55
Информационное обеспечение проекта по созданию двигателя для пикапа
ISUZU D-Max СП ООО «Самаркандский автомобильный завод» должно быть
направлено на нужды организации в технологическом развитии с целью решения
ее настоящих и будущих проблем. Одним из условий в этом является создание и
внедрение специальных инновационных стратегий организации и проведение
научно-технического менеджмента.
Как показал анализ деятельности проекта по созданию двигателя для
пикапа ISUZU D-Max СП ООО «Самаркандский автомобильный завод»,
информационное обеспечение в проекте являются непостоянным.
Ввод информационного обеспечения проекта по созданию двигателя для
пикапа ISUZU D-Max в СП ООО «Самаркандский автомобильный завод»
производится вышестоящими органами, они же несут ответственность за их
финансирование, хотя по идее инициировать ввод способен любой сотрудник
компании.
Кроме того, отсутствие специалистов по внедрению информационного
обеспечения в проект по созданию двигателя для пикапа ISUZU D-Max СП ООО
«Самаркандский автомобильный завод» является серьезным препятствием для
ввода инноваций в систему менеджмента, и в том числе, для применения
инновационных стратегий.
Работа по созданию и внедрению информационного обеспечения в
проекте по созданию двигателя для пикапа ISUZU D-Max СП ООО
«Самаркандский автомобильный завод» осуществляется на базе ведущих
отечественных профильных предприятий и вузов, которые обладают
необходимым научно-техническим потенциалом для решения поставленных
задач. Рассмотрим основные программы используемые сотрудниками в
компании СП ООО «Самаркандский автомобильный завод» и в проекте
созданию двигателя для пикапа ISUZU D-Max : (таблица 5)
56
Таблица 5.
Программы, применяемые в компании и проекте
Направление
Используемые
программы
компании
Используемые
программы проекта
1
2
3
стандартные офисные
программы, в том числе:
Документооборот
Планирование
Учет затрат
Microsoft Office;
Adobe Acrobat
Abby Fine Reader
Skype
Winrar
1С Бухгалтерия
Узбекистан
Microsoft Office
1С Бухгалтерия
Узбекистан
Выполнение чертежей
AutoCAD 2017
Компас 3D
CorelDRAW Graphics Suite
AutoCAD 2017
Другие (указать)
k-lite Codek Pack
Winrar
7-zip
Nero 12
Auslogics BootSpeed,
Foxit phantom
Lingvo
Kasperskiy Endpoint
Security
Skype
Google Chrome
Irfan View
Total commander
7-zip
Kasperskiy Endpoint
Security
Skype
Google Chrome
Total commander
Согласно таблице 5 можно сказать что это основные программы,
используемые СП ООО «Самаркандский автомобильный завод». При этом в
компании нету программ по систематизации документооборота. Кроме того,
отсутствует взаимосвязь документооборота между проектом компании и
центральным офисом. Для проекта по созданию двигателя для пикапа ISUZU D-
Max данное информационное обеспечение недостаточно.
Рассмотрим основные проблемы, возникшие при внедрении
информационного обеспечения для проекта по созданию двигателя для пикапа
ISUZU D-Max.
К основным проблемам и задачам, требующим особого внимания в
проекте СП ООО «Самаркандский автомобильный завод» по созданию
двигателя для пикапа ISUZU D-Max являются:
1) Отсутствует постановка задач менеджмента в проекте компании;
57
2) Имеется необходимость частично или полно реорганизовать структуру
СП ООО «Самаркандский автомобильный завод» для полноценного развития
проекта по созданию двигателя для пикапа ISUZU D-Max;
3) Необходимо изменения технологии бизнеса в различных аспектах;
4) Существует сопротивление сотрудников СП ООО «Самаркандский
автомобильный завод» в данном проекте;
5) Временно увеличивается нагрузка на сотрудников СП ООО
«Самаркандский автомобильный завод»во время внедрения системы для проекта
по созданию двигателя для пикапа ISUZU D-Max;
6) Появляется необходимость в формировании квалифицированной
группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя
группы для проекта по созданию двигателя для пикапа ISUZU D-Max.
Рассмотрим эти проблемы подробнее. Отсутствие постановки задачи
менеджмента в проекте по созданию двигателя для пикапа ISUZU D-Max СП
ООО «Самаркандский автомобильный завод» считается наиболее значимым и
сложным. Данная проблема перекликается со вторым пунктом. Однако данный
пункт включает в себя методологию управления, а также философские и
психологические аспекты.
Важным фактором является грамотная постановка задач менеджмента
которая влияет на успех деятельности проекта по созданию двигателя для пикапа
ISUZU D-Max СП ООО «Самаркандский автомобильный завод» в целом, так и
на успех проекта внедрения информационного обеспечения. К примеру,
бесполезно внедрять автоматизированную систему электронного
документооборота для проекта, в тех случаях, когда сам документооборот не
сформирован в организации правильно, как определенный последовательный
процесс.
К сожалению, на сегодняшний день в Узбекистане менеджмент компаний
не отвечает жестким требованиям рыночной экономики.
