73
По окончанию обучения каждый сотрудник будет проходить тест на
знание порядка работы с основными программами и возможностями
устранения незначительных неполадок на корпоративном портале обучения.
Затем специалист IT– отдела даст возможность проверить свои знания через
подключение к его рабочему столу.
Таким образом сотрудник под присмотром специалиста будет
совершать определенные действия с программами по перечню данный ему
вопросов и в случае неправильного действия специалист сможет не просто
подсказать ему правильность решения по телефону, но и показать это
наглядно.
Данное мероприятие хорошо тем, что не требует затрат, специалист IT–
отдела будет выполнять свои непосредственные обязанности, периодически
проводя обучение.
3.2. Оценка эффективности внедрения Информационной системы
корпоративного управления в организации
Ниже представлены данные, которые показывают проблемы,
выявленные нами в ходе исследования информационно-технологического
обеспечения предприятия, предлагаемые мероприятия, лицо, ответственное
за выполнение того или иного мероприятия и результат, который покажет
эффективность предложенных рекомендаций (Таблица 3.2).
74
Таблица 3.2
Расчет эффективности предложенных мероприятий в ООО «МИКС¬
№
Мероприятия
Период
реализац
ии
Ресурсы
Затраты
1
Внедрение
Информационной кадровой
системы «RB HR & Payroll
– Управление кадрами и
Зарплата¬
1 мес.
Лицензионная
программа «RB
HR & Payroll –
Управление
кадрами и
Зарплата¬
448 000
2
Приобретение программ
«КриптоАРМ Стандарт¬ и
«КриптоПро¬ для работы с
ЭЦП
1– 2 дн.
Приобретение
лицензии
программ
«КриптоАРМ
Стандарт¬ и
«КриптоПро¬
для работы с
ЭЦП
3 760
3
Наем двух специалистов по
работе с ЭЦП в IT– отдел
1– 2 мес.
Поиск, отбор и
найм двух
специалистов по
работе с ЭЦП в
– отдел
50 000
4
Организация обучения
сотрудников работе с
программным
обеспечением организации
1– 2 мес.
Создание
инструкции и
перечня
вопросов для
обсуждения их
на обучении,
подготовка
информативных
материалов для
сотрудников и
специалистов
IT–
отдела
0,00
ИТОГО:
501 760
руб.
75
По таблице 3.2 можно сказать о том, что все предложенные
мероприятия стоят вполне приемлемо для ООО «МИКС¬ (затраты на
мероприятия – 501 760 руб.) и не будут превышать ее доходы за год (доходы
– 28,361511 руб.).
Таким образом, было предложено два мероприятия по внедрению
программных продуктов, которые касаются улучшения работы с
информационными системами ООО «МИКС¬, обеспечения более
эффективной и производительной работы сотрудников, возможность
сотрудникам отдела кадров работать в одной системе, позволяющей
производить все операции, касающиеся персонала, обеспечивая экономию
ресурсов, сохранность документов, рациональную работу сотрудников
отдела регистрации.
Основанием для внедрения предложенных мероприятий является
нерациональное распределение рабочего времени, расходы на ресурсы,
которые необходимы для ведения документооборота и незащищенность
документов от искажения и вмешательства мошенников.
В данном пункте будут произведены расчеты экономической
эффективности, которую получим от внедрения предложенных нами
мероприятий. Также выявим социальный эффект, который не менее важен,
особенно для такого большого коллектива как ООО «МИКС¬
Экономическое обоснование очень важно, т.к. затраты на внедряемые
мероприятия должны быть приемлемыми для организации. Нельзя допустить
того, чтобы предложенные методы повышения производительности труда
заставили организацию испытывать финансовые проблемы.
В таблице 3.2 были представлены данные, которые показывают
проблемы, выявленные нами в ходе исследования информационно-
технологического обеспечения предприятия, предлагаемые мероприятия,
лицо, ответственное за выполнение того или иного мероприятия и результат,
который покажет эффективность предложенных рекомендаций.
Что касается срока осуществления данных мероприятий, то он будет
76
составлять примерно пол года на все мероприятия. За данный период
времени будет организовано обучение сотрудников, касающееся устранения
первичных ошибок ПО, будет внедрена система «RB HR & Payroll –
Управление кадрами и Зарплата¬ и будет произведено внедрение ЭЦП на
предприятие.
Самым дорогостоящим мероприятием является внедрение системы
«RB HR & Payroll – Управление кадрами и Зарплата¬ (448 000 руб.), которая
позволит сотрудникам отдела кадров производить операции, связанные с
поиском и подбором персонала, с его обучением, развитием и расчетом
заработной платы. Больше для осуществления данных действий не нужно
будет пользоваться двумя программами, открытие и работа которых
перегружает систему и занимает дополнительное время у отдела кадров. RB
HR & Payroll – Управление кадрами и Зарплата¬ позволит оптимизировать
множество кадровых процессов и позволит службе персонала работать более
эффективно и быстро.
