28
всех расчетных операций. Наличие большой доли ручной обработки
элементарных операций, таких как формирование печатных форм
документов, перенос данных в итоговые ведомости и т.д. приводит к
высоким временным затратам сотрудников. В процессе выполнения этих
операций создаётся несколько копий одного и того же документа - на бумагу
и копирование документов тратится немало средств. При хранении
информации на бумажных носителях не исключена вероятность попадания
документов и информации в них в чужие руки злоумышленников, а также
возможность утери важных документов;
Из-за отсутствия единой информационной среды для учёта заказов в
типографии «АР-Принт» используется набор офисных программ пакета
Microsoft Office. Учет заявок и выполненных работ ведется в электронном
журнале, представленном в виде таблицы Excel, что затрудняет поиск
информации и формирование отчетности Недостатком такого способа
расчета является отсутствие единой базы и необходимость хранить данные в
различных файлах. Хранение данных в одном файле небезопасно, так как он
находится в открытом доступе, и любой пользователь может внести
изменения в записи, причем будет невозможно установить, кто именно это
сделал. Так же Microsoft Excel не поддерживает многопользовательский
режим работы с файлами, из-за отсутствия которого и несогласованности
действий сотрудников возможен многократный ввод одних и тех же данных.
Отсутствие проверки данных при вводе, ошибки при копировании
формул приводят к неверным расчетам. Настройка внешнего вида таблиц,
вставка формул и оформление отнимают много времени. Отчетность
формируется средствами Microsoft Word вручную, что снижает скорость и
эффективность работы менажеров, к тому же не исключается вероятность
ошибок, вызванных «человеческим фактором».
В связи с большим потоком заказав, сотрудники типографии не
справляются с поставленными перед ними задачами по учету информации.
Увеличение штата сотрудников не эффективно и с финансовой точки зрения.
29
На основании перечисленных проблем было принято решение о
необходимости внедрения уже готовой или разработки собственной
информационной системы для учёта и контроля выполнения заказов в
типографии «АР-Принт». Применение автоматизированной системы для
управления заказам в художественной студии является оптимальным
решением перечисленных проблем и позволит уменьшить временные
затраты в процессе планирования и управления деятельностью организации,
повысит верность информации и оперативность обработки данных,
предоставит возможность оперативного доступа к информации для принятия
эффективных управленческих решений, а также повысит эффективность
управления процессом управления заказами в целом.
Внедрение новой информационной системы повлечет за собой
изменения в бизнес-процессах, которые планируется достичь в результате
автоматизации. Проиллюстрируем изменения с помощью структурно-
функциональной модели по стандарту IDEF0 в контексте TO-BE и
методологии SADT с помощью CASE - средства от компании CA ERwin Data
Modeler - BPwin Version 4.1. [16]
Модель TO-BE описывает возможное будущее состояние предметной
области, в которое она перейдёт в результате оптимизации существующей
системы и внедрения новых технологий.
Контекстная диаграмма автоматизированного процесса представлена
на рисунке 1.11.
30
Рис. 1.11 – Контекстная диаграмма TO-BE процесса учёта и контроля
выполнения заказов в типографии «АР-Принт»
Декомпозиция диаграммы автоматизируемого процесса представлена
на рисунке 1.12.
31
Рис. 1.12 – Декомпозиция контекстной диаграммы TO-BE процесса
учёта и контроля выполнения заказов в типографии «АР-Принт»
Если данную модель сравнивать с моделью, полученной ранее, то стоит
отметить, что в данной модели появляются новый исполнитель в виде
информационной системы, которая в основном взаимодействуют с
сотрудниками при выполнении процесса учёта и контроля заказав в
типографии «АР-Принт».
Другие уровни диаграммы находятся на рисунках Б.1-Б.4,
приложения B.