Поэтому, в первую очередь необходимо, чтобы проект внедрения
информационного обеспечения для проекта по созданию двигателя для пикапа
58
ISUZU D-Max был удачным - максимально формализовать все те контуры
управления, которые необходимо автоматизировать в СП ООО «Самаркандский
автомобильный завод». Внедрение информационного обеспечения в проект по
созданию двигателя для пикапа ISUZU D-Max в СП ООО «Самаркандский
автомобильный завод» потребует тщательной подготовки и привлечение
специалистов.
Существует необходимость частично реорганизовать структуру СП ООО
«Самаркандский автомобильный завод», прежде чем приступать к внедрению
информационного обеспечения для проекта по созданию двигателя для пикапа
ISUZU D-Max. Важным этапом внедрения информационного обеспечения,
является полное и достоверное обследование СП ООО «Самаркандский
автомобильный завод» по всем аспектам его деятельности. После заключения,
которое получено в результате обследования, строится вся схема построения
корпоративной информационной системы. Не следует автоматизировать
систему без предварительного обследования, так как в результате обследования
фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных
дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре,
устранение которых позволило бы уменьшить производственные и
логистические издержки, а также существенно сократить время исполнения
различных этапов основных бизнес-процессов.
Кроме того, необходимо изменить технологию работы с информацией, и
принципов ведения бизнеса. Не верно выстроенная информационная система не
даст результатов в изменениях существующей технологии планирования
бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.
Важным для руководителя при внедрении информационного
обеспечения, являются модули управленческого учета и финансового
контроллинга. Теперь каждое функциональное подразделение, занимающееся
проектом по созданию двигателя для пикапа ISUZU D-Max СП ООО
«Самаркандский автомобильный завод» может быть определено как центр
финансового учета, с соответствующим уровнем финансовой ответственности
59
его руководителя. Данный фактор повысит ответственность каждого
руководителя подразделений, и в руках высшего руководства будет
эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных
планов и бюджетов.
При внедрении информационного обеспечения для проекта по созданию
двигателя для пикапа ISUZU D-Max, руководитель СП ООО «Самаркандский
автомобильный завод» получит актуальную и достоверную информацию обо
всех срезах деятельности организации, без учета задержек и излишних
передаточных звеньев. Помимо этого, информация будет подаваться
руководству в удобном виде "с листа" при отсутствии человеческих факторов,
которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при
передаче. Однако справедливо было бы заметить, что некоторые руководители
не привыкли принимать управленческие решения по информации в чистом виде,
если к ней не приложено мнение человека, который ее доставил.
Проведем системный анализ состояния информационного обеспечения
проекта.
Цели объекта управления:
− быстрота и оперативность предоставления информации;
− предоставление полной информации;
− предоставление точной и достоверной информации.
Для анализа объекта управления воспользуемся данными таблицы 6.
Таблица 6
Анализ объекта управления проекта по созданию двигателя для
пикапа ISUZU D-Max
Показатели
Единицы
изменения
План
Факт
Отклонение
Информационное
обеспечение
Обеспечение
управленческого
персонала
нормативно-
справочной
документацией
%
100
75
25
60
Обеспечение
плановой
документацией
%
100
84
16
Объем
перерабатываемой
информации
Документов в
год
4000
4564
-564
Количество
документов и
информации,
приходящиеся на
одного работника
Документов в
год
85
97
-12
Затраты на
создание, передачу
и обработку
информации
Тыс. сум.
1448451,119
1448451,119
0
Полнота
информационного
обеспечения
коэффициент
1,2
1
0,2
Своевременность
информационного
обеспечения
коэффициент
1
0,86
0,14
Итак, проанализируем каждый показатель, представленный в таблице 6.
Обеспечение управленческого персонала нормативно-справочной
документацией и плановой документацией - мы видим, что фактические
показатели здесь меньше плана (отклонение от плана на 25%). Это связано с тем,
что недостаточно эффективно работает отдел обеспечения плановой
документацией (отклонение от плана - 16%) и отдел обеспечения нормативно-
справочной документацией.
Это может происходить по ряду причин:
− несовершенство информационно-технической системы компании;
− перегруженность работников информацией и количеством
документов;
− отсутствие должной системы обработки информации и т.д.
Отклонение от плана показателя объема перерабатываемой информации
составило - 564 документа, а показателя количества документов и информации,
приходящихся на одного работника - 12 Причинами перегруженности
работников информацией и чрезмерного объема перерабатываемой
информации, могут также быть:
61
− несовершенство информационно-технической системы компании;
− отсутствие должной системы обработки информации.
Также мы видим, что в организации имеют место чрезмерные затраты на
создание, передачу и обработку информации - 1448451,119 тыс сум. Этой
проблемы удалось бы избежать, если бы существовала единая база данных всей
компании и все сотрудники владели бы навыками работы с ней.
Из последних 2-ух показателей мы видим, что информация предается
несвоевременно и не в полном объеме. Коэффициент отклонения от плана
показателя полноты информационного обеспечения составил - 0,2, а
коэффициент своевременности информационного обеспечения - 0,14.