Наименьших затрат потребует мероприятие по внедрению программ,
позволяющих шифровать электронные подписи – «КриптоАРМ Стандарт¬ и
«КриптоПро¬ (3 760 руб.). Это программы, поддержкой которых будут
заниматься программисты IT– отдела (50 000 руб.), также они будут
помогать сотрудникам разбираться в нюансах, связанных с ЭЦП.
Мероприятие по организации обучения сотрудников работе с
программным обеспечением предприятия и устранению первичных ошибок
является бесплатным, т.к. для этого мероприятия в организации уже есть
специалист и все необходимое оборудование и помещение для проведения
обучения.
Рассчитаем затраты ресурсов при бумажном документообороте.
Бумага заказывается по пять пачек в месяц в одной коробке, в пачке –
500 листов формата А4, при стоимости одной пачки в 175 рублей, получаем
10 500 рублей в год на бумагу, заказываемую отделом регистрации.
Картридж для принтера Kyocera стоит 6270, при этом его хватает на
77
печать 7200 страниц при заполненности печатью одного листа на 5 %.
Предположим, что такой картридж покупается для отдела 2 раза в год на три
принтера (3 работника в отделе), следовательно имеем затраты на три
картриджа – 37 620 рублей за год.
Итак, сложив эти затраты был получен итог – 48 120 рублей в год.
Так как полностью от бумажного документооборота не уйти
(некоторые документы должны иметься именно в бумажном виде), то можно
предположить, что отдел будет заказывать по коробке из пяти пачек бумаги
один раз в три месяца, т.е. затраты будут равны – 2 625 рублей в год.
Картриджа будет хватать на год, т.е. с учетом того, что у каждого
сотрудника будет надобность в использовании принтера, необходимо будет
по три картриджа раз в год, затраты в таком случае составят – 18 810 рублей
в год.
Итого наши затраты при использовании полностью электронного
документооборота составят – 21 435, что говорит нам об экономии в год на
26 685 рублей.
Итак, исходя из рассмотренных нами мероприятий рассчитаем
возможное увеличение объема прибыли:
ЛД= Во*0,1, где (3.1);
Во – прибыль в последнем отчетном периоде;
ЛД= 28361511*0,1=2836151,1 руб.
Исходя из полученного результата можно сделать с вывод о том, что
при прибыли в последнем отчетном периоде 28361511 рублей по формуле
увеличения объема денежных средств возможное увеличение составит
2836151,1 рублей.
Исходя из того, что сумма внедряемых нами мероприятий составляет
501 760 руб., рассчитаем экономический эффект по формуле:
Л П = ЛД– ЛР, где (3.2);
78
Л П – общие затраты;
Л Д – прирост доходов;
Л Р – затраты на мероприятия.
Л П = 2836151,1– 501760= 2334391,1 рублей
Исходя из полученного результата, мы видим, что экономический
эффект составил 2334391,1 рублей.
Рассчитаем экономическую эффективность, по формуле:
Э = Л П/ЛР * 100% (3.3) ;
Э = 2334391,1 / 501760 *100%=4,65%
Итак, мы видим что экономическая эффективность составляет 4,65%.
Величина, обратная расчетному коэффициенту экономической
эффективности, характеризует срок окупаемости затрат на создание и
внедрение проекта.
Ток=К/П, где (3.4);
Ток – время окупаемости;
К – вложенные средства;
П – годовая прибыль.
Ток=501 760/28 361511=0,17 месяцев При выполнении условий Ер>0,3
или Ток<3,3 года, использование проекта считается экономически
оправданным.
Ниже рассчитаем рентабельность мероприятий, по формуле:
Род = Прп/З, где (3.5);
Прп – прибыль полученная от реализации;
З – затраты.
Род = 28361511/501760 = 56,52%
Итак, видно, что рентабельность мероприятий составила 56,52%, что
говорит о положительной динамике внедрения мероприятий.
Итак, рассчитаем производительность труда:
ПТ= Vвр/ЧП, где (3.6);
ПТ – производительность труда;
79
Vвр – объем выполненных работ;
ЧП – численность персонала.
ПТ=28361511/5485=5,17%
Исходя из данного показателя, можно сказать о том, что
производительность труда от внедряемых мероприятий возрастет на 5,17%,
что является хорошим показателем.
Ниже определим планируемую производительность труда:
Впл= П*0,03, где (3.7);
Впл – планируемая производительность труда;
П – прибыль за текущий период;
0,03 – 3% планируемого роста.
Впл=28,61511*0,03=0,85%
Таким образом производительность труда в планируемом году
вырастет на 0, 85%, а экономическая эффективность составит 55,52%, объём
прибыли увеличится на 2836151,1. руб. Экономия ресурсов в следствие ухода
от бумажного документооборота составит 26 685 рублей за год.
