1
7
17
руководителя, через которого по одному единовременному каналу проходят все
команды управления. В этом случае управленческие звенья несут
ответственность за результаты всей деятельности управляемых объектов. Все
звенья предприятия подотчетны в своей деятельности генеральному директору
данного предприятия.
Организационная структура организации – это фиксированные
взаимосвязи, которые существуют между подразделениями и работниками.
Организационная структура – это система управления организацией. Каждое
предприятие имеет свою, специфическую организационную структуру.
Она важна не только потому, что делает работу организации слаженной,
ведь от успеха в отдельности каждого работника зависят и показатели
эффективности в целом; но и потому, что каждый работающий, независимо от
занимаемой должности должен точно знать, какие у него функциональные
обязанности и перед кем он ответственен.
В штате испытательного центра работают высококвалифицированные
специалисты, имеющие большой опыт работы в проведении испытаний. Центр
оснащен современным, дорогостоящим оборудованием, что позволяет
проводить испытания – быстро, качественно, на высоком уровне.
Основной функцией испытательного центра является проведение
испытаний дорожно–строительных материалов с целью определения качества
материалов, применяемых в строительстве, нормативно–технической
документации. По результатам испытаний выдаётся протокол лабораторных
испытаний, в котором делается заключение о возможности применения каждого
материала. Все испытания производятся в соответствии с ГОСТ.
Управлением занимается генеральный директор. В его ведении находятся
вопросы стратегического характера, заключение договоров на поставку. Также в
его компетенции вопросы движения финансовых потоков.
Отдельно выделена бухгалтерия. В обязанности бухгалтера входит
ведение бухгалтерского учета, формирование отчетов для налоговой инспекции,
1
8
18
начисление налогов, решение всех вопросов, связанных с налоговой
отчетностью и др.
В процессе функционирования организации необходимо внимательно
отслеживать загруженность производственных ресурсов организации, поскольку
недостаточная их загруженность приводит к уменьшению прибыли организации
и непроизводственным затратам, а чрезмерная – к срыву заключенных контактов
и договоренностей, что пагубно сказывается на репутации организации со
стороны ее клиентуры.
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
Техническая архитектура ОАО «Аккорд» представляет собой
совокупность следующих технических средств: 2 сервера, 38 рабочих станций,
канал связи, 15 многофункциональных устройств, периферийные устройства.
В таблице 1.1 представлены характеристики оборудования. Характеристики
оборудования
п
/п
Наименование
оборудования
Характеристики
Цель применения
1
ПК
Процессор: Pentium Core i3 3,7
ГГц; ОЗУ: 4 Гб; ЖД: 1 Тб
Требуется для работы
сотрудников
3
Коммутаторы
Cisco 3750
Для каждого структурного
подразделения
4
Маршрутизаторы
Cisco 2900
Для всей организации
В программную архитектуру ИС входят ОС и всё ПО, которое установлено
на компьютерах, входящих в техническую архитектуру. Сервера работают под
управлением Windows Server 2008 R2, а рабочие станции под управлением
Windows 7.
Существующая техническая архитектура предприятия охватывает все
отделы организации, схема представлена на рисунке 1.2.
1
9
19
Рис. 1.2 Техническая архитектура ОАО «Аккорд»
В качестве сетевого оборудования используется маршрутизатор и
коммутаторы Cisco, что позволяет гарантировать безотказную работу локально–
вычислительной сети.
Оборудование, представленное в технической архитектуре ОАО
«Аккорд», с возложенными на него задачами справляется вполне успешно.
Объем передаваемых, принимаемых и обрабатываемых данных относительно
разнообразен и имеет тенденцию к росту в связи с расширением деятельности
компании.
2
0
20
В настоящее время в ОАО «Аккорд» используются следующие
программные продукты:
«1С: Бухгалтерия;
«Налогоплательщик» – программный продукт, позволяющий
формировать отчётность для налоговых органов;
«ПФР» – программный продукт, позволяющий формировать
отчётность для пенсионного фонда;
«Клиент–Банк» – программный продукт, позволяющий
осуществлять платежи за отгруженные товары и предоставляемые услуги,
возможность управлять банковскими счетами, и получать оперативную
информацию об их состоянии.
Программная архитектура информационной системы ОАО
«Аккорд» наглядно представлена на рисунке 1.3.
На всех компьютерах установлен стандартный пакет программного
обеспечения:
Операционная система Windows 7;
Пакет офисных программ MS Office 2013;
Антивирус Kaspersky Endpoint Security;
1С: Бухгалтерия 8.3;
Информационно–правовая система Консультант Плюс.
2
1
21
Рис. 1.3 Программная архитектура ОАО «Аккорд»
Данный набор программного обеспечения позволяет сотрудникам
выполнять должностные обязанности и осуществлять деятельность по
бухгалтерскому учету, складским операциям, взаимодействию между
подразделениями, подготовка отчетности для передачи государственным
структурам.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
В течение рабочего дня сотрудник организации в соответствии с
действующими правилами внутреннего трудового распорядка и условиями
трудового договора исполняет трудовые обязанности.
Режим рабочего времени определяется:
– продолжительностью рабочей недели;
– ненормированный рабочий день для определенных категорий
сотрудников;
– продолжительностью ежедневного рабочего дня;
2
2
22
– временем начала и окончания рабочего дня с установленными
перерывами в работе;
– числом смен в сутках, чередованием рабочих и нерабочих дней.
В организации может устанавливаться особый режим организации работы,
предусматривающий ненормированный рабочий день, при этом отдельные
категории сотрудников при необходимости эпизодически привлекаться к
исполнению своих должностных обязанностей вне пределов, установленной
продолжительности рабочего времени.
Перечень должностей сотрудников с ненормированным рабочим днем
устанавливается коллективным договором, соглашением или иными
нормативно–правовыми актами, принимаемыми с учетом требований профсоюза
работников.
Правилами внутреннего трудового распорядка определяется режим
рабочего времени, соответствующий нормам трудового законодательства и
иным нормативно–правовым актам, охватывающим нормы трудового
законодательства.
Законодательством установлена нормальная продолжительность рабочего
времени, не превышающая 40 часов в неделю.
Порядок исчисления нормы рабочего времени в определенные
календарные периоды зависит от утвержденной продолжительности рабочего
времени и определяется федеральными органами исполнительной власти,
осуществляющими государственное регулирование в сфере государственной
политики и нормативно–правовому регулированию рынка труда.
1.2.1 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
В соответствии со стандартом IDEF0 предписывает построение
иерархической системы диаграмм, которая включает единичное описание
информационной системы и подсистем, включенных в нее. Далее производится
2
3
23
разделение каждой подсистемы в соответствии с требуемым уровнем
декомпозиции [1].
Для понимания сущности бизнес–процесса, соответствующего стандарту,
используются следующий уточняющий понятийный аппарат [8]:
– вход бизнес–процесса определяет параметры входящего объекта;
– выход бизнес–процесса определяет исходящий результат
производственной деятельности;
– границы бизнес–процесса определяют отправные и конечные точки
фиксации процесса.
Управление реализацией операций бизнес–процесса «Учет рабочего
времени сотрудников предприятия» представлено на рисунке 1.4.
Рис. 1.4 Диаграмма модели процесса учета рабочего времени сотрудников предприятия
AS–IS
Основную работу «Учет рабочего времени сотрудников предприятия»
можно разбить на четыре более мелкие работы:
-
выбор сотрудника;
-
расчет заработной платы сотрудника;
-
печать расчетного листка;
-
формирование отчетных форм.
2
4
24
Первая декомпозиция системы представлена на рисунке 1.5.
Рис. 1.5 Первая декомпозиция диаграммы процесса учета рабочего времени
сотрудников предприятия AS–IS
Существующая модель бизнес–процесса учета рабочего времени
сотрудников предприятия отличается разрозненностью составляющих ее
подпроцессов, что приводит к неэффективному расходованию трудового
потенциала.
