12
Модуль «Управление складом и закупки» применяется кладовщиком для
ведения учета товара на складе и их отгрузки потребителям (физические и
юридические лица). Для удобства закупки товаров у поставщиков в данном
модуле предусмотрен справочник «Контрагенты», в котором приводятся все
договора, заключенные с поставщиками.
Схема программной архитектуры информационной системы малого
предприятия приведена на рис.1.3.
Сервера
Windows
Server 2012
MS SQL
Server 2012
TCP/IP
Конфигурация
1C: Управление
торговым
предприятием 8.3
TCP/IP
АРМ ИП Татарченко М.А.
Microsoft
Edge
Microsoft
Windows 10
Arkan Vising
TCP/IP
TCP/IP
Интернет
HTTP/HTTPS
Конфигурация
1C: Управление
торговым
предприятием 8.3
TCP/IP
HTTP/HTTPS
Arkan Vising
TCP/IP
MS Office 2016
TCP/IP
Рис. 1.3. Схема программной архитектуры информационной системы малого
предприятия
Система доставки товаров ИП «Татарченко М.А.» автоматизирована с
помощью программы Arkan Vising с обновлением данных через сеть Интернет.
13
В состав программы входит карта, отображающая перемещение транспортных
средств. Кроме местоположения транспортных средств в программе можно
определить скорость движения автомобиля по Москве [16].
В программе Arkan Vising анализируются маршруты перемещения
транспортных средств в зоне покрытия GSM-оператора. Также существует
возможность просмотра графиков перемещения автотранспортных средств с
оценкой расходов на топливо, зажигание, включение различных двигателей.
Для принятия решений по оптимизации маршрутов доставки в программе
Arkan Vising существует возможность построения текстовых отчетов о
движении и печати их в PDF, XML и HTML и других форматах.
Кроме основных отчетов специалистами малого предприятия ведется
анализ текущего состояния автомобилей, оперативно реагирует на вызовы
тревожных сообщений, поступающих с датчиков. Добавление собственных
объектов на карту позволяет снизить затраты на топливо и ускорить процесс
доставки продуктов питания и табачных изделий основным потребителям.
Дополнительные возможности в программе Arkan Vising создает модуль
контроля топлива. В данном модуле фиксируется с установленного датчика на
автомобиле использование топлива. При формировании отчета отображается
дата расхода топлива, объем топлива и маршрут, по которому перемещалось
автотранспортное средство.
В состав системы Arkan Vising входит модуль web-мониторинга, который
позволяет менеджеру по логистике получать доступ к системе через сеть
Интернет и контролировать перемещение автотранспортных средств по
маршрутам на удаленном расстоянии.
Для обеспечения защиты программного обеспечения используется
антивирусная программа NOD32, которая включает модули для проверки на
вирусы поступающих файлов из сети Интернет. Для ускорения процессов сбора
информации о защите операционной системы администратором используется
модуль ESET SysInspector, а в случае возникновения вредоносного
программного обеспечения для его устранения модуль ESET SysResource Life.
14
1.2 ХАРАКТЕРИСТИКА КОМПЛЕКСА ЗАДАЧ, ЗАДАЧИ И
ОБОСНОВАНИЕ НЕОБХОДИМОСТИ АВТОМАТИЗАЦИИ
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес-процессов
К бизнес-процессам ИП «Татарченко М.А.» относится:
- осуществление закупки товаров у поставщиков с составлением списка
товаров для закупки, согласованием объемов поставки с производителями,
заключением договора на поставку товаров и контроль процесса поставки
товаров;
- исследование и анализ рынков сбыта продукции с оценкой конкуренции
на рынке, опросом покупателей и проведением рекламной кампании;
- ведение бухгалтерского учета с составлением отчетности, контролем
начисления заработной платы и подготовкой документов по кадровому учету;
- организация работы с персоналом с выполнением задач по подбору и
подготовке персонала, ведением кадрового учета, составлением приказов по
увольнению или принятию персонала в организацию, подготовкой штатного
расписания, разработкой программ по мотивации персонала;
- организация продажи товаров с выполнением задач по планированию
продаж, корректировке прайс-листов, поддержке клиентов, проведением
программ по привлечению новых клиентов, заключением договоров на поставку
продуктов питания и табачных изделий клиентам и ведение клиентской базы;
- ведение складского учета с осуществлением приема товаров от
поставщиков, проведением инвентаризации на складе, разработкой программ по
отпуску товаров со склада и ведением складского учета;
- организация доставки товаров клиенту с составлением необходимой
документации, подготовкой автотранспортного средства для отгрузки товаров.
