37
На счете 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате» бюджетные, учреждения
на основании трудовых договоров в соответствии с трудовым законодатель-
ством РФ отражают начисления в пользу работников, состоящих в списочном
составе, в том числе следующие:
- выплаты (по должностным окладам, ставкам заработной платы, почасовой
оплате, воинским и специальным званиям, за работу в ночное время, празднич-
ные и выходные дни, работу с вредными и (или) опасными и иными особыми
условиями труда, сверхурочную работу и др.);
- надбавки (за выслугу лет, , за квалификационный разряд (классный чин), за
сложность, напряженность, специальный режим работы и др.);
- отпускные (как за основной, так и за дополнительные отпуска), а также ком-
пенсацию за неиспользованный отпуск;
- пособия и компенсацию (в том числе пособие за первые три дня временной
нетрудоспособности, оплачиваемое за счет средств работодателя; выходное по-
собие работникам при их увольнении в связи с сокращением численности или
штата; предусмотренную ч. 3 ст. 180 ТК РФ дополнительную компенсацию в
размере среднего заработка работника, исчисленного пропорционально времени,
которое осталось до истечения срока предупреждения об увольнении (в случае
увольнения работников в связи с ликвидацией организации, сокращением чис-
ленности или штата));
- другие расходы по заработной плате (вознаграждения по итогам работы за
год, премии, вознаграждения поощрительного, стимулирующего характера; ма-
териальную помощь; оплату за дни медицинского обследования, сдачи крови и
отдыха, предоставляемые работникам - донорам крови, и др.).
Вышеуказанные расходы относятся на подстатью 211 «Заработная плата»
КОСГУ.
Счет является пассивным. В кредите его отражаются суммы начисленной
заработной платы работникам, в дебете - суммы выданной, заработной платы и
удержаний из них, а также не полученная в срок и депонированная заработная
38
плата. Начисления заработной платы и пособий производится один раз в месяц
и отражается в учете в последний день месяца.
На счете 0 302 66 000 «Расчеты по социальным пособиям и компенсациям
персоналу в денежной форме» отражаются суммы начисленных работникам по-
собий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, пособий по
уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет и других выплат за
счет средств государственного социального страхования. Указанные расходы от-
носятся на подстатью 266 «Начисления на выплаты по оплате труда» КОСГУ.
На счете 0 303 01 000 «Расчеты по налогу на доходы физических лиц» учи-
тываются расчеты с бюджетом по суммам НДФЛ, удержанным из заработной
платы и иных выплат в порядке, установленном нормами гл. 23 «Налог на до-
ходы физических лиц» НК РФ (п. 130 Инструкции N 174н).
Исчисленные к удержанию суммы налога отражаются в индивидуальных
Налоговых карточках по учету доходов и налога на доходы физических лиц. При
расчете сумм оплаты за отпуск, а также при осуществлении расчетов с увольня-
емыми работниками причитающиеся к удержанию суммы налога отражаются в
«Записке-расчете об исчислении среднего заработка при предоставлении от-
пуска, увольнении и других случаях» (форма по ОКУД 0504425). Бухгалтерские
записи бюджетного учреждения по учету расчетов по НДФЛ приведены в таб-
лице 1.
Таблица 1. Бухгалтерские записи по учету расчетов по НДФЛ
№
п/п
Операция
По дебету
счета
По кредиту
счета
1
с начисленной заработной платы
4 302 11 830
4 303 01 730
2
с прочих выплат по оплате туда
4 302 12 830
4 303 01 730
3
с пособий по государственному соци-
альному страхованию
4 302 66 830
4 303 01 730
4
перечисление удержанных сумм
НДФЛ в бюджет
4 303 01 830
4 201 11 610
39
Применение действующих инструкций для бюджетных учреждений и ко-
дов КОСГУ немаловажно для формирования проводок по заработной плате. Кор-
ректное начисление заработной платы на счетах бухгалтерского учета позволит
правильно распределить движение государственных денежных средств по ста-
тьям расходов.
После отражения сумм налога в «Расчетно-платежной ведомости» они за-
носятся также в индивидуальные «Карточки-справки» (форма по ОКУД
0504417). По окончании каждого из месяцев исчисленные к удержанию согласно
расчетно-платежных ведомостей суммы НДФЛ отражаются в Многографной
карточке (форма по ОКУД 0504054) или в Карточке учета средств и расчетов
(форма по ОКУД 0504051). Обе формы для федеральных учреждений утвер-
ждены Приказом Минфина России от 23.09.2005года № 123н «Об утверждении
форм регистров бюджетного учета».
