77
финансово-хозяйственных показателей, управляемость, гибкость в принятии
оперативных управленческих решений.
Прозрачность финансово-хозяйственной деятельности достигается за счет
унификации основных финансовых и нефинансовых показателей для различных
направлений бизнеса и подразделений и возможности быстрого и прямого
доступа к этим данным для руководителей различного уровня.
Управляемость достигается за счет использования показателей
деятельности отдельных подразделений как инструмента планирования, контроля
и мотивации.
Возможность оперативно адаптировать модель бюджетного управления к
изменениям требований бизнеса, внешних условий и пр. обеспечивает гибкость в
управлении. Помимо этого, система бюджетирования предоставляет такие
преимущества, как возможность моделирования для расчета различных вариантов
планов; повышение экономической обоснованности принимаемых решений; рост
профессиональных навыков персонала в области финансового управления и др.
Количественные показатели выражаются в виде результатов внедрения
эффективной информационной системы управления организацией. Поэтому
степень эффективности внедрения можно оценить и определенными измеримыми
экономическими показателями. Например, при внедрении системы может
наблюдаться сокращение потребности в оборотных средствах на 10-30%, а
снижение прямых операционных расходов на 3-20%. Внедрение информационной
системы может приводить к существенному сокращению времени, которое
затрачивают менеджеры разных уровней и специалисты финансовых
подразделений на формирование и согласование бюджета, формирование
отчетности и план-фактный анализ.
Таким образом, четко поставив цели и сформулировав задачи внедрения
информационной системы в начале проекта, компания тем самым сама
определяет результаты, которых хочет достигнуть.
Как правило, эффективность проекта подразумевает соотношение затрат и
результатов проекта. Затраты проекта включают совокупные затраты на
приобретение, установку, настройку и поддержку программного обеспечения, а
также расходы, связанные с приобретением и поддержкой требуемых
78
технических средств, обучением персонала и т.д. Также в них можно включить
расходы, которые связаны с организационными изменениями в бизнес-процессах
компании, но расчет их оценки может являться неточным. Результаты
эффективности внедрения достигаются так же и в последующей эксплуатации
программного обеспечения. Иногда сложно сразу вычислить прямой
экономический или какой-либо другой эффект от проекта.
Существующие методы оценки эффективности внедрения
информационных технологий делятся на две группы в зависимости от
используемого подхода к оценке:
1. Апостериорный подход объединяет методы непосредственной
оценки результатов внедрения информационных систем на этапе эксплуатации
системы. Данные методы учитывают различные ключевые факторы до и после
внедрения информационной системы и сравнение результата с затраченными
усилиями на реализацию проекта внедрения системы.
2. Априорный подход – объединяет методы оценки и прогнозирования
результатов внедрения информационной системы на этапе выбора решения и
согласования объемов инвестиций. В данных методах используются прогнозные
значения ключевых факторов, которые определяются на основании построенных
моделей, при этом могут быть учтены различные виды рисков, влияющие как на
эффекты, так и на затраты проекта внедрения информационной системы, а также
различные неявные возможности.
Рассмотрим особенности этих групп методов. В случае, когда до начала
внедрения системы зафиксированы измеримые цели этого внедрения (например,
сокращение производственного цикла на 20%, увеличение выручки на 10%),
применение методов оценки эффективности в рамках апостериорного подхода
сводится к сравнению планируемых и достигнутых результатов, которые имеются
по всем заявленным целевым показателям. При этом точный результат изменений
целевых показателей можно получить только в том случае, если известны их
методика измерения и значения до внедрения системы. В качестве примера можно
привести измерение длительности бизнес-процессов до и после внедрения
системы. В некоторых случаях, как в приведенном примере, получение
количественных значений показателей может оказаться достаточно трудоемким.
79
Основная проблема рассматриваемого подхода – это доказать, что изменения в
компании, если они и произошли, связаны именно с внедряемой информационной
системой, а не с тем, что, например, менеджмент компании начал принимать
более эффективные решения вследствие изменения экономической конъюнктуры
и т.д. При этом в компании могут параллельно внедряться несколько
информационных систем, что еще более усложняет задачу оценки.
