22
Диаграма показывает обобщенное представление процесса. Раздель-
ное отображение процесса представлено на рисунке 5.
Рисунок 4. Диаграмма процесса «Управление персоналом» в контексте.
Модель AS-IS
23
Рисунок 5. Декомпозиция процесса «Управление персоналом». Модель
AS-IS
Рисунок 5 показывает разбитие взаимосвязанных друг с другом опе-
раций на 3 блока:
- заключение «Трудового договора»;
- контроль исполнения трудовых обязанностей;
- оплата труда.
Рассмотрим каждый из блоков по отдельности, для этого представим
декомпозицию процесса «Заключение «Трудового договора» (рисунок 6).
Процесс управления персоналом начинается с выявления потребно-
сти в кадрах и приеме сотрудника на работу на основе заключенного
«Трудового договора».
24
Рисунок 6. Декомпозиция процесса «Заключение трудового договора».
Модель AS-IS
В процессе «Заключение «Трудового договора»» принимают участие
менеджер по персоналу, сотрудники и руководитель организации, который
закрепляет составленный документ подписью и печатью.
Для составления «Трудового договора» менеджеру по персоналу не-
обходим ряд таких сведений как:
- личные и контактные данные сотрудника;
- условия трудового договора (структурное подразделение, долж-
ность, размер оклада);
- паспортные данные сотрудника, ИНН, СНИЛС;
- сведения об уровне образования сотрудника.
Все данные заносятся в «Microsoft Exсel».
После зачисления в штат компании, сотрудник выполняет работы в
соответствии с должностным регламентом. Декомпозиция процесса «Кон-
троль исполнения трудовых обязанностей» представлена на рисунке 7.
25
Рисунок 7. Декомпозиция процесса «Контроль исполнения трудовых
обязанностей». Модель AS-IS
Как показывает рисунок 7, процесс учета исполнения трудовых обя-
зательств сотрудников состоит из таких операций, как:
- контроль качества выполняемых работ;
- отправка в командировку;
- регистрация отпусков.
Операция «Контроль качества выполняемых работ» состоит в оценке
и анализе деятельности сотрудников компании с целью их поощрения или
наказания путем назначения надбавок и вычетов к заработной плате. При
поощрении работника составляется документ «Приказ о поощрении работ-
ника».
В перечень надбавок к заработной плате также входят командиро-
вочные расходы и отпускные.
Командировочные расходы начисляются в соответствии с «Коман-
дировочным удостоверением», а отпускные – в соответствии с «Графиком
26
отпусков». Информация о командировках и отпусках хранится в файле
«Microsoft Excel».
Перейдем к операции «Оплата труда», декомпозиция которой пред-
ставлена на рисунке 8.
Рисунок 8. Декомпозиция процесса «Оплата труда». Модель AS-IS
Расчет размера заработной платы сотрудника производится на основе
информации о надбавках и вычетах из заработной платы, назначенных ему
за определенный отчетный период. При этом помимо дисциплинарных
взысканий, происходит вычет подоходного налога в размере 13% от общей
суммы дохода. Все расчеты осуществляются в «Microsoft Exсel».
Приведем методику расчета зарплаты сотрудника.
Значение показателя «Вычеты» формируется на основе суммы всех
вычетов, примененных к сотруднику за отчетный период, т.е.
, где n – количество вычетов в от-
четном периоде.
27
Значение показателя «Надбавки» равно сумме всех надбавок к зар-
плате сотрудника за рассматриваемый период, т.е.
, где n – количество надбавок в
отчетном периоде.
Размер подоходного налога рассчитывается следующим образом:
, где S
окл
– размер оклада, обозначенный в
трудовом договоре сотрудника, а 0,13% - это процент подоходного налога,
установленный государством.
Размер заработной платы рассчитывается по следующей формуле:
Полученная сумма и будет начислена сотруднику в качестве зара-
ботной платы.
Существующая процедура учета выглядит достаточно сложной, в
связи с чем, нам предстоит упростить и улучшить изучаемый бизнес-
процесс.
2.3. Описание экономической составляющей исследуемых задач
Для описания экономической составляющей исследуемых задач
необходимо ознакомиться с проблемами управления персоналом, с кото-
рыми сталкивается менеджер по кадрам при осуществлении своих долж-
ностных обязанностей.
Согласно рассмотренной модели, в компании нет механизмов, спо-
собных обеспечить:
- менеджера по персоналу - актуальной и достоверной информацией
о результатах работы сотрудников компании, на основе которых необхо-
димо назначение надбавок и вычетов в заработной плате;
-бухгалтера - актуальной информацией о надбавках и вычетах,
назначенных сотруднику за текущий период.
28
Отсутствие информационной системы делает работу менеджера по
персоналу довольно трудоемкой из-за необходимости хранения всех реги-
стрируемых данных о сотрудниках, штатном расписании, трудовых дого-
ворах, командировках, отпусках, надбавках, вычетах и другой информации
в стандартных офисных программах, где анализ и управление данными
оставляет желать лучшего.
На данный момент вся информация, необходимая для эффективного
управления кадрами, хранится в «Microsoft Exсel», где нет функций по ав-
томатическому выявлению сотрудников, заслуживающих поощрения на
основе анализа выполненных ими работ.
