18
Сервер BackUP
ОС MS Windows Server
2016
Антивирус Kaspersky
Enterprise Space Security
MS Office 2010
BackUP файлы
Интернет
ОС MS Windows Server
2016
Почтовый клиент MS
Exchange Server 2010
Антивирус Kaspersky
Enterprise Space Security
Брандмауэр Check Point
Firewall
1С: Управление
производственным
предприятием
СУБД MS
SQL Server
2008
Shared
Memory
Сервер Приложений\1С
MS Office 2010
Интернет браузер
HTTP\HTTPS
IMAP4\SMTP
SNMP
Рабочая станция сотрудников
Антивирус Kaspersky
Enterprise Space Security
Почтовый клиент MS
Outlook 2010
MS Office 2010
ОС MS Windows 7
Enterprise
Клиентская часть
1С: Управление
производственным
предприятием
Интернет браузер
HTTP\HTTPS
IMAP4\SMTP
Собственный протокол обмена
HTTP\HTTPS
SNMP
HTTP\HTTPS
Рисунок 1.3 Программная архитектура ООО «Компьютерная служба
спасения»
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес-процессов
Объект исследования, то есть ООО «Компьютерная служба спасения»,
занимается аутсорсингом информационных услуг и учетных функций, поэтому
19
экономической областью функционирования объекта исследования является рынок
аутсорсинга. Рассмотрим современное состояние данного рынка.
Рассмотрим порядок осуществления основных бизнес-процессов компании.
Основным процессом является процесс обеспечения и оказания услуг аутсорсинга.
Схема, характеризующая этот процесс, представлена на рисунке 1.4.
Как можно увидеть их схемы, оказание услуг клиентом компании
осуществляется на основании заявок клиентов на заключение договоров, заявок
клиентов на обслуживание, а также сведения о структуре информационных систем
компаний-клиентов. В качестве механизмов приведены сотрудники компании,
используемое ими программное обеспечение, а также персональные компьютеры.
Рисунок 1.4 Схема основного бизнес-процесса
В качестве управляющих воздействий указаны перечень оказываемых услуг,
требования руководства компании, требования к техническому и программному
обеспечению. В качестве результатов процесса рассматриваются такие документы,
как договора на оказание услуг, результаты выполнения услуг, а также отчеты по
оказанию услуг, среди которых подразумевается и отчеты по выполнению заявок
клиентов на обслуживание.
Проведя декомпозицию данного процесса, получим схему, приведенную на
рисунке 1.5.
20
Рисунок 1.5 Декомпозиция основного бизнес-процесса
Данная схема показывает составляющие процессы, к которым отнесены
следующие:
Заключение договоров на оказание услуг – данный процесс
автоматизирован и производится с использованием информационной системы
«1С:Предприятие. Управление Производственным предприятием», которая
позволяет учитывать клиентов, автоматически формировать договора и
приложения к ним, а также получать отчеты по заключённым договорам;
Обработка заявок клиентов на обработку инцидентов в ходе
обслуживания – данный процесс не автоматизирован;
Анализ поступающих заявок и их результатов – данный процесс также
не автоматизирован, производится вручную на основании информации,
поступившей из предыдущего процесса;
Подготовка отчётности по оказанным услугам – производится
автоматически, с использованием ИС «1С:Предприятие. Управление
Производственным предприятием».
Одним из наиболее важных бизнес-процессов компании является учет
персонала в компании, который выполняет отдел кадров.
Отдел кадров является в компании той структурой, которая занимается
управлением персоналом внутри фирмы, то есть деятельностью людей, которые
21
выполняют на предприятии или в организации те или иные функции,
способствующие максимально эффективному использованию человеческих
ресурсов для реализации первичных целей компании.
Целью отдела кадров становится обеспечение достижения целей компании
путем ее наполнения необходимыми кадрами и эффективного применения их
опыта, знаний, квалификации, мастерства, работоспособности и творческого
потенциала.
Главный ресурс любой фирмы — это ее сотрудники. Поиском новых
сотрудников и учетом уже работающих как раз и занимается отдел кадров. Он
присутствует почти в каждой компании. В малых организациях, где отдела кадров
не предусмотрено, все функции перекладывается на директора фирмы.
Главными задачами отдела кадров становятся:
• Отбор, набор и наем персонала нужной квалификации и в требуемом
объеме;
• Организация эффективной системы штатных подчиненных;
• Составление карьерных планов сотрудников;
• Составление кадровых технологий и т.п.
Управление персоналом компании возложено на группу специалистов,
делающих соответствующую функцию, в качестве сотрудников кадровой службы,
а также руководителей всех отдельных подразделений, реализующих функцию
управляющих по отношению к своим подчиненным.
Как и в любой организации, в данной организации есть отдел кадров,
который осуществляет следующие функции:
оформление новых сотрудников;
оптимизирует соотношение внутреннего (перемещения внутри
предприятия) и внешнего (прием новых сотрудников) привлечения персонала;
разрабатывает критерии отбора персонала;
распределяют новых работников по рабочим местам.
проведение собеседований с сотрудниками;
хранение документации относительно действующих сотрудниках;
работа с пенсионным фондом и с другими государственными
структурами;
22
изменение персональных данных о сотрудниках;
составление кадровых документов;
составление различных стандартных форм.
