17
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации.
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Деятельность предприятия направлена на обеспечения приема, переработки грузов
на путях необщего пользования и передачу груженых составов вагонов на
железнодорожные станции примыкания ОАО «Российские железные дороги»[13].
Наш дипломный проект связан с учетом деятельности не относящейся к основной.
Мы будем учитывать услуги, которые были выполнены для предприятия
автотранспортом: насыпь земельного полотна, перевозка ГСМ, перевозка МТР,
перевозка пассажиров, чистка переездов, перевозка снега, бурение скважин, чистка
колодцев, чистка перездов и т.д.
Разрабатываемая система должна отвечать следующим принципам:
- Организационная масштабируемость, то есть система может быть
изначально введена в эксплуатацию на одном рабочем месте, а в дальнейшем
количество рабочих мест имеющих доступ к системе будет увеличиваться без
потери уже накопленной в базе данных информации.
- Корпоративность, каждый пользователь корпоративной системы имеет
соответствующие полномочия по доступу к функциям системы, поэтому и доступ к
нашей разрабатываемой информационной системе должен учитывать уже
имеющиеся полномочия и в случае их недостаточности, запросить их расширение.
- Управляемость, в случае реорганизации отдельных служб или
подразделений – гибкая переналадка системы не приводит к остановке в ее работе.
- Защищенность, обязательное разграничение доступа к базе данных системы
по правам пользователей.
Общая деятельность предприятия представлена на диаграмме рисунок 3.
18
Рис. 3 - Структурно-функциональная диаграмма деятельности ООО
«Объединенное ПТУ Кузбасса»
Данная диаграмма построена с использованием принципов стандарта IDEF0
[3], соответствует бизнес-процессу, протекающему на данный момент. Входными
данными системы являются:
- заказы клиентов;
- прайс-листы поставщиков/контрагентов;
- денежные средства;
- данные по сотрудникам;
- контрагенты;
- клиенты;
Выходными данными системы являются:
- финансовые документы;
- кадровые документы;
- услуги по перевозкам;
- договора;
19
- счета-фактуры;
- отчеты.
Система функционирует согласно учетной политики предприятия и
действующего законодательства, а также, уставом организации и правилам
формирования отчетов. Пользователями системы являются сотрудники предприятия
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
Так как действующая на нашем предприятии система является модульной и
неоднородной, для создания и включения в нее новых сервисов или изменения уже
имеющихся не требуется глобально изменять всю систему. То есть мы обладаем
возможностью быстрее и с меньшими затратами совершенствовать имеющуюся
систему, предлагая создавать нужные модули различным подрядным организациям,
либо использовать свои силы для их разработки. Как уже говорилось разработка
модуля по учету работ, выполненных автотранспортом для ООО «Объединенное
ПТУ Кузбасса», будет произведена специалистами самого предприятия.
Проведем декомпозицию приведенной на рисунке 3 системы. В системе
выделяем следующие подсистемы:
- Предоставление услуг по перевозкам;
- ведение бухгалтерии и финансовых операций;
- работа с кадрами;
- учет услуг предоставленных автотранспортом.
Для блока «Предоставление услуг по перевозкам» входными данными
являются: заказы клиентов на перевозки по железнодорожным путям, клиенты, и
полученный от бухгалтерии заказ на услугу по перевозке. Выходом этого блока
являются: услуги по перевозке грузов по железнодорожным путям. Работу с
системой на этом этапе осуществляет также сотрудник предприятия.
Для блока «Ведение бухгалтерии и финансовых операций» входными
данными является: заказы клиентов, клиенты, денежные средства, прайс-листы,
контрагенты. Выходом блока являются: финансовые документы, договора на
предоставление услуг на перевозку по железнодорожным путям, счета-фактуры,
20
данные по автомобилям и контрагентам. Работу с блоком осуществляют сотрудники
предприятия.
Для блока «Работа с кадрами» входными данными являются: данные по
сотрудникам предприятия. Выходом блока являются: кадровые документы, реестр
сотрудников, сформированные отчеты по сотрудникам предприятия. Работу с этим
блоком осуществляют сотрудники предприятия. Первая декомпозиция системы
приведена на рисунке 4.
Рис.4 – Декомпозиция деятельности предприятия ООО «Объединенное ПТУ
Кузбасса».
Далее проведем декомпозицию блока «Учет услуг предоставленных
автотранспортом» на подзадачи рисунок 5
21
Рис.5 – Декомпозиция процесса «Учет услуг, предоставленных
автотранспортом ООО «Объединенное ПТУ Кузбасса».
В данном проекте мы должны получить всю необходимую информацию для
создания отчетов по работам, выполненным автотранспортом, в блоке «учет услуг
предоставленных автотранспортом» поэтапно представлены действия сотрудников.
В первую очередь сотрудник подает заявку на требующийся ему автотранспорт в
зависимости от вида работы необходимого к исполнению, к заявке сотрудника
осуществляется подпот нужного вида автотранспорта и контрагента, который его
предоставит , заявка сотрудника пополняется данной информацией, далее сотрудник
получает услугу и подтвержает ее выполнение закрывая заявку. Выполненная заявка
заносится в таблицу Excel на основании которой и получаем необходимые нам
отчеты.
И в общем опишем процесс формирования отчетов по учету работ,
выполненных автотранспортом для ООО «Объединенное ПТУ Кузбасса»
Сотрудник предприятия делает заявку на получение услуги автотранспорта.
Сотрудник отдела ОМТС подбирает нужную организацию, которая предоставляет
услуги, или организует конкурс между организациями на предоставление этой
услуги. Далее сам факт выполнения услуги и предоставление документов на оплату
22
в бухгалтерию. Мы получаем счет фактуру с приложенными к ней заказам, и
оплачиваем общей суммой. Хотя выполнение услуг могло быть заказано
различными сотрудниками разных служб (подразделений).
Вот этот момент мы будем автоматизировать. По окончанию выполнения
услуги, сотрудник, заказавший ее должен сделать отметку о получении услуги с
указанием всех требуемых данных. На основании этих данных будет составляться
отчет, который необходим для контроля за предоставлением услуг автотранспорта.
Каких проблем это позволит нам избежать:
- уменьшиться срок обработки результатов выполнения заявки и количество
потенциальных «человеческих ошибок»;
- возрастет контроль за необходимостью в услугах;
- уменьшиться вероятность ошибок «человеческого фактора» при работе с
отчетами по выполненным услугам.
- уменьшиться сложность мониторинга заявок за период и выявления лиц,
ответственных за заявку.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
Целью дипломного проекта является задача автоматизировать учет работ
выполненных автотранспортом для ПТУ, это необходимо для получения отчетов
связанных с контролем использования автотранспорта. Насколько часто, в какие
периоды, какие машины задействованы, какие службы (подразделения) чаще всего
пользуються атотранспортом и для каких видов работ.
При анализе деятельности предприятия нами были выявлены недостатки в
учете работ, выполненных автотранспортом для ООО «Объединенное ПТУ
Кузбасса». В чем они заключаются:
Для заказа автотранспорта сотрудниками ООО «Объединенное ПТУ
Кузбасса» заполняется талон заказчика, в котором указывается время прибытия и
время убытия автотранспорта, фамилия сотрудника, сделавшего заказ, дата на
которую был заказ. На предприятии надо отметить заказ автотранспорта делается не
одним сотрудником и не одним отделом или подразделением. Для расчетов за
23
оказанные услуги автотранспорта поступаем документ счет-фактура на
определенную дату, в которой указывается ТОЛЬКО, общая сумма к оплате за
оказанные услуги автотранспорта. На бумажном носители к этому документу
прикладывается ведомость в которой указывается фамилия сотрудника или название
отдела(подразделения), которые делали заказ на услуги автотранспорта, часа работы
автотранспорта (по каждой услуги), итоговые данные – часы и сумма по каждому
сотруднику или отделу(подразделению) и общая итоговая сумма и количество часов.
Также прикладываются копии талонов заказа, что бы можно было подтвердить
информацию.
Информация: итоговая сумма по каждому сотруднику или
отделу(подразделению), которые получили услуги автотранспорта не вносятся в
информационную систему предприятия для оплаты, а вносится общая сумма по
счету-фактуре от контрагента.
Для получения отчета по тому, какими, когда и в каком количестве были
услуги для определенного сотрудника или отдела(подразделения) бухгалтером
предприятия составляется таблица в Excel, которую приходиться вести по мере
поступления счет-фактур (дабы не упустить). Информация, которая указывается в
таблице: ФИО сотрудника предприятия; отдел(подразделение), в котором работает
сотрудник; занимаемая должность; ФИО шофера автотранспорта, выполнившего
услугу; номер путевого листа; дата оказания услуги; время начала работы
автотранспорта и время окончания; количество часов работы; стоимость
отработанного времени.
Не все данные можно получить из счета-фактуры, некоторые приходиться
заполнять из талонов заказа. Отчет за определенный промежуток времени довольно
долго составлять (иногда, расхождения по услугам, указанным в счет-фактуре и
фактически оказанным, искались вручную с опросом сотрудников
предприятия(даже при наличии талона заказа). Служба безопасности предприятия в
этом увидела возможность воспользоваться средствами предприятия и потребовался
более расширенный отчет со всеми заполненными данными. Затраты времени,
которые приходились на составление этого отчета были большими. Поэтому
приняли решение создать на базе имеющейся системы 1С: Предприятие 8.3
конфигурацию, отдельную, в которой сотрудники отделов и подразделений будут
24
заполнять информацию о тех услугах, которые были заказаны ими и выполнены.
Отчеты будут выдаваться в формах, которые легко можно сравнить со счет-
фактурой, не затрачивая время на ручной поиск информации в талонах заказах.
Существующий способ оформления и получения заказа на услуги
предоставляемые автотранспортом сторонних организаций можно представить в
виде схемы рисунок 6.
Рис. 6 – Схема документооборота обработки заказа на получение услуги
автотранспорта
Определим временные характеристики описанных процессов с помощью
таблицы таблица 1
Таблица 1
25
Характеристики описанных процессов
Действие
Среднее
количество за
месяц
Время на
выполнение
одного
действия
(минут)
Максимальное
время
выполнения
одного
действия
(минут)
Заполнение заказа
140
От 10 до 140
140
Подбор контрагента
140
От 60 до 960
960
Получение услуги по заказу
140
От 60 до 480
480
Закрытие заказа по
полученной услуге
140
От 10 до 120
120
Занесение заказа в Excel –
таблицы для отчета
140
От 10 до 60
60
Получение отчета по
полученным услугам
140
От 60 до 280
280
Из представленной таблицы мы видим что минимальное время у нас 10 минут
а максимальное довольно большое. Выделим также недостатки характерные для
этого способа:
- неэффективное использование рабочего времени;
- слабый контроль работы сотрудников;
- невысокая скорость выполнения расчетов;
- усталость служащих – усиление негативного воздействия человеческого
фактора.
При автоматизации данного процесса предполагается сократить время
поступления заказа в отдел ОМТС, закрытия заказа по полученной услуге, занесение
заказа в Excel таблицы для отчета, получение отчета по полученным услугам.
В таблице 2 приведем данные по предполагаемому сокращению времени при
автоматизации данного процесса.
Таблица 2
Расчет эффекта внедрения
26
Действие
Среднее
количество за
месяц
Время на
выполнение
одного
действия
(минут)
Максимальное
время
выполнения
одного
действия
(минут)
Заполнение заказа
140
От 10 до 100
100
Подбор контрагента
140
От 60 до 960
960
Получение услуги по заказу
140
От 60 до 480
480
Закрытие заказа по
полученной услуге
140
От 10 до 60
600
Занесение заказа в Excel –
таблицы для отчета
140
От 15 до25
0
Получение отчета по
полученным услугам
140
От 20 до 60
7
Таким образом, ожидается значительная экономия рабочего времени, что
позволит сотрудникам эффективнее выполнять свои служебные обязанности, а
службе безопасности получать достоверные отчеты в кратчайшие сроки.
Кроме того, мы получим следующие преимущества:
- централизованное хранение данных;
- исключение потери данных;
- более оперативная обработка данных;
- структуризация данных;
- выдача результатов в удобной форме на принтер и печать;
- контроль за изменением данных, простоту их изменения;
- система авторизации;
- сокращение времени оформления документов.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации