52
ГЛАВА 3. УЧЕТ ОТЧИСЛЕНИЙ, УДЕРЖАНИЙ И ДРУГИЕ РАС-
ЧЕТНЫЕ ОПЕРАЦИИ ПО ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЕ В ОРГАНИЗАЦИИ
ООО «ВЕБ-МЕДИА»
3.1 Виды и учет удержаний из заработной платы
Из заработной платы работников организации, работающим по трудо-
вым договорам, договорам подряда, а также по совместительству, могут про-
изводиться удержания различного характера. Условно такие удержания
можно разделить на три категории:
Обязательные;
По инициативе организации;
По инициативе члена трудового коллектива.
Классификация удержаний из заработной платы работников предприя-
тия представлена на Рисунке 4.
Рис.4. Виды удержаний из заработной платы работников
53
НДФЛ, удержания по исполнительным листам и надписям нотариаль-
ных контор в пользу юридических и физических лиц относятся к обязатель-
ным удержаниям. В ст. 12 Федерального закона от 02.10.2007 № 229 - ФЗ «Об
исполнительном производстве» [9] (далее – Закон № 229 - ФЗ) оглашен реестр
исполнительных документов.
Организация, которая выплачивает должнику заработную плату или же
иные платежи непостоянного характера, обязаны в соответствии с п. 3 ст. 93
Закона N 229 – ФЗ [9]:
В соответствии с требованиями, которые содержатся в исполнительном
документе со дня его получения от судебного пристава или же взыскателя,
удерживать денежные средства из начисленной заработной платы или же дру-
гих доходов должника;
В течении трёх дней со дня произведенного удержания выплачивать (пе-
реводить) удержанные денежные средства из заработной платы должника
взыскателю.
Перечисление (перевод) денежных средств также осуществляется за
счет средств должника.
Для погашения задолженности работника перед работодателем удержа-
ния из начисленной заработной оплаты сотрудника осуществляются только в
тех случаях, которые установлены Трудовым кодексом Российской Федера-
ции и другими федеральными законами
К таким удержаниям можно отнести возмещение неотработанного
аванса, который ранее был выдан работнику в счет его заработной платы.
Заработная плата должна выдаваться работникам два раза в месяц в день,
который установлен правилами внутреннего трудового распорядка, трудовым
договором, положением по оплате труда (в соответствии со ст. 136 ТК РФ).
54
На практике многие работодатели выплачивают заработную плату за
первую половину месяца своим сотрудникам (с 1 по 15 число месяца) фикси-
рованной суммой, общепринято называть это «авансом». Работодатель само-
стоятельно определяет размер выдаваемого аванса, закрепляя это в локальных
актах организации, трудовых договорах и коллективных договорах. При уста-
новлении размера аванса работодателю необходимо учитывать фактически от-
работанное время (фактически выполненную работу) работником (письмо
Роструда от 08.09.2006 № 1557-6) [26].
Пример 1. Согласно письма Минфина России от 06.03.2001 № 04-04-
06/84, УФНС России по г. Москве от 29.03.2006 № 28-11/24199 от 18.10.2007
№ 28-11/099479) [28] при выплате заработной платы за первую половину ме-
сяца работодатель не производит исчисление и удержание налога на доходы
физических лиц для того, чтобы избежать появление задолженностей по
налогу в том случае, если месяц не будет отработан полностью. Внутренними
локальными актами организации размер аванса был установлен в размере со-
рока процентов тарифной ставки работника.
Работник находился в отпуске с 1 по 10 августа 2018 года. Размер вы-
платы за первую половину августа определяется исходя из оклада работника –
18000 руб.; рабочих дней в период с 1 по 15 августа по производственному
календарю, - 11 дней; количества дней, фактически отработанных работником,
- 3 дня:
18000 руб. * 40% / 11 дней * 3 дня=1964 руб. – начисленная сумма
аванса.
Таким образом, при соблюдении вышеуказанных правил исключена си-
туация, при которой у работника появляется обязанность вернуть работода-
телю аванс, полученный за неотработанное время.
55
Пример 2. Согласно правил внутреннего трудового распорядка органи-
зации сотрудникам выплачивается заработная плата за первую половину ме-
сяца в фиксированном размере, и составляет 50 процентов оклада, независимо
от того, сколько времени отработал сотрудник.
Сотрудник находился в отпуске с 1 по 10 августа 2018 г. Оклад работ-
ника составляет 18000 руб., 17 августа сотруднику был выдан аванс в размере
9000 руб. С 20 по 24 августа сотрудник находился в отпуске без сохранения
заработной платы, на основании заявления работника и приказа руководителя
организации.
Итого за август месяц сотрудник отработал 10 дней. В соответствии с
производственным календарем рабочих дней в августе 23. За фактически от-
работанное время работнику начислена заработная плата:
18000 руб.:23 дней*10 дней=7826,09 руб.
Поскольку 17 августа работнику были выплачены 9000 руб., задолжен-
ность работника за август составила 1173,91 руб. Работодатель имеет право
взыскать указанную сумму при выплате заработной платы за следующие пе-
риоды.
Подобная ситуация может также возникнуть, если отозвать работника из
ежегодного оплачиваемого отпуска (в соответствии со ст. 125 ТК РФ). В таком
случае, сумма отпускных за неиспользованные дни отпуска перенаправляется
в полученную авансом заработную плату. При начислении заработной платы
за фактически отработанное время осуществляется удержание сверх получен-
ной суммы работником перед уходом в отпуск.
Для того, чтобы произвести удержание из заработной платы работника
работодателю необходимо издать распоряжение (не позднее одного месяца со
дня выплаты излишней суммы), а также работник должен написать согласие
на возмещение задолженности (удержание излишне выданной суммы).
56
Удержания для погашения задолженности по ранее выданному и свое-
временно не возвращенному авансу, который был получен в связи со служеб-
ной командировкой или же переводом на другую работу в другую местность,
а также в иных случаях.
Служебной командировкой считается поездка сотрудника по распоряже-
нию руководителя на определенный срок с целью выполнения служебного за-
дания вне места постоянной работы [37 с.188].
К командировочным расходам можно отнести следующие категории
расходов:
Проезд сотрудника к месту назначения и обратно к месту постоянной
работы;
На съём жилого помещения;
Суточные;
Расходы, связанные с оформлением и выдачей виз, паспортов, ваучеров,
приглашений и других подобных документов;
Консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, тран-
зита автомобильного и другого транспорта, за пользование морскими кана-
лами, иными аналогичными сооружениями и другие подобные платежи [37
с.190].
В большинстве случаев организация выдаёт работнику денежные сред-
ства перед убытием в командировку авансом.
Согласно пункту 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций
с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации
(утв. Банком России 12.10.2011 №373-П) [23] выплата денежных средств ра-
ботнику под отчет на расходы, которые связаны с командировкой, оформля-
ется расходным кассовым ордером (РКО) только на основании заявления ра-
ботника (далее - подотчетное лицо), которое составляется в произвольной
форме и содержит собственноручную надпись руководителя организации о
57
размере денежных средств, а также о сроке, на который собственно и выда-
ются деньги, личная подпись руководителя и дата.
В течении трёх рабочих дней, после истечения срока, на который были
выданы денежные средства, либо в день выхода на работу подотчетное лицо
обязано предъявить в бухгалтерию авансовый отчет со всеми документами,
которые подтверждают расходы. В установленный руководителем срок осу-
ществляется проверка авансового отчета бухгалтерией, далее утверждается
руководителем, и после происходит окончательный расчет по авансовому от-
чету.
Выплата следующей подотчетной суммы работнику может быть осу-
ществлена только при условии полного закрытия задолженности по ранее вы-
данным подотчетным суммам.
В случае, если подотчетное лицо за время командировки не полностью
израсходовал, выданные ему денежные средства под отчет, но при этом не вер-
нул остаток в кассу вовремя, работодатель имеет право удержать сумму долга
из начисленной заработной платы работника (подотчетного лица). В таком
случае нужно соблюдать определенные правила:
Решение об удержании из заработной платы работника должно быть
принято работодателем не позднее одного месяца со дня окончания срока,
установленного для возвращения аванса (денежных сумм, выданных под от-
чет) (ст.137 ТК РФ);
Работник не оспаривает оснований и размеров удержания (согласно
ст.137 ТК РФ);
Размер удержаний при выплате заработной платы работнику не должен
превышать 20 процентов (согласно ст.138 ТК РФ).
В письме Роструда от 09.08.07 № 3044-6-0 [27] представлены следующие
пояснения.
58
Решения работодателя обычно осуществляются в форме приказов или
распоряжений, у которых не существует унифицированных форм, предусмот-
ренных нормативными актами.
Работник должен быть согласен с решением руководителя организации
и написать заявление об удержании денежных средств из начисленной суммы
его заработной платы.
Вопросы удержаний из заработной платы выданных подотчетных де-
нежных средств на хозяйственные нужды организации, оплату работ или
услуг, выполненных для организации, другие нужды решаются в таком же по-
рядке.
Так, согласно ст. 137 ТК РФ по инициативе работодателя с работника не
может быть удержана излишне выданная заработная плата не по причине счёт-
ной ошибки, а по другим причинам, например, неверного толкования трудо-
вого законодательства и других нормативно – правовых актов, которые содер-
жат нормы трудового права.
Понятие «счётная ошибка» не установлено законодательно. К таким
ошибкам можно отнести, допущенные при осуществлении арифметических
действий, то есть которые связаны непосредственно с подсчётами. Согласно
определению Верховного суда РФ от 20.01.12 № 59-В11-17 [35] счётными
ошибками не могут являться технические ошибки, в том числе совершенные
и по вине работодателя.