Эту проблему также можно было бы решить через совершенствование
системы информационного обеспечения с помощью создания единой базы
данных и построения единой современной информационно-технической
системы в организации. Выводы: система - информационного обеспечения
предприятия нуждается в совершенствовании.
Подводя итоги, можно сказать, что в данное время управление
информационным обеспечением проекта по созданию двигателя для пикапа
ISUZU D-Max можно назвать неудовлетворительным, так как организация
лишена плановости во внедрении технологий. Имеющееся информационное
обеспечение организации было введено не преднамеренно руководством
организации и не предусмотрено для будущего проекта по созданию двигателя
для пикапа ISUZU D-Max
Для того чтобы в условиях рыночной конкуренции СП ООО
«Самаркандский автомобильный завод» сохранил свои позиции необходимо
обратить внимание руководство компании к низкому информационному
обеспечению внедряемых проектов, и порекомендовать использование всех
инструментов информационного обеспечения, в том числе и инновационные
стратегии, инновации в сфере менеджмента и т.д.
62
ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО РАЗВИТИЮ
ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТА СП
ООО «САМАРКАНДСКИЙ АВТОМОБИЛЬНЫЙ ЗАВОД»
3.1. Разработка рекомендаций по внедрению новейших информационных
технологий в виде системы автоматизации документооборота и
делопроизводства
Правила организации документооборота проекта по созданию двигателя
для пикапа ISUZU D-Max в компании СП ООО «Самаркандский автомобильный
завод» должны соответствовать задачам, которые решает система. Это
бесперебойное движение документов по кратчайшим маршрутам с
минимальными затратами труда и времени. Необходимо соблюдать принципы
документооборота, чтобы обеспечить бесперебойную работу системы проекта
по созданию двигателя для пикапа ISUZU D-Max в компании СП ООО
«Самаркандский автомобильный завод» и исключить утрату бумаг, а именно:
1)Четкая маршрутизация. Необходимо установить для разных типов
документов схемы движения, обеспечивающие оперативное и
беспрепятственное прохождение документов в нужном направлении.
2)Непрерывность. Ее необходимо достигнуть за счет контроля времени,
установленного для обработки документа исполнителями и равномерного
распределения нагрузки между ними.
3)Регламентация всех процедур исполнения документа. Все процедуры от
создания или приема, регистрации и последующей обработки документов
проекта по созданию двигателя для пикапа ISUZU D-Max в компании СП ООО
«Самаркандский автомобильный завод» должны регламентироваться. Это
позволит обеспечить необходимую ритмичность и непрерывность.
4) Необходимо исключить дублирование. Это разработка оптимальных
маршрутов, исключающая выполнение дублирующих операций при обработке и
исполнении документов.
63
Для внедрения информационного обеспечения проекта по созданию
двигателя для пикапа ISUZU D-Max в компании СП ООО «Самаркандский
автомобильный завод» необходимо распределить роли участников
документооборота и процессы, в которых они участвуют (таблица 7).
Таблица 7.
Роли участников документооборота и процессы, в которых
они участвуют
Роли
Процессы
Исполнитель- автор документы
Создает документ проекта, организует его
отправку и помещение в дело
Регистратор
Принимает документ, проводит первичное
рассмотрение, регистрирует
Согласующее лицо
Должностное лицо, которое рассматривает
документ проекта в рамках своей компетенции
на предмет возможных ошибок, соответствия
нормам и правилам и т.д.
Руководитель
Должностное лицо, которое имеет полномочия
для рассмотрения документов проекта,
вынесения резолюции и назначения
исполнителей, подписания документов.
В проекте по созданию двигателя для пикапа ISUZU D-Max в компании
СП ООО «Самаркандский автомобильный завод» с ограниченным
документопотоком будет использоваться централизованная форма
документооборота. Функции делопроизводителя при этом поручают секретарю-
референту. Схематично изобразим как будет происходить документооборот в
проекте по созданию двигателя для пикапа ISUZU D-Max в компании СП ООО
«Самаркандский автомобильный завод» (рисунок 17).
При этом документооборот будет происходить в виде обработки
входящих и исходящих документов:
Входящий документооборот будет подразделяться на следующие этапы:
− прием и первичная обработка;
− первичный учет;
− сортировка;
− регистрация;
64
Рисунок 17. Образец схемы документооборота для проекта по
созданию двигателя для пикапа ISUZU D-Max в компании СП ООО
«Самаркандский автомобильный завод»
− рассмотрение документов руководителем;
− передача документа на исполнение;
− исполнение документа;
− подшивка документа в дело.
Обработка исходящих и внутренних документов делится на:
− разработка проекта документа;
− согласование документа;
− оформление документа;
− утверждение руководителем;
− регистрация документа;
− отправка документа (исходящих);
− исполнение документа (внутренних).
Чем выше степень стандартизированности операций и процессов,
составляющих основы документооборота, тем легче исполнять главные
принципы – оптимизация и беспрерывность. Четыре главных принципа
информационного обеспечения легко поддаются алгоритмизации, поэтому все