67
Во второй области показано, как происходит преобразование справочников и
таблиц информационной системы на основании введенных данных.
В третьей области показано, как происходит формирование результатных
документов на основании данных из справочников и таблиц системы, а также с
помощью экранных форм получения результатной информации.
При необходимости, оператором системы – начальником отдела кадров,
запрашивается у системы отчет, содержащий необходимую информацию, в том
числе формируется личная карточка сотрудника, сведения об отпусках,
больничных и командировках.
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации
Нормативно-справочная информация - условно-постоянный компонент
корпоративной информации, являющийся основой для унификации и
нормализации данных, сопровождающих протекающие бизнес-процессы, а также
регламентацию деятельности организации. Другими словами, нормативно-
справочная информация – это информационный ресурс компании, формируемый
внутри и получаемый, как правило, извне. Она содержит стандарты, требования,
правила, положения и прочую информацию, нормирующую и систематизирующую
деятельность компании.
В данной предметной области нормативно-справочной информацией
является информация о разрядах, квалификациях, отделах, группах и т.п. Вся это в
последствие используется в таблицах информационной системы.
Вся информация, хранящаяся в справочниках (кроме справочника «Типы
документов») необходима, для оформления сотрудника в организацию и
полностью характеризует сотрудника фирмы.
Информация, хранящаяся в справочнике «Типы документов» необходимо
при оформлении различной документации.
При оформлении нового документа необходима информация о сотрудниках
фирмы.
68
Информация, хранящаяся в справочниках, обычно заполняется при
внедрении программного продукта на предприятии и в дальнейшем не изменяется
на протяжении всего жизненного цикла программного продукта. Это обусловлено
тем, что информация, содержащаяся в справочниках, практически не изменяется.
Вся хранящаяся информация в справочниках практически не изменяется и
почти не удаляется, возможно, только случаи добавления записей.
В системе используются справочники, приведенные в таблице 9.
Таблица 9
Перечень используемых справочников
Название
справочника
Ответственный
за ведение
Средний объём
справочника в
записях
Средняя
частоту
актуализации
Средний объем
актуализации, %
Сотрудники
Пользователь
10000
1 раз в неделю
10
Трудовой
договор
Пользователь
500
1 раз в месяц
10
Командировки
Пользователь
10
1 раз в неделю
25
Отпуска
Администратор
10
1 раз в неделю
25
Больничные
Пользователь
23
1 раз в неделю
25
Аттестация
Администратор
75
1 раз в неделю
10
Справочники имеют следующий реквизитный состав:
1. Сотрудник компании. Атрибуты сотрудника:
ФИО;
Табельный номер;
Дата рождения;
Паспортные данные;
Данные военного билета;
ИНН;
СНИЛС;
Должность;
Оклад;
Адрес проживания;
Телефон;
Сведения об образовании;
2. Трудовой договор. Атрибуты Трудового договора:
Наименование предприятия;
69
Номер приказа;
Дата подписания трудового договора;
Дата принятия сотрудника на работу;
Дата расторжения трудового договора;
Структурное подразделение, куда принимается сотрудник;
На какую должность;
Оклад или почасовая ставка;
Надбавки.
3. Командировки сотрудника. Атрибуты:
Номер приказа о командировке;
Место назначения;
Дата убытия в командировку;
Дата прибытия из командировки;
Цель командировки.
4. Отпуск. Атрибуты:
Номер приказа;
С какого числа;
По какое;
За период
Основной отпуск (количество дней);
Дополнительный отпуск (количество дней);
Количество дней всего.
5. Больничные листы. Атрибуты:
Номер больничного листа;
Код заболевания;
С какого числа открыт больничный лист;
Какого числа закрыт больничный лист;
Наименование медицинского учреждения выдавшего больничный
лист;
Адрес медицинского учреждения выдавшего больничный лист.
6. Аттестации. Атрибуты:
70
Номер приказа;
Дата ознакомления;
Дата проведения;
ФИО сотрудника;
Результат аттестации.
К входной информации относится информация, что поступает в систему
постоянно на протяжении всей жизни программного продукта. В системе
управления персонала такой информацией являются сведения о сотрудниках
фирмы, а также различного рода приказы и заявления.
Входная информация поступает из:
приказов;
документов соискателей;
штатного расписания;
заявлений;
резюме.
На основании данных документов и вводиться информация в систему. Вся
входная информация должна быть достоверной, поэтому перед вводом
информации в систему пользователь должен убедиться в правильности заполнения
документа и его достоверности. Это необходимо, поскольку вся дальнейшая работа
системы строиться именно на входной информации.
К оперативной информации относят любые данные, которые необходимы
для работы системы. Оперативная информация поступает постоянно на
протяжении всей жизни программного продукта. На основании оперативной
информации часто строят периодическую отчетность руководителям предприятия
2.2.3 Характеристика результатной информации
В выполнению главных рабочих обязанностей сотруднику поможет
результатная информация, например, по запросу смогут быть выведены
необходимые данные о документах. Стоит отметить, что совсем немногие
задумывались о том, что на любого работника ОАО «Мосэнергосбыт»
периодически оформляется необходимая документация, которую могут запросить
71
побочные структуры. Например, довольно часто делает запрос Федеральная
Налоговая служба РФ, пенсионный фонд, фонды страхования, а также
организации, входящие в холдинг ОАО «Мосэнергосбыт».
