26
Дальше рассчитывается доля амортизация для каждого вида
продукции и РСЭО для каждого объекта ОС.
Эта информация передается экономистам, которые рассчитывают
себестоимость продукции и отпускные цены. Также они принимают решение
о целесообразности обновления или модернизации оборудования, если РСЭО
оказываются выше прогнозной или происходит моральное устаревание
оборудования.
Однако при слабой автоматизации учет ОС упрощен.
Однако ведение такого развернуто учета при слабой автоматизации
оказывается слишком сложным. Поэтому рассчитываются только следующие
показатели: линейная амортизация и затраты на ремонт.
Исходная информация – сведения об основном средстве – поступает
из бухгалтерии.
Выходная информация – величина амортизации и расходы на ремонт
передаются экономистам для дальнейших расчетов
При этом используются следующие документы
1. Ввод в эксплуатацию ОС
a. Оплата поставщику
b. Оплата доставки
c. Оплата монтажа (если надо)
d. Срок полезного использования
2. Снятие с учета
a. реализация
b. утилиация
3. Модернизация
a. Расходы
b. изменение СПИ
4. Расходы на ремонт
5. Остаточная стоимость ОС
27
a. расчет амортизации
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
На балансе организации находится 3240 ОС.
В год вводятся в эксплуатацию 5-10 ОС.
Снимаются с учета 1-5 ОС, подвергаются модернизации 50-100.
Около 150 ОС ремонтируются, при этом капитального ремонта
требуют 20-50, профилактического 100-130.
Документооборот организации, связанный с указными бизнес-
процессами имеет следующий вид (рисунок 7):
Исполнитель
Действие
Бухгалтерия
Экономисты
Отдел учета ОС
Получение
первичных
документов
Расчет амортизации
Решение о
модернизации ОС
Решение о списании
ОС
Рисунок 7. Схема документооборота
Для автоматизации работ по учету основных средств в ООО
«Агровит» необходимо обеспечить выполнение следующих задач:
просмотр документов;
Сведения об ОС
Акт расчета
амортизации и
расходов на ремонт
Сведения об ОС
Ведомость
стоимости ОС с
учетом амортизации
Акт расчета
стоимости
модернизации ОС
Ведомость стоимости
ОС с учетом
модернизации
Акт о списании ОС
Ведомость
списанных ОС
Отчет о стоимости
ОС с учетом
амортизации
Ведомость
списанных ОС
Отчет о стоимости ОС
с учетом модернизации
Расчет начальной
стоимости
28
печать документов;
формирование отчетов;
хранение документов.
Требования к задачам:
необходимо хранить данные об основных средствах и их
характеристиках;
формировать требуемые отчеты.
Выполнение задачи можно разбить на три этапа. Цель начального
этапа – это собирание, обработка и отправка данных для последующей
обработки. В результате мы имеем структурированную информацию для
обработки. Цель следующего этапа - копирование данных на жесткие диски,
создание информационной базы и процесс обработки информации. На
третьем этапе происходит процесс подготовки итоговых и промежуточных
отчетов и выдачи результатов [1].
При этом необходимо учесть указанные требования:
гарантирование достоверности информации;
выдерживание сроков;
минимализация затрат по обработке данных;
обработка данных с помощью компьютера;
использование различных режимов решения задачи.
Эти требования можно выполнить с помощью:
уменьшения количества трудоемких, в том числе, ручных,
операций;
всесторонний контроль поступающей в систему информации;
подготовка пользователей, совершенствование условий труда
соответственно, увеличение производительности.
Интерфейс системы должен быть простым, функциональным и
удобным.
29
Для оптимального функционирования базы данных необходимо будет
правильно определить логические взаимосвязи между таблицами.
Таким образом, на разработку самой базы данных и основы
клиентского приложения может быть затрачено значительное время [4].
Основными источниками экономической эффективности,
получаемыми в результате создания информационной системы являются:
экономия рабочего времени и повышение производительности
труда;
улучшение учета фактической себестоимости продукции и
эффективности использования ОС
Оценим предполагаемый экономический эффект от внедрения
автоматизации (таблица 2).
Таблица 2
Оценка трудозатрат на обработку информации
(«Как было»)
№
п/п
Наименование
Документа
Периодич-
ность
(мес)
Коли-
чество
операций
в год
Норма
выработки
(мин)
Трудозатраты в
год (час)
1
2
3
4
5
6
1
Ввод в
эксплуатацию
12
5
30
2,5
2
Расчет
начальной
стоимости С
12
5
30
2,5
3
Расчет
амортизации
12
3240
10
540
4
Расчет
модернизации
12
150
60
150
5
Акт о списании
12
5
60
5
После автоматизации предполагаются следующие трудозатраты
(таблица 3)
30
Таблица 3
Оценка трудозатрат на обработку информации
(«Как станет»)
№
п/п
Наименование
Документа
Периодич-
ность
(мес)
Коли-
чество
операций
в год
Норма
выработки
(мин)
Трудозатраты в
год (час)
1
2
3
4
5
6
1
Ввод в
эксплуатацию
12
5
2
0,17
2
Расчет
начальной
стоимости С
12
5
2
0,17
3
Расчет
амортизации
12
3240
1
54
4
Расчет
модернизации
12
150
5
12,5
5
Акт о списании
12
5
5
0,42
Как видно из таблиц, будет достигнута значительная экономия
рабочего времени и, следовательно, средств на оплату труда.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В ООО «Агровит» разработана и выполняется политика безопасности.
В компании исполняются нормативно-правовые документы по
вопросам достижения достаточного уровня безопасности и защиты
информации:
31
положение об охране корпоративной и конфиденциальной
информации;
положение о правилах использования компьютерных программ;
положение о правилах использования электронной почты;
положение о правилах использования сети Интернет;
положение о правилах использования мобильных телефонов,
смартфонов и внешних носителей информации;
положение о пропускном режиме на предприятии.
За практическое выполнение данных положений и приказов отвечает
руководитель службы безопасности.
В трудовых договорах, заключенных с сотрудниками предприятия,
есть пункт, который посвящен правилам сохранения в тайне
конфиденциальной информации пока действует договор, и три года после
прекращения его действия. Сотрудники имеют абсолютную обязанность по
выполнению требований и приказов, инструкций и положений, отнесенных к
ним.
Когда сотрудники используют электронную почту, они должны
соблюдать следующие ограничения:
1) применять электронную почту исключительно в личных целях.
2) не отправлять электронные сообщения, которые содержат:
a. информацию конфиденциальную,
b. информацию, которая составляет коммерческую тайну,
c. защищенную авторским правом информацию,
d. непроверенные, опасные файлы,
3) открывать ссылки и вложенные файлы от неизвестных отправителей.
4) самостоятельно проводить рассылку.
5) сообщать на общедоступных ресурсах свой e-mail, либо других
сотрудников.
6) открывать третьим лицам доступ к своему e-mail,
32
7) проводить шифрование электронные сообщений без согласования с
руководителем ИС [7].
При использовании всемирной сети Интернет запрещено:
1) заходить на ресурсы Интернет в личных целях.
2) получать несанкционированный доступ к Интернет.
3) нарушать стабильное функционирование ИС.
7) вводить в заблуждение относительно своего IP-адреса, а также
другой информации [8].
Пользователям разрешается применять ограниченный перечень
коммерческого ПО и бесплатного ПО (которое необходимо для решения
производственных задач). Пользователям нельзя устанавливать на свои ПК
неразрешенные компьютерные программы.
На предприятии разрешается применение только тех мобильных
устройств и устройств хранения информации, которые состоят на балансе [9].
Обеспечивается управление доступом, используя за основу роли
Microsoft Active Directory. На основе работы данной службы происходит
управление паролями всех пользователей: все пароли имеют срок действия;
система выдвигает определенные требования к уровню сложности паролей. С
помощью этих мер выполняется защита от угрозы несанкционированного
доступа к системе.
Для антивирусной защиты применяется пакет Kaspersky Enterprise
Space Security, который имеет следующие функции:
1) Защита от атак хакеров (от клавиатурных шпионов и руткитов);
2) Защита от угрозы фишинга;
33
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Управленческий учет как инструмент для бизнеса стал повсеместно
внедряться в последние десять-пятнадцать лет, потому что информационный
обмен ускорился, а состав информационного поля, необходимый для
принятия качественных менеджерских решений, существенно расширился.
Управленческий учет вышел за рамки других видов учета и
превратился в самостоятельный системный подход к организации бизнеса.
Такой подход, в первую очередь, ориентирован на прогресс и ставит перед
собой задачу постоянного повышения продуктивности компании. В этом
смысле управленческий учет постепенно сформировался как база для
принятия ключевых бизнес решений, основанных на методологии, контроле,
аналитике и прогнозировании. А в качестве ведущего операционного
инструмента управленческий учет стал главным способом системы
индикативного контроля состояния бизнеса, что позволило
предпринимателям непрерывно контролировать и управлять необходимыми
изменениями, направленными на продуктивность.
Поскольку управленческий учет охватывает все информационное
поле бизнеса и играет ведущую роль в вопросах своевременного принятия
решений, сложно представить эффективную систему управленческого учета,
которая была бы реализована без помощи программных продуктов. Это
давно не прихоть и не желание наиболее прогрессивной части финансовых
менеджеров, а наоборот – необходимость, которая обусловлена большой
ответственностью, которая на самом деле возложена на управленческий учет.
Сегодня мы рассмотрим, какие виды программ для ведения
управленческого учета существуют, как внедряются и реализуются системы
по автоматизации управленческого учета, и какие преимущества приобретает
34
бизнес благодаря использованию прикладных программ для организации
управленческого учета.
Автоматизация управленческого учета в информационной системе
организации
Необходимость автоматизации управленческого учета возникает
тогда, когда масштаб бизнеса требует от управляющей команды четкого и
выверенного принятия большого количества решений, основанных на
комбинациях различной корпоративной информации.
Специфические свойства и параметры деятельности компании гораздо
существеннее влияют на формат автоматизации управленческого учета,
нежели все остальное.
Если мы возьмем для сравнения сетевую розницу и, допустим,
строительство, то станет очевидно, что перечень задач для автоматизации
сходится только в первых строчках, а далее существенно различается из-за
специфики бизнеса.
При этом любая автоматизация управленческого учета благоприятно
сказывается на организационной системе, процессах, результативности
Рассмотрим наиболее популярные программы управленческого учета.
Рассмотрим программу «WA:Финансист. Управленческий
учет/МСФО»
Механизмы загрузки позволяют уменьшить стоимость и трудоемкость
получения данных до минимума.
Модуль дает возможность параллельных операций по ведению учета
на большом числе планов счетов.
Легкая настройка передачи данных.
Механизм раскладывает хозяйственную операцию по нескольким
планам счетов.
Модуль идет с полным набором отчетных форм
Есть возможность переноса из систем 1С и Excel,.
35
Стоимость программы 135000 руб.
1С Управленческий учет — конфигурации, которые позволяют
комплексно покрыть потребность компании в управленческом и финансовом
учете. Обычно к финансовому учету относят три блока — казначейство,
бюджетирование и учет по МСФО. Самые популярные конфигурации для
данных целей: Инталев Корпоративные финансы, 1АБ Управление
финансами, Рарус УКФ. Программы позволяют производить контроль всех
этапов финансового учета хозяйственной деятельности компании.
Ниже описан функционал, который есть во всех специализированных
программах.
Итог внедрения программы 1С – «Управленческий баланс«, благодаря
которому руководство предприятия будет оперативно получать самую
полную информацию о нынешней деятельности компании для принятия
любых решений и сможет провести грамотный анализ управленческого
учета.
Причём реализовывать программу «до баланса» есть возможность
поэтапно, благодаря чему можно более мягко переходить от автоматизации
некоторых рабочих участков к полнейшей автоматизации бизнеса на 1С.
Конфигурации разрабатывались на основе принципов оперативности
и доступности ввода и обработки данных.
Данные прикладные решения предназначены для совершенно разных
компаний по отрасли: которые осуществляют оптовую торговлю,
производство (и изделий собственного изготовления, и оборудования других
производителей), строительно-монтажные работы, предоставление
различных услуг и так далее. Как правило, управленческий учет
основывается на данных 1С Бухгалтерия 8.3 из регламентного учета.
Отчётную информацию можно выводить в виде отчёта, понятного и
финансовым специалистам компании, и сотрудникам, которые не имеют