17
лучших мировых технологий и постоянное расширение списка услуг.
В ходе исследования деятельности предприятия было определено, что
целевой сегмент организации включает юридических и физических лиц,
которыми являются частные коммерческие предприятия, а также частные лица.
Ориентируясь на интересы целевой аудитории, предприятие должно
сосредоточивать внимание потенциальных клиентов в своей надежности как
делового партнера, квалификации персонала и должном сервисе.
1.1.2. Организационная структура управления предприятием
Высшим коллегиальным органом управления является Совет компании.
Совет формируется в количестве трех человек: 2 представителя учредителя и
работник компании. Совет руководит всеми видами деятельности компании:
организационной, финансовой и инвестиционной.
Совет утверждает в должности главного директора и досрочно его осво-
бождает от должности.
В рамках своей компетенции главный директор выполняет следующие
функции:
- открытие счетов в финансово-кредитных учреждениях;
- заключение хозяйственные и трудовые договоры, представляет пред-
приятие в государственных и иных органах;
- организация работы сервисного центра и всех его подразделений;
- издание приказов, инструкций, распоряжений и других актов,
обязательные для исполнения всеми служащими предприятия;
- разработка и утверждение правил внутреннего распорядка;
- осуществление общего руководства администрацией и оперативно-
хозяйственной деятельностью предприятия;
- организация правовой работы и обеспечение соблюдения действующе-
го законодательства;
- осуществление контроля произведенных работ;
18
- анализ состояния рынка с целью обеспечения конкурентоспособности;
- организация своевременного материального обеспечения
производственной деятельности.
Важнейшим направлением компании является производственное
направление. Возглавляет это направление заместитель главного директора.
Ему подчиняются офисный и технический персонал. Заместитель:
• руководит производственной деятельностью подразделения;
• организует ремонт, осуществляет контроль работы и осуществляет
контроль качества;
• анализирует состояние спроса, готовит проекты годовых планов,
руководит разработкой планов работ, графиков производственных процессов;
• контролирует правильность подготовки документов по расчетам за вы-
полненные ими работы, установления гонораров и размеров оплаты
работникам;
• руководит работниками, содействует повышению их квалификации.
Бухгалтерию предприятия составляет главный бухгалтер, бухгалтер.
Главный бухгалтер относится к категории руководителей и подчиняется
непосредственно директору. Возглавляемая главным бухгалтером бухгалтерия
предприятия является самостоятельным структурным подразделением и
выполняет следующие задачи:
- учет хозяйственной деятельности;
- кассовые операции;
- начисление заработной платы;
- учет банковских операций;
- налоговый учет;
- составление статистических отчетов;
- проведение инвентаризации;
- установление результатов финансово-хозяйственной деятельности
предприятия;
19
Кадровыми вопросами на данном предприятии занимается инспектор
отдела кадров. В его обязанности входит:
- оформление приема, перемещения и увольнения сотрудников, а также
подготовка документов на утверждение в должностях работников, составление
приказов на увольнение, прием, взыскание, отпуск и т.д.
- сбор и хранение данных о сотрудниках;
- разработка штатного расписания;
- обеспечение предприятия необходимым количеством кадров;
- подготовка и представление в установленные сроки всех видов
статистической отчетности по работе с кадрами, справок, характеристик и
других документов по запросам администрации, работников и организаций;
- организация контроля над состоянием трудовой дисциплины и учетом
рабочего времени в подразделениях;
- учет, оформление и хранение личных дел и трудовых книжек
сотрудников;
- обеспечение своевременного составления и утверждения графиков
отпусков;
- оформление отпусков;
- оформление больничных листов;
- взаимодействие с Центром занятости населения.
Отдел снабжения - состоит из заведующего склада, который подчиняется
главному директору. На складе хранятся сырье и комплектующие,
необходимые и ремонта и т.д.