Вся результатная информация должна быть в понятном для пользователя
виде и проста для понимания. При дальнейшей модернизации возможно изменение
уже существующей или добавление новой результатной информации.
Кроме того, абсолютно вся информацию может называться результатной, и
ее можно будет наглядно увидеть с помощью экранной формы. Это сможет быть
полезным во время осуществления управленческих процессов ОАО
«Мосэнергосбыт», а также и подведения итогов работы предприятия за
определенный период времени.
Так называемая результатная информация будет выведена в уже понятном
виде, например, документы стандартной строгой формы, которые не подлежат
изменению. Другим предприятиям информация будет дана в свободной форме, не
имеющей жестких критериев, как строгая форма. Самый главный критерий такой
информации – ее доступность, читабельность и простота понимания. Другими
словами, руководитель, окинув взглядом экран, должен быстро понять суть дела и
просчитать в голове необходимые пути развития той или иной мысли.
Ниже представлено описание структуры документа «Штатное расписание».
Код персонала
Должность
Отдел
Код квалификации
Всего должностей
Незанято
Требования
Есть вакансии
Реквизиты других выходных документов представлены ниже:
Документ Личная карточка:
Наименование предприятия;
Номер приказа;
Дата подписания трудового договора;
72
Дата принятия сотрудника на работу;
Дата расторжения трудового договора;
Структурное подразделение, куда принимается сотрудник;
На какую должность;
Оклад или почасовая ставка;
Надбавки.
Дата открытия трудовой книжки;
Наименование предприятия, на котором была открыта трудовая
книжка;
Должность занимаемая сотрудником;
Дата, с какого числа сотрудник занимает должность;
Номер приказа о поощрении;
Номер приказа о взыскании.
Документ Список командировок:
Номер приказа о командировке;
Место назначения;
Дата убытия в командировку;
Дата прибытия из командировки;
Цель командировки.
Документ Список отпусков
Номер приказа;
С какого числа;
По какое;
За период
Основной отпуск (количество дней);
Дополнительный отпуск (количество дней);
Количество дней всего.
Документ Список больничных листов
Номер больничного листа;
Код заболевания;
С какого числа открыт больничный лист;
73
Какого числа закрыт больничный лист;
Наименование медицинского учреждения выдавшего больничный
лист;
Адрес медицинского учреждения выдавшего больничный лист.
Документ Список аттестаций:
Номер приказа;
Дата ознакомления;
Дата проведения;
ФИО сотрудника;
Результат аттестации.
2.3 Программное обеспечение задачи
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
На рисунке 14 представлено дерево функций разрабатываемого
программного продукта.
74
Функции
Работа со
справочниками
Получение
отчетов
Штатное
расписание
Личная
карточка
Список
командировок
Список
командировок
Список
больничных
листов
Список
аттестаций
Просмотр
Вывод на
печать
Сотрудники
Трудовой
договор
Аттестации
Командировки
Отпуска
Больничные
Редактировани
е
Удаление
Ввод
информации
Рисунок 14. Дерево функций
При этом, с помощью созданного программного продукта, будет возможно
реализовывать следующие базовые функции:
• Корректировать справочники;
• Работать со штатным расписанием;
• Работать с журналом;
• Получать итоговые данные.
С любым созданным справочником можно работать, а именно
корректировать имеющуюся информацию (добавлять, удалять или
модифицировать), а также просматривать ранее заполненную информацию.
Указаны только главные функции ПО, каждая из данных категорий функций
состоит также из еще несколько функций.
75
Разрабатываемые функции ПО дадут возможность автоматизировать работу
отдела кадров, причем сюда будет включаться не только главный офис, но и
открытые филиалы по всей стране, что положительно сказывается на актуальности
разработки подобного программного обеспечения.
В случае, если данных в справочниках и таблицах не хватает, их необходимо
дополнять, вводя недостающую информацию. Ввод в некоторые таблицы
реализован только на основе входных документов. Для некоторых данных важно
узнать причину отсутствия такой информации в ИС ранее. Необходимо внести
максимальное количество информации в справочники при начальном
использовании ПО, поскольку в дальнейшем это значительно сократит время,
необходимое на заполнение нужных таблиц.
Проверка актуальности документов важна для обеспечения такого важного
свойства данных, как достоверность. Достоверность является свойством
информации быть правильно воспринятой. Объективная информация по
умолчанию достоверна, но любая достоверная информация может являться как
объективной, так и субъективной.
Имеет место реализация дополнительных функций ПО, необходимых для
работы ИС и полной автоматизации отдела кадров. Автоматизация работы отдела
кадров положительно скажется на конкурентоспособности и производительности
компании. Благодаря автоматизации работы отдела кадров удается сократить часть
персонала, ранее ответственного за уже автоматизированные функции системы.
На рисунке 15 представлен сценарий диалога программного продукта с
пользователем.
76
Главное
меню
Учет Отчеты
Штатное
расписание
Личная
карточка
Список
командировок
Список
командировок
Список
больничных
листов
Список
аттестаций
Сотрудники
Трудовой
договор
Аттестации
Командировки
Отпуска
Больничные
Авторизация
Выход
Рисунок 15. Сценарий диалога
2.3.2 Характеристика базы данных
После определения потоков данных начнем решение задачи организации
хранения этих данных. Улучшенная структура БД позволяет избежать задвоения
информации, а также увеличивает скорость обработки данных. Подход к