Руководитель организации не вправе производить удержания из зара-
ботной платы работников в следующих случаях:
Если работнику ошибочно выплачены дважды начисленные денежные
средства;
Если по ошибке бухгалтера произошло начисление большей суммы: за-
работная плата начислена исходя из другого (более высокого) оклада, в отли-
чии от того, что прописан у работника в трудовом договоре; премия выплачена
59
в большем объеме, чем было указано в приказе руководителя; были неверно
учтены в расчетах среднего заработка суммы премий; неправильно произве-
дена корректировка среднего заработка в связи с повышением в организации
окладов (тарифных ставок) и пр.;
Если начисление излишней суммы заработной платы определено ошиб-
ками в Табеле учета рабочего времени (к примеру, если дни временной нетру-
доспособности отражены в Табеле как отработанные и т.д.).
В подобных случаях удержание денежных средств должно произво-
диться с должностного лица, по вине которого была допущена ошибка в рас-
чете, иными словами взыскание должно осуществляться в порядке возмеще-
ния ущерба организации.
Если работник согласен с основаниями и размером удержания ошибочно
начисленных ему выплат, в таком случае работодатель имеет право принять
решение об удержании из заработной платы работника данной суммы (в соот-
ветствии со ст. 137 ТК РФ). При этом размер производимого удержания не
должен превышать 20 процентов от начисленной заработной платы сотруд-
ника (в согласии со ст. 138 ТК РФ).
В отношении пособий, которые выплачиваются за счёт ФСС РФ дей-
ствуют такие же правила и ограничения.
Статьей 15 Федерального закона от 29.12.2006 N 255 - ФЗ «Об обяза-
тельном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и
в связи с материнством» [8] определено, что сумма пособия по временной не-
трудоспособности, по беременности и родам, которая была излишне выпла-
чена застрахованному лицу, взыскана быть не может, кроме случаев счетной
ошибки и нечестности со стороны получателя пособия (предоставление доку-
ментов с заведомо ложной информацией, сокрытие данных, которые влияют
на получение пособия и его размер, иные случаи).
60
Также с сотрудника не может быть удержана сумма пособия по времен-
ной нетрудоспособности, исчисленная неверно в большем объёме по причине
ошибочного определения страхового стажа сотрудника.
Согласно письма ФСС РФ от 20.08.2007 N 02 - 13/07 - 7922 [32] излишне
начисленная в результате ошибки и выданная сумма пособия по временной
нетрудоспособности, по беременности и родам может быть взыскана с работ-
ника, но только с согласия сотрудника.
Удержания за использованные, но не отработанные ко дню увольнения
дни отпуска не производятся, если с работником расторгается трудовой дого-
вор по следующим причинам:
При Отказе работника от перевода на другую работу, в связи с медицин-
ским заключением, которое выдано в порядке, установленном федеральными
законами и другими нормативно - правовыми актами РФ, или же отсутствие у
работодателя подходящей работы (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
Сокращение численности (ликвидация) подразделения (п. 1, 2 ч. 1 ст. 81
ТК РФ);
При смене собственника имущества предприятия (в отношении руково-
дителя организации, заместителей, главного бухгалтера) (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК
РФ);
В связи с призывом сотрудника на военную службу или же иное направ-
ление на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу (п.1 ч.1 ст. 83
ТК РФ);
Восстановление на работе сотрудника, который ранее выполнял эту ра-
боту, по решению суда или государственной инспекции труда (п. 2 ч. 1 ст. 83
ТК РФ);
Если сотрудник был признан нетрудоспособным (п. 5 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
Если работник умер (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
61
При чрезвычайных ситуациях, которые препятствуют осуществлению
трудовой деятельности (п. 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).
Также существуют случаи, при которых допускается удержание из зара-
ботной платы сверх выданной суммы отпускных. При этом нужно учесть сле-
дующие нюансы:
1. Работодатель вправе, но не обязан издавать приказ или распоряжение,
об удержании сумм, за использованные, но не отработанные им дни отпуска,
из начисленного окончательного расчета;
2. Размер суммы отпускных, которая была выплачена, исчисляется как
произведение среднего дневного заработка, исходя из которого были опла-
чены дни отпуска (а не среднего дневного заработка, исчисленного на день
увольнения), на количество неотработанных дней.
Количество дней неотработанного отпуска определяется по формуле (1):
Количество дней неотработанного отпуска (1)
Кно = Котп −
(
ПРотп ÷ 12 мес.× Мотр
)
где:
Кно – количество календарных дней неотработанного отпуска;
Котп – количество использованных календарных дней отпуска за время
работы в организации (за последний рабочий год);
ПРотп – продолжительность (количество календарных дней) ежегодного
оплачиваемого отпуска;
Мотр – количество месяцев, отработанных работником за время работы
в организации (за последний рабочий год).
Для правильного определения значения Мотр необходимо учесть время,
которое включается в стаж работы, дающее право на ежегодный оплачивае-
мый отпуск (в соответствии со ст. 121 ТК РФ). Согласно п. 35 Правил об оче-
редных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.30 N 169 [34] если
излишки дней составляют менее половины месяца, то они исключаются из