
В учете времени также важно опираться на Производственный календарь,
который публикуется на год вперёд до его наступления. Если день отмечен как
26
праздничный, а сотрудник при нормированном графике присутствует на
работе, время потребуется оплатить по повышенной ставке.
Для работодателя налаженный механизм учета важен и с другой стороны.
Если просто оплачивать пребывание сотрудника на рабочем месте, то так и
разориться недолго. Эффективный контроль часов, которые фактически
посвящены работе, позволяет существенно повысить продуктивность
сотрудников. Причем, к ним даже необязательно применять санкции.
Работоспособный способ учета — надежная прививка от желания зависать в
социальных сетях в рабочее время-[6].
Понятие режима рабочего времени
При оформлении документов устраивающемуся на новую работу
прописывается её график, который должен быть включен в должностную
инструкцию или трудовой договор. Так можно найти подробное описание
режима работы, который становится основой для последующего учета рабочего
времени на предприятии и начисления заработной платы.
На предприятиях АО ФПК существуют следующие режимы рабочего
времени:
-нормированный;
-ненормированный;
-гибкий график.
-сменный график.
При формировании табеля на предприятии задействованы такие
сотрудники АО «ФПК» как:
-руководитель отдела (ведущий специалист, старший мастер), круг
обязанностей включает организация работы отдела, работа с документами и
формирование графиков и табеля рабочего времени;
-руководитель аппарата управления, основные обязанности это контроль
работы ответственных подразделений;
-специалист экономического отдела - это непосредственно тот
специалист, который отвечает за формирование заработной платы сотрудников.
27
Методы учета
Систему учета рабочего времени можно организовать различными способами,
например:
-табели в таблицах Excel или Google документах;
-журналы контроля присутствия на входе;
-видеонаблюдение и/или аудиозапись;
-программы бухгалтерского учета;
-контроллеры и карточки доступа;
-CRM—системы;
-специальные программы тайм-трекеры.
Первый способ подойдёт для проверок контролирующих органов и
расчета зарплаты в бухгалтерии. Остальные позволяют сделать процесс
организации учета рабочего времени более удобный и эффективным.
Рассмотрим каждый из пунктов подробнее.
Табель в таблице Excel. Достаточно один раз сделать шаблон, после чего
вносить в него небольшие изменения каждый месяц и заполнять ежедневно.
Преимущества метода:
-просто использовать;
-не требует дополнительных вложений;
-понятен и привычен.
Если система учета рабочего времени должна работать не только с
количеством, но и с качеством труда, не подойдёт. К тому же ответственному
придётся делать много ручной работы, а риск ошибок из-за человеческого
фактора высок. Особенно это актуально, когда считать таким образом
приходится часы по сменному графику.
Если стоит задача детального контроля времени прихода и ухода
сотрудников, во многих компаниях по-прежнему применяют старый добрый
журнал учёта присутствия. Он лежит на столе у сотрудника транспортной
безопасности или руководителя отдела и работники проставляют время
прихода/ухода и ставят подписи.
28
Если табели в организации исправно ведутся, но стоит задача облегчить
учет использования рабочего времени для ответственных лиц, можно
использовать бухгалтерские программы. В большинстве из них опция
формирования подобных документов присутствует и это намного быстрее и
удобнее, чем заполнять их вручную.
Преимущества:
-возможность автоматизировать расчеты;
-минимум времени на заполнение;
-ниже риск ошибок из-за человеческого фактора.
Примерами могут служить 1С: Предприятие, Небо, Контур Бухгалтерия,
SAP и другие.
Поскольку на предприятии АО «ФПК» используется программный комплекс
АРМ «Орион Про», в проектируемой задаче мы рассмотрим и подбирем
оптимальный программный продукт для расчета заработной плыты,
формирования табеля УРВ, и зарплатной ведомости с возможностью
интеграции с модулем УРВ АРМ «Орион Про».
