17
Рисунок 3. Программная архитектура ИС
На каждой типовой рабочей станции установлена операционная система
Windows 2010, Internet Explorer 10, Kaspersky 2018, MS Office 2010.
На каждом сервере поставлена ОС Windows Server 2012.
К организационным мерам относятся: запрет на распространение
конфиденциальной информации; хранение документов только в специально
предназначенных для этого местах.
К мерам, с применением информационных технологий, относятся: электронно-
цифровая подпись; Kaspersky 2018; брандмауэр
Далее рассмотрим основные угрозы информационной безопасности и способы
их устранения [14].
1. Незаконный доступ к конфиденциальной информации в рамках
корпоративной информационной системы. Такой вид угрозы устраняется также
18
обязательным правилом хранения документов (бумажных и электронных) только в
предназначенных для этого местах.
2. Атака, при которой информация преднамеренно перехватывается,
изменяется или читается. Устранить такую угрозу можно только с помощью
шифрования информации.
3. Угроза безопасности информация, которая связана с ошибками
идентификации пользователей, для устранения данной угрозы нужно проверять
подлинность получателя и отправителя. Данная угроза может шифроваться путем
использования электронно-цифровой подписи.
4. Угроза, при которой пользователь получает незаконный доступ из одной
сети в другую сеть. Устранить данную угрозу можно путем фильтрации трафика,
который поступает на сервер с помощью межсетевого экрана - брандмауэра. В основе
технической архитектуры сети организации, центрального и всех отдельных
филиалов, работает брандмауэр [9].
5. Уничтожение информации вирусами и компьютерными атаками. Устранить
данную угрозу можно при помощи установки антивирусной программы. В
организации установлена антивирусная программа Kaspersky Personal 6.0.
Все рассмотренные выше меры обеспечивают в совокупности
информационную безопасность как с помощью программных средств, технических
элементов, так и с помощью комплекса средств организационного характера.
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих
бизнес процессов
К основным процессам почтового отделения относятся:
основные и обеспечивающие бизнес-процессы;
основная деятельность;
работа су же имеющимися клиентами;
поиск новых клиентов;
рекламирование своих услуг;
19
административное обеспечение;
заключение договоров;
ведение делопроизводства;
отправка и получение документов;
техническое обеспечение;
ремонт оборудования и техническое обслуживание;
ведение финансовых операций;
расчеты с внутренними и внешними контрагентами;
информационное обеспечение;
меры по автоматизации;
ведение электронных БД;
обеспечение техническими средствами;
формирование безопасных условий труда;
безопасность и охрана деятельности;
хозяйственное обеспечение;
закупка товарно-материальных ценностей;
В данной работе предлагается рассмотреть процесс, который входит в группу
основной деятельности, и автоматизация управления оказанием почтовых услуг в
частности.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
Характеристика процесса делопроизводства в разрезе IDEF0 приведена на
рисунке 4.
В контекстной диаграмме входной информацией являются данные клиента и
отправления. Выходная информация отправление и чек. Управляют всем процессом:
ФЗ О защите почтовой связи. Исполнением занимается оператор.
20
Рисунок 4. А-0. Контекстная модель «Оказать почтовые услуги»
Проводя декомпозицию данного процесса, получим схему на рисунке 5.
Рисунок 5. Модель верхнего уровня «Оказать почтовые услуги»
Основные бизнес-процессы:
- принять отправление;
21
- отослать отправление;
- зарегистрировать в промежуточном пункте;
-выдать отправление.
Процессы управления:
- обеспечение соблюдения технологии обработки отправлений и порядка
документооборота.
- анализ работы сотрудников
Автоматизации в нашем случае подлежат следующие процессы:
- принять отправление;
- отослать отправление;
- зарегистрировать в промежуточном пункте;
-выдать отправление.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи
Большой объем информации, обрабатываемых почтовым отделением № 56,
обеспечивает возможность затрачивать соответствующее количество времени и
рабочих ресурсов на обработку, контроль и исполнение заявок. В этой связи нужно, с
использованием системы автоматизации управления заявками, сократить
затрачиваемые ресурсы с целью оптимизации работы всей компании.
Помимо этого, внедрение ИС позволит наиболее оперативно и с большой
точностью отслеживать процесс обработки заявок техподдержкой.
В этом случае, почти все бизнес-процессы почтового отделения стали
автоматизированы, но наравне с этим идет поток сопровождающих их документов в
бумажной и электронной форме, которые не взаимосвязаны с другими процессами и
материальными потоками в единую целую информационную систему.
При отсутствии наличия связи между бизнес-процессами, документами и
денежными потоками ведет к большому набору проблем:
Это отсутствие документально зафиксированных изменений в
материальных потоках (в том числе изменения в процессах);
22
Это и долгий и тяжелый поиск взаимосвязанных между собой
документов по различным отделам;
Возможно дублирование документов, неточности в их заполнении и
высокая доля совершения ошибок и других неточностей.
У работника почты, как правило, много уходит времени на поиск данных,
которые необходимо найти (по статистике на это затрачивается около 40% рабочего
времени) или приходится создавать заново – вместо многократного использования –
документов, находящихся «где-то в компании» (и это происходит примерно в 70%
случаев). В таком случае из-за такой «раскиданности» данных и документов очень
тяжело сохранить их в целом виде, и обеспечить непротиворечивость и безопасность.
Из всего этого вытекает, что необходимо внедрять в организации
автоматизированный учет управления приема и обработки заявок.
Приведем пример расчетов, которые позволят увидеть и оценить возможную
эффективность от применения автоматизированного варианта управления приемом и
обработкой заявок.
