66
Администратор
Учет
товаров
Начальник отдела снабжения
Продажа
Информационная система
«Учёта спроса на продуктовый
ассортимент»
Закупка
товаров
Т. Товары
Т
Закупки
Спр. Ед.
измер.
Спр. Типы
товаров
Менеджер по снабжению
Т.
Продажи
Спр Год
Спр
Месяц
Спр. Адреса
клиентов
Товары на
складе
Спр.
Организации
Отчет по спросу
на товары
Спр.
Улицы
Спр.
Город
Спр. Марка
товара
Т. Анкета
Т. Состав
анкеты
Спр.
Вопрос
Спр.
Ответ
Регистрация
поставщиков
Учет данных
анкет
Ведение
справочников
и констант
График
закупок
График
продаж
Журнал
закупок
Журнал
продаж
Данные
спроса на
товары
Анализ
ассортимента
Размер
товарных
запасов
Отчет по товарам
на складе
Отчет по
ассортименту
Отчет по РТЗ
Отчет по
поставщикам
Отчет по
продажам
Отчет по
закупкам
Т. * Товары
Т. *
Закупки
Т. *
Продажи
Т. * Анкета
Т. * Состав
анкеты
Спр. *
Ед.
измер.
Спр. *
Типы
товаров
Спр *
Год
Спр *
Месяц
Спр. *
Адреса
клиентов
Спр. *
Организации
Спр. *
Улицы
Спр. *
Город
Спр. *
Марка
товара
Спр. *
Вопрос
Спр. *
Ответ
Отчет по
анкетам
1
2
3
Рис. 2.1 Информационная модель информационной системы «Учёта спроса на продуктовый ассортимент» ООО «ПКФ
ЭнергоСофт»
3
4
66
67
На основании трех выделенных областей для работы пользователей
можно сказать, что будет выполняться несколько видов операций, а именно
работа со справочниками и настройка работы программы выполняемая
администратором, работа по обработке и добавлению информации, а так же
формирование показателей учета спроса на ассортимент продукции со стороны
менеджера по снабжению, а так же получение итоговой отчётности и просмотр
информации со стороны начальника отдела снабжения.
Область 1 отражает действия администратора системы по ведения
справочников, а так же настройки констант и условно-постоянных значений
используемых в системе для работы и проводимых вычислений. Так же
администратор производит настройку и конфигурирование доступа к базе
данных через внутренние настройки драйвера СУБД.
Добавление новых значений в справочники: «Спр. * Тип товара», «Спр. *
Ед. измер.», «Спр. * Марка товара», «Спр. * Город», «Спр. * Улицы».
Область 2 отражает действия менеджера по снабжению связанные с
учетом продаж товаров, оформления закупки товаров, ведения ассортимента
продукции и организаций клиентов и поставщиков.
Работа заключается в оформлении заказов на закупку товаров, ведение
справочников клиентов и работу с клиентами по оплате заказа и его
сопровождению. Добавление нового товара в таблицу «Т. Товар» изменения,
которых фиксируются в «Т. * Товар». Внесение данных по продажам и закупкам
«Т. * Продажа» и «Т. * Закупка», ведение данных по клиентам и поставщикам
«Т. * Организации». Обработка данных изучения потребительских предпочтений
«Т. * Анкета» и «Т. * Состав анкеты», а так же добавление и изменения вопросов
и ответов «Спр. * Вопрос» и «Спр. * Ответ».
Область 3 отражает действия начальника отдела снабжения. Они
заключаются в контроле за объемом продаж, просмотра графика и журнала
продаж и закупок. Все операции имеют отражение в таблицах и справочниках
БД. По информационной модели можно сказать, что различные операции по
наполнению БД могут выполнять различные пользователи. Но есть операции
которые направлены для автоматизации конкретных действий должностных лиц
[28].
68
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и
оперативной информации
Для оформления документов необходимы справочники, которые должны
содержаться в системе и пополняться по мере поступления информации. За
наполнение каждого справочника отвечает определенный специалист
организации. В системе обрабатывается большой объём информации: входной,
нормативно-справочной. В таблице 2.3 представлен перечень и описание
нормативно-справочной информации, которая обрабатывается в
информационной системе.
Таблица 2.3
Перечень нормативно-справочной информации
Название
Ответственный
за ведение
Средний
объём в
записях
Средняя
частота
актуализации
Описание
Адрес
Менеджер по
снабжению
10
300 раз в год
Адреса клиентов и
поставщиков
Вопросы
Менеджер по
снабжению
20
100 раза в год
Вопросы по
изучению спроса
Год
Администратор
100
1 раз в год
Операционный год
Город
Менеджер по
снабжению
10
300 раз в год
Наименование
города
Единицы
измерения
Менеджер по
снабжению
500
4 раза в год
Наименование
единиц измерения
Марка
товара
Менеджер по
снабжению
500
100 раз в год
Наименование
марки товаров
Месяц
Администратор
1000
1 раз в год
Операционный
месяц
Организации
Менеджер по
снабжению
500
200 раз в год
Наименование и
характеристика
организаций
Ответы
Менеджер по
снабжению
100
Ответы по
изучению спроса
Тип товара
Менеджер по
снабжению
12 раз в год
Тип товара
Улицы
Менеджер по
снабжению
300 раз в год
Название улиц
69
В процессе описания структуры записи файлов для описания типа полей
записи используются сокращенные обозначения, приведенные в таблице 2.4.
Таблица 2.4
Перечень обозначений типов полей записи базы данных
Наименование типа поля записи
Полное название
Краткое обозначение
Символьный тип
Character
A
Числовой тип
Numerical
N
Календарная дата
Date
D
Автосчетчик
AutoNumber
AN
Структура справочников представлена в таблицах 2.5 – 2.15. Каждый
справочник имеет перечень реквизитов для хранения информации определенной
длинны и типа.
