11
• Основной лоток подачи: 250 листов (60-90г/м2)
• Месячная нагрузка: 500 стр/мес (макс.10000)
• Скорость печати: 20 стр/мин (А4)
• Габариты (ШхГхВ): 447х386х412
• Вес с картриджем: 16 кг.
Программная архитектура и нформационной системы ТОО «Black and
white» наглядно п ре дставлена на рисунке 1.3.
Рис. 1.3 Программная архитектура ТОО «Black and white»
В соответствии с представленной схемой, в качестве операцион ной
системы на АРМ пользователей используется Windows 7, в качестве серверной -
Windows Server 2008 R2.
В качестве пакета офисных приложений уста новлен MS Office 2010 Prof,
включающий в себ я MS Word 2010, MS Excel 2010., MS Outlook 2010.
Для защиты от вирусных атак ис пользуется (как на АРМ сотрудников, так
и на с ерверах) Dr.Web Enterprise Security Suite..
Управлением имеющимися серверами, а также дисковой системой
осуществляется путем использования ПО IBM Director.
12
Для разделения прав пользователей в сети организована доменная
структура с использованием службы Active Directory. При помощи IBM Director
администраторы могут во всех подробностях отсле живать аппаратные
конфигурации удаленных систем и проводить инвентари зацию, контролировать
степень использования важнейших компонентов и осуществлять резервное
копирование и перемещение данных.
Деятельность отделов пре дприятия ав томатизирова на при помощи
программного комплекса «Инфо-Бухгалтер» (сетевая версия).
Для резервного копирования и синхронизации используется данных
Handy Backup. Позволяет выполнять резервное копирова ние и восстановление
данных жесткого диска, от дельных файлов и папок, изображений, видео, почты
и т.д. практически на любые носители.
UserGate Proxy & Firewall — это программное решен ие для организации
общего доступа в Интернет из локальной сети, учета трафика и защиты
корпоративной сети от внешних угроз. UserGate использует комплексный
подход к обеспе чени ю безопасности локальной сети и с овременные методы
борьбы с Интернет-угрозами, такими, как вирусы, вредоносные программы и
хакерские атаки.
Mail Access Monitor — программный продукт, предназначенный для
осуществления контроля над эффективностью использования почтового сервера
сотрудн иками организации.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
В настоящее время выполнение заказов по разраб отке сайтов
осуществляется в компании путем создания проекта, назначения менеджера
проекта и подбора исполнителей по сп ец и ал изациям – программистов,
дизайнеров , верстальщиков и так далее. Работа и общ е ние менеджера проекта с
участниками проекта ведётся удаленно, с использованием таких средств, как
телефонная связь, интернет-менеджеры и так далее.
13
Основным действующи м лицом является менеджер проекта.
К обя занностям менеджера проектов относятся ведение, реализация и
управление проектами включая:
• допроектную работу: планирование проекта, целей и сроков
выполнения, формирование календарного плана как для команды в целом, так и
для каждого члена команды в отдельности;
• организационную работу: обеспечение проекта ресурсами,
подготовка заявки на необходимых ему работников и их уровень квалификации,
формулировка текущих задач для каждого сотрудника, организация обмена
необходимой информацией между сотрудниками, решение всех проблемных
ситуаций в работе и в отношениях;
• управление полным циклом разраб отки новых технологий и
координацию п рограмм со ст ратегическими партнерами, ускорение цикла
внедрения новых версий продуктов, завоевание доверия заказчика и позитивной
репутации в результате эффективной работы по проектированию, внедрению и
поддержке продуктов;
• постоянное взаимодействие с заказчиком, поддержание
дове рительного уровня отношений с командой клиента, оп ределение его
потреб ностей и проблем, информирование сотрудников компании об
изменениях в стратегии реализации проекта, управление процессом реализации
проекта;
• контроль выполнения проекта и соблюдением сроков, указанных в
плане, ответств енность за реализацию проекта в целом, проверку и утверждение
продукта во всех его аспектах - функциональ ность, критерии качества.
Состав рабочей группы проекта приведен на рисунке 1.4.
14
Рис. 1.4Состав группы, работающей над проектом
Динамика изменения количества проектов, которые единовременно ведет
компания ТОО «Black and white» показывает тенденцию к увеличению
количества проектов компании. Общее количество проектов в 2014 году по
сравнению с 2002 годом увеличилось на 130% и, судя по представленному
тренд у, будет расти и дальше.
С увеличением данного показателя управление на уровне совещаний с
руководителем и контролем с его стороны, без ввода автоматизированной
системы становится не только проблематичным, но и во многих вопросах
невозможным.
