Отдел продаж Отдел маркетинга
Технический отдел
Проектный отдел
ОС Windows 10
Microsoft Office 2016
Pigeon 2.4.2
Asterisk 16.1.1
Microsoft Security
Essentials
4.11.15063.447
PlanFix 2.0.8.2
Мегаплан 3.2.2
Коммерческий отдел
Отдел кадров
ОС Windows 10
Microsoft Office 2016
Pigeon 2.4.2
Asterisk 16.1.1
PlanFix 2.0.8.2
Microsoft Security
Essentials
4.11.15063.447
ДА-система 1.6.2
ОС Windows 10
Microsoft Office 2016
Pigeon 2.4.2
Asterisk 16.1.1
PlanFix 2.0.8.2
Microsoft Security
Essentials
4.11.15063.447
ОС Windows 10
Microsoft Office 2016
Pigeon 2.4.2
Asterisk 16.1.1
PlanFix 2.0.8.2
Microsoft Security Essentials
4.11.15063.447
Рабочее место системного
администратора:
Advanced Diagnostic Test 2.1.5
Verus 5.2
Secunia PSI 3.0
Рабочее место web-разработчика и
верстальщика:
Denwer 3
Joomla 3.9.0
Рабочее место web-дизайнера:
Adobe Photoshop 13.0.1
ОС Windows 10
Microsoft Office 2016
Pigeon 2.4.2
Asterisk 16.1.1
PlanFix 2.0.8.2
Microsoft Security
Essentials
4.11.15063.447
Рабочее место
бухгалтера и экономиста
1C: Предприятие 8.3
Рабочее место юриста
Гарант 4.8.2.5
ОС Windows 10
Microsoft Office 2016
Pigeon 2.4.2
Asterisk 16.1.1
PlanFix 2.0.8.2
Microsoft Security
Essentials
4.11.15063.447
1C: Предприятие 8.3
Сервер
ОС Windows Server 2019
Pigeon 2.4.2
Asterisk 16.1.1
PlanFix 2.0.8.2
Microsoft Security Essentials
4.11.15063.447
Advanced Diagnostic Test 2.1.5
Verus 5.2
Secunia PSI 3.0
Denwer 3
Joomla 3.9.0
MySQL 5.1
1C: Предприятие 8.3
HTTP TCP/IP
Рисунок 2. Программная архитектура
Вторым направлением деятельности технического отдела является
разработка интернет ресурсов. Для этой деятельности используется следующее
программное обеспечение: разработка ресурсов осуществляется с помощью
набора дистрибутивов «Denwer 3», предназначенного для создания и отладки
сайтов на локальном ПК. «Denwer 3» включает в себя СУБД MySQL 5.1, web-
сервер Apache и панель phpMyAdmin 3.5.1 для администрирования СУБД. Также
для разработки web-ресурсов используется система управления контентом
Joomla. Разработка дизайна проектов осуществляется в редакторе Adobe
Photoshop.
В коммерческом отделе для управления организацией используется
программное обеспечение «1С. Предприятие 8.3», которое используется как
бухгалтерами, так и экономистами. Для осуществления деятельности юриста
используется информационно-поисковая система (ИПС) «Гарант». Специалисты
отдела кадров для ведения кадрового учета также используют систему «1С:
Предприятие 8.3».
Также для оценки степени автоматизации организации необходимо
проанализировать характеристики ПК и сетевого оборудования. В организации
есть 50 ПК, которые используются для работы сотрудников и один север.
Характеристика технической архитектуры представлена в таблице 2.
