2
Оглавление
ВВЕДЕНИЕ .............................................................................................................. 3
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ ............................................................... 5
1.1 Автоматизированные системы управления и их классификация......... 5
1.2 Виды обеспечений АСУ............................................................................. 8
1.3 Использование автоматизированных систем управления
технологическими процессами на предприятиях ........................................... 12
Выводы по первой главе.................................................................................... 19
ГЛАВА 2. ОБОСНОВАНИЕ НЕОБХОДИМОСТИ РАЗРАБОТКИ
СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ВЫБОР СРЕДСТВ ЕЕ
РАЗРАБОТКИ........................................................................................................ 21
2.1 Системы электронного документооборота – понятие, основные
функции ............................................................................................................... 21
2.2 Обзор существующих систем электронного документооборота ........ 25
2.3 Краткое описание компании и недостатков в существующей системе
документооборота .............................................................................................. 30
Выводы по второй главе .................................................................................... 39
ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ
СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА ................................................................ 41
3.1 Моделирование работы автоматизированной информационной
системы учета документов ................................................................................ 41
3.2 Проектирование структуры автоматизированной информационной
системы и базы данных ..................................................................................... 51
3.3 Руководство пользователя ....................................................................... 60
Выводы по третьей главе .................................................................................. 65
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ..................................................................................................... 66
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ............................................. 69
Приложение А. Фрагмент листинга программных модулей ............................ 73
3
ВВЕДЕНИЕ
Внедрение электронной системы документооборота является
необходимым предприятием для рассматриваемой компании из-за
выявленных в ходе анализа ее деятельности недостатков.
Среди достоинств использования систем электронного
документооборота можно выделить возможность перевода в электронную
форму не только документов, но также и процедур осуществления
коммуникации персонала компании, что в совокупности обеспечивает
возможность ускорения и упрощения организации совещаний, обсуждения
проблемных вопросов, обмена актуальными данными, согласования
действий подразделений вне зависимости от их расположения.
Объектом исследования выпускной квалификационной работы
являются автоматизированные системы, предметом - системы электронного
документооборота.
Цель работы Автоматизация процессов документооборота компании
Задачи работы:
1. Анализ деятельности компании и обоснование необходимости
внедрения автоматизированной системы документооборота;
2. Выбор средств программного, информационного обеспечения;
3. Разработка структуры базы данных и структуры
автоматизированной системы документооборота;
4. Разработка руководства пользователя
Актуальность темы исследования обуславливается тем, что на
сегодняшний день многие предприятия реализуют большое количество
технологических процессов, автоматизация которых позволит значительно
ускорить их выполнение, что благоприятно скажется на результативности
работы предприятия.
4
При написании выпускной квалификационной работы использовались
научные труды следующих авторов: Березин С.А. [5], Данилин А.А. [17],
Исаев Г.А. [26].
Выпускная квалификационная работа состоит из Введения, трех глав,
Заключения, Списка использованной литературы, приложений.
В первой главе работы рассматриваются теоретические основы
разработки информационных систем и их применения.
Во второй главе рассматриваются системы электронного
документооборота, их классификация и обзор.
В третьей главе обосновывается необходимость разработки системы
электронного документооборота и разрабатывается такая система.
Практическая значимость работы заключается в использовании
разработанной системы электронного документооборота на предприятии.
5
1 ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ
ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ
1.1 Автоматизированные системы управления и их
классификация
Назначение автоматизированных систем управления технологическими
процессами (АСУТП) заключает в выработке и реализации ряда
управленческих воздействий на технологические объекты управления.
Технологические объекты управления (ТОУ) представляют собой
комплекс технологического оборудования, а также реализованного при его
помощи технологического процесса производства согласно действующим
нормативам, регламентами инструкциям [25, c. 58].
К технологическим объектам управления обычно относят [11, c. 64]:
• Технологические агрегаты и установки (группы станков),
которые реализуют самостоятельный процесс производства;
• Конкретные производства (участки, цеха) или производственный
процесс всей компании, если управление этим производством зачастую
носит технологический характер, т. е. определяется реализацией
рациональных режимов работы совокупных агрегатов (производств или
участков).
