16
В состав бухгалтерии входит несколько сотрудников, подчиненных
главному бухгалтеру. Главный бухгалтер осуществляет контроль за финансово-
хозяйственной деятельностью, за своевременным начислением зарплаты,
расчетами покупателей, предоставлением необходимых отчетов налоговым
службам.
Бухгалтер ведет бухгалтерский учет, учет основных средств, составление
отчетности в государственные органы и производит расчет налогов, расчет
заработной платы.
Кассир производит кассовые операции по приему и выдаче денежных
средств, инкассирование, составление отчетности по кассе.
Экономист ведет оперативный учет финансов, контроль исполнения
финансовых обязательств по договорам, ведение сметы затрат и бюджета
организации.
Коммерческий директор осуществляет контроль за деятельностью отдела
по работе с клиентами, координирует службу доставки.
Отдел по работе с клиентами в составе менеджеров по продажам
непосредственно принимает заказы, согласно заявкам заказчиков разрабатывает
необходимый заказ и составляет смету затрат на его изготовление.
Менеджеры по продажам так же производят реализацию продукции через
выставочные стенды и в фирменном магазине организации.
Менеджеры по работе с клиентами осуществляет реализацию продукции
как лично, так и через телефонные звонки, сайт организации, при работе с
юридическими лицами.
Служба снабжения осуществляет доставку товаров от поставщиков, а
также производит закупки товаров у поставщиков для обеспечения складских
запасов и заказов клиентов [18].
Менеджер по закупкам производит заказ деталей для службы ремонта, а
также расходных материалов для службы сервиса [17].
Для создания ассортимента товаров в магазине и для удовлетворения
потребностей покупателей и клиентов в оперативном обслуживании менеджер
по закупкам производит изучение продаваемых моделей и деталей, наиболее
часто заказываемых для ремонта, и производит их заказ у поставщиков. Для
17
исключения излишков хранения на складе производит изучение товарных
остатков и спроса на товары.
Секретарь/делопроизводитель производит регистрацию всей
корреспонденции, поступающей и исходящей из организации, после ее
распределения директором производит передачу руководителям или
исполнителям на выполнение.
Отдел обслуживания и ремонта производит ремонт оборудования,
получаемого как от физических, так и от юридических лиц, выполняет пост
гарантийный ремонт оборудования. Производит замену узлов и блоков деталей.
Сервисный отдел производит обслуживание оборудования и его
настройку в рамках заключённых договоров как на территории заказчика, так и
на собственной базе.
Отдел проектов и разработки в рамках договорных отношений с
юридическими лицами и по выставленному техническому заданию выполняет
разработку и производство оборудования, сборку оборудования, его интеграцию
и настройку под определенные технические условия заказчика.
В организации имеется отдел информационных технологий, как отдельное
структурное подразделение. В обязанности отдела входит обеспечение
работоспособности программного обеспечения сотрудников организации,
поддержка при работе с ЛВС и прикладными пакетами, выполнение
обязанностей IT-отдела при настройке нового оборудования и прикладных
программ.
Отдел информационных технологий помимо поддержки существующей
архитектуры программных и технических средств производит работы по
обеспечению информационной безопасности. На предприятии используются
современные технические и программные средства, которые позволяют
автоматизировать деятельность предприятия.
Списочная численность ООО «ПКФ ЭнергоСофт» на 01.01.2019 г. - 37
чел.
По категориям состав разделен:
руководителей - 10 человек.
специалистов - 27 человек.
18
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
Для обеспечения работы сотрудников организации каждое рабочее место
сотрудников оснащено персональным компьютером. Компьютерами оснащены
рабочие места руководителей, специалистов, а также сотрудников, работа
которых заключается в выполнении учета, а так же для работы в сети интернет,
связанной с выполнением своих прямых обязанностей, таких как поиск
клиентов, работа с поставщиками, работа с производителями, поиск схем и
описания оборудования, работа со справочной информацией [3].
В организации имеются 2 конфигурации компьютеров сотрудников. С
целью унификации и простоты обновления все оборудование закупается по
типовому принципу.
Перечень конфигурации персональных компьютеров представлен в
таблице 1.2.