32
1.6.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Политика безопасности организации – это совокупность руководящих
принципов, правил, процедур и практических приёмов в области
безопасности, которые регулируют управление, защиту и распределение
ценной информации. [24]
Для обеспечения информационной безопасности в типографии «АР-
Принт» имеются нормативно-правовые и организационно-распорядительные
документы такие как:
1. Регламент информационной безопасности, который определяет
доступ сотрудников к служебной информации, составляющей коммерческую
тайну, и доступ к использованию программного обеспечения, которое
настроено и сконфигурировано специально под требования организации.
2. Регламенты использования ресурсами локальной вычислительной
сети, сети Интернет и электронной почты.
Помимо использования документов политики безопасности
организации информационная безопасность и защита информации
обеспечиваются на двух уровнях: программном и аппаратном.
Программный уровень включает в себя настройку политики
безопасности Microsoft Windows Server 2012 в совокупности с антивирусом
«Касперский». Настраиваются такие параметры, как:
права доступа;
права пользователя системы на чтение, запись и исполнение
каких-либо данных;
парольная защита;
ведение логирования основных действий пользователей.
Ответственным за информационную безопасность является
руководитель организации.
33
Также в обязанности ответственного за информационную безопасность
и защиту информации входит постоянный мониторинг наиболее опасных
угроз:
Действия инсайдеров
Вредоносные программы
Хакерские атаки
Халатность сотрудников
Спам
Аппаратные и программные сбои
Кража оборудования
1.7. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
1.7.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Использование информационных систем для автоматизации
внутренних процессов в организации на сегодняшний день стало не просто
средством оптимизации, а насущной необходимостью в условиях жесткой
конкуренции. Именно она дает новые возможности любой организации по
ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как
оперативных, так и стратегических решений.
В настоящее время для автоматизации процесса учёта заказов на
российском рынке существует достаточно большое количество программных
продуктов, различающихся по набору функциональной базы. Выделим
наиболее популярные информационные системы на российском рынке и
рассмотрим их более подробно.
«1С: Комплексная автоматизация 8», «Alfa-MNF/MES» и «БОСС-
Компания».
"1С: Комплексная автоматизация 8" – прикладное решение, решающее
задачи комплексной автоматизации управления и учета для широкого круга
коммерческих предприятий.
34
В единой информационной базе ведется управленческий,
бухгалтерский и налоговый учет как одной, так и нескольких организаций.
Это существенно снижает трудоемкость ведения учета за счет использования
общих массивов 15 информации. Управленческий учет по предприятию
может вестись в любой выбранной валюте, бухгалтерский и налоговый учет
ведется в национальной валюте. Регламентированная отчетность для каждой
организации формируется раздельно. Прикладное решение "1С: Комплексная
автоматизация 8" позволяет организовать на предприятии единую
информационную систему, охватывающую основные задачи управления и
учета: управление продажами, запасами и закупками; управление
отношениями с клиентами (CRM); ценообразование; оперативное ресурсное
планирование; управление денежными средствами и взаиморасчетами;
упрощенный производственный учет; управление основными средствами и
оборудованием; бухгалтерский и налоговый учет, регламентированная
отчетность; расчет зарплаты и управление персоналом; мониторинг и анализ
эффективности для руководителей.
Так как "1С: Комплексная автоматизация 8" позволяет осуществлять
управление продажами, запасами и закупками, управление отношениями с
клиентами, она соответствует требованию реализации функции учета заказов
клиентов и заявок на закупку материалов. Возможность доработки является
плюсом данного решения. В свою очередь "1С: Комплексная автоматизация
8" не может осуществить функцию контроля этапов выполнения заказов и
функцию анализа выполнения заказов в том виде, который требуется
руководством типографии. Так же "1С: Комплексная автоматизация 8"
обладает избыточным функционалом.
Для осуществления функций формирования заказов по производству
типографической продукции с учётом особенностей бизнеса (техника и
жанры живописи, размеры полотна и т.д.) потребуется доработка данного
решения под нужды организации. Alfa-MNF/MES имеет избыточный
функционал.
35
БОСС-Компания – универсальная система автоматизации задач,
возникающих на всех стадиях управления ресурсами предприятий и
организаций любого масштаба и организационно-правовой формы
собственности. БОСС- Компания имеет в своем составе уникальный для
систем такого класса графический инструмент настройки бизнес-логики
приложения, который регламентирует всевозможные этапы жизненного
цикла документов. Система обладает развитыми средствами
конфигурирования рабочих мест по их функциональным возможностям и
правам доступа к ним. Для каждого из пользователей в меню системы
визуализируются только те команды, которые необходимы ему для работы.
Система поддерживает все функции жесткого администрирования, которые
позволяют выделенному пользователю системы, помимо выполнения
настройки рабочих мест, вести системный журнал протоколирования.
Из заявленных функций системы, БОСС-Компания может осуществить
только функцию учета заявок клиентов и закупки расходных материалов.
Для осуществления остальных функций требуется доработка ИС. БОСС-
Компания имеет избыточный функционал.
Результаты проведенного сравнения аналогов программных продуктов
по требуемы критериям сведем в таблицу 1.3.
Таблица 1.3
Сравнительный анализ инструментов решения задачи
Критерии
1С:
Комплексная
автоматизация
8
Alfa–
MNF/MES
БОСС-
Компания
Разработка
собственного
решения
Стоимость ПО
72 900 руб.
140000 руб.
299 000
руб.
4600 (стоимость
платформы
1С:Предприятие
8.3)
Полное решение
поставленных задач
-
-
-
+
Отслеживание
деятельности
сотрудников
+
-
-
+
36
Дизайн и удобство
+
-
+
+
Работа с заявками
клиентов
+
+
+
+
Контроль этапов
выполнения заказов
-
+
-
+
Учёт материалов, работа
с поставщиками
+
+
-
+
Многопользовательский
режим и права доступа
+
+
-
+
Возможность доработки
+
-
-
+
1.7.2. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Рассмотрим более подробно способы приобретения информационной
системы для автоматизации процесса учёта заказов в типографии «АР-
Принт» и выберем наиболее предпочтительный.
Вариант покупки готового продукта предполагает следующие
преимущества:
готовое программное обеспечение уже отлажено, а значит,
содержит минимум ошибок;
продукт уже разработан, а значит отсутствует необходимость
временных затрат на проектирование и разработку, а также минимизация
ресурсов на внедрение системы.
готовый продукт предполагает поддержку и обновление версий
командой разработчиков в соответствие с изменениями российских и
международных стандартов в области учёта.
Тем не менее, у данного варианта присутствует ряд недостатков:
Потребуется адаптировать продукт под организационную
структуру, функциональные требования и т.д.;
Возникают вопросы к защите и актуальности продукта, так как
продажа продукта поставлена на поток
37
Сотрудников может не устраивать функционал системы.
В ходе анализа предложенных программных продуктов, полностью
подходящего под функциональные требования сотрудников предприятия, не
обнаружилось.
Вариант разработки системы на заказ предоставит возможность
получить систему, которая будет полностью подходить под рассматриваемые
бизнес процессы и сформированные требования. Но в этом варианте
приобретения есть свои недостатки:
Большая стоимость заказа;
Формирование технического задания, проектирование,
разработка, внедрение и тестирование программного продукта займет
длительное время;
Невозможно заранее познакомиться с продуктом и испытать его
функциональные особенности
В связи с перечисленными недостатками данный вариант не является
целесообразным.
Вариант покупки и доработки готового продукта позволяет доработать
готовое решение для того, чтобы оно соответствовало перечню выдвинутым
критериям к системе. В этом варианте сочетаются преимущества и
недостатки вариантов «Покупка готового продукта» и «Разработка системы
на заказ».
Преимущества:
Покупаемое ядро является отлаженным и законченным
компонентом;
Не надо платить за то, что компании не нужно.
Недостатки:
Доработанный вариант может содержать ошибки;
Схема эффективна, если объем работ по доработке функционала
относительно невелик;