Выявленные ошибки в процессе аудита по учету основных средств ООО
«Мустанг» представлены в таблице 10.
Таблица 10
Обобщающий документ ОД-1
Выявленные нарушения в процессе аудита по учету основных
средств ООО «Мустанг»
Вид
основного
средства
Нарушение по
данным бух.
учета
Сумма
нару
шения,
тыс. руб.
Комментарий аудитора
Машины и
оборудова
ние
Не оформлен акт
на списание ОС
41,2
При выбытии основных средств должен
быть оформлен акт на списание
основных средств (ф. ОС-4)
Машины и
оборудова
ние
Не заведена
инвентарная
карточка
46,3
При принятии основного средства к бух.
учету заполняется инвентарная
карточка учета ОС (ф. ОС-6)
Транспортн
ые средства
В инвентарной
карточке не
отражено
начисление
амортизации
1,4
Согласно правилам заполнения
унифицированных документов по учету
основных средств в инвентарной
карточке должно быть отражено
начисление амортизации
Машины и
оборудова
ние
Завышена сумма
ежемесячной
амортизации
1,1
Расчет амортизации производиться в
соответствии с выбранным методом
амортизации
Итого
90
Допустимый размер ошибки, при котором достоверность показателей
бухгалтерской отчетности не будет считаться нарушенной, составляет для
основных средств - 93 тыс. руб. Обнаружены ошибки на сумму 90 тыс. руб., что
не выходит за рамки допустимого размера ошибки.
В ходе аудита наличия и движения основных средств ООО «Мустанг»
были обнаружены следующие ошибки:
- выбытие некоторых объектов основных средств не оформлялось актом
на списание основных средств (форма ОС-3);
- не на все объекты основных средств заведены инвентарные карточки
основных средств.
При проведении аудиторской проверки в части начисления амортизации
основных средств ООО «Мустанг» была обнаружена ошибка: не во всех
инвентарных карточках основных средств отражено начисление амортизации.
54
Обнаруженные ошибки доведены до сведения руководителя ООО
«Мустанг», предложено внести исправления в регистры и отчетные формы. По
всем фактам выяснялись причины нарушений и виновные лица.
По результатам аудита можно подвести итоги выявленных ошибок на
ООО «Мустанг»:
- не во всех инвентарных карточках основных средств отражено
начисление амортизации;
- завышена сумма ежемесячной амортизации;
- выбытие некоторых объектов основных средств не оформлялось актом
на списание основных средств (форма ОС-3);
- не на все объекты основных средств заведены инвентарные карточки
основных средств.
При проверке выявлены нарушения и ошибки, показано их влияние на
бухгалтерскую отчетность, налогообложение, соблюдение законодательства. В
ходе аудиторской проверки учета основных средств были выявлены следующие
нарушения:
- ошибки в ведении учета, отсутствие ведения учета и случайные
ошибки (арифметические просчеты, ошибки при заполнении отчетных форм и
случайные неправильные проводки);
- повторяющиеся ошибки, ошибки, связанные с незнанием правил
ведения бухгалтерского учета, связанные с незнанием вопросов налогового
законодательства и незнанием правовых основ финансово-хозяйственной
деятельности.
- в организации указано, что аналитический учет основных средств
должен вестись в инвентарных карточках (форма № ОС-6). Однако на
предприятии названные карточки не всегда ведутся, не всегда соблюдают
требование полноты заполнения реквизитов.
Процент уровня существенности составил 93 тыс. руб. или 2,19%, что
находиться в пределах 20%. Аудиторский риск в ООО «Мустанг» составил
4,44%. В данном случае аудиторский риск низкий, а это значит, что его
55
составляющие благоприятны и соответственно надо проверять небольшое
количество документов и операций.
После проведения аудита, на основании данных обобщающего документа
аудитора можно сказать о том, что сумма выявленных нарушений 90 тыс. руб.
не превышает сумму уровня существенности 1 100 тыс. руб., это
свидетельствует о том, что бухгалтерская отчетность ООО «Мустанг» в части
учета основных средств является достоверной. Данное положение может оказать
существенное влияние на принятие управленческих решений.
В ходе проверки были выявлены нарушения, нематериальные по
отдельности, но в целом свидетельствующие о недостатках системы
внутреннего контроля. Несмотря на небольшие суммы ошибок, их наличие и
характер необходимо донести до руководства предприятия с тем, чтобы оно
могло принять меры по устранению предпосылок для такого рода нарушений в
дальнейшем. При более крупных суммах аналогичных ошибок компания могла
бы понести потери из-за реализации возросших налоговых рисков.
Аудиторская проверка сопровождалась обязательным
документированием, отражением полученной информации в рабочей
документации аудита, оформленной в соответствии с правилом (стандартом)
аудиторской деятельности.
Таким образом, на основе рабочей документации аудиторская
организация сделала следующие выводы:
- бухгалтеру необходимо соблюдать нормативные документы по
бухгалтерскому учету;
- согласно законодательству о бухгалтерском учете выбытие основных
средств должно оформляться актом (ф. ОС-3). Бухгалтер не оформил этот акт,
пояснив, тем, что не имел в наличии унифицированной формы акта о списании
основных средств ОС-3. Но не знание не освобождает от ответственности и этот
факт нарушения был доведен до руководителя организации;
- бухгалтеру было предложено сразу заполнять карточку основных
средств при приеме основных средств к учету, что поможет избежать
56
отсутствия этих карточек в учете;
- также бухгалтеру было предложено отражать начисление амортизации
в инвентарных карточках основных средств.
- проводить внезапную инвентаризацию основных средств, для
своевременного выявления отклонений в бухгалтерском учете;
- повысить уровень ответственности работников за нарушение порядка
учета основных средств, путем применения административных санкций:
выговоров, замечаний, увольнений;
- проводить анализ (ранжирования) счетов бухгалтерской отчетности для
определения тех из них, ошибки в которых могут негативно влиять на состояние
кредитной организации. Счета ранжируются по остаткам или по оборотам.
Затем выбираются счета с превышенным уровнем существенности и проводится
качественная проверка счетов;
- следить за заполнением всех реквизитов оправдательных документов, а
также соблюдать порядок списания расходов при отсутствии оправдательных
документов.
Итак, аудит основных средств, проведенный в ООО «Мустанг» позволил
сделать вывод о достоверности бухгалтерской отчетности в части учета
основных средств.
В целях повышения эффективности аудита в организации предлагается
проводить внутренний аудит.
Внутренний аудит является частью системы внутреннего контроля
предприятия и занимает особое место в этой системе. Обусловлено это тем, что
внутренний аудит изучает эффективность деятельности системы внутреннего
контроля в процессе проверок во всех сферах финансово-хозяйственной
деятельности предприятия, дает оценку и рекомендации по совершенствованию
внутреннего контроля.
Внутренний аудит обеспечивает защиту от ошибок и злоупотреблений,
определяет «зоны риска», возможность предотвращения будущих недостач и
недостатков, помогает найти и «укрепить» не защищенные (слабые) места в
57
системе управления и найти принципы управления, в которых были нарушения.
Целью внутреннего аудита является предоставление и оказание помощи
в осуществлении эффективного управления деятельностью организации.
Рекомендуемые этапы внутреннего аудита ООО «Мустанг»
представлены на рис. 4.
Рисунок 4. Рекомендуемые этапы внутреннего аудита
ООО «Мустанг»
Цель внутреннего аудита ООО «Мустанг» - помочь управленческому
звену ежедневно решать определенные задачи. При этом отличие внешнего от
внутреннего типа аудита в том, что первый контролирует объективность и
правильность работы второго. Во время процесса внутреннего аудита
применяется последовательный, систематический подход относительно анализа
эффективности и улучшения качества менеджмента.
