Для обеспечения безопасности применяется система видеонаблюдения
«Hikvision» и система контроля и управления доступом (СКУД) «Castle». Также
на каждом компьютере установлен пакет офисных программ MS Office 2016 и
мессенджер «Pinngle».
Техническая архитектура предприятия представляет собой совокупность
технических средств, используемых для функционирования программной
архитектуры. Компоненты технической архитектуры представлены в таблице
2.
Таблица 2
Характеристика технической архитектуры
№
Наименование
Параметры
Количество
1
Сервер
Xeon Silver 4108 1.8 – 3.0 GHz 8С 16Т
11.00 Mb L3 DDR4 – 2400 768 GB 9.6
GT/s UPI (2) 85Ц
1
2
Маршрутизатор
Mikrotik CCR1016-12G
1
3
Персональный
компьютер
Процессор Celeron J1800, частота
процессора 2.41 ГГц, 2 ГБ RAM, 500
ГБ HDD
100
4
МФУ
Epson L810
5
5
Принтер
Samsung SL M2020
30
На основании перечисленного оборудования была разработана схема
технической архитектуры предприятия, представленная на рисунке 3.
Отдел продаж
Отдел кадров
Отдел маркетинга
Технический отдел
Коммерческий отдел
Интернет
Canon PIXMA MG2440
ПК
Samsung SL M2020
ПК
Samsung SL M2020
ПК
Epson L810
ПК
Samsung SL M2020
ПК
Маршрутизатор
HTTP TCP/IP
HTTP TCP/IP
Сервер
Рисунок 3. Техническая архитектура
19
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих
бизнес процессов
Поскольку деятельность организации невозможна без наличия
необходимых ресурсов, в ходе работы был рассмотрен процесс управления
поставками товаров. Чтобы проанализировать текущую организацию процесса
воспользуемся структурным анализом. Структурный анализ бизнес-процессов
предполагает постепенное разделение процесса на компоненты до тех пор, пока
не будет достигнута нужная степень детализации [8]. Моделирование бизнес-
процесса будет осуществляться согласно нотации IDEF0, которая
предусматривает графическое представление процесса в виде блоков с четкой
структурой входов и выходов.
Анализ бизнес-процесса начинается с создания контекстной диаграммы.
Контекстная диаграмма представляет собой основной бизнес-процесс,
отображенный в виде блока, с описанием входов и выходов [19]. Контекстная
диаграмма бизнес-процесса контроля технического состояния оборудования
представлена на рисунке 4.
Управление процессом осуществляется согласно регламенту и
должностным инструкциям. Механизмами процесса являются специалисты
коммерческого отдела. Входными информационными потоками процесса
являются даты поставок и журнал договоров. Выходными информационными
потоками процесса являются заполненный журнал договоров и письмо с
претензией контрагенту.
Чтобы рассмотреть процесс более подробно, была создана декомпозиция
контекстной диаграммы, представленная на рисунке 5. Ежедневно специалист
коммерческого отдела осуществляет поиск договоров, поставка по которым
должна осуществиться на текущую дату. Затем специалист в журнале
договоров ищет договоры с истекающей датой поставки.
Рисунок 4. Контекстная диаграмма бизнес-процесса
21
Рисунок 5. Диаграмма декомпозиции
Найденные номера договоров оформляются в файл «Перечень
договоров» и передаются на склад организации. Затем кладовщик
формирует отчет, в котором по каждому из договоров перечня договоров
указа дата поступления, количество товаров, данные о браке. Этот отчет
передается специалисту отдела снабжения. Специалист отдела снабжения
по данным отчета кладовщика вносит изменения в журнал договоров. А
именно: даты поступления товара, данные о дефектах и данные о количестве
поступивших товаров.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Процесс управления поставками товаров основывается на одной из
моделей формирования запасов, принятой в организации. Входным
информационным потоком процесса контроля поставок товаров является
дата поставки товара, которая зафиксирована в договоре купли-продажи.
Выходными информационными потоками процесса являются:
1. Отметка о поставке или отсутствии поставки товара в журнале
договоров.
2. Данные о работе с претензиями к поставщикам.
В рамки рассматриваемой задачи входят:
1. Ведение журнала договоров.
2. Учет поставок товаров.
3. Претензионная работа.
Процесс контроля поставок товаров связан с процессом складского
учета, которые является источником данных о поступлении товаров.
Важность задачи в целом для предприятия заключается в том, что при
своевременном поступлении товаров происходит снижение издержек,
связанных с простоем производства из-за недостаточного количества сырья
и материалов. В процессе контроля поставок товаров задействованы
сотрудники коммерческого отдела.
23
Результатным показателем процесса является количество товаров и
количество товаров, не предоставленных в срок.
Используемым входным документом, в котором содержатся
первичные показатели, является журнал договоров.
Результатными документами, в которых отражаются результатные
показатели, являются:
1. Заполненный журнал договоров.
2. Письмо контрагенту с претензией.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
При осуществлении бизнес-процесса используются следующие
документы:
1) Журнал договоров, в котором отражается список договоров с
осуществленными поставками товаров.
2) Товарный отчет, в котором содержатся данные о поступивших
товарах.
3) Письмо с претензией контрагенту.
Рассмотрим схему документооборота этих документов. Схема
документооборота представлена на рисунке 6.