Чтобы система действительно работала, придётся разработать новый
регламент внутреннего распорядка. В первые дни на территории предприятия
найдётся немало забывчивых, которые будут постоянно забывать использовать
систему контроля доступа(СКУД) при прохождении на территорию
Учет рабочего времени сотрудников обязателен согласно действующему
законодательству РФ, а потому организовать его в самой простой форме
необходимо каждому работодателю.
29
Табель
УРВ
Табель
УРВ
Подписанный
Табель УРВ
Подписанный
Табель УРВ
Заполненный
Табель УРВ
п
Зарплатная
ведомость
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
Весь процесс формирования, утверждения табеля УРВ описан в
схеме документооборота, которая представлена рисунке 2.2.
Исполнитель
Действие
Сотрудник
Руководитель
отдела
Руководитель
подразделения
Начальник
предприятия
Специалист
экономического
отдела
1.Фиксация
прихода/ухода
на рабочее
место
2.Формирование
табеля УРВ
3.Визирование
табеля УРВ
4.Утверждение
табеля УРВ
5.Формирование
и выплата
заработной
платы
Рис.2.2 Схема документооборота для табеля УРВ
При существующей реализации обмена данными между
специалистами АО «ФПК» вычислительная техника не используется, для
реализации данного дипломного проекта необходимо задействовать технику и
информационные система установленные на предприятии.
Журнал
УРВ
30
Так, например, ввиду того что учет рабочего времени в организации
происходит без использование специализированного ПО и вычислительной
техники у специалистов, задействованных в данном процессе уходит довольно
много времени. Давайте подробнее рассмотрим времязатраты в таблице 2.
Таблица 2.
Времязатраты
Сотрудник
Затраченное время за
смену
Затраченное время за
месяц
Руководитель отдела
15 мин.
360 мин.
Руководитель аппарата управления
5 мин.
5 мин.
Специалист экономического отдела
30 мин.
Равно 30 мин.
умноженные на отдел(
всего 20 отделов)
Как мы видим из таблицы 2 руководитель отдела за расчетный период
тратит в среднем 6 часов, а это 1 смена при восьмичасовом рабочем дне.
Помимо времязатрат на составления табеля, надо так же учитывать тот
факт, что достоверность данных при ручном составлении табеля УРВ весьма
сомнительна, а это тоже может привести к необоснованным затратам.
И так как мы видим при сегодняшнем методе расчёта заработной платы
помимо того, что в процессе при таком положении вещей на предприятии
задействовано излишнее количество сотрудников и лишнее время, такие
данные не могут быть достоверными из-за человеческого фактора.
В процессе реализация нашего проекта поставим такие задачи:
- уменьшению задействованных специалистов в данном процессе;
-сокращение времени составление табеля;
-сокращение трудозатрат специалиста экономического отдела (исключить
необходимость вводить данные из табеля вручную).
31
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В АО «ФПК» действуют следующие нормативно-правовые документы в
области защиты информации и информационной безопасности:
- положение о конфиденциальной информации;
- регламент использовании программного обеспечения;
- распоряжение о безопасном использовании АРМ;
- регламент транспортной безопасности
- положение об использовании носителей информации;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- приказ о введении политики информационной безопасности;
- приказ о введении Правил внутреннего трудового распорядка.
За соблюдением каждого из этих нормативных актов назначен ответственный
руководитель.
При заключении трудового договора, сотрудники компании подписывают
соглашение о неразглашении коммерческой тайны. Сотрудники в процессе
свой деятельности обязаны соблюдать внутренний регламент предприятия,
сохранять коммерческую тайну и пропускной режим.
При использовании в своей работе персонального компьютера и другой
вычислительной техники, сотрудники должны:
- пользоваться не разрешенным программным обеспечением;
- использовать внешние носители информации;
- подключать мобильные устройства;
- использовать рабочую почту в личных целях;
- пересылать информацию составляющую коммерческую тайну (за
исключением случаев, когда это входит в служебные обязанности отправителя);
- совершать любые действия, направленные на нарушение нормального
функционирования элементов ИС Организации.