Опыт внедрения информационных технологий крупных компаний
показывает, что среди существующих методов оценки эффективности наиболее
привлекательными являются методы, позволяющие оценить искомую
эффективность до реализации самого проекта, на этапе технико-экономического
обоснования, другими словами, методы в рамках априорного подхода. К ним
относятся следующие показатели:
IRR (Internal Rate of Return);
ROI (Return on Investment);
TEI (Total Economic Impact);
NPV (Net Present Value);
BSC (Balanced Scorecard);
EVA (Economic Value Added).
Проведение оценки в рамках данного подхода до начала реализации самого
проекта, позволит ответить на вопрос, а стоит ли вообще инвестировать в данный
ИТ-проект. Так, рассчитав рентабельность инвестиций и сравнив полученный
показатель, например, со ставкой по банковским депозитам или с установленной
в компании внутренней нормой доходности, в случае превышения первого над
последним, можно говорить о том, что планируемые инвестиции будут
эффективными.
Необходимо учитывать, что ключевыми моментами при использовании
перечисленных методов является оценка прогнозируемого эффекта от внедрения
ИТ-системы. В связи с тем, что данные методы используют прогнозные значения,
достоверность численных оценок непосредственной выгоды от внедрения
системы может вызывать вопросы со стороны менеджмента, принимающего
решения.
80
Рассмотрим методы оценки эффективности внедрения информационных
систем, которые используют крупнейшие компании:
1. Методология оценки, основывающаяся на опыте и эффекте
внедрения систем в предыдущих проектах. Этот метод относится к априорному
подходу. Суть метода заключается в следующем: компании предлагается
самостоятельно оценить ряд предложенных ключевых показателей ее
деятельности. Затем полученные показатели сопоставляются с аналогичными
показателями других клиентов из той же отрасли по имеющейся базе данных
проектов или на основании информации из открытых источников. После этого
компания получает оценку возможного экономического эффекта, который может
быть достигнут в результате доведения ее ключевых показателей до
сопоставляемого уровня в ходе реализации проекта. Таким образом, данный
эффект оценивается не расчетным путем, а на основе результатов, достигнутых
реальными компаниями в ходе реальных проектов. К достоинствам данного
метода можно отнести простоту его использования. В то же время его
недостатком является отсутствие гарантий того, что ранее достигнутый результат
будет также достигнут этой компанией.
2. Методология Total Economic Impact (TEI). С помощью этого метода
компании могут продемонстрировать, обосновать и помочь понять осязаемую
ценность проектов по внедрению информационных технологий руководству и
главным акционерам. Если кратко, методология TEI состоит из четырех
компонентов оценки инвестиционной стоимости: выгоды, расходы, риски и
гибкость. Результатом модели является рассчитанные показатели ROI и
PaybackPeriod. К достоинствам модели можно отнести наглядный и понятный
каждому лицу, принимающему решения о финансировании проекта, результат.
Основной трудностью модели является непрозрачность определения прогнозных
значений экономических выгод от внедрения, что является ноу-хау компании-
разработчика данного метода.
3. Методология Rapid Economic Justification (REJ). REJ – это
методология экономической оценки, которая помогает организациям внедрять
ИТ-решения в бизнес-процессы, а затем определять абсолютную финансовую
прибыльность этих решений. Сущность методологии REJ состоит в том, что она
81
гарантирует, что инвестиции в информационные технологии определяются в
соответствии с поставленными целями, важными для данной организации.
Методология REJ применяется к бизнес-процессам, в наибольшей степени
влияющим на рост эффективности деятельности предприятия. Целью
методологии REJ является разработка бизнес-плана, который поможет главным
менеджерам лучше понять достоинства конкретных вложений в ИТ. Модель REJ
состоит из пяти шагов: оценка бизнеса, выработка решения, оценка прибыли и
затрат, выявление и учет потенциальных рисков, расчет финансовых показателей.
По своей сути, методология REJ подобна методологии TEI и имеет схожие
достоинства и недостатки. Кроме упомянутого выше, методология REJ помогает
найти общий язык ИТ-специалистам и бизнес-менеджменту.
Проанализировав перечисленные методики, можно заключить, что
наиболее оптимальным выбором является следующая комбинация методик с
точки зрения полноты и минимизации затрат на проведение оценки в рамках
априорного подхода.