1.2.2 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
В современных условиях жесткой конкуренции вопросы кадрового
делопроизводства являются чрезвычайно актуальными, поскольку руководители
предпочитают принимать на работу сотрудников, которые не покидают
преждевременно рабочее место и не опаздывают на работу. Учет рабочего
времени является одним из ресурсов, используя который руководитель может не
только оптимизировать расходы на заработную плату сотрудников, но и оценить
соответствие сотрудника занимаемой должности и лояльность его к компании.
Системы учета рабочего времени позволяют выявить все нарушения
2
5
25
сотрудниками правил организации трудового распорядка и осуществлять
корректировку отработанного каждым сотрудником времени.
При решении задачи автоматизации учета рабочего времени сотрудников,
практически в любой организации требуется решить следующие задачи [7]:
1. Ведение учета рабочего времени сотрудников в организации может
осуществляться несколькими уполномоченными лицами. Данные сотрудники
могут иметь разнообразный уровень компьютерных компетенций, различные
уровни допуска к личным делам и карточкам сотрудников, работать в различных
функциональных подразделениях. В небольших организациях функции ведения
кадрового делопроизводства обычно возлагаются на отдел кадров или расчетную
группу отдела бухгалтерского учета. При данной схеме ведения кадрового
делопроизводства особых трудностей не возникает, поскольку сотрудники
отделов бухгалтерского учета и кадровой работы в большинстве случаев
обладают достаточными навыками работы на персональном компьютере. Доступ
к личным делам сотрудников в достаточной для выполнения служебных
обязанностей степени у них также имеется. Помимо этого, данными
сотрудниками используется определенный программный комплекс, в котором
должны отображаться данные по использованию рабочего времени
сотрудниками организации, поскольку в дальнейшем данная информация
используются при индивидуальном начислении заработной платы.
Для крупных предприятий и холдингов, использовать сотрудников
отделов бухгалтерского учета и кадровой работы для ежедневного учета
посещаемости сотрудниками рабочих мест является нецелесообразным или
невозможным. Данная непрофильная функция отнимет большую часть их
рабочего времени, поэтому данная ответственность возлагается на сотрудников.
Других подразделений, например, на сотрудников, ответственных за
организацию пропускного и внутриобъектового режимов
При этом возникают проблемы, связанные с обеспечением режима
информационной безопасности, организации доступа у конфиденциальной
информации и персональным данным. Сотрудникам данных подразделений
2
6
26
нецелесообразно предоставлять доступ к системе, хранящей конфиденциальные
и персональные данные сотрудников всей организации, а также информацию о
заработной плате. При этом ограничение прав доступа к системе не принесет
желаемых результатов, поскольку политика информационной безопасности,
утвержденная в организации, категорически этого не допускает. Поскольку даже
ограниченный минимальный доступ не исключает вероятность обойти данных
ограничения определенным способом.
2. В ходе производственной деятельности каждой предприятия происходят
непрерывные изменения, связанные с наймом и увольнением сотрудников,
переводом их из одного отдела в другой, ведением учета скользящего графика
работы по сменному графику, учетом отпусков, больничным и командировок.
Данный аспект работы существенно увеличивает ежедневный объем событий,
регистрируемых отделом кадрового учета. А данная информация напрямую
сказывается на распределении сотрудников по отделам и на текущие отметки в
табелях учета рабочего времени.
С другой стороны, не вся информация о кадровых перестановках
сотрудников внутри организации представляет интерес для сотрудников отделов
бухгалтерского учета и кадровой работы.
3. Данные об использовании сотрудниками рабочего времени,
зафиксированные в табелях учета ответственными лицами, должны в
определенный момент времени заносятся в информационную систему,
осуществляющую расчет заработной платы. Минимально данная информация
должна быть отражена перед расчетом аванса и денежных выплат под расчет.
Кроме этого, при увольнении сотрудника требуется провести расчет денежных
выплат, а для этого также требуется получить данные об отработанном им до
даты увольнения времени.
Недостатки организации кадрового делопроизводства в традиционной
форме – с применением документов на бумажных носителях – проявляется в
двух аспектах [9]: