18
Рис. 1.3 – Техническая архитектура
Программная архитектура включает совокупность всех программных
продуктов, технологий, интерфейсов, которые используются в типографии
для выполнения бизнес-процессов (рис. 1.4).
ОС Windows 7
Пакет Microsoft Office 2013
Microsoft Project
Microsoft Visio
WinRar
Антивирус Касперский
Adobe Reader
Браузер Google Chrome
Персональный компьютер
пользователя
ОС Windows Server 2008 R2
Антивирус Касперский
Файловый сервер
ОС Windows Server 2008 R2
Антивирус Касперский
Сервер баз данных
ЛВС
Рис 1.4 – Программная архитектура
19
В качестве операционной системы на персональных компьютерах
пользователей используется Windows 7 Professional Edition 64 bit, в качестве
серверной – Windows Server 2008 R2 Enterprise Edition. Операционная
система Microsoft Windows Server 2008 R2 Enterprise — это мощная
серверная платформа, обеспечивающая надежную поддержку для самых
важных процессов и нагрузок. В этой редакции предусмотрены расширенные
возможности виртуализации, экономии электроэнергии; улучшена
управляемость; мобильные сотрудники могут проще получать доступ к
ресурсам компании. [16]
Для работы с документами различного типа сотрудниками
используется пакет приложений Microsoft Office 2016 (Word, Power Point) и
Adobe Reader. Для управления проектами используется Microsoft Project, для
работы с диаграммами различных типов используется Microsoft Visio. Так
же, в организации имеется информационный массив данных, содержащий
файловую информацию, накапливаемую на протяжении долго времени,
который обрабатывается с помощью электронных таблиц Microsoft Excel.
Для работы с архивами используется программа WinRAR. Для сёрфинга в
интернете на компьютерах сотрудников установлен браузер Google Chrome.
А безопасность обеспечивает антивирус Касперского.
1.6. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.6.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Одним из важных шагов в создании автоматизированной системы
учета является анализ бизнес-процессов организации. Формулировка
требований к разрабатываемой системе осуществляется на основании
результатов анализа функций предприятия. Поэтому для того, чтобы
создавать систему необходимо изучить, составить и проанализировать все
20
бизнес-функции, выяснить, как они взаимодействуют между собой, и какие
из них нуждаются в автоматизации.
Бизнес-процесс – это совокупность взаимосвязанных мероприятий или
задач, направленных на создание определённого продукта или услуги для
потребителей. В качестве графического описания деятельности применяются
блок-схемы бизнес-процессов. Описание бизнес-процессов – это очень
сложная и кропотливая работа. Согласно технологии описания, первым
шагом является описание процесса «как есть», то есть как он действительно
функционирует сейчас. Поэтому необходимо описывать те работы, которые
существуют на самом деле, и не отличаются от реальной действительности.
Описывать бизнес-процесс стоит, принимая во внимание накопленный опыт
и знания сотрудников компании, необходимо опросить всех, кто принимает
участие в тех или иных задачах. [24]
Для описания существующих бизнес-процессов типографии ООО «АР-
Принт» использована методология функционального моделирования IDEF0,
позволяющая наглядно и эффективно отобразить весь механизм
деятельности организации в виде системы взаимосвязанных функций. Метод
функционального моделирования IDEF0 – это метод структурного анализа и
проектирования. Метод IDEF0 представляет собой совокупность правил и
процедур, предназначенных для построения функциональной модели объекта
какой-либо предметной области. Функциональная модель IDEF0 отображает
функциональную структуру объекта в виде иерархической системы
взаимосвязанных функций, т.е. производимые им действия и связи между
этими действиями.
1.6.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Основным бизнес процессом в типографии «АР-Принт» является
процесс учёта и контроля выполнения заказов. Входными данными процесса
является заявка от клиента, выходными данными – выполненная заявка и
21
аналитические отчёты по деятельности организации. В данном процессе
учувствуют все сотрудники типографии. Контекстная диаграмма данного
процесса представлена на рисунке 1.5.
Рис. 1.5 – Контекстная диаграмма процесса учёта и контроля
выполнения заказов в типографии «АР-Принт»
Декомпозиция процесса учёта и контроля выполнения заказов в
типографии «АР-Принт» представлена на рисунке 1.6.
22
Рис. 1.6 – Декомпозиция диаграммы процесса учёта и контроля
выполнения заказов в типографии «АР-Принт»
Рассмотрим процесса учёта и контроля выполнения заказов в
типографии «АР-Принт» более подробно.
Менеджер по работе с клиентами фиксирует заявку от клиента на
изготовление типографической продукции, уточняет необходимые детали,
оценивает объём работы и формирует список материалов, на основании
которого рассчитывает предварительную стоимость выполнения заказа и
согласовывает её с клиентом. После согласования деталей заказа, менеджер
по работе с клиентами принимает от заказчика оплату по заказу (рис. 1.7).
23
Рис. 1.7 – Декомпозиция блока А1 «Формирование заказа»
По факту поступления денежных средств менеджер по закупкам
проверяет наличие необходимых материалов для выполнения заказа на
складе. В случае, если материалов недостаточно, менеджер по закупкам
формирует заявку поставщику со списком необходимых материалов,
проводит анализ рынка и выбирает наиболее выгодные предложения от
поставщиков. Бухгалтер организации проводит оплату поставщикам за
материалы. По факту поступления материалов, необходимых для
выполнения заказа, менеджер по закупкам оприходует их на складе и
передаёт информацию мастеру (рис. 1.8).
24
Рис. 1.8 – Декомпозиция блока А2 «Обеспечение расходными
материалами»
После получения и подготовки всех необходимых расходных
материалов для производства, мастер приступает к выполнению работ заказу.
По результатам выполнения заказа мастер проводит списания фактически
израсходованных материалов и выполняет отгрузку заказа клиенту (рис. 1.9).
25
Рис. 1.9 – Декомпозиция блока А3 «Выполнения заказа»
1.6.3. Анализ информационных потоков проектируемой задачи
Основная задача документооборота – обеспечение такого состояния
работы с документами, при котором каждый специалист (как руководитель
компании, так и рядовой ее сотрудник) может в любой момент времени без
больших трудозатрат получить необходимые документы и нужную
информацию. При традиционном бумажном документообороте, когда объем
обрабатываемых документов насчитывает несколько тысяч, достичь такого
состояния дел невозможно. На помощь приходят современные
информационные технологии, организующие электронный документооборот
согласно ГОСТам и принятым в компании правилам, и нормам. [19]
Рассмотрим текущую схему документооборота при прохождении
заказом различных этапов бизнес процесса (рис. 1.10).
26
Исполнитель
Действие
Менеджер по
работе
с клиентами
Менеджер по
закупкам
Бухглатер
1. Оформление
заявки клиента
3. Приём оплаты от
клиента
4. Формирование
заявки поставщику
5. Оплата
поставщику
Заявка
клиента
6. Оприходование
материалов для
производства
2. Расчёт стоимости
выполнения заказа
Заказ
Квитанция об
оплате
Заявка
поставщику
Счёт на
оплату
Приходная
накладная
Заказ-наряд
Мастер
Товарная
накладная
7. Выполнение
заказа и списание
израсходованныхм
материалов
8. Отгрузка готовой
типографической
продукции
Рис 1.10 – Схема документооборота
Проанализировав построенную выше схему документооборота,
сформируем таблицу с показателями временных затрат на решение задачи
управления персоналом без автоматизации (таблица 1.2).
27
Таблица 1.2
Показатели трудозатрат на выполнение задач без автоматизации
Аспект деятельности
(действие)
Частота
повторение в
месяц
Трудовые
затраты на 1
документ, мин
Трудовые
затраты за
месяц, час
Оформление заявки клиента
300
15
75
Расчёт стоимости выполнения
заказа
150
50
125
Приём оплаты от клиента
100
15
25
Формирование заявки
поставщику
200
35
117
Оплата поставщику
200
25
83
Оприходование материалов
для производства
200
45
150
Выполнение заказа
100
60
100
Списание израсходованных
материалов
350
30
175
Отгрузка готовой
типографической продукции
100
25
42
Внесение справочной
информации
400
15
100
Формирование отчётов
40
90
60
Итого:
1056
Автоматизация задачи предположительно снизит затраты трудовые и
экономические приблизительно в 2,5 раза, так как возрастет скорость и
качество обслуживания.
Для любой компании управление заказами является первоочередной
задачей, требующей к себе особого внимания и трепета. Только при должном
обслуживании заказчика его заявка превратиться в прибыль организации.
В настоящее время в типографии «АР-Принт» вышеописанный процесс
не автоматизирован, рост количества и стоимости заказов вызывает
повышение требований к оперативности и полноте информации. Среди
наиболее трудоемких процессов особое место занимают процесс расчёт
стоимости заказа. Для работы на данном участке необходимы высокая
точность, аккуратность, максимум внимания и своевременное выполнение