Всю совокупность удержаний, производимых из заработной платы работ-
ников организации, можно разделить в виде обязательных удержаний, удержа-
ний по инициативе работодателя (администрации организации), а также удержа-
ний по соглашению между работодателем (администрацией организации) и са-
мими работниками.
Обязательные удержания производятся в строгом соответствии с феде-
ральными законами и другими действующими нормативными актами Россий-
ской Федерации, которые регулируют порядок их производства. Для их осу-
ществления не требуется издания приказа администрации организации и пись-
менного согласия физических лиц.
К обязательным удержаниям относятся удержания налога на доходы физи-
ческих лиц, алиментов, удержаний по исполнительным документам. В такой же
последовательности должен производиться и их расчет (исчисление).
Общий размер всех удержаний из заработной платы работника для пога-
шения его задолженности работодателю при каждой ее выдаче в соответствии со
статьями 137, 138 Трудового Кодекса РФ не может превышать 20%, а в случаях,
предусмотренных федеральными законами, - 50%.
40
Для правильного исчисления причитающихся к удержанию сумм налога на
доходы и уплаты его по принадлежности выполняются следующие действия:
- определяется сумма доходов в пользу каждого физического лица - полу-
чателя раздельно по каждой из предусмотренных ставок налогообложения, в ре-
зультате чего определяется объект налогообложения по налогу;
- уменьшается исчисленная база на выплаты, не подлежащие обложению
НДФЛ, в результате чего определяется совокупная облагаемая база по налогу на
доходы;
- уменьшается налогооблагаемая база в рамках доходов, облагаемых по
ставке 13%, на сумму разрешенных к предоставлению организациями-работода-
телями стандартных, отдельных профессиональных и имущественных налого-
вых вычетов, в результате чего определяется налогооблагаемая база по НДФЛ;
- отражается исчисленная сумма налога в индивидуальных налоговых кар-
точках, регистрах бухгалтерского и налогового учета, в разделе «Удержания»
расчетных (расчетно-платежных) ведомостей;
- уплачиваются по принадлежности исчисленные к удержанию суммы
налога не позднее дня фактического получения средств на оплату труда за вто-
рую половину месяца или в иные сроки, установленные гл. 23 НК РФ.
Бухгалтерский учет операций по начислению и уплате обязательных стра-
ховых взносов регламентирован абз. 3 п. 131 Инструкции № 174н. Бухгалтерские
записи по учету расчетов с внебюджетными фондами по страховым взносам
представлены в таблице 2.
Таблица 2. Бухгалтерские записи по учету
расчетов с внебюджетными фондами по страховым взносам
№
п/п
Операция
По дебету
счета
По кредиту
счета
1
в ФСС РФ в части обязательного
социального страхования на
случай временной нетрудоспо-
собности
4 109 00 213
4 303 02 730
2
в ФСС РФ в части обязательного
социального страхования от
несчастных случаев на произ-
водстве
4 109 00 213
4 303 06 730
3
в ФФОМС
4 109 00 213
4 303 07 730
41
4
страховые взносы в ПФР по
суммарному тарифу (с 1 января
2014 года)в ПФР
4 109 00 213
4 303 10 730
Как видно, в учете формируются данные о суммах выплат, начисленных
по должностным окладам, ставкам заработной платы, почасовой оплате, надбав-
кам, отпускам, пособиям и компенсациям. Порядок отражения в бухгалтерском
учете суммы удержанного НДФЛ зависит от вида дохода, с которого данный
налог удерживается, и источника выплаты этого дохода. Бюджетные учреждения
расходы по уплате страховых взносов, начисленных на выплаты работникам,
предусмотренные трудовыми договорами, отражают по подстатье 213 КОСГУ.
Начисление заработной платы производится на основании данных первич-
ных документов по учету фактически отработанного работником времени.
Документами для начисления заработной платы являются: приказы приня-
тии, перемещении и увольнении сотрудников в соответствии с утвержденными
штатами и ставками заработной платы, табели учета использования рабочего
времени и другие документы.
