14
Кладовщик записывает в свой отчет только номер и наименование
документа. Все остальное заполняет бухгалтер. Бухгалтер проверяет по
прядку всю картотеку, сверяет с отчетом кладовщика, поверяет каждый
документ и подтверждает изъятие первичного документа личной росписью в
каждой карточке складского учета.
Материальный отчет составляется по каждому складу в разрезе
балансовых счетов. Чтобы кладовщик правильно сгруппировал в отчете
документы по счетам, все требования и накладные попадают на склад с визой
бухгалтера, который предварительно проставляет корреспондирующие счета
(поступления или выбытия).
Во-вторых, на каждой карточке стоит полный код данного вида
материала. Назначение отчета избежать случайной потери документов при
передаче (переносе и др.) со склада в бухгалтерию, и служить в
накопительным реестром документов и первичных проводок при
механизированной обработке документов.
В бухгалтерии сначала в приложенных документах материального
отчета, согласно принятой в учетной политике системе кодирования,
проставляют полные коды по К-ту и Д-ту корреспондирующих счетов
(уточняют).
Подобранные документы отчета таксируются и суммы проставляются в
первичные документы и в материальный отчет кладовщика.
При таксировке первичных документов бухгалтер должен знать, по
какому методу ведется учет движения товарно-материальных ценностей на
счетах в бухгалтерии и количественный и суммовой
4
.
Сальдовый метод учета материально – производственных запасов – это
метод учета товарно-материальных ценностей, основанный на
количественном учете ценностей в карточках или книгах складского учета и
4
Бакаев А.С., Безруких П.С., Врублевский Н.Д.и др. Бухгалтерский учет: Учебник. /Под ред. Безруких П.С.,
- 4-изд., перераб. и доп. – М.: Бухгалтерский учет, 2016.
15
ведении сальдовой книги, в которую ежемесячно заносятся остатки
ценностей на начало месяца.
Бухгалтерия при этом не ведет количественно-суммовой учет
материалов по приходу и расходу и не составляет оборотные ведомости по
всей номенклатуре материально – производственных запасов.
Организация учета движения материально – производственных запасов
в бухгалтерии ведут по местам хранения в разрезе видов материальных
ценностей с отражением количества и стоимости по каждому виду. Для этого
на каждый инвентарный счет 07, 10, 40, 41, в бухгалтерии открывают в
обязательном порядке Оборотные ведомости в разрезе по складам,
субсчетам, группам, подгруппам, которые одновременно являются реестрами
карточек складского учета.
В бухгалтерии учет по материально-ответственным лицам ведется по
складским ценам (цены приобретения), а накладные для реализации
выписывают по розничным ценам. Над шапкой каждой страницы такой
ведомости помещается надпись, указывающая, что учитывается на этой
странице (склад, группа).
Оборотные ведомости открывают так, что каждый вид материала
(объект учета) занимает отдельную строку. При этом в ширину эта строка
занимает несколько (12) страниц, чтобы можно было отражать движение
данного материала помесячно целый год. Внутри ведомости материалы
разделены по подгруппам, группам, счетам и субсчетам. Это целая амбарная
книга на год на склад, если хватит страниц.
Такое устройство позволяет отслеживать движение по каждому
номенклатурному номеру, суммировать уже в денежном выражении по
подгруппе, по группе, субсчету и в целом по счету. Базовым документом
аналитического учета (условной копией первичного документа) является
карточка складского учета, в которой хранится полный набор информации по
конкретному виду материально – производственных запасов.
16
Оборотные ведомости по инвентарным счетам помогают
контролировать операции поступления – расхода, но там нет данных о
поставщиках, о количестве учтенных документов и нет указаний на
корреспонденцию счетов.
Общее количество и общая сумма по нескольким документам,
относящимся к одному наименованию материально – производственных
запасов по приходу и отдельному по расходу, заносится в графы «Приход» и
«Расход» оборотной ведомости.
Общие суммы всех материальных отчетов по приходу (Дебет) и
расходу (Кредит) должны равняться итогам всех оборотных ведомостей
соответственно по графам «Приход» и «Расход», т.е. дебетовым и
кредитовым оборотам всех инвентарных счетов, которые входят в отчеты.
