22
Рисунок 1.2.3.5 Схема № 5 приказы о поощрениях и наказаниях
Анализ, проведенный выше приводит к выводу, что ее решение обычными
средствами учета с использованием бумажных носителей очень затруднительно.
Прежде всего, такой вывод можно сделать из анализа количества операций
выполняемой работы с персоналом, которые необходимо выполнять. Для крупной
компании с большим числом сотрудников количество таких операций может
достигать огромного количества, что ручная их обработка становится очень сложной
или даже невозможной. Также очень тяжело сохранять и осуществлять поиск и
сортировку информации о сотрудниках, их данных и проведенных операциях с ними
в бумажном виде. Нет особой необходимости описывать удобство и преимущества
поиска и сортировки информации о сотруднике, в быстрой и удобной
информационной системе по сравнению с поиском такой информации в бумажных
папках, архивах бумажных документов.
Поэтому, использование вычислительной техники дает большие
преимущества не только удобстве, быстроте поиска, сортировки информации, но и
в оформления документов, поднимает работу с персоналом на принципиально
высокий уровень, предоставляя функционал, ранее недоступный. Прежде всего, это
касается подсистемы связанных с аналитическими отчетами. Ранее, при
использовании системы бумажной работы с персоналом получить списочный состав
всех сотрудников компании можно было лишь полностью проанализировав все
операции приема и увольнения на работу. При использовании автоматизированной
системы учета персонала выполнение любой операции даже за прошедшее время
23
мгновенно меняет весь списочный состав сотрудников и позволяет в любой момент
времени получить о сотрудниках актуальные данные о них.
Еще одним очень важным преимуществом использования
автоматизированной информационной системы является система безопасного
хранения информации.
[4]
При хранении информации на бумажных носителях потеря
любого документа была невосполнимой. Такая потеря могла произойти как в
результате стихийных бедствий, так и в результате преднамеренных действий
злоумышленников. При хранении информации в электронном виде есть методы
обеспечения безопасности хранения информации, а ее дублирования делают такое
хранение очень надежным.
Таким образом, можно выделить главные преимущества использования
автоматизированной информационной системы на основе вычислительной техники,
для решения задачи работы с персоналом компании:
–
повышение удобства поиска, сортировки и отбора данных из
справочников;
–
повышение скорости поиска, сортировки и отбора информации, а также
ведение операций движения сотрудников;
–
обеспечение влияния каждой вновь оформленной операции на кадровое
состояние сотрудника;
–
обеспечение надежности безопасности хранения информации;
–
обеспечение как однопользовательской, так и многопользовательской
работы.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Как только в нашу жизнь вошли информационные технологии, информация
стала прекрасным товаром. Если несколько лет назад и не думали о том, что можно
продавать информацию в таком объёме, то сегодня это стало возможным.
[4]
Гайдамакин Н.А., Автоматизированные информационные системы. – М., Гелиос. 2002. – 368 стр.:ил. Стр
149
24
И сегодня многие готовы отдать много денег, чтобы узнать секреты
конкурентов или известных людей. А в бизнесе утечка информации вообще стала
глобальной проблемой руководителей.
Страшна не только утечка информации, но и нарушение ее целостности.
Внедрение системы информационной безопасности – одна из главных задач,
которую следует решать уже на стадии открытия компании.
Что такое информационная безопасность? Это защищённость информации от
преднамеренного или случайного вмешательства, которое может нанести вред
владельцу информации. Им может быть, как человек, так и компания.
Систему безопасности можно разделить на два вида: организационно
правовую и программную.
Далее мы будем рассматривать меры безопасности, принятые на ТОО «КТТ».
Являясь дочерним предприятием ТОО «Казцинк», в ТОО «КТТ» приняты все
меры информационной безопасности, рекомендуемые головным предприятием.
Переходя непосредственно к мерам, начнем с организационно правовой части.