Таблица 1.2
Конфигурация компьютеров организации
Наименование
оборудования
Характеристики
Цель применения
ПК сотрудников
CPU 2,93GHz, 4 ГБ,
Radeon X1600 Series, 500
Гб;Ethernet 1 Гбит.
Требуется для работы
сотрудников на стационарных
местах, не требующих частого
перемещения
Компьютер
бухгалтерии
iCeleron 2ГГц, RAM 4 ГБ,
HDD 400Гб
Ведение документации, создание
отчетов. В бухгалтерии – работа с
программами учета финансов
В каждом подразделении установлены устройства печати, как сетевые
устройства - с доступом всех сотрудников, а так же как персональные
устройства установлены на рабочем месте, для тех сотрудников, у которых в
рамках должностных обязанностей требуется большое количество печатных
документов. Так же в организации имеется копировальная техника и устройства
обработки изображений.
19
Для обеспечения коммуникации, при получении и отправки писем и
сообщений используется факсимильная связь, поскольку еще имеются
требования в работе с факсами. Перечень оргтехники представлен в таблице 1.3.
Таблица 1.3
Список оргтехники организации ООО «ПКФ ЭнергоСофт»
Наименование
оборудования
Характеристики
Цель применения
Принтер/сканер
HP LaserJet 3052, Epson EPL-
N2750, HP LaserJet 8150
Печать/копирование
документации
Факс
Panasonic KX-FC 228
Передача изображений и
документации
В организации ООО «ПКФ ЭнергоСофт» используются современные
технологии и оборудования для сбора, обработки и передачи информации.
Для передачи информации ив рамках локальной вычислительной сети
используется активное сетевое оборудование в виде коммутаторов и
маршрутизатора. Данное оборудование отвечает за передачу информации
внутри ЛВС и во внешнюю сеть интернет.
За хранение и обработку информации отвечают 2 сервера, на которых
размещаются СУБД и серверные части АРМ пользователей, а также прокси-
сервер и веб-сервер. В таблице 1.4 представлены характеристики оборудования,
установленного в организации.
Таблица 1.4
Характеристики сетевого оборудования ООО «ПКФ ЭнергоСофт»
Наименование
оборудования
Характеристики
Цель применения
Серверы
4 процессора Intel Core 2Duo CPU
2,6GHz;8,00 ГБ; Radeon X1600
Series Secondary; Жесткий диск 1
Тб; Сетевая карта 1 Гбит.
Хранения и обработка
информации
Коммутаторы
Cisco 3750
Для каждого структурного
подразделения
Маршрутизатор
Cisco 3640
Для всей компании
20
Сеть организации представляет собой сложную структуру, которая
объединяет все подразделения. Также к сети подключены сервер почты, файл-
сервер, сетевые принтеры, сетевые принтеры-сканеры, сетевые сканеры.
Подключение к Интернету осуществляется через маршрутизатор.
Маршрутизатор располагается между локальной сетью и сетью интернет и
выполняет роль сетевого шлюза. Коммуникационное оборудование выделено не
на каждое подразделение, а по факту размещения сотрудников в здании
организации. Для функционирования ЛВС организации используется 4
коммутатора. На каждый коммутатор подключается от 12 до 24 рабочих
станций. Топология и размещение оборудования позволяет иметь дальнейшее
расширение и масштабируемость ЛВС [25].
В связи с этим организация имеет два выделенных канала, один –
основной, второй – резервный, на случай выхода основного канала из строя.
Интернет организация получает от разных провайдеров.
Техническая архитектура ООО «ПКФ ЭнергоСофт», с размещением
оборудования представлена на рисунке 1.4.
Коммерческий
директор
Отдел по
работе с
клинетами
Бухгалтерия
Генеральный директор
Служба ремонта
Cisco 3750
Cisco 3750
Cisco 3640
ИНТЕРНЕТ
Сервер
домена
Интернет-
сервер
Отдел
снабжения
ИТ отдел
Cisco 3750
Отдел рекламы
Отдел проектов и
разработки
Сервисный отдел
Отдел кадров
Cisco 3750
Секретарь
Рис 1.4 Техническая архитектура
21
В программную архитектуру используемого программного обеспечения
входят все операционные системы и все пользовательское и специализированное
программное обеспечение, которое установлено на компьютерах, входящих в
техническую архитектуру. Сервера работают под управлением Windows Server
2016, а рабочие станции под управлением Windows 10.
Помимо операционной системы на рабочих местах сотрудников также
установлен пакет программ для оформления документов и офисных приложений
Microsoft Office 2016 и программа доступа с базе 1С: «Предприятие КОРП 8.3».
В настоящее время в ООО «ПКФ ЭнергоСофт» используются следующие
программные продукты:
система бухгалтерского учета «1С: Бухгалтерия КОРП 8.3;
система управления кадрами 1C: Управление персоналом 8.3;
налогоплательщик ЮЛ 4.64;
операционная система Windows 10;
пакет MS Office 2016;
антивирус Kaspersky Endpoint Security 10;
веб-браузер Mozilla Firefox;
программа для чтения файлов Adobe Acrobat 10.0 Professional;
справочная система Консультант Плюс;
«Компас 3D».
Для реализации торговли в веб-среде, разработан интернет магазин.
Интернет-магазин функционирует на интернет-сервере организации, настроен
под CMS Joomla, с использованием СУБД MySQL.
С помощью интернет-магазина организация может вести торговые
операции, как в розницу, так и продавать товар оптом. Преимущества интернет
магазина заключаются в том, что организация выставляет весь имеющийся товар
для продажи, сопроводив его описанием и количеством в наличии. Клиент
может заказать товар, а также сформировать документы и оплатить его.
В качестве автоматизированных систем используется технологическая
платформа «1С: Предприятие 8.3», предназначенная для автоматизации ведения:
бухгалтерского, налогового, управленческого учета и учета заработной платы
сотрудников [25].
22
Данные в конфигурации хранятся в СУБД MS SQL Server Express 2019.
Технологическая платформа представляет собой программную оболочку над
базой данных (СУБД Microsoft SQL Server Express 2019) [22].
Программная архитектура информационной системы организации
наглядно представлена на рисунке 1.5.
Контроллер домена
Windows Server 2016 (AD, DNS, DHCP)
Оснастка почтового сервера
ЛВС
Клиентские ПК Windows 10
Kaspersky
Endpoint
Security 10
MS Office
2016
Консультант+, Mozila
FireFox, Opera
Серверная часть
1С Предприятие 8.3
TCP/IP
TCP/IP
Интернет шлюз, брандмауэр,
прокси-сервер,VPN-Сервер, Web-
Сервер MS IS
Windows Server 2016
Web-Сервер, MySQL, CMS Joomla
TCP/IP
MS SQL Server
Express 2019
БД 1С
предприятия
БД 1С
предприятия
Kaspersky Endpoint
Security 10, серверная
Клиентские ПК бухгалтера
Windows 10
Kaspersky
Endpoint
Security 10
MS Office
2016
Консультант+, Mozila
FireFox, Opera, 1С
Бухгалтерский учет,
Налогоплательщик ЮЛ 4.64
TCP/IP
Рис. 1.5 Программная архитектура ООО «ПКФ ЭнергоСофт»
Отдельно выделена система учета для бухгалтерии, 1С: Бухгалтерский
учет 8.3, которая позволяет вести бухгалтерский, налоговый и оперативный учет
хозяйственной деятельности организации.
Для управления персоналом, а так же учета рабочего времени, расчета
заработной платы в отделе кадров установлена система 1С: Управление
персоналом 8.3. Данные из системы передаются для бухгалтерии и выплаты
заработной платы в 1С: Бухгалтерский учет. Системы независимы друг от друга
и используются параллельно для решения поставленных персоналу задач.
Лицензии на использование программных средств приобретены организацией по
количеству пользователей. Для работы используется платформа
1С: Предприятие 8.3, которая служит технологической основой работы
отдельных конфигураций.
23
Список программного обеспечения, установленного в подразделениях
организации, используемого для осуществления автоматизированного учета
показателей деятельности организации, представлен в таблице 1.5.