Эта проверка выполняется для оперативного контроля и исключения
отставания (разрыва) аналитического учета от синтетического учета. Это
очень кропотливая и трудоемкая работа не всегда выполнимая в отведенное
для этого время, что и приводит к отставанию аналитического учета от
синтетического.
Каждый первичный документ со склада это простая проводка. При
записи данных из материальных отчетов в оборотные ведомости информация
нескольких документов, относящихся к одному наименованию, записывается
в месячную графу, уже независимо на какие виды продукции списывается
данный материал, или от каких поставщиков он получен. Эта информация
теряется, и получить сводные проводки нельзя. В итоге этих записей
выполняются простые дебетовые проводки при поступлении материалов и
сводные по кредитовым счетам, и простые кредитовые проводки при отпуске
и сводные по дебетовым счетам.
Учет бухгалтерских операций, непосредственно связанных с
движением материально – производственных запасов в количественном и
суммовом выражении по наименованиям на счете 10 осуществляется в
17
журнале-ордере 10, к которому открывается оборотная ведомость как
приложения № 10.
Следующим этапом обработки документов по поступлению
материально – производственных запасов является превращения одного
множества (накладных поставщиков) в другое множество (наименований
материально – производственных запасов). Эту операцию можно выполнить
реально только механической сортировкой первичных документов по
возрастающим кодам синтетических счетов и номенклатурных номеров.
Сложность возникает при условии, если в одном первичном документе
занесены данные по нескольким материально – производственным запасам.
Это вызывает потребность документ подложить сначала по наименьшему
номеру, а по мере обработки постоянно перекладывать дальше с отметкой
обработанных позиций.
Составляемый периодически кладовщиком (материально-
ответственным лицом) материальный отчет является не только реестром, но
и методом контроля над сохранностью первичных документов, так как
является единственным хранителем всех проводок по поступлению и отпуску
определенной группы материально – производственных запасов.
Технология дальнейшей обработки материальных отчетов зависит от
числа операций по материальным ценностям. При небольших объемах
информации (один отчет в месяц по счету) данные отчета, сгруппированные
по корреспондирующим счетам, можно сразу заносить в регистр
соответствующего синтетического счета. При этом соблюдается правило:
отчеты обрабатываются по возрастанию счетов.
При больших массивах первичных документов (материальных отчетов)
по счетам 07, 10, 41 могут открываться соответствующие сальдо оборотные
ведомости. Каждый материальный отчет заносится в сальдо оборотную
ведомость одной строкой с группировкой проводок по корреспондирующим
счетам.
18
Одновременно количество и стоимость материалов, относящихся к
конкретному изделию или виду работы, заносятся в калькуляционную
карточку, открываемую на каждый аналитический счет производственных
счетов. По окончании месяца данные из строки «Итого» из сальдо оборотных
ведомостей переносятся в регистры с одновременным выполнением
проводок по регистрам корреспондирующих счетов. Дебетовый и
кредитовый обороты и сальдо по инвентарным счетам заносятся в сводную
сальдо оборотную ведомость
5
.
После этого выполняется вторая сортировка складских документов:
подборка документов поступивших со склада и от экспедиторов к счетам
поставщиков.
Эта группировка всех документов, с данными по оплате из сальдо-
оборотной ведомости 60 по каждому поставщику-документу позволяет
проверить полноту и правильность прихода материально –
производственных запасов и оплаты за них.
Производит формирование проводок по приходу материально –
производственных запасов на склад. Если в сальдо-оборотной ведомости по
конкретному поставщику имеются данные оплаты в предыдущем месяце (на
сальдо) или в текущем, то при наличии прихода в материальном отчете по
его строке в ведомости выполняются записи прихода с Кредита счета 60 в
Дебет соответствующих счетов.
Если имеются только приходные документы, на данного поставщику
выделяется строка, куда заносятся приходные суммы по графам
корреспондирующим счетов. И если в данном месяце не будет оплаты, сумма
прихода будет перенесена на сальдо по Кредиту счета 60.
Поступление материалов – это пополнение запасов предметов труда в
результате приобретения за плату со стороны, от безвозмездного
5
Бакаев А.С., Безруких П.С., Врублевский Н.Д.и др. Бухгалтерский учет: Учебник. /Под ред. Безруких П.С.,
- 4-изд., перераб. и доп. – М.: Бухгалтерский учет, 2016.