Совместно работающие ТОУ и управляющая им АСУТП в
совокупности составляют автоматизированный технологический комплекс
(A TК).
АСУ ПТ является человеко-машинной системой управления,
поддерживающей автоматизированный сбор и обработку данных,
необходимых для улучшения управления технологическим объектом в
рамках определённых заранее критериев.
6
Такое определение АСУ ТП говорит о наличие в ее составе новейших
автоматических средств нахождения и анализа данных, в первую очередь
средств вычислительной техники; роль сотрудника в системе как субъекта
труда, выполняющего непосредственное участие в подготовке решений по
управлению; проведение в системе процесса обработки технико-
экономической и технологической информации; основную цель работы АСУ
ТП, которая состоит в улучшении работы технологического объекта
управления по каждому критерию (критериям) управления методом выбора
необходимых управляющих воздействий.
Критерий управления АСУ ТП является соотношением,
характеризующим качество работы технологического объекта управления в
целом и принимающим некоторое числовое значение в зависимости от
применяемых управляющих воздействий. При этом критерием управления
часто становится технико-экономический параметр (к примеру, цена
создания выходного продукта при указанном его качестве,
производительность ТОУ при указном качестве выходного продукта и т. п.)
или технический параметр (к примеру, значения процесса, характеристики
выходного продукта) [28, c. 49].
Система управления ТОУ становится АСУ ТП только тогда, когда она
реализует управление ТОУ в целом в рамках протекания технологического
процесса, а также если в нахождении и реализации решений по управлению
задействованы средства вычислительной техники, остальные технические
средства, а также человек-оператор.
Классы АСУ. В зависимости от роли человека в процессе контроля,
форм связи и работы звена «человек-машина», оператором и ЭВМ, между
ЭВМ и средствами слежения и управления все системы делят на два класса
[4, c. 64]: ИС, реализующие сбор и выдачу в удобном виде данных о ходе
производственного либо техпроцесса. Итогом соответствующих расчётов
7
выражаются, какие управляющие воздействия лучше всего реализовать,
чтобы отслеживаемый процесс шел наилучшим образом. Главная роль
принадлежит человеку, а машина выполняет вспомогательную роль, выдавая
для него нужные данные. Управляющие системы, обеспечивающие
совместно с сбором данных еще и выдачу отдельных команд исполнителям
или исполнительным механизмам, часто функционируют в реальном
времени, т.е. в рамках выполнения производственных либо технологических
операций.
В управляющих системах значимая роль принадлежит машине, а
человек отслеживает и решает самые сложные вопросы, которые так или
иначе не могут решить вычислительные мощности системы.
Классификация АСУ по признакам АСУ очень разнообразны и могут
быть классифицированы по различным признакам [40, c. 39]:
1. По сфере функционирования объекта управления:
АСУ промышленности;
АСУ транспорта;
АСУ военного назначения;
АСУ связи и т.д.
2. По уровню в системе государственного управления:
отраслевые,
межотраслевые,
территориальные.
По типам процессов управления различаются [21, c. 90]:
• АСУ управления технологическими процессами (АСУ ТП) – это
человеко-машинные системы, реализующие управление техпроцессами,
станками, автоматизированными линиями производства;
• АСУ организационного управления (социально-экономические
функциональные процессы, производственно-хозяйственные, исполняемые
8
на уровнях управления экономикой - страховые, налоговые, банковские,
денежные, АСУ таможенной службы; АСУ промышленными компаниями и
фирмами и др.)
• АСУ организационно-технологического управления - это
сложные и запутанные системы, включающие в себя АСУ компанией и АСУ
управления техпроцессами (АСУТП) [36, c. 52];
• Обучающие АСУ;
• АСУ научных разработок.
1.2 Виды обеспечений АСУ
В любую АСУ входят такие виды обеспечений, как [13]:
• Информационное обеспечение (ИО) является совокупностью
средств и методов реализации информационного фонда системы, компании,
его работы и применения.
• Техническое обеспечение (ТО) является комплексом технических
средств нахождения, фиксирования, пересылки и анализа данных, а также
средства офисной техники, обеспечивающие информационные технологии
АИС.
• Математическое обеспечение (МО) включает в себя
совокупность математических средств, применяемых в рамках описания
алгоритмов решения задач, а также моделей толкования и представления
данных, используемых в ПО АИС [32, c. 71].
• Программное обеспечение (ПО) состоит из программ обработки
и передачи данных в АИС, а также руководств и документации по их
применению.
9
• Лингвистическое обеспечение (ЛО) является системой
искусственных языков, терминов и понятий, которые используются в
процессе создания и в непосредственной работе АИС.
• Организационное обеспечение (ОО) включает в себя
совокупность методов и средств, определяющих взаимодействие
сотрудников техническими средствами, ПО и между собой в рамках
разработки и функционирования АИС.
• Правовое обеспечение (ПрО) подразумевает под собой
совокупность правовых норм, определяющих правоотношения в процессе
разработки и функционировании АИС.
• Методическое обеспечение (МтО) является совокупностью
законодательных, нормативных актов, а также инструкций по бухучету,
инвестиционному и финансовому анализу, а также остальным областям
знаний, помогающих реализовать алгоритмы обработки данных и
поддерживающих юридическую силу принятия решений.
• Эргономическое обеспечение (ЭО) определяется совокупностью
методов и средств, необходимых для разработки наиболее подходящих
условий высокоэффективной и безошибочной работы специалистов в рамках
разработки и функционирования АИС.
В процессе проектирования АСУТП должны быть выделены
конкретные цели функционирования системы и ее место в общей структуре
управления компанией. Такими целями, к примеру, становятся [1, c. 104]:
• Экономичное использование топлива, сырья, материалов и
остальных производственных ресурсов;
• Поддержание безопасности работы объекта;
• Увеличение качества выходного продукта (изделия) или
поддержание заданных значений параметров выходных продуктов (изделий);
10
• Минимизация затрат живого труда; следование оптимальной
загрузки (использования) аппаратного комплекса компании;
• Улучшение режимов работы оборудования компании (а также
маршрутов обработки в дискретных производствах) и т. д.
Функция АСУТП являются совокупностью действий системы, которые
реализуются для достижения частной цели управления.
Весь комплекс действий системы можно представить в виде
определенной и описанной в эксплуатационной документации
последовательности процедур и операций, реализуемых частями системы.
Важно отличать функции АСУТП в целом от функций, которые реализуются
всем комплексом системных технических средств или его конкретными
устройствами.
Функции АСУТП делятся на информационные, вспомогательные и
управляющие.
Информационная функция АСУТП определяется такой функцией
системы, содержанием которой становится сбор, анализ и представление
данных о состоянии АТК контролирующему персоналу или отправка этих
данных для последующей обработки.
Под информационными функциями АСУТП понимают [19, c. 80]:
• Измерение технологических параметров и централизованный
контроль;
• Косвенная корректировка (вычисление) параметров процесса
(технико-экономических показателей, внутренних переменных);
• Составление и представление данных контролирующему
персоналу АСУТП или (АТК);
• Сбор и передача данных в совокупные системы управления;
• Прогноз и обобщенная оценка состояния АТК и его
оборудования.
11
Главная особенность управляющих и информационных функций
АСУТП заключается в их направленности на конкретного потребителя
(объект управления, контролирующий персонал, совокупные системы
управления).
Вспомогательными функциями АСУТП называются такие функции,
которые позволяют поддержать решение внутрисистемных задач.
Вспомогательные функции имеют потребителя только внутри системы
и поддерживают работу АСУТП (работу технических средств системы,
отслеживание их состояния, хранение данных т. п.).
Управляющая функция АСУТП является функцией, результатом
которой становится представление и разработка управляющих воздействий
на объект управления.
К управляющим функциям АСУТП обычно относят [29, c. 60]:
• Стабилизация (регулирование) конкретных технологических
переменных;
• Однотактное логическое управление аппаратурой и
операциями;
• Программное управление совокупностью систем;
• Самое правильное управление установившимися (переходными)
технологическими режимами или отдельными частями процесса;
• Адаптивное управление целым объектом (к примеру,
самонастраивающимся комплексно-автоматизированным участком станков с
ЧПУ).
В зависимости от уровня участия людей в реализации функций
системы могут быть актуальными два режима реализации функций:
автоматический и автоматизированный.