В компании ТОО «КТТ» в области защиты информации и информационной
безопасности действуют следующие нормативно-правовые документы:
- правила установленного внутреннего трудового распорядка;
- приказ, закрепляющий в компании политику информационной
безопасности;
- приказ, закрепляющий правила внутреннего трудового распорядка;
- приказ, закрепляющий внутри объектовый пропускной режим;
- регламент информационной безопасности.
Если четыре пункта понятны из их наименования, то регламент
информационной безопасности рассмотрим подробнее. В него входят такие правила:
используется внутрикорпоративная электронная почта, доступ к интернету
выделяется только определенным рабочим станциям через шлюзы и IP фильтрацию
на серверах ТОО «Казцинк», закрыт с применением паролей, доступ к
администраторской учетной записи на рабочих станциях. Физический доступ к
рабочим станциям в различных отделах ограничен и регламентирован. Используется
служба охраны от несанкционированных выносов носителей информации
Развертывание сторонних программ на рабочих станциях разрешен только после
25
проверки их соответствия стандартов компании в плане ресурсов и информационной
безопасности.
Целостность информации достигается применением дублирования
информации на разных уровнях, использование всех мировых стандартов по
безопасности при прокладке кабельных систем сети, применение блоков
бесперебойного питания.
Программную часть можно разделить на серверную и на рабочих станциях.
Так как являясь сотрудником дочерней компании ТОО «Казцинк». То для
меня серверная программная система безопасности является достаточно
непрозрачной. Что можно считать тоже системой защиты информации. По
поведению клиентского ПО можно сделать вывод, что на серверах применяется
служба MS Active Directory. Применение VPN виртуализации серверов и сети. А так
как на рабочих станциях рекомендовано использовать сетевые экраны и антивирусы
компании Kaspersky, то вероятно на серверах применяется аналогичное ПО этой
компании адаптированное для защиты серверов (Kaspersky Total Security для
бизнеса).
На рабочих станциях также используются продукты компании Kaspersky
(Kaspersky Total Security). К программным мерам можно также отнести описанную
ранее меру, закрытие администраторской учетной записи на рабочих стациях.
Использование различного пользовательского ПО предоставленного компанией, с
парольным доступом на основе ролей.
Все эти меры не могут быть стопроцентной защитой информации от
несанкционированного доступа глупости пользователей и злоумышленной порчи.
Есть правда косвенный шанс защиты информации от кражи, это то что в
городе Алтай у компании и ее дочерние предприятия являются монополистами в
своей сфере деятельности. Но это не факт что нужно почивать на лаврах и не изучать
и применять все мировые тренды в этой сфере деятельности компании.
1.3. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи «КАК
ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
26
Понятие стратегии автоматизации содержат в себе основные базовые
принципы, используемые при автоматизации компаний. Ее составляют следующие
компоненты:
- цели деятельности компании и последовательность, в которой будет
продвигаться автоматизация;
- способ автоматизации: по цехам, участкам, направлениям или комплексная
автоматизация;
- долговременная техническая политика компании - комплекс внутренних
стандартов, инструкций, правил, поддерживаемых в компании;
- ограничения: кадровые, временные, финансовые;
- правила управления изменениями плана.
Стратегия автоматизации должна соответствовать конкретным приоритетам
компании и стратегии бизнеса. У компании есть возможность выбрать стратегию из
нижеперечисленных вариантов:
Хаотичная – автоматизируются мелкие задачи, не связанные между собой
единой целью операции, выполняемые как одним, так и группами сотрудников.
Недостатки данной стратегии - наличие неавтоматизированных или не полностью
автоматизированных участков деятельности компании; большая вероятность
дублирования информации при вводе ее в разные программные приложения; очень
низкая эффективность автоматизации.
Автоматизация по участкам характеризует собой процесс автоматизации
решаемой задачи в отдельных определенных цехах компании, объединенных по
признаку функционирования. При этом имеется ввиду выбор одной или комплекса
задач, решаемых представителями одного конкретного отдела, без привязки к
существующим в компании бизнес-процессам. Данная стратегия подходит в
случаях, когда компания не имеет достаточно финансовых средств для внедрения
системы полной комплексной автоматизации, и существуют некоторые участки,
автоматизация которых приводит к ощутимому экономическому эффекту.