19
поступления со стороны, заготовления собственными силами, изготовления в
собственном производстве.
Поступление материально – производственных запасов в организацию
может осуществляться из разных источников:
- по договору купли-продажи и другим аналитичным договорам,
предусмотренным частью второй ГК РФ;
- в качестве вклада в уставный капитал;
- в порядке собственного изготовления;
- в других случаях (от списания основных средств в части
оприходованных полезных отходов и т.п.).
Среди указанных источников самым распространенным вариантом
является приобретение материальных ценностей по договорам купли-
продажи и другим аналогичным договорам. Все процедуры, связанные с
заготовлением этих ценностей, организация и технологии производства,
системы управления как на уровне самого предприятия, так и его
структурных подразделений (отделов, складов) и должностных лиц.
К внутренним документам, оформляемым в момент приемки
материалов на складах организации, относятся:
- приходный ордер – применяется при приемке материалов,
количество, качество, ассортимент и комплектность которых соответствует
условиям договоров;
- акт о приемке материалов – применяется при приемке материалов
качество, ассортимент и комплектность которых, не соответствует условиям
договоров, а также материалов, поступивших без товаросопроводительных
документов поставщика.
При нарушении условий поставок кладовщик либо не принимает
полностью доставленную партию, либо расписывается в приходной
накладной за принятые позиции и прочеркивает не принятые, либо
составляет соответствующий коммерческий акт с указанием причин не
принятия.
20
Независимо от способа оплаты, при любом варианте получения
материально – производственных запасов у поставщика и любом варианте
доставки, их предъявляют кладовщику для приемки.
Приемка на складе производится по качеству и количеству методов
прямого счета, взвешивания, обмера и внешнего осмотра, с целью выявления
фактического соответствия данным сопроводительных документов.
При поступлении материально – производственных запасов в
ненарушенной таре производителя, его приемка может вестись по количеству
мест и массе брутто (количеству товарных единиц и маркировке на таре). На
сопроводительных документах делается пометка об отсутствии проверки
фактического наличия товаров в таре.
В дальнейшем это упростит выявление претензии поставщику, если
фактическое количество товара не будет соответствовать маркировке. В
случае несоответствия количества и качества, поступивших материально –
производственных запасов данным сопроводительных документов
составляется приемный акт, являющийся юридическим основанием для
выявления претензий поставщику.
Акт составляют и подписывают члены специальной комиссии,
назначенной руководителем предприятия, включая кладовщика и
представителя поставщика. В дальнейшем на основе акта к поставщику
могут быть предъявлены соответствующие претензии
6
.
Если не обнаружено никаких расхождений с документами, кладовщик
выписывает приходный складской ордер или приемную накладную в двух
экземплярах.
Вместо выписки приходных ордеров кладовщик может поставить на
сопроводительный документ (если их поступило два экземпляра) штамп,
удовлетворяющий получение.
Поступление материально – производственных запасов отражается
следующими проводками:
6
Богаченко В.М., Кириллова Н.А. Бухгалтерский учет. Ростов н/Д: Феникс,2015.
21
- поступление со стороны (счет-фактура): Дт 07, 10, 11, 41= Кт 60, 71,
76;
- изготовление в собственном производстве (накладная на поступление
из производства): Дт 43=Кт 20 «Готовая продукция»; Дт 07, 10, 11, 41=Кт 90
«Продукция для собственного использования»; в результате внутреннего
перемещения со склада на склад (накладная на внутреннее поступление) в
результате пересортицы и другим причинам: Дт 07, 10, 11, 41, 43=Кт 07, 10,
11, 41, 43;
Все первичные товарные и тем более денежные документы (накладные,
счета-фактуры, доверенности и др.) являются бланками строгой отчетности, а
следовательно подлежат обязательному учету в бухгалтерии предприятия.
Они должны выдаваться только в пронумерованном виде с регистрацией
выдачи в журналах учета и с сохранением копии. Учет товарных документов
ведется в «Журнале поступления товаров».
Экспедитор все документы, по доставленным на склад товарно –
материальным ценностям с отметкой кладовщика в их приемке, сдает в
бухгалтерию для закрытия ранее выданной ему доверенности.
