27
Рисунок 7. Схема документооборота в ИП «Мельникова»
Разрабатываемая информационная система позволит снизить ошибки,
которые допускались из-за человеческого фактора. Также это, как и любая
другая ИС позволит экономить рабочее время.
28
Далее показана таблица 7, в которой приведены часть потоков
причастных к процессам управления
Таблица 7
Показатели затрат на задачу без автоматизации
Аспект
деятельности
Периодичность
возникновения (шт/нед)
Затрачиваемое время на
выполнение одной задачи
Сортировка
данных
3
2 часа
Обработка
данных
1
7 часов
Сдача
обработанной
информации
1
20 минут
Таким образом, в неделю тратится 10 часов рабочего времени,
сотрудник выделяет столько времени на эту задачу в ущерб своим основным
обязанностям, что даже без аналитики дает понять, что количество
поставленных задач, которые он может выполнить значительно уменьшается.
Главные недостатки помимо неавтоматизированной работы с
документами в предприятии:
Высокая трудоемкость обработки информации: Обработка таких
документов как ведомость и расчетные листы заполняются
вручную воспитателями.
Низкая производительность труда
Низкая оперативность
Исходя из описанных недостатков становится понятно, что работники
тратят очень много времени на документацию, это приводит к снижению
производительности и не оперативности некоторых работ.
Следовательно, если устранить эти недостатки у сотрудников и у
предприятия в целом появится время на выполнение других, более важных
организационных задач, на которые не хватало времени. [10]
29
В таблице 8 произведен расчет эффекта внедрения ИС
Таблица 8
Показатели затрат на задачу с автоматизацией
Аспект
деятельности
Периодичность
возникновения
(шт/нед)
Затрачиваемое время на
выполнение (мин)
Сортировка
данных
3
10
Обработка
данных
1
10
Сдача
обработанной
информации
1
5
В случае внедрения, руководитель открывает систему и изучает
информацию о эффективности предприятия
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности
и защиты информации
Анализ отрицательных последствий возникновения угроз
предполагает, что последствия угроз предполагает идентификацию
источников угроз, способствующих их проявлению. В следствии эти угрозы
требуется классифицировать:
По источнику угрозы;
По природе возникновения;
По вероятности реализации;
По отношению к виду человеческой деятельности;
По объекту посягательства;
По последствиям;
По возможностям прогнозирования
Также угрозы можно классифицировать по следующим критериям:
По составляющим ИС и технологий;
По компонентам ИС и технологий;
По способу осуществления;
30
По локализации источника.
Ещё очень важно обратить внимание на то, что множество
потенциальных источников угроз и уязвимости идентифицированы и
сопоставлены друг с другом, а для всех подобных источников сопоставлены
методы их нейтрализации.
Данная классификация служит основой для выработки методики
оценки актуальности угрозы, и при обнаружении наиболее актуальных угрях
могут приниматься меры по выбору методов и средств для их
предотвращения или нейтрализации.
При выявлении угроз определяются объекты защиты, подверженные
воздействию той или иной угрозы.
Для защиты от вирусов на сервере и на ПК установлен пакет:
Windows Defender
Также ещё используется ограничение доступа к базе данных и пароли
для входа в систему.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
На данном этапе был проанализирован рынок на наличие
существующих технологий решения поставленной задачи.
Для данных задач существуют готовые решения, но они покрывают не
весь нужны для компании функционал, в некоторых случаях предоставляя
лишнее.
Были проанализированные следующие системы:
Seeneco
ФинГрад
Paranlan
Seeneco – специализация этой системы – работа с расходами и
доходами, учет типов денежных потоков, поддержка кассового метода и
31
финансового учета, распределение новых операций по статьям учета по
настраиваемым правилам.
MoyClass – онлайн инструмент созданный для консультирования
предприятия в управленческом учете, собирает данные из касс, 1С, CRM,
ERP, и выдает картину в цифрах.
Paraplan – CRM система, которая выделяет свой сервер для базы
данных, ведет учет посещений и абонементов, учет доходов и расходов,
ведет аналитику, имеет функции воронки продаж, расчет заработных плат,
также выделяется менеджер и специалист, который настраивает систему под
дошкольное учреждение. Имеет больший функционал чем предыдущие
системы, но все еще не соответствует требованиям поставленной задачи.
Crm система – система управления взаимоотношениями с клиентами –
прикладное программное обеспечение для организаций, предназначенное для
автоматизации стратегий взаимодействия с заказчиками, в частности для
повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения
обслуживания клиентов путем сохранения информации и о клиентах и
истории взаимоотношений с ними. [3]
Готовые решения на рынке не выполняют требуемую задачу, все они
подсчитывают финансовую эффективность, этого не хватает для реализации
данного проекта.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Далее я определился со стратегией автоматизации.
Первым делом требовалось произвести анализ бизнеса. Была
анализирована документация предприятия.
Было установлено, что стратегия развития компании – создание
торговой марки.
Далее были определены стратегические свойства ИС. Система должна
иметь умеренный бюджет, иметь возможность распространения
документации между сотрудниками.
32
Существует четыре варианта стратегии автоматизации:
Автоматизация по участкам – автоматизация отдельных
участков, объединённых по набору выполняемых функций.
Данный способ автоматизации наиболее эффективен, если
внедрение информационной системы даст сильный
экономический эффект.
Автоматизация по направлению – автоматизация отдельных
направлений деятельности. В таком случае предприятие получает
полную автоматизацию какого-то направления, например,
бухгалтерия, кадровой службы.