Порой сотрудники, действительно заслуживающие поощрения, не по-
лучают его из-за наличия множества копий одного и того же файла, хра-
нящего сведения об оказываемых сотрудниками услугах. Работники ком-
пании вносят сведения о выполненных ими работах в различные файлы,
что в итоге не обеспечивает должную базу для принятия решений.
Ни для кого не секрет, что процедура формирования любого докумен-
та занимает немалую долю рабочего времени. В работе менеджера по пер-
соналу таких документов множество: «Трудовой договор», «Штатное рас-
писание», «Приказ о поощрении работника», «Командировочное удостове-
рение», «График отпусков», «Справка о доходах физического лица» и т.п.
Учитывая, что все сведения, необходимые для формирования данных
документов хранятся в «Microsoft Exсel», то нетрудно представить, сколь-
ко недостатков имеет такой метод учета:
- нет единой, наглядной формы представления информации;
- не ведется контроль вводимых данных, и, в случае ввода некоррект-
ного значения, система никак не предупредит об этом;
- ввод данных занимает больше времени, чем если бы данные вводи-
лись на основе установленных значений из справочников;
- отсутствует контроль дублирования записей;
29
- при изменении какой-либо информации о сотруднике (перевод в
другой отдел, повышение или понижение в должности), приходится ме-
нять ее во всех источниках;
- при начислении зарплаты сложно проводить учет всех надбавок и
вычетов, принятых по отношению к сотруднику за определенный период;
- отсутствует механизм формирования отчетов на основе запросов
пользователя - чтобы сформировать какой-либо отчет, требуется подолгу
форматировать таблицу, добавляя или удаляя записи в ней.
Все эти недостатки доказывают необходимость разработки информа-
ционной системы, позволяющей удобно, быстро и качественно проводить
выполнение всех рассмотренных операций учета сотрудников.
2.4. Назначение задач по проектированию и выполнению процесса
управления персоналом.
Проведенный ранее обзор существующих ИС для рассматриваемой
предметной области, говорит о целесообразности разработки новой, каче-
ственной и недорогой информационной системы для управления, учета и
стимулирования персонала компании «Моспромпроект».
Основой проектируемой системы будет являться реляционная база
данных с элементами пользовательского интерфейса.
Разработка информационной системы будет осуществляться по стан-
дарту ГОСТ 34.601-90 «Комплекс стандартов на автоматизированные си-
стемы».
Вход в систему должен осуществляться путем идентификации по ло-
гину и паролю
В разрабатываемую нами программу будет заложен ряд таких функ-
ций, как:
- ведение справочников;
30
- учет личные карточек сотрудников организации;
- учет паспортных данных сотрудников;
- учет сведений об уровне образования сотрудников;
- учет трудовых договоров;
- учет штатного расписания и организационной структуры;
- учет движения кадров (по отделам);
- учет продвижения кадров (по должности);
- учет надбавок и вычетов из зарплаты;
- учет заработной платы;
- учет отпусков и командировок;
- анализ результатов работы сотрудников;
- формирование выходных документов и отчетов;
- быстрый поиск необходимых данных.
Функция «Ведение справочников» позволит создавать в системе
определенные наборы записей, на основе которых в дальнейшем будет
происходить ввод информации в систему. Ведение справочников в разы
сокращает время на ввод информации, т.е. однажды введенная в справоч-
ник запись, может в дальнейшем освободить пользователя от постоянного
клавиатурного ввода аналогичных значений.
Функция «Учет личные карточек сотрудников организации» позво-
лит хранить информацию о каждом сотруднике организации, его личные и
контактные данные, а также будет предусмотрена возможность добавления
фотографии сотрудника.
Функция «Учет паспортных данных сотрудников» позволит хранить
такую информацию о документах сотрудника, как серия и номер паспорта,
дата выдачи, кем выдан, СНИЛС, ИНН. Номера документов будут вво-
диться непрерывно, без ввода знаков тире, благодаря наличию маски вво-
да.
31
Функция «Учет сведений об уровне образования сотрудников» поз-
волит хранить информацию об образовании персонала, специальностях,
оконченных учебных заведениях и дату завершения учебы.
Функция «Учет трудовых договоров» позволит регистрировать усло-
вия трудового договора, заключенного с сотрудником (номер договора, да-
та заключения, размер оклада, структурное подразделение, должность и
т.п.). На основе введенных данных будет происходить автоматическое
формирование документа «Трудовой договор».
Функция «Учет штатного расписания и организационной структуры»
должен позволить автоматизировать процесс формирования документа
«Штатное расписание» (бланк документа представлен в приложении 2) и
организационной структуры компании на основе введенных сведений о
потребности в кадрах и трудовых договорах.
Функция «Учет движения кадров (по отделам)» позволит регистри-
ровать процесс перемещения сотрудника из одного структурного подраз-
деления в другое.
Функция «Учет продвижения кадров (по должности)» позволит лег-
ко проводить операции повышения или понижения сотрудника в должно-
сти.
Функция «Учет надбавок и вычетов из зарплаты» позволит реги-
стрировать сведения о надбавках и вычетах, назначенных сотруднику за
определенный период с указанием причины и основания их назначения.
На основе зарегистрированных в системе данных о надбавках будет
происходить автоматическое формирование документа «Приказ о поощре-
нии работника» (бланк документа представлен в приложении 1).
В программе также будет предусмотрена возможность регистрации
нарушение, но без вычета зарплаты за него. Это необходимо, когда причи-
на нарушения была признана уважительной и у сотрудника есть подтвер-