16
Рисунок 1.3 – Техническая архитектура ООО «Трэвел Ритейл Домодедово»
17
В сети ООО «Эксповестранс» используется коммутаторы TP-LINK TL-
SG1016 и машрутизатор UPVEL UR-329BNU.
На рабочих станциях установлены персональные компьютеры Acer Extensa
EX2610G (Intel Pentium J3710, 4x1600 МГц, 4 ГБ DDR3L, HDD 1 ТБ) и МФУ Samsung
Xpress M2020W.
Программная архитектура предприятия представлена на рисунке 1.4. В
настоящей работе будет автоматизирована деятельность сотрудников
распределительного центра управления логистики, поэтому на схеме рабочее место
специалиста управления логистики выделено отдельно. На рабочих местах разных
сотрудников используются соответствующее программное обеспечения, такое как
1С, Мегаплан, Консультант Плюс, Directum и другие.
Рисунок 1.4 – Программная архитектура ООО «Трэвел Ритейл Домодедово»
На рабочем месте специалистов управления логистики установлена
устаревшая программа по автоматизации управления распределенной структурой
складов, которая не соответствует требованиям организации, но исходные коды
программы утеряны, поэтому принято решение о разработке новой системы
собственными силами.
18
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес-процессов
Предметом исследования данной ВКР является процесс управления
распределенной структурой складов ООО «Трэвел Ритейл Домодедово», основной
целью которой является обеспечение бесперебойного процесса пополнения складов
организации, определения оптимального количества запаса для каждой категории
товаров с использованием методов поддержания оптимального запаса в цепочке
поставок.
Управление распределенной структурой складов на предприятии позволяет
достигнуть следующих результатов:
уменьшению операционных затрат в связи с оптимальным и
своевременным пополнение складов торговой сети;
увеличению оборота предприятия;
минимизации излишков товарно-материальных запасов;
уменьшению расходов на хранение товарно-материальных запасов;
снижению расходов по доставке товаров благодаря правильному
распределению товаров между складами.
Все товары от поставщиков поступают в распределительный центр
ООО «Трэвел Ритейл Домодедово». Далее в соответствии с потребностями товары
распределяются между складами торговой сети в разных городах.
Управлением распределенной структурой складов занимается отдел
распределительной логистики ООО «Трэвел Ритейл Домодедово».
Задачи отдела [13]:
сбор информации о потребностях распределенных складов;
определение оптимального объема закупки для удовлетворения
потребностей складов;
формирование заказов на закупку товаров при определении дефицита
или уменьшения нормативного запаса до минимума;
19
учет получения товаров от поставщиков;
распределение товаров между складами;
учет фактической поставки и отгрузки товаров из распределительного
центра;
формирование отчетности.
Сотрудники отдела распределительной логистики руководствуются в своей
деятельности [13]:
законодательством РФ;
Уставом компании;
приказами и распоряжениями руководства;
должностной инструкцией.
Рассмотрим текущие бизнес-процессы деятельности специалистов отдела
распределительной логистики ООО «Трэвел Ритейл Домодедово» с помощью
методологии IDEF0 [22, 26].
На рисунке 1.5 представлена IDEF0 модель управления распределенными
складами ООО «Трэвел Ритейл Домодедово».
Рисунок 1.5 – Контекстная диаграмма
20
В качестве управляющих механизмов выступают нормативные документы и
должностные инструкции сотрудников, а также законы РФ, регламентирующие
деятельность компании по управлению распределенными складами.
В качестве входных данных определены: сведения о поставщиках, сведения о
наличии товарах в распределительном центре и на складах торговой сети, заявка о
получении товаров на склад.
Выходные данные: запись в журнале учета поставок, договор с поставщиком,
заявка на закупку товаров, накладная на отгрузку товаров со склада
распределительного центра, отчетные материалы для руководства.
В качестве механизмов управления выделены: сотрудник отдела
распределительной логистики, сотрудник склада распределительного центра и
сотрудник склада торговой сети, а также устаревшая программа, с помощью которой
выполняется управление распределенными складами организации.
Декомпозиция IDEF0 модели представлена на рисунке 1.6.
Рисунок 1.6 – Декомпозиция модели IDEF0
Основные бизнес-процессы:
оценка наличия необходимого количества товаров на складах
компании, включая распределительный центр;
заключение договора на поставку товаров для пополнения запасов;
21
получение товаров на склад распределительного центра;
отгрузка товаров на склады торговой сети по заявкам;
оформление отчетности для руководства и служебного использования.
Специалист отдела распределительной логистики принимает заявки на
отгрузку товаров со склада, оценивает состояние склада и наличие необходимого
количества товаров на складе. Если товаров недостаточно, заключает договор с
поставщиком, который предлагает наиболее выгодные условия. Далее отгружает
товары на склад торговой сети при получении заявки от сотрудников
распределенных складов. Оформляет отчетность о поставке товаров.
На рисунке 1.7 представлена декомпозиция блока «Заключить договор
поставки товаров для пополнения запасов».