Полная стратегия автоматизации не подходит, так как нам
следует автоматизировать часть функций, в отдельном
производственном участке
Хаотичная стратегия – не подходит совершенно из-за собственно
своей хаотичности. Она не позволяет автоматизировать что-то
полностью, это не возымеет никакого эффекта
Лучше всего для данного предприятия подойдет стратегия
автоматизации по участкам, так как автоматизируемая деятельность – модуль
управленческого учета, а именно образовательной деятельности, то эта
стратегия идеальна. [11]
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации комплекса задач
Были рассмотрены варианты автоматизации комплекса через готовые
решения и через разработанные.
Всего было рассмотрено три варианта: покупка ИС, покупка ИС и
доработка требуемого модуля, аренда ИС.
Покупка готового решения, как выяснилось при анализе рынка готовых
систем под данную задачу, что их функционала недостаточно для её
решения.
33
На доработку готового решения уйдет слишком много ресурсов, также
организация рискует получить не тот результат.
Заказ разработки готового решения является очень затратным, из-за
чего организации пришлось отказаться от этого варианта.
Аренда информационной системы имеет ряд плюсов относительно
предыдущих пунктов, она не требует больших разовых вложений, дает
возможность ускорить приобретение ресурсов, и позволяет не использовать
базу данных, т.к. ИС дает доступ к своей. Но из-за того, что все арендуемые
решения на рынке не предоставляют возможности дорабатывать свою ИС
этот вариант оказался полностью бесполезен со всеми своими плюсами
Проведя анализ всех возможных решений было понятно, что
разработка программной системы самостоятельно является самым выгодным
вариантом, позволяя устранить все недостатки готовых решений. Благодаря
четкому изучению предприятия и поставленной задачи нет никаких
сомнений, что будут соблюдены все условия процессов проектирования
программного обеспечения.
34
Глава 2. Проектная часть
2.1 Обоснование проектных решений
2.1.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение - совокупность единой системы
классификации и кодирования информации, унифицированных систем
документации, схем информационных потоков, циркулирующих в
организации, а также методология построения баз данных. [8]
Проектные решения по информационному обеспечению
обосновываются с точки зрения внемашинного (классификаторы,
справочники, документы) и внутримашинного (входные, промежуточные,
выходные массивы информационных баз) обеспечения и включают
следующие вопросы: [8]
Обоснование состава и содержания входных и выходных документов,
метода их построения.
Входная информация:
Анкеты родителей по поводу их удовлетворенности услугами;
Анкеты работников об условиях труда;
Оценка качества образования по анкетам от родителей;
Оценка качества образования по тестированию детей;
Оценка качества образования по опросу детей;
Коэффициент здоровья детей;
Коэффициент здоровья сотрудников;
Выходная информация:
Отчет об эффективности деятельности предприятия.
Отчет об эффективности деятельности предприятия содержит
обработанные и проанализированные данные, которые будет использовать
руководитель для принятия дальнейших решений.
35
За основу форм для документов берутся бланки, используемые на
предприятии. Далее эти формы требуется проанализировать для дальнейшего
использования в проектировании информационной системы.
Обоснование состава и методов построении экранных форма для ввода
переменной и условно-постоянной первичной информации, а также форм для
вывода на экран результатной информации или ответов на запросы.
Для использования входной и выходной информации используются
экранные формы, данные формы следует составить и спроектировать ещё до
внедрения информационной системы..
В любой ИС есть постоянна информация и первичная информация.
Постоянная информация храниться в следующих справочниках:
Справочник «Сотрудник»; ; Справочник «Родители»; Справочник
«Воспитанники». Справочники позволяют просматривать, добавлять и
редактировать записи.
Формы первичной информации:
Анкеты родителей по поводу их удовлетворенности услугами;
Анкеты работников об условиях труда;
Оценка качества образования по анкетам от родителей;
Оценка качества образования по тестированию детей;
Оценка качества образования по опросу детей;
Коэффициент здоровья детей;
Коэффициент здоровья сотрудников;
. Все эти формы реализованы как экранные формы анкетного типа и
обеспечивают ввод данных согласно построению формы.
В случае с пользовательским интерфейсом экранной формы, он должен
быть удобен и понятен для рядового пользователя.
Для дальнейшей работы с системой нужно учесть, то, какая система
кодирования документов принята в компании, документы одного типа
нумеруются последовательно.
36
Чтобы решить поставленную задачу требуется база данных и система
обработки данных, в БД будут входить проанализированные данные и
информация
Следовательно, для решения задачи необходима интегрированная
централизованная база данных
2.1.2 Обоснование проектных решений по программному
обеспечению
Программное обеспечение - это совокупность программ на носителях
данных и программных документов, предназначенная для отладки,
функционирования и проверки работоспособности ИС.
Обоснование проектных решений по программному обеспечению
задачи заключается в формировании требований к системному (общему) и
специальному прикладному программному обеспечению и в выборе на
основе этих требований соответствующих компонентов программного
обеспечения.
Для выбора ОС, нужно рассматривать такие факторы как переобучение
сотрудников, затраты на поддержку системы и совместимость ОС с уже
имеющимися в организации.
В организации на компьютерах установлены операционные системы
Windows 10 и Windows 7, на серверах установлена Windows Server 2016.
Следовательно, лучше всего будет на рассматриваю систему установить
Windows Server 2016.
Классификация данной ОС – операционная система общего
назначения.
Операционные системы общего назначения - рассчитанные на
интерактивную работу одного или нескольких пользователей в режиме
разделения времени, при не очень жестких требованиях на время реакции
системы на внешние события. Как правило, в таких системах уделяется
большое внимание защите самой системы, программного обеспечения и