4. Определение затратной части проекта с использованием метода
TotalCostofOwnership (TCO). Метод ТСО отражает совокупную стоимость
владения информационной технологией, которая была разработана аналитиками
компании «Gartner» в середине 1990-х годов, с помощью интеграции моделей
«Gartner» и разработок приобретенной компании «Interpose». Показателями
методики «ТСО» являются суммы прямых и косвенных затрат организации на
этапе эксплуатации информационных систем.
Методика «ТСО» является ключевым количественным показателем
эффективности процессов автоматизации компании, поскольку она позволяет
провести оценку совокупных затрат на использование информационных
технологий, которые включают: оборудование, инструментальные средства,
процессы сопровождения ИС, а также деятельность конечных пользователей. А
также провести их анализ и соответственно управлять бюджетом для достижения
наилучшей отдачи от информационных технологий в организации. Метод «TCO»
является не просто отдельным интегральным показателем, а целой системой
показателей, которые соответствуют различным статьям расходов. Тем не менее
82
оценить только затраты на ИС недостаточно для успешных инвестиций в ИТ-
проекты. Для расчета TCO необходимо учитывать такие показатели, как:
стоимость приобретения и поддержки оборудования, необходимого
для работы системы в требуемом режиме;
стоимость программного обеспечения и его поддержка вендором;
стоимость внедрения программного обеспечения, которая включает
в себя весь цикл создания продукта;
стоимость дальнейшей поддержки реализованного продукта;
стоимость обучения персонала, который будет работать с системой.
Также существуют следующие способы расчета показателей
экономической эффективности проекта:
Сравнение вариантов организации ЭИС по комплексу задач
(например, сравнение ЭИС, предлагаемой в проекте, с существующей).
Сравнение вариантов организации информационной базы комплекса
задач (файловая организация и база данных).
Сравнение вариантов технологии проектирования ЭИС (например,
индивидуального проектирования с методами, использующими пакеты программ
или модельного проектирования).
Сравнение вариантов технологии внутримашинной обработки
данных.
Из перечисленных способов расчета экономической эффективности
проекта был выбран способ сравнения вариантов реализации ЭИС по комплексу
задач, потому что он является наиболее наглядным для заказчика. Заказчик может
увидеть изменения в бизнес-процессе и самостоятельно измерить эти изменения.
Согласно выбранному способу расчета экономической эффективности
проекта, она вкладывается из следующих компонентов:
1. Косвенного эффекта, который может выражаться в увеличении
прибыли, привлечении большего количества клиентов, снижении количества
брака при производстве, снижении количества негативных отзывов, минимизации
затрат на сырье и материалы, снижении штрафных санкций и неустоек и т.п.
2. Прямого эффекта, выраженного в снижении трудовых и
стоимостных показателей.
83
Рассмотрим методику расчета показателей экономической эффективности
проекта по выбранному способу. Согласно этому способу, необходимо рассчитать
два вида затрат: трудовые и стоимостные [20]. Трудовые показатели включают в
себя следующее:
Абсолютное снижение трудовых затрат (Т) в часах за год (формула
1):
Т = Т
0
- Т
1,
(1)
где Т
0
- трудовые затраты в часах за год на обработку информации по
базовому варианту;
Т
1
- трудовые затраты в часах за год на обработку информации по
предлагаемому варианту;
Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (К
Т
) в
процентах (формула 2):
К
Т
= Т / T
0
* 100% (2)
Индекс снижения трудовых затрат или повышение
производительности труда (Y
T
) (формула 3):
Y
T
= T
0
/ T
1
(3).
К стоимостным показателям выбранного способа расчета экономической
эффективности проекта относятся:
абсолютное снижение стоимостных затрат (
C) в год, выраженное в
рублях;
коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (К
C
),
выраженный в процентах;
индекс снижения стоимостных затрат (Y
C
).
Перечисленные показатели рассчитываются также, как и показатели,
связанные с временными затратами.
Завершающим этапом расчета показателей экономической эффективности
проекта является расчет срока окупаемости проекта. Срок окупаемости
обозначается Т
ок
. Срок окупаемости может измеряться в годах, долях года или в
месяцах года. Он рассчитывается по формуле 4:
Т
ок
= К
П
/C, (4)
где К
П
- затраты на создание проекта (проектирование и внедрение).
