44
трудовом коллективе, и текучесть может приобрести лавинообразный
характер.
Таким образом, в нашем случае:
- текучесть кадров сказывается на производительности труда не только
тех работников, которые намерены уходить, но и тех, которые продолжают
работать, то есть на жизни всей организации;
- текучесть мешает создавать эффективно работающую команду,
отрицательно влияет на корпоративную культуру организации.
Проведем анализ использования фонда рабочего времени (таблица 14).
Полноту использования трудовых ресурсов можно оценить по количеству
отработанных дней и часов одним работником за анализируемый период, а
также по степени использования фонда рабочего времени. Такой анализ
проводится по каждой категории работников, по каждому
производственному подразделению и в целом по предприятию.
Таблица 14
Использование трудовых ресурсов предприятия
Фонд рабочего времени (ФРВ) зависит от численности рабочих,
количества отработанных дней одним человеком в среднем за год и средней
продолжительности рабочего дня:
ФРВ = ЧР Д П. (5)
На анализируемом предприятии фактический фонд рабочего времени
Показатель
2016 год
Отклонение
от плана
(+,-)
план
факт
Среднегодовая численность рабочих (ЧР)
450
461
+11
Отработано дней одним рабочим за год (Д)
225
214
-11
Отработано часов одним рабочим за год (Ч)
1755
1612,4
-142,5
Средняя продолжительность рабочего дня (П),
ч.
7,8
7,5
-0,3
Общий фонд рабочего времени (ФРВ), чел.-ч
789750
743316
-46433
45
меньше планового на 46433 ч, в том числе за счет изменения:
а) численности рабочих
∆ФРВ = (461-450) 225 7,8 = +19305 ч.
б) количества отработанных дней одним рабочим
∆ФРВ = 461 (215 - 225) 7,8 = -35958 ч.
в) продолжительности рабочего дня
∆ФРВ = 164 215 (7,5 - 7,8) = -10578 ч.
Как видно из приведенных данных, имеющиеся трудовые ресурсы
предприятие использует недостаточно полно.
Рассмотрим технологию отбора и оценки кадров на исследуемом
предприятии ООО «МК ЖБИ».
Функцию отбора и оценки кадров в организации выполняет отдел
оперативного управления персоналом.
На рисунке 11 показана структура источников набора персонала, из
которой видно, что 65% персонала набирается из внутренних источников, т.е.
путем перестановки внутри организации или повышением в должности.
Рисунок 11. Источники отбора кадров на ООО «МК ЖБИ»
Положительным моментом отбора кадров является сотрудничество с
образовательными учреждениями, в частности с Тульским государственным
университетом и Тульским машиностроительным колледжем. Доля
сотрудников, набираемых из этих учреждений составляет 10%.
Тем не менее, анализируемое предприятие занимает достаточно
46
прочную позицию на рынке. Это достигается за счет отлаженной
десятилетиями схемы работы организации и постоянстве требований к труду.
Собеседование с руководителем подразделения должно позволить
оценить, прежде всего, профессиональные качества кандидата, его
способности выполнять производственные функции. Одновременно
руководитель оценивает степень своей личной профессиональной
совместимости с кандидатом и вероятность успешной интеграции последнего
в подразделение.
Схема отбора персонала в ООО «МК ЖБИ» приведена на рисунке 12.
Рисунок 12 Схема отбора персонала в ООО «МК ЖБИ»
На основе анализа результатов собеседования руководитель выбирает
кандидата, который, по его мнению, наиболее подходит для данной
должности.
47
К недостаткам, отмеченным в ходе проведения отбора и оценки
персонала ООО «МК ЖБИ», следует отнести следующее.
Во-первых, выбранный тип кадровой политики не соответствует
современным тенденциям в мире и России.