58
Отличие внутреннего аудита от внешнего заключается в том, что
внутренние аудиты обладают большим информационным потенциалом и
тонкостями в деятельности организации, чем внешние. Поэтому более
целесообразно, чтобы функции внутреннего аудита выполняли специалисты из
штата организации, которые будут более ответственны в своих рекомендациях.
В любом случае в штатном расписании организации должен быть
специалист, который исполнял бы обязанности главного внутреннего аудитора
ООО «Мустанг».
Создание качественной системы внутреннего аудита в ООО «Мустанг»
позволит:
- обеспечить эффективное функционирование, устойчивость и
максимальное (согласно установленным целям) развитие организации в
условиях многоплановой конкуренции;
- сохранить и эффективно использовать ресурсы и потенциал
организации;
- своевременно выявить и минимизировать коммерческие, финансовые и
иные риски в управлении организацией;
- сформировать адекватную современным постоянно меняющимся
условиям хозяйствования систему информационного обеспечения всех уровней
управления, позволяющую своевременно адаптировать функционирование
организации к изменениям во внутренней и внешней среде.
Таким образом, в целях повышения эффективности аудита в организации
предлагается проводить внутренний аудит. Внутренний аудит является одним из
способов контроля за правомерностью и эффективностью деятельности всех
подразделений организации.
3.1. Предложения по совершенствованию бухгалтерского учета основных
средств
Проведенный анализ системы организации бухгалтерского учета ООО
«Мустанг», в том числе с применением методологий аудита, выявил недостатки
59
в основном, касающиеся организации бухгалтерского учета в обществе и работы
бухгалтерской службы.
В качестве рекомендаций по совершенствованию системы учета
основных средств ООО «Мустанг» следует отметить, что при существующей
системе компьютерного учета на предприятии, необходимо его дальнейшее
совершенствование с целью получения достоверной информации об учете
основных средств и возможности контроля данных мероприятий. Это позволит
избежать ошибок в работе по учету и составлению отчетности основных
средств. Такой подход позволит более рационально расходовать средства на
приобретение основных средств, тратить меньше времени на убеждение
руководства в необходимости приобретения того или иного объект, повысить
дисциплину использования основных средств сотрудниками предприятия.
Кроме того, нужно ввести анализ эффективности использования
основных средств, по данным бухгалтерского учета под непосредственным
контролем руководителя предприятия. При этом руководитель будет получать
более полную картину состояния дел на предприятии.
Для определения рациональной организации бухгалтерского учета
основных средств на ООО «Мустанг» необходимо дополнить учетную политику
предприятия необходимыми элементами в том числе:
- подробно раскрыть порядок изменения стоимости основных средств в
результате дооборудования, переоценки и частичной ликвидации, порядок учета
и финансирования ремонта производственных основных средств;
- отразить способ принятия к бухгалтерскому учету средств целевого
финансирования;
- отразить порядок создания резервов и т.д. Создание резерва на ремонт
основных средств - это необходимо для равномерного включения данных затрат
в затраты на производство и расходы на продажу отчетного периода. В
противном случае единовременное списание значительных затрат на ремонт
основных средств приведет к резкому увеличению себестоимости и может стать
причиной убытка;
60
- учитывать отдельные части основных средств как отдельные объекты
стоимостью не более 40 000 с различным сроком использования (например,
компьютер и принтер). Таким образом, во-первых, стоимость основных средств
будет включена в расходы единовременно. Следовательно, фирма сможет сразу
уменьшить налогооблагаемую прибыль. Во-вторых, бухгалтеру не придется
начислять амортизацию по этим основным средствам. И, в -третьих, фирма не
будет переплачивать налог на имущество, так как основные средства на балансе
числится, не будут.