Таким образом, в деятельности малого предприятия реализуется большое
количество бизнес-процессов.
Осуществление закупки товаров предусматривает составление списка
продуктов питания и последующее взаимодействие с поставщиками и
15
производителями. Исполнителем данной функции занимается начальник отдела
логистики.
Бизнес-процесс по исследованию и анализу рынков сбыта осуществляется
менеджером по продажам, который имеет достаточно опыта и владеет всеми
необходимыми инструментами для подготовки необходимых отчетов для
принятия управленческих решений.
Бизнес-процесс по ведению бухгалтерского учета сопровождается
составлением бухгалтерской отчетности и передачей ее органы налогового
контроля.
Наиболее важной функцией является организация работы с персоналом.
За эту функцию отвечает инспектор по управлению персоналом.
Система управления персоналом ИП «Татарченко М.А.» является основой
ведения деятельности малого предприятия, поскольку от решений, принятых
руководством по развитию персонала, зависит покупательский спрос на
продукты питания и получение доходов.
Рассмотрим более детально составляющие системы управления
персоналом.
Система планирования, прогнозирования, привлечения персонала ИП
«Татарченко М.А.» является одной из основных в системе управления
персоналом. Для поддержки бизнес-процесса привлечения
высококвалифицированного персонала инспектором по управлению персоналом
реализуются следующие задачи:
- определяется отношение между затратами на привлечение работников
организации и объемом выполняемых ими работ;
- оценивается текущая квалификация специалистов с целью назначения
должностных обязанностей и получения необходимой производительности
труда;
- выявляется функциональная роль каждого сотрудника в организации, его
профессиональные и личностные компетенции.
Для привлечения высококвалифицированных специалистов инспектором
по управлению персоналом проводятся собеседования со всеми вновь
принятыми сотрудниками, и оценивается потенциал.
16
Каждый поступающий на работу сотрудник предоставляет заявление о
приеме на работу на основании, которого с ним подписывается трудовой
договор и оформляется приказ о приеме на работу в соответствии с
действующим законодательством.
В системе кадрового учета инспектором по управлению персоналом ИП
«Татарченко М.А.» ведутся карточки каждого работника с внесением записи о
трудоустройстве. Важным этапом в системе управления персоналом является
обучение и развитие кадров. В данном процессе инспектор по управлению
персоналом разрабатывает график повышения квалификации специалистов,
организует проведение различных тренингов, аттестаций, конкурсов между
специалистами.
В настоящее время работа инспектора по управлению персоналом
частично автоматизирована с помощью ERP-системы 1С: Управление торговым
предприятием 8.3.
В системе учета рабочего времени сотрудников важную роль выполняет
табель рабочего времени. В настоящее время инспектор по управлению
персоналом составляет табель рабочего времени вручную, поскольку данная
функция не автоматизирована. При заполнении табеля по каждому сотруднику
фиксируется отработанное время, выходные дни, выход на работу в
сверхурочное время или отправку в командировку. На основании табеля
формируется ведомость начисления и выплат заработной платы.
Следовательно, на следующем этапе рассмотрим более детально бизнес-
процесс учета рабочего времени на малом предприятии.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе
задач и ее описание
Для определения места бизнес-процесса «Учет рабочего времени ИП
«Татарченко М.А.» в комплексе задач выполним моделирование в нотации
IDEF0.
Контекстная диаграмма модели «AS-IS» в нотации IDEF0 приведена на
рис. 1.4.
17
Рис.1.4. Контекстная диаграмма модели «AS-IS» в нотации IDEF0
Как видно из рис. 1.4, для учета рабочего времени ИП «Татарченко М. А.»
в настоящее время инспектором по управлению персоналом используются
персональные данные сотрудников. В своей работе он руководствуется
положением по кадровому учету.
В результате учета рабочего времени формируются:
- должностные инструкции для работников;
- табель рабочего времени с выходами на работу;
- табель рабочего времени с невыходами на работу.
Бизнес-процессы учета рабочего времени ИП «Татарченко М. А.» не
автоматизированы и выполняются инспектором по управлению персоналом
вручную.
Диаграмма декомпозиции модели «AS-IS» в нотации IDEF0 приведена на
рис 1.5.