Для отображения и хранения информации используются системы
кодирования, выбранные на этапе описания информационного обеспечения. Все
реквизиты описываются с позиции хранимых в них данных, а так же
размеренности данных.
Таблица 2.5
Структура таблицы «Адрес»
Наименование поля
Тип
Размер
Код адреса
AN
6
Номер дома
C
6
Улица
C
60
Индекс
C
6
Город
C
60
Для каждого справочника разрабатывается форма ввода и изменения
данных, а так же управления данными. Формы создаются исходя из описания
представленного в таблицах со структурой справочников.
Макет экранной формы справочника «Адрес», для ввода и хранения
данных адреса, указываемого для поставщика и клиента, представлен на рисунке
2.2.
70
Рис. 2.2 Макет экранной формы справочника «Адрес»
Таблица 2.6
Структура таблицы «Вопросы»
Наименование поля
Тип
Размер
Код вопроса
AN
6
Вопрос
C
50
Таблица 2.7
Структура таблицы «Год»
Наименование поля
Тип
Размер
Год
N
4
Макет экранной формы справочника «Операционный год» представлен на
рисунке 2.3.
Рис. 2.3 Макет экранной формы справочника «Операционный год»
71
Таблица 2.8
Структура таблицы «Город»
Наименование поля
Тип
Размер
Код города
AN
6
Название
C
60
Макет экранной формы справочника «Города» представлен на рисунке
2.4.
Рис. 2.4 Макет экранной формы справочника «Города»
Таблица 2.9
Структура таблицы «Единицы измерения»
Наименование поля
Тип
Размер
Код ед
AN
6
Наименование
C
30
Таблица 2.10
Структура таблицы «Марка товара»
Наименование поля
Тип
Размер
Код марки
AN
6
Название
C
50
Макет экранной формы «Марка товара» представлен на рисунке 2.5.
72
Рис. 2.5 Макет экранной формы справочника «Марка товара»
Таблица 2.11
Структура таблицы «Месяц»
Наименование поля
Тип
Размер
Код месяца
AN
6
Название
C
20
Обозначение
N
2
Таблица 2.12
Структура таблицы «Организации»
Наименование поля
Тип
Размер
Код организации
AN
6
Наименование
C
100
ИНН
N
20
Дата регистрации
D
10
Адрес
C
10
Справочник организаций хранит данные об организации, ее
характеристику и наименование.
Макет экранной формы справочника организаций поставщиков и
клиентов, для хранения и управления информацией об организациях
представлен на рисунке 2.6.
73
Рис. 2.6 Макет экранной формы справочника «Организации»
Таблица 2.13
Структура таблицы «Ответы»
Наименование поля
Тип
Размер
Код ответа
AN
6
Ответ
C
20
Таблица 2.14
Структура таблицы «Тип товара»
Наименование поля
Тип
Размер
Код типа товара
AN
6
Тип товара
C
40
Макет экранной формы справочника «Тип товара» представлен на
рисунке 2.7.
Рис. 2.7 Макет экранной формы справочника «Тип товара»
74
Таблица 2.15
Структура таблицы «Улицы»
Наименование поля
Тип
Размер
Код улицы
AN
6
Название
C
60
Входные данные представляются для ввода в информационную систему
по мере поступления или с определенной периодичностью, форма представления
бумажный носитель или электронный документ.
Экранные формы справочников должны быть представлены в виде сетки с
управляющими элементами в виде кнопок или навигаторов, с помощью которых
происходит добавление записей в таблицы.
На формах должны быть представлены поля для ввода данных,
управляющие элементы в виде кнопок и навигаторов. Данные формы должны
обеспечить добавление информации о документе и сохранения ее в таблицах.
По мере ввода информации она должна сохраняться в таблицах БД и
отображаться в экранных формах документов и печатных формах [5].
По мере появления необходимости редактирования записей о документах
должна иметься возможность открыть документы в соответствующих формах
редактирования, с набором полей указанных в структуре документов.
Под входной информацией понимаются документы, на основании
которых производится ввод данных в систему и формирование записи о
произошедших изменениях в состоянии. Входная информация в
информационной системе представлена следующим перечнем [10].
На основании входной информации производятся все расчеты и
формируются все результатные документы, которые представлены в
информационной системе.
Перечень входной информации позволяет определить на основании какой
информации, которая была обработана при начале работы с системой будет
строится дальнейшее вычисление целевых показателей и работа с документами.
В таблице 2.16 представлен список входной информации, источник
возникновения и описание.
75
Таблица 2.16
Перечень входной информации
Название
Источник
Описание
Частота
возникновения
док./год
Товар
Менеджер по
продажам
Содержит информацию о
товарах, их
характеристикам
300
Анкета
Менеджер по
снабжению
Сведения о
потребительских
предпочтениях клиентов
при покупке товара
300
Состав анкеты
Менеджер по
снабжению
Перечень вопросов
получаемых ответов на
вопросы по товарам.
300
Для обработки входной информации создаются формы ввода данных, с
помощью которых создаются документы. Каждый документ имеет
определенную частоту ввода. Но преимущественно документы создаются
документы по требованию [21].
Структура входных данных в виде таблиц с данными для определения
предметной области и ввода первоначальных данных учета представлены в
таблицах 2.17 – 2.19.
Таблица 2.17
Структура таблицы «Товар»
Наименование поля
Тип
Размер
Код товара
AN
6
Наименование
C
100
Марка товара
C
50
Единица измерения
C
30
Артикул
N
8
Емкость
N
6
Цена
N
11,2
Тип товара
C
40