Основными направлениями деятельности отдела ИТ отдела являются:
- поиск, изучение и анализ перспективных направлений использования
технических средств и информационных технологий в деятельности предприя-
тия. Выполнение работ по оснащению, развитию и совершенствованию локаль-
ной сети и материально-технической базы;
- планомерное внедрение в деятельность современных видов
20
технических средств проектирования, информационных технологий, ком-
пьютерной, организационной техники, средств связи;
- применение информации и технологий глобальной сети интернет в де-
ятельности предприятия;
- организация проведения комплекса технических мероприятий по
защите информации;
- установление и обновление программного обеспечения.
Основными направлениями деятельности технического отдела являются:
- поиск, изучение и анализ направлений ремонта технических средств в
деятельности предприятия и выполнение этих работ;
- планомерное внедрение в деятельность современных видов
технических средств измерения и обнаружения неисправностей компьютерного
оборудования, оргтехники и средств связи;
- применение информации и технологий глобальной сети интернет в де-
ятельности предприятия;
- организация проведения комплекса технических мероприятий по
защите информации.
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия
Сегодня многие стремятся улучшить управляемость своего
предприятия, ускорить получение финансовых и управленческих отчетов.
Основа принятия верных решений - точная и своевременная информация.
Поэтому каждое предприятие имеет в наличии хотя бы один компьютер. В
компании в общей сложности имеется 13 персональных компьютеров. Один - у
директора, один - у зам. директора, один у бухгалтера, один у инспектора
отдела кадров, два в отделе приема и выдачи оборудования подлежащего
ремонту, один - в отделе снабжения, 4 - в техническом отделе, 1 - в отделе ИТ.
Таким образом, можно установить, что загруженность компьютеров
приходится на технологический и производственный отделы.
21
Принтер на предприятии - сетевой, на котором печатаются отчеты,
счета, договоры, акты, квитанции и т.д. Топология «звезда», в центре которой
находится концентратор (хаб), обеспечивает ряд преимуществ по сравнению с
шиной:
- к каждому узлу подходит только один гибкий кабель;
- повреждение одного кабеля приводит к отказу соединения только
одного узла;
- несанкционированное «прослушивание» пакетов в сети
затруднено.
Схема сети отображена на рисунке 1.1.
Рисунок 1.1 - Локальная сеть предприятия
ЛВС имеет сетевую архитектуру Ethernet 100BaseTX (Fast Ethernet).
Сервисное программное обеспечение WatchGuardControlCenter отображает
мониторинг брандмауэра в режиме реального времени, обеспечивая
уведомления администратора об атаках или иных сетевых событиях, с
подготовкой и генерацией отчетов об использовании полосы пропускания,
22
сервисах TCP/IP и др. Ведение журналов, сбор статистики и ее учет является
весьма важным компонентом межсетевого экрана. При помощи этих
функциональных возможностей администратор может гибко определять
политику реагирования на нарушения.
В настоящее время к ЛВС подсоединены 13 компьютеров, технические
характеристики которых приведены в таблице 1.
Таблица 1
Технические характеристики аппаратной части
В таблице 2 представлена информация о программном обеспечении,
имеющемся на предприятии.
Рабочая
станция
Процессор
Жёсткий
диск
Оперативная
память
Программное
содержание
Сервер
СЕРВЕР EL19M
Core2Duo
E8400/3200/4
096Mb/2x250
Gbx2/
FDD/LAN/DVD
RW/
350W/Win2003
Serv
800 Гб и выше
4024 Мб и выше
Windows 2003
Server.
Пользова-
тельские ПК
Pentium IV
2000 МГц
500 Гб и выше
2024 Мб и выше
Windows7
Маршрутизатор
D-Linktp3555
server
-
-
-
Модем
ZyXel hg 465
-
-
-
23
Таблица 2
Программное обеспечение
В организации использование электронных информационных потоков
осуществляется за счет следующих средств:
1) электронная почта:
- используется для связи с поставщиками для заказов товаров;
- связь с клиентами;
- обмен данными между удаленными сотрудниками организации;
2) выделенный канал Internet:
- используется для размещения сайта;
- поиск партнеров и клиентов;
- продвижение предлагаемых услуг через Internet;
3) внутренняя локальная сеть:
- обмен данными между сотрудниками;
- получение оперативной информации из информационной
системы.
№
Тип программного
обеспечения
Наименование оборудования
1.