18
Рис.1.5. Диаграмма декомпозиции модели «AS-IS» в нотации IDEF0
Как видно из рис. 1.5, в результате декомпозиции модели «AS-IS» в
нотации IDEF0 были выделены следующие подзадачи:
- ведение учета карточек работников на основании персональных данных
сотрудников с получением табеля рабочего времени и должностной инструкции
работника;
- ведение учета рабочих выходов на работу на основании табеля рабочего
времени, с подготовкой табеля рабочего времени с выходами на работу за
неделю, месяц и год;
- введение учета невыходов на работу на основе табеля рабочего времени,
с подготовкой табеля рабочего времени с невыходами на работу, с выходами на
работу за неделю, месяц и год.
Все перечисленные бизнес-процессы осуществляются инспектором по
управлению персоналом ИП «Татарченко М. А.».
Диаграмма декомпозиции бизнес-процесса «Ведение учета карточек
работников» приведена на рис. 1.6.
19
Рис.1.6. Диаграмма декомпозиции бизнес-процесса «Ведение учета карточек
работников»
Как видно из рис. 1.6., в результате декомпозиции бизнес-процесса
«Ведение учета карточек работников» были выделены следующие подзадачи:
- создание карточки сотрудника на основе персональных данных с
подготовкой карточки;
- подготовка табеля рабочего времени на основании созданной карточки
сотрудника с подготовкой персонального табеля рабочего времени;
- выдача сотруднику должностной инструкции на основе карточки
сотрудника с получением должностной инструкции.
Перечисленные бизнес-процессы не автоматизированы и в настоящее
время реализуются инспектором по управлению персоналом ИП «Татарченко М.
А.».
На основании выполненного моделирования бизнес-процессов в нотации
IDEF0 было установлено, что система учета рабочего времени на малом
предприятии требует автоматизации.
20
1.2.3 Обоснование необходимости использования
вычислительной техники для решения задачи
Для обоснования необходимости использования вычислительной техники
для автоматизации бизнес-процесса учет рабочего времени ИП «Татарченко
М.А.» рассмотрим основные технологические операции, выполняемые
инспектором по управлению персоналом с помощью рис. 1.7.
Инспектор по
управлению
персоналом
Директор
1. Принять
документы
Задачи/
Исполнители
Документы
работника
2. Заполнить
карточку
работника
3. Подготовить
табель рабочего
времени
4. Ознакомить с
табелем
работника
5. Контроль
рабочего
времени
6. Утвердить
табель рабочего
времени у
директора
Карточка
работника
Табель рабочего
времени
Табель рабочего
времени
Табель рабочего
времени
Работник
Документы
работника
Табель рабочего
времени
Рис. 1.7. Основные технологические операции, выполняемые инспектором по
управлению персоналом
Как видно из рис. 1.7, в настоящее время инспектором по управлению
персоналом ИП «Татарченко М. А.» реализуются следующие задачи:
- прием документов от работника с заполнением карточки работника;
21
- подготовка на основании карточки работника табеля рабочего времени;
- ознакомление с табелем рабочего времени работника и утверждение
табеля рабочего времени у директора малого предприятия.
На основании рассмотренных технологических операций, выполняемых
инспектором по управлению персоналом, выполним оценку трудозатрат
посредством подготовки табл. 1.2.
Таблица 1.2
Оценка трудозатрат инспектора по управлению персоналом ИП Татарченко М.
А.
Задачи
Длительность,
час.
Частота выполнения
1. Приём документов у
сотрудника
2
Во время приема сотрудника в
организацию
2. Заполнение карточки
работника
2
Во время приема работника в
организацию
3. Подготовка табеля рабочего
времени
1
Еженедельно
4. Ознакомление с табелем
рабочего времени работника
1
Еженедельно
5. Контроль рабочего времени
сотрудников с отметкой выходов
и невыходов на работу
40
Ежедневно
6. Утверждение табеля рабочего
времени у директора
5
Еженедельно
Как видно из табл. 1.2, наибольшие трудозатраты у инспектора по
управлению персоналом ИП «Татарченко М.А.» занимают контроль и
заполнение табеля рабочего времени, который в настоящее время ведется
вручную. Автоматизация процесса учета рабочего времени и расчета выходов и
невыходов работников позволит снизить трудоемкость решаемых инспектором
по управлению персоналом задач и повысить производительность его труда.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации
Система защиты информации ИП «Татарченко М.А.» включает
электронный замок «Соболь», позволяющий производить идентификацию и