84
Для того, чтобы затраты на операции автоматизируемого бизнес-процесса
были наглядными, их оформляют в виде таблицы и затем на их основе
осуществляют расчет перечисленных показателей.
3.2. Расчёт показателей экономической эффективности проекта
По описанному выше методу расчета показателей экономической
эффективности проекта внедрения автоматизированной системы рассчитаем
показатели экономической эффективности проекта внедрения
автоматизированной системы управления проектами. Для этого дадим
характеристику трудовых и стоимостных затрат на осуществление процесса и
произведем расчет трудовых и стоимостных затрат на осуществление бизнес-
процесса до и после автоматизации с помощью разработанной системы.
Для осуществления расчетов необходимо дать оценку трудовым и
стоимостным затратам до и после внедрения разработанной системы. Напомним,
что до внедрения системы процесс не был автоматизирован и сопровождался
бумажным документооборотом. После автоматизации необходимость в
бумажном документообороте отпадет, потому что управление проекторами
организации будет осуществляться с помощью системы управления проектами.
Это позволит достичь следующих преимуществ:
1. Снизить временные затрат на планирование проекта благодаря
автоматическому расчету сроков выполнения задач и затрат.
2. Сделать процесс работы над проектом прозрачным: все участники
проектной команды будут видеть задачи, в которых они участвуют.
3. Упросить процесс подготовки отчетов.
Затраты на процесс управления проектами до и после автоматизации
представлены в таблице 11.
После расчета трудовых и стоимостных затрат осуществим расчет
показателей экономической эффективности проекта.
Абсолютное снижение годовых трудовых затрат в год равно:
Т = 1 580 – 900 = 680 человеко-часов.
Коэффициент относительного снижения годовых трудозатрат равен:
К
Т
= 680 / 1 580 * 100% = 43%.
Таблица 11
Характеристика затрат на обработку информации
№
п/п
Наименование
операций
технологического
процесса решения
комплекса задач
Ед.
Изм.
Объем
работы
в год
Норма
выработки /
производител
ьность
устройств
ЭВМ (опер/в
час.)
Тру-
доемкость
Среднечасовая
зарплата
специалиста (руб.)
Часовая
стоимость
накладных
расходов
(руб.)
Стоимостные
затраты
для ручных
операций
Стоимостные
затраты для
операций,
вып. на ЭВМ
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Затраты до автоматизации
1
Планирование
работ проекта
Ч-
час
600 600 1 250 10 000 150 000 10 000
2
Распределение
ресурсов проекта
Ч-
час
320 600 0,5 250 10 000 80 000 5 000
3
Планирование
бюджета проекта
Ч-
час
500 600 1 250 10 000 125 000 10 000
4
Формирование
отчетности
Ч-
час
160 600 0,2 250 10 000 40 000 2 000
1580 2,7 395 000 27 000
Затраты после автоматизации
1
Планирование
работ проекта
Ч-
час
350 600 0,5 250 10 000 87 500 5 000
2
Распределение
ресурсов проекта
Ч-
час
200 600 0,3 250 10 000 50 000 3 000
3
Планирование
бюджета проекта
Ч-
час
350 600 0,5 250 10 000 87 500 5 000
4
Формирование
отчетности
Ч-
час
0 600 0 250 10 000 0 0
900 225 000 13 000
86
Индекс снижения годовых трудозатрат (повышение производительности
труда) равен:
Y
T
= 1 580 / 900 = 1,75.
Абсолютное снижение годовых стоимостных затрат равно:
C = 422 000 – 238 000 = 184 000 рублей.
Коэффициент относительного снижения годовых стоимостных затрат
равен:
К
C
= 184 000 / 422 000 * 100% = 43%.
Индекс снижения стоимостных затрат составит:
Y
C
= 422 000 / 238 000 = 1,77.
Для того, чтобы наглядно продемонстрировать динамику трудовых и
стоимостных затрат, были составлены графики. На рисунке 37 представлен
график динамики трудовых затрат. На рисунке 38 представлен график динамики
стоимостных затрат. На основании приведенных расчетов можно сделать вывод,
что рассматриваемые показатели были снижены. Это говорит об эффективности
проекта.
Рисунок 37. График снижения трудовых затрат
0
200
400
600
800
1000
1200
1400
1600
1800
До автоматизации После автоматизации
Человеко-часов
Динамика трудозатрат