Основным первичным документом для начисления оплаты труда работ-
нику учреждения является табель учета рабочего времени. Табель учета рабочего
времени, который ведется каждый рабочий день в течение месяца, в последний
день месяца подводится итоговое количество отработанных часов и неявок каж-
дым сотрудником. Составляется данный документ в одном экземпляре и переда-
ется бухгалтеру, который осуществляет расчет и начисление заработной платы.
Табели учета использования рабочего времени передаются дважды - до 15-
го числа каждого месяца для начисления аванса и в конце месяца для начисления
оплаты труда за месяц. Табель передается с приложением всех документов (ко-
пий документов), подтверждающих данные о выполнении работником внутрен-
него распорядка дня за соответствующий месяц: приказ-распоряжение о предо-
ставлении отпуска; приказ на замену отпуска денежной выплатой; приказ о вы-
ходе во внерабочее время (в выходные дни) на работу; приказ о внутреннем
(внешнем) совместительстве и т.п.; больничные листы.
42
Приказы о назначении, переводе или увольнении работников, а также при-
казы о направлении в командировку - на день, следующий после их подписания,
но не позже чем за 3 дня до начала командировки.
Общий принцип первичного документооборота по учету расчетов с персо-
налом по оплате труда заключается в том, что документы по учету рабочего вре-
мени, начислениям, удержаниям, прочим доходам, регламентные и кадровые до-
кументы формируются в программе «1С: Камин 5» и помещаются в журнал до-
кументов. После ввода всех документов за месяц получаются различные выход-
ные документы за этот месяц: расчетные листки, ведомости, карточки, своды,
отчеты в налоговую инспекцию и Пенсионный фонд и др.
Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяй-
ственных операциях на основе первичных учетных документов составляются
сводные учетные документы. Первичные и сводные учетные документы остав-
ляются на бумажных и машинных носителях информации.
Основным сводным документом по исчислению заработной платы сотруд-
ников бюджетного учреждения является расчетная ведомость. На основании
сводных расчетных ведомостей с приложенными к ним первичными докумен-
тами составляется Журнал операций расчетов по оплате труда.
Свод ведомостей составляется отдельно по оплате труда за счет бюджет-
ных средств и средств, полученных от иной деятельности, приносящей доход.
Все аналитические отчеты по заработной плате (расчетные листки, ведомости,
своды и др.) формируются по источникам финансирования.
Учет расчетов с депонентами ведут в книге учета депонированной заработ-
ной платы, заполняемой по данным реестра не выданной заработной платы.
Книгу открывают на год. Для каждого депонента в ней отводят отдельную
строку, в которой указывают табельный номер депонента, его фамилию, имя, от-
чество, депонированную сумму и делают отметки о выдаче.
По истечении каждого отчетного месяца первичные учетные документы,
относящиеся к соответствующим журналам операций, сортируются в бухгалте-
рии бюджетного учреждения в хронологическом порядке и брошюруются в виде
43
папки, дела. На обложке указывается: наименование организации; название и по-
рядковый номер папки (дела); отчетный период - год и месяц; начальный и по-
следний номера журналов операций; количество листов в деле. Схема докумен-
тооборота по учету расчетов с персоналом по оплате труда представлена на рис.
3.
Рис. 3. Схема документооборота по учету расчетов с персоналом по
оплате труда
После внесения данных первичных учетных документов по оплате труда и
учету рабочего времени формируется файл проводок для переноса в основную
бухгалтерию в виде карточки счета с отражением даты, документа, наименова-
ния операции и суммы по дебету и кредиту счета и выведением текущего сальдо.
Обороты по дебету и кредиту счета с учетом входящего сальдо дают сальдо на
конец периода, которое означает наличие остатка начисленной, но не выплачен-
ной суммы по оплате труда. В программе «Камин» автоматизировано кадровое
делопроизводство, включая заполнение унифицированных печатных форм:
оформление трудовых договоров, прием на работу (формы Т-1 и Т-1а), кадровые
перемещения работников (формы Т-5 и Т-5а), увольнение из учреждения (формы
Т-8 и Т-8а). На основании кадровых данных строится унифицированная форма
Карточка счета
Оборотно-сальдовая ведомость
Главная книга
Первичные документы
Журнал операций №6
44
Т-2, содержащая, в том числе, сведения о непрерывном, общем стаже и стаже на
надбавку за выслугу лет работников учреждения.
Сам процесс расчета зарплаты можно разделить несколько этапов:
1 этап - анализ информации, содержащейся в первичных документах по
учету труда и его оплаты, составленных по унифицированным формам.
2 этап - расчет сумм оплаты труда (и других выплат) сотрудникам, а так же
лицам, выполняющим работы и оказывающим услуги по договорам гражданско-
правового характера.
3 этап - расчет и удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в
соответствии с главой 23 Налогового кодекса.
4 этап - начисления страховых взносов, взимаемых с начисленных сумм
оплаты труда.
5 этапе - оформление документов на выплату заработной платы.
Документооборот по начислению и выплате заработной платы персоналу
бюджетного учреждения образования осуществляется в соответствии с требова-
ниями нормативных документов, с использованием унифицированных первич-
ных документов и учетных регистров, формируемых в программе 1С.
Аналитический учет расчетов по оплате труда и прочим денежным выпла-
там работникам ведется в Журнале операций расчетов по оплате труда. Записи в
Журнале осуществляются ежемесячно на основании данных расчетных ведомо-
стей и ведомостей начисления страховых взносов по обязательному пенсион-
ному страхованию, страховых взносов от несчастных случаев на производстве и
профессиональных заболеваний.
По окончании месяца сальдо на начало и конец отчетного периода, а также
обороты по дебету и кредиту записываются в Главную книгу. По истечении каж-
дого отчетного месяца первичные учетные документы, относящиеся к Журналу
операций, подбираются в хронологическом порядке и сброшюровываются.
Для ведения бухгалтерского учета в бюджетном учреждении применяются
регистры, содержащие обязательные реквизиты и показатели. Формы регистров
бюджетного учета, учитывающие специфику исполнения соответствующего
45
бюджета бюджетной системы РФ, а также правила их ведения, утверждаются ор-
ганом, организующим исполнение соответствующего бюджета бюджетной си-
стемы РФ.
Данные проверенных и принятых к учету первичных учетных документов
систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке)
и отражаются накопительным способом в регистрах бухгалтерского учета. Бух-
галтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по
окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды
и ИФНС.
Порядок формирования регистров бюджетного учета по оплате труда при-
веден на рис. 4
27
.
Рис. 4. Порядок формирования регистров по оплате труда
Расчеты с работниками при уходе в отпуск или увольнении производится
в записке-расчете (ф. 0504425), номер и дата которой должны соответствовать
номеру и дате приказа о предстоящем отпуске или увольнении. В ней указы-
вается период, на который предоставляется отпуск, количество расчетных
дней основного и дополнительного отпусков, заработная плата по месяцам с
27
Составлено автором
Приказы
Табель учета
использования рабочего
времени
Свод ведомостей
Журнал операций расчетов по
заработной плате
Главная книга
46
указанием отработанных дней, а также по видам источников, средний месяч-
ный и дневной заработки, сумма за отпуск за текущий и будущий месяцы,
удержания из заработной платы и выплаченная зарплата.
Начисленные суммы переносятся в расчетно-платежную ведомость, от-
крытую на текущий месяц. Если разовые расчеты по заработной плате при
уходе в отпуск или увольнении не совпадают с общим расчетом, то выплаты
в межрасчетный период производятся по платежной ведомости. Выплаченная
сумма записывается в графе «Выплаты в межрасчетный период» расчетно-
платежной ведомости.
В платежной ведомости (ф. 0504403) по каждому работнику указываются
фамилия, имя, его табельный номер, сумма к получению и расписка в получе-
нии суммы.
На каждого работника также открывают карточки-справки (ф. 0504417), в
которых отражают дату поступления его на работу, основной оклад, количе-
ство детей и иждивенцев, данные о приеме на работу и переводах, об исполь-
зовании отпусков, количестве отработанных дней по месяцам, начисленной
оплате (по видам) и удержаниях и суммах к выдаче. По этим данным рассчи-
тывают средний заработок за любой период для отпускных, оплат по больнич-
ным листам и т.п.
Расчетно-платежная ведомость и платежные ведомости подписываются
составившими и проверившими их работниками. Разрешение на выплату за-
работной платы подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер.
На основании расчетно-платежных ведомостей делают записи в журнале опе-
раций расчетов по оплате труда (ф.0504071). К нему должны быть приложены
документы, на основании которых начисляется заработная плата (табели ис-
пользования рабочего времени, выписки из приказов о зачислении, увольне-
нии и др.).
Выплата начисленных сумм (за минусом удержаний) производится путем
перечисления в кредитную организацию или на карточный счет по желанию
работников (на основании письменного заявления работника).