При получении заявки на закупку товаров или при обнаружении дефицита
необходимых товаров на складе распределительного центра, специалист отдела
распределительной логистики проводит анализ прайс-листов поставщиков, чтобы
выбрать наиболее выгодное предложение среди всех поставщиков. Оговориает
индивидуальные условия поставки. Согласовывает выбранного поставщика с
руководством и заключает договор поставки.
Рисунок 1.7 – Декомпозиция блока «Заключить договор поставки»
22
Договор подписывается поставщиком и ответственным лицом со стороны
организации. Далее договор передается в бухгалтерию для оплаты.
На рисунке 1.8 представлена декомпозиция блока «Получить товары на склад
распределительного центра».
Рисунок 1.8 – Декомпозиция блока «Получить товары на склад распределительного
центра»
При получении товаров на склад распределительного центра проверяется
комплектация заказа и выполнение всех условий поставки. При необходимости
оформляетя претензия поставщику. После оприходования товаров на складе
оформляется соответствующая документация.
Декомпозиция блока «Формирования отчетности» представлена на
рисунке 1.9, которая включает блоки:
сбор информации для отчета;
анализ и статистическая обработка информации;
оформление отчета.
При поступлении распоряжения от руководства о необходимости
формирования отчета сотрудники предприятия первоначально занимаются сбором
нужной информации в журналах учета данных о поставках и распределении товаров
между складами.
23
Следующим этапом является анализ и статистическая обработка полученной
информации, и подведение итогов. Этот этап является очень ответственным и
занимает две трети от общего времени на формирование отчета и также требует
одновременной работы нескольких сотрудников.
Рисунок 1.9 – Декомпозиция блока «Формирование отчетов»
Завершающим этапом формирования отчета является оформление
полученных результатов в удобочитаемый вид в среде Microsoft Excel или Microsoft
Word. Данную работу обычно выполняет один сотрудник.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
В результате анализа процессов деятельности специалиста отдела
распределительной логистики ООО «Трэвел Ритейл Домодедово» были выявлены
следующие недостатки:
устаревшая программа, которая используется для автоматизации
управления распределенной структурой складов не позволяет
24
оформлять документы в соответствии с изменившимися условиями и
реквизитами, так как утеряны исходные коды программы
устаревшая программа не позволяет выполнить все необходимые
операции по управлению распределенной структурой складов
организации, так как бизнес-процессы за последнее время изменились
нет возможности автоматического формирования необходимых
отчетов для руководства;
сведения о поставщиках хранятся в отдельном файле и для ввода
реквизитов в бланки документов необходимо каждый раз копировать
эти данные вручную.
В организации необходима автоматизация бизнес-процессов управления
распределенной структурой складов с помощью внедрения новой системы,
отвечающей всем необходимым требованиям.
Информационная система позволит:
– повысить производительность труда сотрудников отдела
распределительной логистики ООО «Трэвел Ритейл Домодедово»;
– увеличить качество и достоверность хранимой информации;
– автоматизировать процесс ведения учета поступления товаров на склад;
– автоматизировать процесс расчета остатков на складах на основе данных
о поставках и расходе товаров;
– обеспечить хранение копий заключенных договоров с поставщиками в
БД;
– упростить и ускорить процесс анализа данных;
– обеспечить автоматическое заполнение сопроводительных документов;
– обеспечить оперативный поиск информации;
– обеспечить защиту информации.
Как показал анализ бизнес-процесса формирования отчетности, который
действует сейчас на предприятии, формирование отчетов для руководства может
занимать от одного до пяти рабочих дней в зависимости от сложности отчетной
формы. Это сказывается на производительности всего отдела и компании в целом,
так как сотрудники оторваны от выполнения ежедневных обязанностей.
25
При формировании отчетов для руководства с помощью автоматизированной
системы время формирования займет всего 1 – 2 секунды и выполняется с помощью
нажатия всего нескольких кнопок.
На основе вышеприведенного анализа деятельности специалиста отдела
распределительной логистики можно с уверенностью говорить о необходимости
реорганизации процесса управления распределенной структуры с целью повышения
производительности работы сотрудников, уменьшения количества рутинных
операций и повышения достоверности хранимых данных.
Для осуществления данной цели необходимо разработать и внедрить
информационную систему, которая позволит хранить информацию о закупках
товаров, поставщиках, документах, выполнять статистическую обработку данных и
формировать необходимые отчеты.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
В таблице 1.2 представлены прагматические характеристики
документопотока по управлению распределенной структурой складов.
Оклад сотрудника отдела распределительной логистики составляет 25000
рублей. Часовая оплата – 130 руб. час.
Таблица 1.2
Прагматические характеристики потоков информации для задачи
управления распределенной структурой складов
Задачи
Объем
информации в год
Трудовые затраты
в год, час
Стоимостные
затраты, руб.
Ведение учета сведений о состоянии
складов торговой сети
500
10000
1300000
Ведение учета сведений о состоянии
склада распределительного центра
2500
5000
650000
Учет поставок товаров
500
750
97500
Учет заявок на отгрузку товаров на
склады торговой сети
500
800
104000
Формирование документов
500
1000
130000
Формирование отчетов
50
3000
390000
ИТОГО
20550
2671500