Допустим, что в течение рабочего времени работник обрабатывает около 300
видов документов, это и полученные отправления, и также документы, которые
создал сам сотрудник в процессе подготовки отчетности.
Произведем расчет ожидаемого эффекта, который будет от применения средств
автоматизированного учета (таблица 1). Время взято с учетом за рабочий день.
Таблица 1
Расчет эффекта внедрения
Действие сотрудника
Время,
затрачиваемое при
базовой
технологии/ мин.
Время,
затрачиваемое по
предлагаемому
верианту/мин.
Прием отправления
30–40
5–10
Обработка данных
35
3
Отправка
30
3
Регистрация в промежуточном
пункте
30
5
Выдача
20
10
Итого, минут:
155
31
23
Таким образом, при существующей системе на совершение указанных в
таблице действий необходимо потратить около 3 часов. При внедрении предлагаемой
системы это время сокращается до 31 минуты, то есть в несколько раз.
Схема документооборота представлена на рисунке 6.
Рисунок 6. Схема документооборота
Применение автоматизированной системы обработки почтовых отправлений
может помочь предотвратить многие ошибки, которые могут возникнуть при при
передаче, обработке и хранении документов, а также в большей степени ускорить
данные процессы, что приведет к экономии рабочего времени сотрудников, а,
следовательно, к повышению общей производительности работы организации [4, c.
116].
24
Помимо этого, автоматизация рабочего места работника дает следующие
преимущества:
сокращение рабочих мест;
снижение затрат на дублирование документов;
снижение расходов на доставку информации в бумажных носителях;
уменьшение расходов на трудовые и технические ресурсы: к ним
относятся люди и оборудование;
уменьшение расходов на канцелярские принадлежности;
повышение производительности работы организации: это и более
быстрое выполнение работ, увеличение всего количества выполняемых задач,
улучшение работы с клиентами, быстрота их обслуживания, поднятие уровня
работы с предоставленными записями (документами, имеющими юридические
обязательства и так далее), появление возможности выполнения новых видов работ
или же выполнения поставленных задач по другому методу.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
В почтовом отделении № 56 используются нормативно-правовые и
организационно-распорядительные документы такие как:
1. Положение о информационной безопасности предприятия: в него входят
правила доступа сотрудников к служебной информации, содержащую коммерческую
тайну.
2. Положение о использования сети Internet, электронной почты предприятия .
Для более лучшего исполнения регулирующих положений была настроена
служба Active Directory на Windows Server 2012. Она разрешает настраивать и
проверять информационную безопасность.
А настройку и защиту информационной безопасности и ее поддержку
осуществляет – узкий круг IT специалистов, IT отдела. Начальник IT отдела несет
полную ответственность за работоспособность информационной безопасности и
ведет контроль над защитой информации.
25
Ведется обеспечение информационной безопасности и защиты информации на
всех уровнях:
программный – Microsoft Windows Server 2012, Active Directory:
а)Вводятся права доступа (к операционной системе Windows 10, Windows
Server, Терминальный доступ Windows Server);
б)Идет разграничение права пользователя системы (они разные для
пользователей, CRM Fresh Office, файловый сервер);
в)Ставится парольная защита, доступ к базе (установлены пароли на
программные продукты, такие как: Касперский, CRM Fresh Office);
г)Ведется контроль логов, Windows Server пользователи, идет проверка
трафика интернета, контроль электронной почты).
На аппаратном –введено резервное копирование серверов.
Непрерывно ведется охрана информационного Web-портала, для этого
используются методы защиты от внешних угрожающих атак,к ней относится:
Один раз в квартал полная смена паролей на доступ к базам данных SQL;
Один раз в квартал смена паролей на доступ к FTP серверу;
производится резервное копирование серверов(базы SQL, FTP файлов) 4 раза в
месяц.
В отделении ведется постоянное тестирование наиболее опасных внешних и
внутренних угроз информационной безопасности:
1) утечка данных за пределы организации;
2) халатность и нелояльность служащих;
3) заражение вирусами;
4) хакерская деятельность;
5) кража оборудования;
6) аппаратные и программные нарушения.
26
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Почта России
Почта России - официальное приложение государственной почтовой сети. Оно
будет полезно тем, кто часто отправляет или получает посылки или пользуется
другими почтовыми услугами.
Самое удобное, что есть в программе - это "трекер" посылок. Для получения
информации об отправлении необходимо ввести его номер посылки либо
отсканировать штрих-код на квитанции, используя камеру портативного устройства.
После того как посылка будет найдена в базе, приложение отобразит ее текущее
местоположение и статус (готово к выдаче, на складе и так далее). Кстати, после
добавления посылки в раздел "Отправления", вы будете получать всплывающее
уведомление при каждой смене ее статуса или возникновении проблем на этапах
доставки. Управлять всплывающими уведомлениями можно из меню настроек.
Когда посылка прибудет место назначения, приложение сможет построить
маршрут до почтового отделения, в котором её можно получить. Также присутствует
функция поиска ближайшего отделения к текущему местоположению пользователя и
предоставления информации о графике его работы. В Москве Почта России
предлагает возможность заказа услуги курьерской доставки по адресу получателя.
Неплохо в мобильном приложении реализованы и функции обратной связи.
После получения посылки можно оценить работу сотрудника отделения, а после
регистрации учетной записи становится доступен онлайн-чат со службой поддержки.
Для большинства других операций создание учетной записи не обязательно.
«Партионная почта»
«Партионная почта» — программа для подготовки регистрируемых почтовых
отправлений (посылок, заказных писем, бандеролей) к отправке Почтой России.
Пакет программ «Партионная почта» является одним из элементов системы
ОАСУ РПО и предназначен для приема, обработки и создания информации о
партионных регистрируемых почтовых отправлениях, формирования документации