Автоматизация по направлениям в отличии от автоматизации по участкам,
предполагает участие в процессе всех подразделений компании, деятельность
27
которых непосредственно связана с автоматизируемым направлением.
Автоматизация по направлениям подразумевает полную автоматизацию одного или
нескольких бизнес-процессов имеющихся в компании.
Полная автоматизация предполагает полную автоматизацию всех имеющихся
функций управления и бизнес-процессов компании. При таком подходе наблюдается
особенно максимальный эффект внедрения системы автоматизации, а также
большая стоимость системы и высокая сложность в процессе управлении внедрении
системы в компании.
Для компании ТОО «Казцинк» более подходит полная автоматизация. Она
для компании финансово достижима, единственным недостатком компании в этом
направлении является отсутствие специалистов в этой сфере. Но этот недостаток
решается привлечением сторонних фирм. Например, конфигурирование SAP под
условия компании производили сотрудники компании из города Новосибирска (РФ).
В нашем же случаи для дочернего предприятия подходит стратегия
автоматизации «по направлениям», т.к. автоматизация более дешевле и подходит в
нашем случаи.
1.3.2. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Способы приобретения информационной системы - это действия, связанные с
определением и решением о необходимости информационной системы в компании
до момента пока информационная система не будет внедрена в компании.
Существуют несколько способов приобретения ИС:
–
разработка (самостоятельная либо на заказ);
–
покупка ИС (покупка отечественной или зарубежной ИС в готовом
варианте);
–
покупка и доработка (самостоятельная или заказная).
Рассмотрим каждый из вышеперечисленных способов на предмет его
применения к автоматизации нашей задачи.
При покупке готового продукта необходимо проанализировать и выбрать
такое решение, которое стопроцентно будет соответствовать схемам ведения
28
бизнеса в компании. Это очень сложно, так как производители автоматизированных
систем пытаются учесть все возможные нюансы клиентов и их системы получаются
слишком перегруженными лишней функциональностью, за которую приходится
платить, излишне сложны в освоении персоналом, либо система представляет собой
некий каркас для построения решения под конкретную компанию и требует наличия
высокооплачиваемых специалистов по конфигурации. Оба эти варианта плохо
подходят для решения выбранной нами задачи, так как покупка готовой
информационной системы для автоматизации по данному направлению является
невыгодным с точки зрения вложения денег и сложности внедрения системы
автоматизации.
Также покупаемая Информационная Система нам не подходит из-за
существующих недостатков, слабая функциональность, не продуманное
направление последующего развития Информационной Системы, длительный срок
настройки под требования компании, так же требуется частое обращение в ИТ
службу поддержки.
Заказ программного продукта у сторонних разработчиков позволит получить
Информационную Систему, удовлетворяющую бизнес-правилам компании на
данный период времени. Однако со временем, при изменении бизнес-процессов
возможно нужна будет ее переработка, что приведет к лишним затратам на
переделку имеющейся Информационной Системы.
Покупка и доработка конечно возможна, при небольшом объеме доработки,
данная доработка возможна при наличии документации и специалистов в данной
сфере, что часто вызывает затруднения из-за отсутствия документации или
отсутствия специалистов.
Поэтому принято решение разрабатывать Информационную Систему в
компании собственными имеющимися силами, так как в компания имеются
квалифицированные ИТ сотрудники способные разработать и внедрить данную
Информационной Системы. Разработка собственной системы силами компании
предполагает наличие у компании специалистов, способных выполнить анализ
бизнес-процессов, а также способных разработать и внедрить систему
автоматизации. Так как автоматизируется одно небольшое направление
деятельности ТОО «КТТ», имеющимся сотрудникам не составит большого труда
29
провести весь комплекс работ по проведению проектирования, разработке и
внедрению системы автоматизации и освоении ее сотрудниками отделов компании.