Предлагаются следующие рекомендации по совершенствованию учета:
- предоставление ежемесячных отчетов руководству организации о
наличии основных средств в эксплуатации, на консервации и уже пригодных к
списанию, будет способствовать обеспечению бесперебойной работы
производства;
- предоставление отчетов руководству организации об оборудовании
требующим замены на более новое, современное позволит оперативно
реагировать в экстремальных ситуациях, приводящим к ухудшению
финансового состояния организации;
- со стороны руководителей на основании предоставленных данных
делать обновления основных средств, что тем самым улучшит качество
выпускаемой продукции;
- для контроля за сохранностью основных средств проводить кроме
плановых инвентаризаций (1 раз в три года), внеплановые выборочные проверки
- выборочные инвентаризации.
- предоставлять работникам возможность обучаться и развиваться,
давая больше возможности выездов на семинары, лекции, курсы повышения
квалификации.
В целях обеспечения сохранности должен быть организован
соответствующий учет основных средств в местах их эксплуатации. При
наличии большого количества объектов основных средств по месту их
эксплуатации (нахождения) учет может осуществляться в инвентарном списке
61
или другом соответствующем документе.
Также на предприятии необходимо организовать ведение налогового
учета в части амортизационных отчислений. Главная задача налогового органа
- сформировать полную и достоверную информацию о каждой хозяйственной
операции в целях налогообложения. Порядок ведения учета должен быть
закреплен в учетной политике организации. Подтверждением данных
налогового учета являются первичные документы, регистры налогового учета и
расчет налоговой базы. Регистры налогового учета рекомендуется вести в
электронном виде.
Суммы начисленной амортизации для налогового учета ежемесячно
следует отражать в аналитических регистрах, разработанных и утвержденных
организацией самостоятельно, например, в регистре «Амортизация
амортизируемого имущества». В бухгалтерском учете эти суммы начисленной
амортизации отражаться никак не будут. МНС России предложило вариант
ведения налогового учета и привело некоторые формы аналитических
регистров налогового учета. Организации рекомендуется использовать в своей
деятельности разработки МНС, разработать регистры учета самостоятельно или
воспользоваться регистрами, рекомендованными МНС для исчисления
прибыли.
С целью совершенствования управленческого учета основных средств
рекомендуется внедрить «Ведомость аналитического учета поступления
объектов основных средств» (таблица 11) и «Ведомость аналитического учета
выбытия объектов основных средств» (таблица 12), использование которых
позволит более точно вести аналитический учет основных средств, и сократит
количество неучтенных объектов, полученных от контрагентов, а также
упростит списание стоимости основных средств, в результате их выбытия.
Таблица 11
Рекомендуемая ведомость аналитического учета поступления
объектов основных средств
№
Дата
поступ
ления
Код
поступ
ления
Доку
мент-
основа
ние
Наиме
Нова
ние
объек
Дата
принятия
к учету
объекта
Инвен
тарный
номер
Кол-
во
Первона
чальная
стоимость
объекта,
62
та
руб.
Итого
Код поступления:
001 - Приобретение объекта основных средств.
002 - Поступление за счет взноса в уставный капитал.
003 - Поступление в результате дарения.
004 - Поступление по договору мены.
Таблица 3
Рекомендуемая ведомость аналитического учета выбытия
объектов основных средств
№
Дата
пос
туп ле
ния
Код
выбы
тия
Доку
мент-
осно
ва ние
Наи
мено
ва ние
объек
та
Инвен
тар ный
номер
Кол-
во
Перво
началь
ная стои
мость
объекта,
руб.
Начис
ленная
аморти
зация,
руб.
Остаточ
ная стои
мость,
руб.
Итого
Код выбытия:
001 - Ликвидация объекта основных средств в результате износа.
002 - Выбытие в результате продажи.
003 - Выбытие в результате дарения.
004 - Выбытие по договору мены.
005 - Выбытие в результате передачи объекта в уставный капитал другого
предприятия.
Важной мерой по совершенствованию системы учета основных средств
следует предложить осуществление внутреннего контроля на предприятии. Это
необходимая процедура, это желание собственников и менеджмента упорядочить
структуру и организацию бизнес-процессов, что может привести к существенной
экономии средств компании. Кроме того, наличие внутреннего контроля
становится весьма актуальным для собственников-управленцев,
63