Таблица 1.5
Используемые ИС в подразделениях
ИС
Подразделение
Задача
1С: Бухгалтерский
учет КОРП 8.3
Бухгалтерия
Экономист
Коммерческий директор
Ведение бухгалтерского и
управленческого учета
1C: Управление
персоналом 8.3
Отдел кадров
Бухгалтер по расчету зарплаты
Генеральный директор
Ведение кадрового учета и
отчетов по отработанному
времени
Все задачи управления предприятием в настоящее время решаются
благодаря применению средств автоматизации, что позволяет оперативно
передавать рабочую информацию по локальной сети организации, а также
взаимодействовать с клиентами и партнерами через сеть интернет [3].
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Организация ООО «ПКФ ЭнергоСофт» в ходе своей деятельности
производит различные работы для обеспечения функционирования организации
в целом. Т.е. подразделения организации производят работы или бизнес-
процессы, которые определены им в рамках должностных обязанностей или
положениях о подразделениях.
Для изучения всех бизнес-процессов, выполняемых в организации,
рассмотрим выполнение основной задачи по продаже товаров, осуществлению
ремонтов и обслуживания оборудования организаций и физических лиц, а также
выполняемые при этом действия по учету информации и ее передаче внутри
24
организации и во внешнюю среду. В организации, в рамках основной
деятельности и обеспечивающей деятельности, выполняются следующие
функции:
1. Основная деятельность:
продажа товаров оптом и в розницу;
продажа деталей и запасных частей;
осуществление ремонтных работ оборудования заказчиков.
2. Обеспечение технической и информационной поддержки.
3. Проведение проектных работ и услуг по разработке оборудования из
блоков и узлов изготовителей по техническому заданию заказчика.
4. Снабжение организации.
5. Управление кадрами.
6. Оформление бухгалтерской отчетности.
7. Маркетинговые исследования и реклама услуг и продукции.
8. Изучение спроса на ассортимент товаров.
9. Работа с клиентами и поставщиками [19].
Все бизнес-процессы организации выполняются с помощью программного
обеспечения, установленного на рабочих местах сотрудников, но при этом не все
области деятельности имеют средства автоматизации. Работа по оптовой
продаже и отпуску товаров производится в виде выставления счетов и
бухгалтерской документации, а сбор заявок, формирование предложений
выполняется с помощью программных средств MS Office 2016.
Исследование деятельности ООО «ПКФ ЭнергоСофт» показало, что
большая часть информации при проведении анализа товарного ассортимента и
спроса на него производится в ручном режиме. Организация не имеет в своей
структуре программных средств, которые позволяли бы производить в
автоматизированном варианте работу с ассортиментом.
Существующая система учета торговых операций не позволяет
производить анализ ассортимента, но при этом отражает операции по учету
движения товаров при их продаже и поступлении.
25
Анализ товарного ассортимента и спроса на него должен проводиться на
постоянной основе, а также отдельно в момент формирования заказа товаров у
поставщиков.
Для выполнения моделирования детальности по анализу ассортимента
товаров необходимо рассмотреть деятельность отдела по снабжению и
проведению закупок. Поскольку они являются потребителем данной
информации.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
На основании рассмотрения существующих бизнес-процессов в
организации было определено, что существуют бизнес-процессы, при
выполнении которых отсутствуют средства автоматизации. Одним из таких
бизнес-процессов является изучение спроса на ассортимент товаров ООО «ПКФ
ЭнергоСофт».
Существующие системы учета, используемые в организации не позволяют
производить изучение потребительских предпочтений, а так же рассматривать
структуру ассортимента товаров не как запасы на складе, а как независимый
показатель, по которому сотрудники снабжения могут формировать закупки
товаров для их последующей реализации и определять неликвидные товары,
которые могут не иметь продаж.
Изучение ассортимента товаров в ООО «ПКФ ЭнергоСофт», а так же
спрос на товары по потребительским предпочтениям клиентов может быть
произведен в рамках выстраивания маркетинговой стратегии организации, а так
же при работе с состоянием склада, оптимизацией закупок товаров,
стимулирование продаж, экономию на закупках при формировании партий
требуемых товаров, имеющих высокий коэффициент продаж.
Для анализа соответствующего бизнес-процесса необходимо построить
функциональную диаграмму, задачей которой будет рассмотреть структуру
информационных потоков, механизмов управления данными потоками и
занятость заинтересованных лиц.