Отдел закупок
Поиск договоров
Сбор данных о
поступлении
товаров
Учет данных о
поступлении
товаров
Процесс
Договор купли-
продажи
Контрагент
Товарный
отчет
Претензионная
работа
Журнал
договоров
Письмо с
претензией
Договор купли-
продажи
Письмо с
претензией
Рисунок 6. Схема документооборота
24
Трудозатраты на осуществление документооборота процесса
складываются из затрат специалистов коммерческого на поиск договоров и
контроль сроков их выполнения. Характеристика документооборота по
существующей схеме представлена в таблице 2.
Таблица 2
Характеристика формирования документооборота
Характеристика
Журнал
договоров
Товарный
отчет
Письмо
Количество документов в год, шт.
1
250
50
Количество символов в документе,
шт.
1000
3000
1000
Частота возникновения в год
1
250
50
Трудозатраты на обработку в год,
чел-час
300
100
300
Трудозатраты на формирование документооборота по существующей
схеме составляют 700 человеко-часа в год. С помощью средств
вычислительной техники будет осуществляться учет договоров, и система
будет автоматически отслеживать их выполнение. Формирование
отчетности будет автоматизировано с помощью ресурсов системы. Это
позволит снизить трудозатраты коммерческого отдела на формирование
документооборота и сделать процесс более прозрачным и контролируемым.
Характеристика документооборота после применения средств
вычислительной техники представлена в таблице 3.
Таблица 3
Характеристика формирования документооборота после
автоматизации
Характеристика
Журнал
договоров
Товарный
отчет
Письмо
Количество документов в год, шт.
1
250
50
Количество символов в документе,
шт.
1000
3000
1000
Частота возникновения в год
1
250
50
Трудозатраты на обработку в год,
чел-час
200
100
150
Согласно приведенным расчетам трудозатраты на формирование
документооборота на текущий момент составляют 700 человеко-часов.
После автоматизации процесса трудозатраты составят 450 человеко-часов.
25
Снижение трудозатрат на формирование документооборота является
достаточным основанием для автоматизации бизнес-процесса.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Рассмотрим компоненты системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации, которые применяются в организации.
Политика безопасности компании реализована в рамках рассматриваемой
задачи следующим образом:
Доступ к каждому компьютеру организации осуществляется с
помощью авторизации, в ходе которой пользователь вводит уникальный
логин и пароль, созданный системным администратором.
Политика безопасности организации основана на принципе «что
не разрешено, то запрещено» [5]. В связи с чем у пользователей ПК есть
разрешение на открытие всех файлов, кроме системных, внесение
изменений только в те файлы, которые созданы членами группы
пользователя.
Рассмотрим инженерно-технические средства защиты ресурсов
информационной инфраструктуры компании. В компании применяются
следующие инженерно-технические средства обеспечения
информационной безопасности:
антивирусное программное обеспечение (Comodo Internet
Security).
программные брандмауэры, входящие в состав применяемых
коммутаторов.
Помимо этого, в качестве мер защиты ЛВС компании применяются
следующие организационные меры:
в системе назначен администратор безопасности;
26
за каждое устройство назначен ответственный за его
эксплуатацию;
системный блок компьютера опечатывается печатями
ответственного и работника ИТ-отдела;
установка любого программного обеспечения проводится
только сотрудником ИТ-отдела;
запрещено использование неучтенных носителей информации.
На учтенных носителях выполнена маркировка, в том числе гриф хранимой
информации, номер, должность и фамилия сотрудника.
В качестве мер защиты от инсайдерских угроз в компании
используется видеонаблюдение. Доступ к помещению офиса компании
ограничен. На входе установлен домофон с видеонаблюдением. Пропуск в
помещение офиса осуществляется охранником, который выясняет цель
визита посетителей и координирует их.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Поскольку текущая организация процесса управления поставками
товаров обладает рядом недостатков, необходимо реорганизовать процесс.
Для этого были проанализированы программные продукты,
представленные на рынке. Одним из них является система «Global»
обладает следующими возможностями [23]:
Организация закупочной деятельности, с возможностью
поэтапного утверждения заявок на закупку;
Формирование плана закупок, обеспечивающего потребность
производства, обусловленную производственной программой, а также
заявки от подразделений;
Организация тендорной работы по выбору поставщика;
Размещение заказов у поставщика;
27
Контроль выполнения закупок на этапах: формирование заказа,
выставление счета, оплата счета, поставка, перемещение в соответствии с
потребностью.
Система «Forecast Now» обладает следующими функциональными
возможностями [22]:
Расчет заказа на сырье и материалы поставщикам, учитывая
внешние ограничения;
Расчет объемов оптимальных внутренних перемещений товаров
между филиалами организации;
Расчет оптимального объема запасов;
Формирование плана заказов и поступлений материалов;
Учет влияния внешних факторов на объемы производства:
сезонности и тренда;
Осуществление кросс-ABC-XYZ анализа по ряду критериев,
заданным пользователем.
Система «1С: Управление небольшой фирмой 8» позволяет
оформлять практически все первичные документы торгового, складского и
производственного учета, а также документов движения денежных средств
[21]. В программе предусмотрены регистрация и хранение подробной
информации о контрагентах организации и договорах. Система позволяет
отслеживать запасы на складах, формировать и отслеживать закупки. Также
система обладает гибкостью в формировании отчетов.
Проанализируем соответствие рассмотренных систем ряду критериев.
Результаты анализа приведены по пятибалльной шкале, где 1 балл означал
несоответствие критерию, а 5 – полное соответствие критерию. Анализ
программного обеспечения представлен в таблице 4.