Итак, видно, что в сумме своей мероприятия не требуют больших
денежных вложений для нашей организации (501 760 руб.) и их вполне
реально внедрить. К тому же внедрение данных мероприятий даст нам рост
производительности труда на 5,17 %, а экономический эффект составит
2334391,1 рублей.
Внедрение данных мероприятий свойственно для впереди идущих
компаний, таких как ООО «МИКС¬, которые как идут в ногу со временем,
так и стараются быть на несколько шагов впереди своих конкурентов и
делают всё для того, чтобы их организация как можно быстрее достигла
лидерства в своей отрасли.
80
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Характерной чертой сегодняшнего уровня экономики являются
высокие достижения в области развития информационных технологий.
Высокие темпы развития итологии (науки об информационных технологиях)
и масштабы внедрения информационных технологий во все сферы
жизнедеятельности превратили информатизацию в естественный
перманентный процесс. В условиях информационно-развитого общества
нельзя недооценивать роль информации, как одного из стратегических
важных ресурсов для поддержания конкурентоспособности и повышения
эффективности управления предприятием. При этом значимыми
характеристиками являются скорость, оперативность, полнота и
своевременное предоставление информации.
Использование современных информационных систем в общей
Информационной структуре содействует более эффективному решению
задач управления благодаря возможности оперативного предоставления
полной развернутой информации о предприятии, являющейся основой для
принятия управленческих решений в экономике. Уровень информатизации
является сегодня одним из главных факторов успешного развития всякого
предприятия.
Информатизация в области управления экономическими процессами
способствует повышению квалификации и профессиональной грамотности
специалистов и позволяет осуществлять деятельность хозяйствующего
субъекта более рационально, целенаправленно, оперативно и экономно, а,
следовательно, более эффективно.
Постоянно растущая конкуренция вынуждает руководителей компаний
искать новые методы управления, направленные на сохранение и расширение
своего присутствия на рынке, повышения рентабельности своей
деятельности. Действенным инструментом инфраструктуры бизнеса в таких
81
условиях становятся информационные технологии , предназначенные
обеспечивать поддержку всех процессов на предприятии.
Главным преимуществом Информационной технологии в области
управленческих решений является возможность целостно и комплексно
представить всё, что происходит с предприятием, поскольку все факторы и
ресурсы отображаются в виде отчета, наглядно отражающего единую
экономическую картину деятельности предприятия.
На основании рассмотрения теоретических основ использования
информационных технологий в системе управления предприятием было
установлено, что информационные технологии в системе управления
предприятием ориентированы на решение неструктурированных задач,
сочетающих методы доступа и обработки информации с использованием
методов принятия решений.
Внедряя информационные технологии в практическую деятельность
предприятия, руководство получает возможность выбрать наилучшее
решения из множества альтернатив и их упорядочить по нескольким
признакам.
В ходе исследования мы выяснили, что компания ООО «МИКС¬
использует американскую ERP-систему – Microsoft Dynamics Navision,
которая является отличным решением для бизнес-процессов. В основу
данной программы заложена работа с инструментами бухгалтерского учета и
анализа, управления финансами и товарно– материальными потоками. При
этом в данной системе реализованы методы ведения финансового и
налогового учета, специфические для российского законодательства.
Система делает бизнес-процессы компании прозрачными, человеческий
фактор здесь не влияет на принятие решений, операцию невозможно
осуществить задним числом, все делается в режиме реального времени.
Одним словом для организации данная программа подходит как нельзя
лучше и помогает автоматизировать многие производственный процессы.
Что касается программ, с которыми непосредственно работает служба
82
персонала, то это две программы: E-Staff Рекрутер и «1С:Зарплата и кадры
8.2¬, которые выполняют функции, связанные с персоналом в целом. Так как
компания довольно большая, развитая и известная уже за пределами нашей
страны, было предложено перейти на одну известную и применяемую на
больших предприятиях программу «RB Human Resources & Payroll¬, которая
совмещает в себе все функции двух программ, используемых в данный
момент в компании. Это универсальное решение, которое позволит как
заниматься поиском персонала, его подбором, наймом, обучением,
адаптацией, развитием, так и расчетом заработной платы, составлением
отчетов, статистических данных и т.д.
Более глобальным мероприятием, которое было предложено и которое
распространяется на деятельность всей организации в целом, является
внедрение ЭЦП, которое позволит практически полностью уйти от
бумажного документооборота, сэкономив на ресурсах, затрачиваемых на
заведение и дальнейшее движение документа в организации, на времени
сотрудников отдела регистрации и на времени самих работников,
занимающихся подписанием договоров.
Введя данную систему, ООО «МИКС¬ не только сэкономит на времени
и ресурсах, но и будет той компанией, которая активно пользуется
современными технологиями, помогающими быть компании впереди и
развиваться в плане производства, повышения статуса компании и как
следствие привлекать высококвалифицированный персонал.