Разрабатываемая Информационная Система будет включать весь
необходимый функции работы с персоналом, и учитывать все пожелания
сотрудников данной компании, так как будет являться эксклюзивным продуктом,
что позволяет быстро изменить функционал в соответствии с требованием
заказчика.
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
«Информационное обеспечение - совокупность единой системы
классификации и кодирования информации, унифицированных систем
документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а
также методология построения баз данных.»
[5]
Информационное обеспечение нашей рассматриваемой задачи включает: вне
машинное обеспечение (входные и выходные документы), и внутри машинное
обеспечение (условно-постоянная, промежуточная и результатная информация в
базе данных системы).
Входные и выходные документы.
Входными документами данной системы является заявления на прием и
увольнение.
Выходными документами являются: договора, приказы и протоколы.
За основу форм документов берутся шаблоны документов, используемые в
компании. Их необходимо изучить, проанализировать и использовать при
проектировании системы.
Экранные формы:
Для построения диалога с пользователем возможны следующие способы:
–
диалог типа «Меню»;
[5]
Гагарина Л.Г., Киселёв Д.В. Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем. –
М., ИНФРА-М. 2007.-376 стр: ил. Стр 5.
30
–
диалог на основе экранных форм диалога.
Для каждого из используемых входных документов будут сохранены в базе
их шаблоны.
Результатная информация должна выводится в экранных формах в
соответствии с форматом выходного документа, то есть на основе использования
комбинированной формы с содержательной частью.
Условно-постоянная информация будет сохранятся в таблицах справочниках.
В системе потребуются следующие справочники для служебной информации:
–
цеха;
–
службы;
–
наименование документов;
–
специальности;
–
типы приказов;
–
виды обучения и экзаменов.
Для информации о сотрудниках:
–
тип документа (паспорт, удостоверение личности и т.д.);
–
вид образования;
–
национальности;
–
вид гражданства;
–
виды военной обязанности (военнообязанные, невоеннообязанные и
т.д.)
–
степень родства (жена, сын и т.д.)
Формы для ввода данных в справочники должна иметь схожий удобный
интерфейс, позволяющий добавлять, редактировать, просматривать и удалять
записи.
Для ввода первичной справочной информации понадобятся формы,
соответствующие справочникам.
Все экранные формы должны быть удобными, эргономичными, с интуитивно
понятным интерфейсом. Общий цвет функциональной части формы должен быть
спокойных тонов, не вызывающих сильной усталости глаз пользователя. Цвет полей,
служащих для ввода с клавиатуры, должен отличаться от цвета информационной
части формы. Каждое поле должно иметь подсказку об ошибке ввода пользователя,
31
которую следует выдавать на экран при неправильном вводе данных пользователем.
Должна быть обеспечена возможность перехвата и исправления ошибок на лету во
введенных поле данных.
Информационная база - центральным элемент информационного
обеспечения, представляющий собой организованную и упорядоченную
определенным способом совокупность данных, хранимых в памяти вычислительной
машины в виде таблиц, с помощью которых выполняются информационные
потребности управленческих процессов и решаемых задач в компании.
Существуют несколько способов организации структуры информационной
базы: совокупность локально хранящихся файлов документов, поддерживаемых
различными прикладными программами, или интегрированная база данных,
основанная на использовании универсальных программных средств хранения,
поиска, загрузки, удаления, и ведения данных, то есть системы управления базами
данных (СУБД).
Локальные файлы обеспечивают наиболее быстрое время манипуляции
данными, однако при этом способе организации информационной базы в
Информационной Системе может наблюдается дублирования некоторых данных,
отсутствие согласованности данных, отсутствие нужной гибкости доступа к
информации.
Интегрированная база данных - это совокупность связанных и хранящихся в
одном вместе данных. При минимальной избыточности данных, допускает
оптимальное их использование в различных программных приложениях и средах.
Для решения поставленной перед нами задачи требуется интегрированная
база данных.
Основными способами организации баз данных являются централизованные
и распределенные БД.
Делаем вывод, что для решения поставленной задачи необходима
распределенная сетевая база данных, потому что цеха ТОО «КТТ» находятся в
разных городах.
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению