22
ЭДО — совокупный механизм по работе с документами, которые
выполнены в электронном виде, с поддержкой правил «безбумажного
делопроизводства».
СЭД считается системой автоматизации работы с данными в рамках их
всего ЖЦ: от создания, корректировки, хранения, нахождения,
классификации и аналогичных процессов), а также методик взаимодействия
между персоналом. При этом под документами зачастую понимаются
разрозненные электронные документы (файлы Word, Excel). Обычно СЭД
состоит из электронного архива документов и системы автоматизации
деловых процессов, а также поддерживает процесс делопроизводства.
Основная цель СЭД — это применение хранения электронных
документов, работы с ними (например, их поиска по параметрам и контенту).
В СЭД сразу отмечаются изменения в документах, периоды подготовки
документов, их передвижение, версии и промежуточные варианты
документов. Сама СЭД включает в себя весь цикл делопроизводства
компании или организации — с момента начала задачи по созданию
документа до списания его в архив, поддерживает централизованное
хранение документов в любых форматах, а также сложных композиционных
документов. СЭД обязана совместить отдельные потоки документов от
удаленных по территориальному признаку компаний в совокупную систему.
Они обязаны поддерживать гибкое управление документами методами
четкого выделения маршрутов движения, а также свободной маршрутизации
документов. В СЭД нужно реализовать жесткое деление прав пользователей
к разным документам в рамках их компетенции, должности и имеющихся
полномочий. Также СЭД должна подстраиваться по имеющуюся
организационно-штатную структуру и методику делопроизводства компании,
объединяться с уже имеющимися корпоративными системами.
23
Главными пользователями СЭД выступают крупные государственные и
коммерческие компании, чья деятельность связана с большим объёмом
реализуемых, анализируемых и хранимых данных.
Сами СЭД часто создаются для решения определенных задач, которые
стоят перед организацией, где чаще всего имеются такие, как:
• Поддержка более эффективного управления благодаря
автоматизации контроля реализации, прозрачности работы всей организации
на всех уровнях;
• Внедрение системы контроля качества, которая отвечает
общемировым нормам;
• Внедрение эффективного накопления, контроля и доступа к
данным и знаниям. Поддержание кадровой гибкости благодаря лучшей
формализации работы каждого сотрудника и доступности сохранения всей
истории его работы;
• Ведение записи работы компании в целом (локальные служебные
расследования, изучение работы отделов, нахождение "горячих точек" в
работе);
• Улучшение бизнес-процессов и автоматизация методики их
контроля;
• Минимизация или исключение оборота бумажных документов в
компании. Экономия ресурсов благодаря уходу от издержек на управление
потоками документов в компании.
• Минимизация или упрощение и удешевление хранения
бумажных документов благодаря использованию электронного архива.
В процессе выбора СЭД нужно учитывать ряд факторов:
• Пожелания по объему хранения. Из-за большого количества
документов (по объему хранения), требуется часто выбирать систему,
которая работает с иерархической структурной хранения (HSM -
24
HierarchalStorageManagement). Она помогает размещать наиболее активно
применяемые данные на самых быстрых и дорогих носителях, а не самая
востребованная информация сама переносится на медленные и недорогие
носители;
• Доступность формализуемых процедур, которые нуждаются в
поддержке их выполнения и улучшения контроля (генерации документов
нужного типа, реализации типичных функций организации и т. д.);
• Важность автоматизации органа административного контроля
компанией. Уровень сложности структуры организации;
• Наличие территориально распределенных подразделений. Такой
фактор ведет к некоторым требованиям к удаленному доступу, к
дублированию информации и т.п.;
• Доступность бумажного архива большого объема. Часть СЭД
имеют включенную систему массового ввода документов;
• Присутствие требующей замены старой СЭД;
• Стремление к развитой маршрутизации документов, управлению
потоком работ (workflowmanaging). А как следствие данной необходимости –
необходимость в поддержке самих бизнес-процессов, взаимодействующих
вместе с прикладными системами поддержки таких процессов;
• Параметры длительности хранения документов. Большие стоки
хранения (10, 20 лет) заставляют задумываться о реализации параллельного
архива на микрофильмах;
• Открытость и расширяемость системы. Объединение с уже
имеющимися ИС и применение установленного оборудования;
• Доступность для хранения изображений документов.
Применение в компании специфических форматов хранения данных.
Важность поддержки инженерных и конструкторских задач, остальных
особенностей компании;
25
• Требование к развитию средств поиска данных. Полноценная
поддержка системы языков доступных в компании документов;
• Безопасность (шифрование, разделение прав и т. д.). Применение
уже имеющихся в ИС компании механизмов доступа в СЭД;
• Соответствие конкретным стандартам: отраслевым, локальным,
ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню хранения
и использования данных.
2.2 Обзор существующих систем электронного документооборота
В настоящее время на рынке программной продукции предлагается
много вариантов систем электронного документооборота, написанных для
малых и крупных предприятий. Некоторые из них ориентированы на
предприятия, работающие в определенном секторе рынка товаров или услуг,
например образовательных учреждений или предприятий торговли,
туристического бизнеса. Для реализации проекта выбор проводится между
системами электронного документооборота. Данный класс ИС выбран в
связи с большим объемом документации в организации и нехваткой времени
и трудовых резервов на ее обработку. Вопрос о внедрение подобной системы
встал перед руководством, когда за неустойки в подготовке документов,
заказчики начали принимать штрафные меры.
Для удовлетворения потребностей предприятия автоматизированная
система документооборота должна отвечать следующим требованиям:
Создание документов по собственным шаблонам и формам;
Дополнение системы собственными шаблонами документов;
Возможность работы с системой через Интернет;
Обновление справочников;
26
Создание гибких маршрутов согласования с возможностями
корректировки текста в режиме online;
Сканирование и распознавание текста;
Наличие API (ApplicationProgrammingInterface) интерфейса для
интеграции с другими ИС на предприятии;
Высокий уровень безопасности;
Рассмотрев существующие разработки систем автоматизации
документооборота, можно выделить следующие системы, которые в той или
иной степени отвечают требованиям:
Система автоматизации делопроизводства и электронного
документооборота «ДЕЛО» [15]
Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-
Документооборот» [16]
Система «ЛЕТОГРАФ» [17]
Результаты сравнения функциональных возможностей систем
приведены в таблицах. При этом используются следующие обозначения:
2 -возможность реализована
1 -реализация с помощью стороннего ПО, дополнительного ПО
разработчика или неполная реализация возможности
0 -возможность не реализована
Таблица 1 – Сравнительный анализ существующих систем
электронного документооборота
Возможность
«Дело»
«Евфрат-
документооборот»
Система
«Летограф»
Регистрация и подготовка документации
Использование шаблонов для подготовки
документов
2
1
2
Создание и изменение дополнительных шаблонов
1
1
1
Создание графиков и графических документов
1
2
1
27
Продолжение таблицы 1
Возможность
«Дело»
«Евфрат-
документооборот»
Система
«Летограф»
Сканирование документов и совместимость с ПО
обеспечивающим распознавания образов текста
1
1
1
Проверка на дублирование
2
2
0
Использование, редактирование и добавление
новых справочников и словарей
1
2
2
Маршруты согласования и контроль за исполнением
Задание маршрутизации (параллельной /
последовательной)
2
2
2
Возможность изменения маршрутов отправленного
документа
1
2
2
Визуальный редактор процесса обработки
документа
1
2
0
Автоматическая блокировка документа, взятого на
редактирование
2
2
0
Уведомление сотрудников о входящих
поступивших задачах
2
2
2
Автоматизация процесса приема / отказ от
поручений к исполнению
2
1
0
Настройка напоминаний и уведомлений о
приближающихся сроках исполнения задачи.
1
2
2
Оперативный контроль за сроками исполнения
2
2
2
Аналитика и подготовка отчетов
Возможность поиска документов
2
2
2
Возможность логического поиска
2
2
0
Наличие генераторов подготовки отчета
1
2
2
Получение отчетов и справок по исполнительской
дисциплине
2
2
2
Возможность создания собственных шаблонов
отчетов в визуальном редакторе
0
2
2
Архив электронных документов
Списание в архив
2
2
2
Поиск по архиву
2
2
2
Ведение архивов электронных документов
1
1
1
Ведение архивных хранилищ электронных образов
документов
2
1
2
Ведение отдельной базы документов
2
2
0
Обеспечение учета, контроля движения и сроков
хранения дел и документов в архиве
2
2
0
Обеспечение оптимизации хранения данных
2
1
1
28
Продолжение таблицы 1
Возможность
«Дело»
«Евфрат-
документооборот»
Система
«Летограф»
Информационная безопасность
Гибкое разграничение прав доступа
2
2
2
Наличие программных средств контроля
целостности документа
2
1
1
Резервное копирование баз данных
2
2
2
Использование средств шифрования
1
2
2
Применение средств криптозащита
2
2
2
Применение Электронно-цифровой подписи (ЭЦП)
1
1
2
ИТОГО:
52
55
44
Проанализировав приведенные системы можно сделать вывод:
1. Система автоматизации делопроизводства и электронного
документооборота «ДЕЛО»
Система представлена в двух вариантах:
ССУБД Microsoft SQL Server
С СУБД ORACLE
В зависимости от варианта очень сильно колеблется и цена лицензии.
«Дело» обладает полнофункциональными толстым клиентом. За значимым
минусом данной системы можно отметить, отсутствие встроенных средств
шифрования данных, полнофункционального генератора отчетов, а как
следствие создание своих отчетных шаблонов невозможно без доработки
системы.
2. Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-
Документооборот»
Система представлена с СУБД своей собственной разработки (СУБД
«НИКА»). Как и «Дело» имеет в своем составе полнофункциональные
толстый и тонкий клиенты. За минусом – не в полной мере реализована
29
система сканирования (необходимо устанавливать дополнительное ПО).
Помимо этого для работы с шаблонами документов так же необходимо
дополнительное ПО.В отличие от своих конкурентов «ЕФРАТ» разработал
свою СУБД, которая поставляется с системой.
3. Система «ЛЕТОГРАФ»
Данной система используется СУБД Cache. Представлена эта система с
полнофункциональным толстым и WEB-клиентом. Из значимых минусов
можно отметить то, что данная система разрабатывается в индивидуальном
порядке под заказчика, сроки такой разработки не регламентированы и
зачастую могут занимать крайне много времени. Помимо этого фирма -
разработчик не предоставляет демо-версии своей программы для
ознакомления. Клиент может ознакомиться лишь с теми функциональными
возможностями будущей системы, которые представлены на официальном
сайте, но при этом фирма – разработчик останавливается на индивидуальном
подходе к каждому клиенту, в этот подход входит и ценовые показатели,
которые, к слову сказать, достаточно высоки (таблица 2.).
Таблица 2 - Стоимость лицензий систем электронного
документооборота
Кол-во
лицензий
«Дело»
(microsoftsql
server – oracle)
«Евфрат-
документооборот»
Система
«Летограф»
5
47500-67000
34500
45000
20
180000-258000
110000
180000
50
435000-625000
225000
450000
100
800000-1190000
375000
900000
Стоимость однопользовательской лицензии на используемый СУБД:
Cache (разработчик InterSystems)– 125-1100$ [9]
OracleDatabase (разработчик Oracle)– 150-520$ [13]
30
Microsoft SQL Server 2005 (разработчик Microsoft) - 500$ [10]
2.3 Краткое описание компании и недостатков в существующей
системе документооборота
Рассматриваемая в работе компания ООО «Заря» является крупным
производителем напольных покрытий.
В настоящее время учет документов и все связанные с ним действия
производятся специалистом без использования каких-либо средств
автоматизации, то есть журналы, реестры и отчеты заполняются вручную,
что влечет за собой частое возникновение ошибок.
Как ожидается, в случае автоматизации затрачиваемое специалистом
время на внесение записей и подготовку и поиск информации значительно
снизится, снизится также и количество неверных записей.
На рисунке1.1 представлена организационная структура управления
компании.
Планово-
экономический
отдел
Финансовый отдел
Генеральный
директор
Первый заместитель
Генерального
директора
Финансовый директор
Производственно-
технический отдел
Отдел МТС
Отдел механика
Отдел
автоматизации
Отдел материально-
технического
снабжения
Склад
Отдел кадров
Директор по
управлению
персоналом
Отдел продаж
Отдел логистики
Заместитель
Генерального директора
по производству
Служба
делопроизводства
Зам. Генерального
директора
по оперативным
вопросам
Рисунок 1 - Организационная структура управления ООО «Заря»
31
К основным функциям службы делопроизводства относятся
следующие:
организация делопроизводства;
прием, регистрация, учет, хранение, доставка и рассылка
корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), ведение справочной
работы по корреспонденции;
осуществление доставки и отправки почтово-телеграфной
корреспонденции;
организация работы архива документов;
организация работы библиотеки;
организация и осуществление машинописной работы и работы по
копированию документов.
Служба состоит из начальника службы, ведущего специалиста, двух
специалистов первой категории и трех специалистов третьей категории.
Таким образом, в компании есть отдельное подразделение, отвечающее
за документооборот.
В настоящее время процесс учета документов и их оборота для ООО
«Заря» осуществляется на предприятии следующим образом.
На рисунках 2 – 4 представлена функциональная модель процесса
учета и регистрации документации, требующих исполнения и ответа.