Рассмотрим с помощью технологии IDEF, как в настоящее время
происходит обработка, выполнение и контроль проектов . На рисунке 1.5
показана общая характерист ика деятельности менед жера проектов.
Менеджер проектов
Программисты Дизайнеры Верстальшики
15
Рис. 1.5 Общая характеристи ка деятельности менеджера проектов
Декомпозиция д анной схемы приведена на рисунке 1.6.
Рис. 1.6 Декомпозиция основного процесса
Как видно из приведенной схемы, основными блоками в деятельности
отдела являются следующие:
• Разработка проектов по заявкам клиентов;
• Контроль выполнения проектов и их доработка (при
необходимости);
16
• Ведение архива документации, в том числе и по выполненным
проектам.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
Рассмотрим процесс разработки п роектов (Рис. 1.7).
Рис. 1.7 Характеристика проце сса разработки проектов
Разработка проектов включает в себя ведение п рое ктов и ведение
отчетности по ним.
Ведение проекта включает в себя следующие подп роцессы (Рис. 1.8):
• Регистрация и распред ел е ние проектов;
• Непосредственное выполнение проектов, где результат
формируется в виде файлов;
• Учет выполненных работ каждым специалистом.
17
Рис. 1.8
Данный процесс также состоит из следующих подпроц ес сов (Рис. 1.9).
• Регистрация проекта, которая заключается в его записи
специальную книгу учета;
• Первичный анализ требования проекта, на основани и которого
производится выбор исполнителя для конкретного проекта с учетом также и его
загруженности;
• Распределение проектов между исполнителями, то есть назначение
специалиста для исп ол нения конкретного проекта.
При назначении п роекта формируются все требования, его касающиеся, а
также указываются сроки его выполнения. Все эти действия выполняет
менеджер проектов.
18
Рис. 1.9 Характеристика проце сса регистрации и распределения проекта
На данном этапе развития компании назрела необходи мость использовать
новые коммуникационные возможности в сфере управления проектами.
Регистрация проекта осуществляется на основании поданной клиентом
заявки. Также используются данные клиента. В ре зультат формируется
регистрационная карточка проекта, в которой указаны сведения о проекте, дата
его завершения, данные клиента, прикреплено техническое задание (при
наличии).
Далее, на основании проектной документации и регистрационной
карточки проекта осущест вляется анализ требований к проекту, в результате
чего формируется план-график выполнения проекта, в котором указаны этапы
проекта с датами их выполнения. На основании план-графика списка
имеющихся исполн ителей формируется план распределения работ между
исполнителями, в котором указаны задачи для каждого привлекаемого
сотрудн ика и срок их выполнения.
После выполнения проекта на основании плана распределения и
сделанных в нем отметок о выполнении мероприятий формируется акт
выполненных работ и отчет об их выполнении.
На основании актов выполненных работ раз в месяц формируется сводная
вед омость выполненных работ, в которой указывается наименование проекта,
19
дата приема его в работ у и дата окончания, зат ра ченн ое время, привлекаемые
исполнители .
В результате ан ализа выполненных проектов менеджером формируется
аналитическая ведомость, в которой, кроме указанных выше реквизитов,
приводятся итоговые показатели по успешности выполнени я проектов.
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Таким образом, распределение проектов, их выполнение и контроль
выполнения в н а стоящее время осуществляется вручную, без применения
средств автоматизации. В этом случае мн огие асп екты проекта остаются без
внимания компетентн ого руководителя, что приводит к ошибкам со стороны
отдела и влечет за собой не только штрафы и неустойки, которые выплачивает
компания клиентам согласно договорам, но и к потере так называемого
“goodwill”(с анг.: деловая репутация, престиж, авторитет). Более того, это
приводит к еще большим затратам со стороны клиента, так как задержка сроков
сдачи проектов означает уп ущенную прибыль, а также прямые издержки
различного рода.
Графическая схема документооборота представлена на рисунке 1.10.
20
Рис. 3 Графическая схема документооборота.
Останов имся поподробнее на проблемах, которые ввиду описанной выше
ситуации необходимо решить компании ТОО «Black and white»:
1. Отсутствие стандартного шаблона графика проекта;
2. Отсутствие понятной системы контроля над сроками ре ал изации
проекта;
3. Отсутствие единых методов анализа и прогнозирования хода
реализации проекта;
4. Отсутствие стандартной отчетности по проекту;
5. Отсутствие контроля над каждой задачей по проекту.
Проект
Действие
Исполнитель
1. Поступление заявки
Распределение
Заявка на проект
Проект
Проект
Менеджер по работе с
клиентами
Получение и выполнение
Сотрудник отдела
контроля
Контроль
Проект
Закрытие
Учет проекта
Проект