Передовые компании выбирают открытый тип кадровой политики и
предпочитают действовать превентивно, не дожидаясь проблематичных
ситуаций. Это позволяет снизить время реагирования на проблему и
повысить конкурентоспособность предприятия за счет персонала, способного
предложить свежие идеи и расширить границы деятельности подразделений
предприятия.
Во-вторых, оценка персонала кандидатов при приеме на работу являет
собой достаточно скудное мероприятие. Расширив круг вопросов
собеседования, дополнив оценку кандидатов тестовыми техническими
заданиями, можно добиться более качественного отбора и снизить
вероятность прохождения или время проведения испытательного срока.
В третьих, необходимо разработать четкую методологию системы
отбора и оценки персонала с разграничением ответственности и разработкой
положений и должностных инструкций по проведению отбора и оценки
персонала в соответствии с новой открытой концепцией.
2.3. Анализ документационного обеспечения системы управления
персоналом в исследуемой организации
Теперь рассмотрим систему документационного обеспечения
деятельности в исследуемой организации. Надо отметить, что ООО «МК
ЖБИ» не использует какой то конкретной системы автоматизации ведения
документооборота, а вся система автоматизации заключается в
использовании персональных компьютеров, которые помогают всему
процессу ведения делопроизводства и в целом немного облегчают
деятельность исследуемой организации. Рассмотрим ниже в таблице 15
48
функциональную зависимость системы автоматизации делопроизводства в
ООО «МК ЖБИ» и её краткую характеристику.
Таблица 15
Функции систем автоматизации делопроизводства
№
Функция
Описание
1
Создание
документа
Документ может создаваться либо самостоятельно в
соответствующем редакторе (текстовом, графическом),
либо на основе подготовленных шаблонов.
2
Регистрация
документа
Для каждого учетного документа формируется
регистрационно-контрольная карточка (РКК), в которую
заносятся сведения о документе.
3
Письма и
обращения
граждан
Характеризуется тем, что связующим началом пакета
документов является адресат - отправитель, даже в том
случае, если он пишет по разным вопросам.
4
Решения и
распоряжения
Технология регистрации, обработки и контроля
распорядительных документов: внешних – постановлений,
указов, распоряжений вышестоящих организаций;
внутренних - протоколов, приказов, распоряжений.
5
Рабочие папки
пользователя
Понятие папки используется в системе для объединения
документов по определенным признакам. Причем,
зачастую в папке хранится не сам документ, а ссылка на
него.
6
Контроль
исполнения
Реализуется контроль исполнения документов, как на
уровне автора резолюции, так и централизованный
контроль с возможностью формирования сводок об
исполнении контрольных документов.
7
Обработка и
хранение
собственно
документов
К регистрационной карточке может быть "прикреплено"
любое число файлов, содержащих собственно документ в
компьютерной форме представления (например, текст,
аудио или видеоматериал и т. д.). Система должна
обладать возможностью слияния документов, позволяющей
сводить воедино отдельные файлы текстов и графики,
формируя законченный документ.
8
Работа с
взаимосвязанными
документами
Поддерживается возможность установления ссылок между
регистрационными карточками документов, связанных
тематически, отменяющих или дополняющих друг друга,
повторными и т. д. Работая с документом, всегда можно
просмотреть всю переписку по вопросу, ее историю,
разосланные копии карточек по другим подразделениям,
имея мгновенный доступ к каждой интересующей
карточке.
9
Движение
документов, ввод
резолюций и
замечаний
Механизм движения документов, обеспечивает обработку
и передачу документов между пользователями системы.
При этом основанием для автоматической передачи
документа от одного должностного лица другому является
факт вынесения резолюции или факт оформления отчета
об исполнении документа.
Исходя из имеющихся аналитических данных по организации
49
проведем анализ трудовой деятельности специалистов отвечающих за
систему документооборота. В качестве примере рассмотрим деятельность
техника по труду. Данный специалист имеет вторую категорию, среднее
профессиональное образование и стаж работы в смежных областях, а так же
в аналогичной должности не менее двух лет.
Следующим специалистом является техник по труду первого разряда.
Он имеет среднее профессиональное образование и должен отработать в
должности техника второй категории не менее двух лет. Требования,
предъявляемые к специалистам соответствуют их фактическим умениям,
навыкам и квалификационным требованиям.
В свою очередь, что касается системы документационного
обеспечения, то вышеуказанные специалисты назначаются приказом
непосредственно руководителя организации. Так же освобождение от
должности так же происходит по приказу руководителя организации.
Техник по труду осуществляет обмен следующей информацией,
отраженной в таблице 16.
Таблица 16
Обмен информацией между техником по труду и остальными
подразделениями
Наименование
документа
От кого
получает
Сроки
получения
Кому
передает
Сроки
передачи
Листы
нетрудоспособнос
ти сотрудников
Все
подразделени
я
По мере
поступления
Бухгалтери
я
По мере
поступления
Табели учета
рабочего времени
для начисления
заработной платы
Все
подразделени
я
По
утвержденном
у графику
Бухгалтери
я
По
утвержденном
у графику
Учетные и
отчетные
документы
Все
подразделени
я
По
утвержденном
у графику
Бухгалтери
я
По
утвержденном
у графику
Если по какой-либо причине техник по труду отсутствует, то на это
время его обязанности выполняет лицо соответствующее вышеуказанным
требованиям и соответственно, приобретает определенные права и
обязанности на строго определенный срок. В свою очередь данное лицо
несет ответственность за ненадлежащее исполнение обязанностей, которые
были на него возложены.
50
Теперь рассмотрим более подробно документационную деятельность
специалиста по кадрам. В его обязанности будут входить следующие
основные элементы:
- Выполнение комплектования предприятия в области кадров, которые
востребованы на данный момент, т. е. соответствуют всем необходимым
требованиям квалификации, профессии, специальности;
- Формирование необходимой документации по системе отбора, подбора
кадров, а так же по их расстановке, что в свою очередь должно
способствовать максимальной эффективности кадрового потенциала;
- Проведение и анализ необходимой должностной документации, а так
же изучение документации связанной с профессионально-квалификационной
структурой персонала, подразделений;
- Изучение мониторинговых показателей рынка труда, для того что бы
можно было своевременно поддерживать работоспособный коллектив;
- Формирование документации согласно которой можно бы было бы
формировать систему планирования кадров в организации как на
стратегическом, так и на оперативном уровне;
- Формирование документации по координации распределения
специалистов только приступивших к своей трудовой деятельности в
соответствии с имеющимися у них источниками квалификационной
информации;
- Разрабатывать систему документации позволяющей наиболее
эффективно адаптировать вновь поступившие кадры;
- Участвовать в подготовке необходимого документационного
обеспечения по планированию карьерного роста, а так же в методическом
обеспечении всем необходимым имеющегося персонала, в том числе и
формирование конкурсных комиссий;
- Формировать документацию по анализу трудовой дисциплины и
системы внутреннего трудового распорядка, что в целом должно
максимально адаптировать персонал к выполнению ими своих трудовых
51
обязанностей.
В связи с этим возникает необходимость проанализировать права
вышеуказанных специалистов в исследуемой организации, так как по
характеру обязанностей на них ложится достаточно обширный круг
вопросов, которые необходимо решить:
1. Проводить ознакомительные мероприятия с документами всех
подразделений, которые касаются его деятельности, а так же с проектами
решений вышестоящего руководства;
2. Разрабатывать и доставлять проекты на рассмотрение вышестоящего
руководства;
3. Разрабатывать предложения, которые помогут совершенствовать
трудовую деятель персонала, а так же будут способствовать
совершенствованию форм и методов труда;
4. Разрабатывать систему привлечения специалистов всех структурных
подразделений для оптимизации процессов труда.
Специалист по кадрам осуществляет обмен следующей информацией,
которая отражена в таблице 17.
Таблица 17
Обмен информацией между специалистом по кадрам и
остальными подразделениями
Наименование
документа
От кого
получает
Сроки
получения
Кому
передает
Сроки
передачи
Документация,
сопровождающа
я процессы
движения
кадров
Все
подразделени
я
По мере
поступления
Бухгалтерия
По мере
поступления
Выдача справок
работающим
сотрудникам
Все
подразделени
я
–
Все
подразделени
я
По
требованию
Штатное
расписание на
1-ое число
месяца
–
По
утвержденном
у графику
Бухгалтерия
По
утвержденном
у графику
Следующим звеном в отделе кадров является инспектор по кадрам. На
должность инспектора по кадрам назначается лицо, имеющее высшее или
52
средне-техническое образование по данной специальности, или имеющее
любое высшее или средне-техническое образование с дополнительным
образованием по профилю. Инспектор по кадрам должен иметь опыт работы
в аналогичной должности не менее 1 года.
Инспектор по кадрам осуществляет следующий обмен информацией с
другими структурными подразделениями организации, который отражен в
таблице 18.
Таблица 18
Обмен информацией между инспектором по кадрам и
остальными подразделениями
Наименовани
е документа
От кого
получает
Сроки
получения
Кому
передает
Сроки
передачи
Расписание
проходящей
аттестации
Разрабатывает
На начало
календарног
о года
Начальникам
структурных
подразделени
й
1 квартал
календарног
о года
Материалы по
проведению
аттестации
Разрабатывает
На начало
календарног
о года
Начальникам
структурных
подразделени
й
1 квартал
календарног
о года
Документы для
направления на
промежуточную
аттестацию
Начальникам
структурных
подразделени
й
В течение
года
Начальнику
отдела кадров
Не позже 1
недели после
получения
В результате было проанализирована документационная деятельность
структурного подразделения, которое достаточно полноценно выполняет
возложенные на него функции
Следовательно, руководитель освобожден от функции постоянной
корректировки и участия в деятельности и движении кадров коллектива, а
также руководители структурных подразделений и линейные руководители
получат адекватный инструментарий для формирования полноценного и
эффективно работающего коллектива.
Выводы по главе:
1. Структура управления персоналом фактически разделена на две
подструктуры, которые занимаются деятельностью в одном направлении, но
эта деятельность сильно отличается по временному действию и по характеру
53
принятия решений. Так, отдел стратегического управления персоналом
связывает свою деятельность с перспективным планированием и разработкой
долгосрочных программ отбора и работы с персоналом, в свою очередь отдел
оперативного управления занимается вопросами текущего характера.
2. Такое деление обеспечивает максимальный эффект в деятельности по
управлению персоналом, так как социальная сфера деятельности признается
одной из самых сложных в системе производственно-хозяйственной
деятельности и, следовательно, решение текущих задач занимает много
времени, что в свою очередь может отвлекать от перспективного
планирования и развития системы управления персоналом.
3. Согласно полученным результатам выработка на одного работающего
в 2016 году уменьшилась по сравнению с 2015 годом на 89372,1 рублей, а
выработка на 1 рабочего в свою очередь так же уменьшилась на 18532,1, что
в целом говорит о понижении эффективности деятельности организации
4. Выбранный тип кадровой политики не соответствует современным
тенденциям в мире и России. Передовые компании выбирают открытый тип
кадровой политики и предпочитают действовать превентивно, не дожидаясь
проблематичных ситуаций. Это позволяет снизить время реагирования на
проблему и повысить конкурентоспособность предприятия за счет персонала,
способного предложить свежие идеи и расширить границы деятельности
подразделений предприятия.
5. Оценка персонала кандидатов при приеме на работу являет собой
достаточно скудное мероприятие. Расширив круг вопросов собеседования,
дополнив оценку кандидатов тестовыми техническими заданиями, можно
добиться более качественного отбора и снизить вероятность прохождения
или время проведения испытательного стажа.