В отделе кадров имеется входная и выходная информация. Работнику отдела
кадров при необходимости нужно сформировать поток документов относительно
сотрудников. На сегодняшний день в отделе кадров в основном для учета личных
данных используется стандартные офисные приложения: текстовые редакторы,
электронные таблицы и т.п. кроме того, не редки случаи хранения данных на
бумажных носителях в подшитых папках для отдельных сотрудников. Данные
методы не эффективны поскольку требуется значительные затраты времени при
создании отчетности для руководителей предприятия, для пенсионного фонда или
для других потребителей информации из отдела кадров. При хранении
информации на бумаги возникают и другие сложности, такие как необходимость
наличия помещения для хранения информации, ее структурирование, поскольку в
ином случае затруднителен поиск информации.[19]
Руководит деятельностью отдела начальник отдел кадров. Он выполняет
следующие обязанности:
осуществляет руководство работой отдела;
обеспечивает выполнение работ;
разрабатывает необходимую документацию, предложения,
рекомендации, инструкции и т. п.;
проводит работу по защите информации, составляющей
государственную, коммерческую и служебную тайну;
обеспечивает рациональное распределение нагрузки между
работниками отдела;
создает условия для роста и повышения квалификации персонала;
осуществляет контроль за соблюдением работниками правил
внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и
противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины;
вносит предложения о поощрении отличившихся работников,
наложении взысканий на нарушителей производственной дисциплины;
обеспечивает своевременное составление отчетности.
23
Кроме этого, начальник отделка кадров проводит аттестацию сотрудников
компании. В настоящее время именно функция учета проведения аттестаций,
сохранения их результатов является неавтоматизированной, поэтому будет
рассматриваться в качестве задачи автоматизации как одна из составляющих
функций автоматизированного рабочего места начальника отдела кадров.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Основные процессы, протекающие в отделе кадров рассматриваемой
организации:
поиск и прием персонала;
планирование, регистрация и учет рабочего времени;
подготовка персонала и повышение квалификации;
управление и регистрация переводов персонала;
увольнение персонала;
Почти каждый из данных процессов, протекающих в отделе кадров может
разбить еще на подпроцессы. Наиболее удобная форма представления информации
относительно протекающих бизнес-процессов это диаграммы стандарта IDEF0.
Данные процессы, протекающие в отделе кадров более подробно
представлены на диаграммах стандарта IDEF0 на рисунках 1.3-1.11. Контекстная
диаграмма, представленная на рисунке 1.2, отображает общую концепцию
процессов, а именно отображает входную и выходную информацию
(документацию), а также кто выполняет данные функции и кто регулирует и
контролирует их выполнение. Регулировать выполнение может как отдельное
лицо, так и законодательные акты или другие документы.
Все входящие документы можно сгруппировать по следующим группам:
приказы;
бланки;
документы соискателей;
штатное расписание;
программы СП;
заявления;
24
резюме.
Приказы включают в себя различные приказы вышестоящего руководства
(например, приказ на увольнение или приказ на прием сотрудника).
Бланки – формы стандартных документов. Необходимы для оформления
стандартной отчетности.
Документы соискателей – документы необходимые для трудоустройства в
любую организацию (паспорт, трудовая книжка и т.п.)
Заявления – документы написанные сотрудниками и поданные в отдел
кадров (например, заявление на увольнение по собственному желанию)
Рассмотрим функции начальника отдела кадров (рисунок 1.4).
Рисунок 1.6 Деятельность начальника отдела кадров
Декомпозиция процесса представлена на рисунке 1.5.
25
Рисунок 1.7 Декомпозиция деятельности начальника отдела кадров
Как видно из схемы, основной функцией начальника отдела кадров является
контрольная, однако начальник отдела кадров также проводит аттестацию
сотрудников компании (рисунок 1.6).
Рисунок 1.8 Учет персонала
26
Для проведения аттестации работников, работодатель утверждает
внутренний нормативный акт (или положение), включающий в себя:
• Порядок, сроки и форму проведения аттестации;
• Состав аттестационной коллегии и порядок ее создания;
• Группы аттестуемых работников;
• Группы работников, не подлежащих аттестации;
• Критерии оценки работников (некую систему нахождения
соответствия работника указанной должности путем выделения соответствующих
оценок и/или баллов; выбор количества правильных ответов в процентном
соотношении, определяющего успешное прохождение указанной аттестации);
• Типы решений, принимаемых после проведения аттестации и
специфика их принятия;
• Остальные положения, которые, по мнению работодателя, улучшат
эффект от проведения данной процедуры.
С внутренним нормативным актом, отражающим порядок проведения
аттестации, работника нужно ознакомить под роспись. Важно понимать, что в
случае начала трудового спора работодатель будет должен предоставить
доказательства того, что работник был уведомлен о возможности оценки
результатов его деятельности и его личных деловых качеств в рамках проведения
аттестации, и что по ее результатам может следовать увольнение работника
(постановление Верховного Суда РФ от 04 июня 2004 года № 5-В03-82).
По итогам реализации вышеуказанных действий, работодатель,
руководствуясь внутренним нормативным актом, утверждает график проведения
аттестации и доводит его до сведения всех аттестуемых сотрудников не позднее,
чем за месяц до дня аттестации. В графике нужно указать дату и время аттестации,
а также дату передачи в аттестационную комиссию нужных документов.
1.2.3 Обоснование необходимости и цели использования
вычислительной техники для решения задачи
Схема документооборота документов приведена на рисунке 1.7.
27
Начальник отдела
кадров
Директор
Документы
соискателя
Приказ на
прием на
работу
Сотрудник отдела
кадров
Прием документов
соискателя
Тестирование
соискателя
Контроль приказа
Подпись приказа
Подготовка
отчётности
Предоставление
отчётности
Действие
Формирование
приказа на прием на
работу
Отчётность
Отчётность
№
1
2
3
4
5
6
7
Результаты
тестирования
Приказ на
прием на
работу
Приказ на
прием на
работу
Рисунок 1.9 Схема документооборота
Временные характеристики описанных выше процессов приведены в
таблице 1.2.
Таблица 1.2
Характеристики описанных процессов