Номенклатура материалов – это систематизированный перечень
материалов, используемых на предприятии. При этом каждому виду
материалов присваивается определенный код (номенклатурный номер) и
указывается единица их измерения. Номенклатура-ценник – это
номенклатура материалов, в которой указаны учетные цены, действующие
внутри предприятия. Номенклатура-ценник имеет большое значение для
правильной организации учета материалов, проведения анализа и
механизации складского учета. Отпуск сырья и материалов со склада
производится на основании оформленных соответствующим образом
первичных документов: требование-накладная и лимитно-заборная карта – в
производство, накладная – на сторону
7
.
7
Захорин В.Р. Теория бухгалтерского учета: Учебник. – М.: ИНФРА-М: Форум, 2015.
22
Выбытие материально – производственных запасов со склада
осуществляется проводками:
- реализация на сторону (по отгрузочной накладной): Дт 90,91=Кт 07,
10, 43, 41;
- отпуск в производство (требование-накладная, лмитно-заборная
карта): Дт 20, 23, 25, 26, 29, 44=Кт 07, 10, 11, 41;
- в результате внутреннего перемещения со склада на склад (накладная
на внутреннее выбытие) в результате пересортицы и другим причинам: Дт
07, 08, 10, 11, 43, 41=Кт 01, 07, 10, 11, 43, 41.
Постоянные записи о движении материально – производственных
запасов на складах и карточках складского учета производятся кладовщиком
на основании первичных документов по приходу и расходу материалов
(приходных ордеров, приемных актов, накладных, требований-накладных,
лимитно-заборных карт и др.).
После каждой записи по поступлению или выдаче материалов в
карточке выводят остаток. Совокупность всех складских карточек составляет
складскую картотеку. В картотеке карточки размещаются по учетным
группам – по однородным материалам (металлы, строительные материалы,
запасные части, канцелярские товары и т.п.). Учет на складе ведется только в
количественном измерении, без выполнения проводок, и регламентируется
«Основными положениями по учету материалов на предприятиях и
стройках».
В бухгалтерском учете в стоимость приобретенных МПЗ (товаров,
сырья, материалов и инструментов) включаются все затраты (кроме
"входного" НДС, который будет принят к вычету), которые понесла
организация, чтобы МПЗ оказались на складе в состоянии, пригодном для
использования по назначению (п. п. 5, 6 ПБУ 5/01):
- договорная цена МПЗ;
- транспортно-заготовительные расходы (ТЗР), в том числе
таможенные пошлины, вознаграждение посреднику, стоимость доставки и
23
страхования. Стоимость доставки можно не включать в стоимость товаров, а
списывать в расходы на продажу, если такой порядок вы закрепили в
бухгалтерской учетной политике (п. 13 ПБУ 5/01);
- затраты на предпродажную подготовку (для товаров). Например,
стоимость покраски кузова автомобиля, предназначенного для продажи,
поврежденного при транспортировке.
Общехозяйственные расходы в стоимость МПЗ не включаются (п. 6
ПБУ 5/01).
Стоимость МПЗ, приобретенных не по договору купли-продажи, равна
(п. п. 8 - 11 ПБУ 5/01):
- если МПЗ получены в качестве вклада в уставный капитал -
стоимости, указанной в решении общего собрания участников
(единственного участника);
- если МПЗ приобретены по договору мены - цене, указанной в
договоре, а когда цена не указана - рыночной стоимости МПЗ;
- если МПЗ выявлены при инвентаризации, получены при демонтаже,
ремонте ОС, а также получены безвозмездно - рыночной стоимости МПЗ.
Рыночную стоимость МПЗ можно подтвердить одним из следующих
документов:
- или справкой, составленной самой организацией на основе доступной
информации о ценах на такие же МПЗ (например, из СМИ);
- или отчетом независимого оценщика.
Для целей налогообложения как при ОСН, так и при УСН стоимость
сырья, материалов и инструментов определяется так же, как в бухгалтерском
учете (п. 2 ст. 254, пп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Товары для целей налогообложения можно оценивать (ст. 320, пп. 23 п.
1 ст. 346.16 НК РФ):
- или по стоимости приобретения, в которую включаются договорная
цена приобретения, транспортно-заготовительные расходы (ТЗР) и затраты
на предпродажную подготовку;