Таблица 2
Характеристика технической архитектуры
№
п/п
Наименование
Спецификация
1
Сервер HPE
ProLiant DL20 Gen9
Процессор: Intel Xeon E3-1240 v6
Материнская плата: SuperMicro X7SBi
Оперативная память: DDR4 UDIMM ECC 16 Gb
Жесткий диск: Seagate Barracuda ES.2, 1000GB,
SATA-2
Сетевые карты: 2x Intel 82573V Gigabit Ethernet
10/100/1000Mbps
2
Маршрутизатор
Mikrotik CCR1016-
12G
Интерфейсы: порт WAN 10/100/1000BASE-T, 4
порта LAN 10/100/1000BASE-T
Стандарт IEEE 802.11b/g/n
Скорость беспроводного соединения: IEEE
802.11b: 1, 2, 5,5 и 11 Мбит/с, IEEE 802.11g: 6,
9, 12, 18, 24, 36, 48 и 54 Мбит/с, IEEE 802.11n:
от 6,5 до 300 Мбит/с (от MCS0 до MCS15)
3
Коммутатор D-Link
DGS-1100-24
Скорость передачи данных: 10/100/1000 Мб/сек
Количество портов: 60
№
п/п
Наименование
Спецификация
18
4
Персональный
компьютер
Процессор: Core i5 8400, частота процессора 2800
Гц, DDR4 8 ГБ, 500 ГБ HDD
5
МФУ
Canon MAXIFY MB2040
6
Принтер
Canon PIXMA MG2440
Взяв за основу данные таблицы, сформируем схему технической
архитектуры организации. Техническая архитектура организации представлена
на рисунке 3.
Сервер HPE ProLiant DL20 Gen9
Маршрутизатор Mikrotik CCR1016-12G
Отдел продаж Отдел маркетинга
Технический отдел
Проектный отдел Коммерческий отдел
Отдел кадров
Canon PIXMA MG2440м
ПК
Canon PIXMA MG2440м
ПК
Canon MAXIFY MB2040
ПК
Canon PIXMA MG2440м
ПК
Canon PIXMA MG2440м
ПК
Canon PIXMA MG2440м
ПК
Интернет
Рисунок 3. Схема технической архитектуры
В результате проведенного анализа программного и технического
обеспечения организации был сделан вывод о том, что уровень ее технического
обеспечения является высоким, а то время как программную архитектуру можно
усовершенствовать, что позволит оптимизировать деятельность персонала.
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих
бизнес процессов
Основным направлением деятельности организации является
предоставление услуг по разработке интернет ресурсов. Проанализируем этот
процесс с помощью структурного анализа, который заключается в том,
исследование статических характеристик процесса проводится с помощью
выделения в нем элементов различного уровня и определение взаимосвязей
между ними [19].
19
Для проведения структурного анализа бизнес-процесса предоставления
услуг организации была построена контекстная диаграмма. Результат
построения контекстной диаграммы представлен на рисунке 4. Процесс
управляется законодательством РФ. Входным информационным потоком
процесса является перечень услуг организации. Выходным информационным
потоком процесса является реализованный проект. Механизмы процесса – это
сотрудники отделов продаж, проектного и технического отделов.
После создания контекстной диаграммы была разработана декомпозиция
процесса предоставления услуг организации, чтобы дать описание структуры
процесса. Декомпозиция процесса предоставления услуг организации
представлена на рисунке 5.
Предоставление услуг включает в себя продажу услуг организации,
которую осуществляют специалисты отдела продаж. Когда от клиента получены
требования к проекту, специалисты проектного отдела осуществляют
планирование проекта и оформление технического задания. На этом же этапе
происходит расчет необходимых ресурсов проекта и согласование бюджета и
сроков проекта.
Когда клиентом подписано техническое задание и договор, специалист
проектного отдела начинает курировать работу над проектом, которая
осуществляется специалистами технического отдела. В результате выполнения
работы над проектом получается реализованный проект.
В результате анализа бизнес-процесса предоставления услуг организации
было выявлено, что процессы продажи услуг организации и разработки проекта
автоматизированы в достаточной степени, а процесс планирования проекта
автоматизирован только с помощью планировщика задач PlanFix. Такая
организация бизнес-процесса увеличивает трудозатраты на расчет бюджета
проекта, составление перечня ресурсов проекта и планирования сроков
выполнения работ проекта. Поэтому далее будет рассматриваться процесс
планирования проекта.
Рисунок 4. Контекстная диаграмма процесса
21
Рисунок 5. Декомпозиция контекстной диаграммы
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Для определения места задачи планирования проекта и ее описания была
составлена декомпозиция планирования проекта (рисунок 6). Планирование
проекта включает в себя планирование работ проекта, в ходе которого
специалист проектного отдела составляет перечень задач, которые необходимо
выполнить в рамках работы над проектом. Затем специалист проектного отдела
осуществляет подбор участников команды проекта в зависимости от
поставленных задач. Когда команда проекта подобрана, рассчитывается бюджет
проекта, в который входят затраты на заработную плату команды проекта,
затраты на оборудование и программное обеспечение. Результаты проделанной
работы согласовываются с заказчиком.
Процесс планирования проекта будет рассматриваться от планирования
работ проекта, включая распределение ресурсов проекта и планирование
бюджета проекта, и до согласования плана проекта. Входным информационным
потоком процесса является потребность клиента, а выходными
информационными потоками процесса являются техническое задание и план
работ проекта.
Рассматриваемый процесс связан с процессом продажи услуг компании,
потому что при продаже услуг компании выявляются потребности клиента,
которые передаются специалистам проектного отдела. Также процесс связан с
процессом разработки проекта, потому что разработка проекта осуществляется
согласно плану работ проекта, в рамках сроков и бюджета проекта.
Важность процесса для организации в целом заключается в том, что на
этапе планирования принимается множество проектных решений, которые
оказывают влияние на процесс разработки проекта. К таким решениям
относятся: длительность проекта, задействованных специалистов, бюджет
проекта, технологии, применяемые при разработке проекта и т.д.
Процесс планирования проекта осуществляется специалистами
проектного отдела. В процессе планирования специалисты применяют
планировщик дел, используемый в организации. К результатным показателям
проекта относятся сроки выполнения проекта и бюджет проекта.
Рисунок 6. Модель бизнес-процесса планирования проекта
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи
Теперь нужно дать обоснование автоматизации процесса планирования и
управления проектами организации ИП «Кластер WEB». Для этого были
рассчитаны трудозатраты на формирование документов, участвующих в
процессе. К таким документам относятся:
1. План работ проекта.
2. Список ресурсов проекта.
3. Календарный план проекта.
4. Бюджет проекта.
Помимо перечисленных документов в процессе планирования и
управления проектами создаются договор на разработку интернет ресурса и
техническое задание на разработку. Однако формирование этих документов
нельзя автоматизировать, потому что в каждом проекте имеются
индивидуальные задачи, которые отражаются в техническом задании и
индивидуальные условия выполнения проекта, отраженные в договоре. Поэтому
эти два документа не будут отражены на схеме документооборота проекта.
Схема документооборота проекта отражает перемещение документов в
ходе выполнения процесса между участниками документооборота. Схема
документооборота процесса планирования и управления проектами
представлена на рисунке 7.
Теперь для расчета трудозатрат на формирование документооборота
процесса нужно дать количественные характеристики показателям
документооборота:
1. Количеству документов за год.
2. Частоте возникновения документов за год.
3. Символьному объему документа.
25
Клиент
Планирование
работ проекта
Распределение
ресурсов
проекта
Планирование
бюджета
проекта
Процесс
Потребности
клиента
Специалист проектного отдела
Согласование
плана проекта
План работ
проекта
Специалисты
технического отдела
Список
ресурсов
Бюджет
проекта
Календарный
план проекта
Календарный
план проекта
План работ
проекта
Рисунок 7. Схема документооборота проекта
В результате можно рассчитать годовые трудозатраты на оформление
документа в человеко-часах. Характеристика текущей организации
документооборота представлена в таблице 2.
Таблица 2
Характеристика документооборота
Показатель
План
работ
проекта
Список
ресурсов
Бюджет
проекта
Календарный
план проекта
Количество
документов в год, шт.
3 000
3 000
100
100
Количество символов
в документе, шт.
3 000
1 000
1 000
500
Частота
возникновения в год,
шт.
1200
100
1200
100
Трудозатраты на
обработку в год, чел-
час
320
260
600
400
Поскольку при существующей организации процесса перечисленные
документы формируются в текстовых и табличных процессорах в бумажной
форме, трудозатраты на формирование документооборота составляют 1580
человеко-часов в год.
Применяя средства вычислительной техники, пользователи будут
самостоятельно вводить в систему план работ проекта и список ресурсов. А
календарный план проекта будет формироваться автоматически при вводе даты