Сетевая операционная си-
стема
Microsoft Windows Server 2003 Standart Win
64bit x64 Russian (24 clt)
2.
Операционная система
Microsoft Windows 7
3.
Пакет программ
Microsoft Office 2010
5.
Правовая система
«Консультант Плюс»
6.
Firewall
Outpost Firewall Pro v7.0.4
7
Бухгалтерская система
1С:Бухгалтерия 8.2
8.
Антивирус
ESET NOD32 Business Edition - 24 пользовате-
лей
9
Специализированные про-
граммы
Adobe Photoshop 8.0 Adobe PageMaker 7.0
QuarkXPress 7.3 CorelDRAW Graphics Suite 9.0
24
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и
характеристика существующих бизнес процессов
Обычно бизнес-процессы представляют в широко известной нотации
функционального моделирования IDEF0, реализованной в ряде программных
продуктов (например, Bpwin и Design/IDEF).
Данное представление наилучшим образом подходит для анализа на
концептуальном уровне с целью формирования требований к информационной
системе.
Для компании внешними объектами являются: поставщики, заказчики,
банк, государственные организации и т.д. Внешнее окружение отображено на
рисунке 1.2
Рисунок 1.2 - Внешнее окружение компании
Входящая документация:
- договора на поставку комплектующих;
- счета на оплату;
- счета-фактуры - документ, оформляющий поставку комплектующих.
Составляется бухгалтерией поставщика на основании поставки в двух
25
экземплярах (первый остается в организации, второй отдается поставщику);
- накладная - документ для отражения поступления товара на склад.
Исходящей документацией поставщикам являются заявки на поставку,
платежные поручения за поставленные комплектующие , акты сверки.
Основными потребителями товаров и услуг данного предприятия явля-
ются юридические лица. Между заказчиком и предприятием заключается
договор на ремонт оборудования. Договор подготавливается, согласовывается и
подписывается с заказчиком.
Согласно законодательству любая организация, осуществляющая свою
деятельность на территории РФ, обязана предоставить отчетность в налоговые
органы. Компания предоставляет налоговые декларации, расчет платежей по
страховым взносам и другие необходимые сведения.
Здесь необходимы данные о сотрудниках, которые хранятся у ин-
спектора отдела кадров и суммы начисленной заработной платы, информация о
которой хранится в бухгалтерии. А также суммы расходов и доходов.
Исходящая документация от бухгалтерии:
- бухгалтерские балансы со следующими приложениями:
• Ф2 «Отчет о прибылях и убытках»;
• Ф3 «Отчет изменениях капитала»;
• Ф4 «Отчет о движении денежных средств»;
• Ф5 «Отчет о видах деятельности»;
- декларацию по налогам на имущество;
- декларация по транспортному налогу.
Через банк осуществляются финансовые операции организации. Расчет
с поставщиками, уплата налогов и страховых взносов, уплата процентов за кре-
диты, связь и прочие услуги.
Все операции оформляются платежными поручениями. Банк в свою
очередь готовит выписки с расчетного счета для предприятия.
Входящая документация:
26
- выписки с банковского лицевого счета;
- мемориальный ордер;
- приходный банковский ордер;
- проведенные платежные поручения.
Исходящая документация:
- платежные поручения на оплату;
- кассовые чеки на получение наличных денежных средств.
Документооборот в компании процесса учета комплектующих для
выполнения заказов формируется следующими документами:
- предварительная технологическая карта заказа с требованием на
бумагу и комплектующие (бланк заказа);
- калькуляция заказа (счет, счет-фактура и акт выполненных работ);
- договор на услуги;
- окончательная технологическая карта заказа с требованием на
запчасти и комплектующие (бланк заказа);
- сменное производственное задание;
- сменное требование на запчасти и комплектующие.
Рисунок 1.3 - Схема документооборота процесса учета
комплектующих
С поставщиками заключаются договоры на поставку комплектующих.
Предприятие делает заявку исходя из остатков товара на складе. Данная
операция оформляется счетом-фактурой или накладной, которая
подписывается обеими сторонами - отпускающей и принимающей.
Расчет за товар производится согласно условиям договора (с отсрочкой