63
Структура RB Payroll позволяет разделить настройку системы на два
уровня. Первым уровнем может управлять персонал, занимающийся
непосредственно вводом данных или расчетом зарплаты. На этом уровне
определяется различная справочная информация, а также
параметризируемые виды оплат, с помощью которых обозначаются все виды
начислений, удержаний и платежей предприятия.
Второй уровень предназначен для более детальной настройки системы
на конкретные потребности предприятия. К этому уровню относится
управление алгоритмами расчетов. Обработка вводимых данных
осуществляется с помощью алгоритмов. Алгоритмы используются системой
для расчета сумм начислений, удержаний, платежей предприятия, а также
для получения отчетов и документов, и представляют собой программу с
операторами присваивания, условного и безусловного переходов и
арифметическими операциями
На основе введенной информации специальная функция выполняет
расчет сумм начислений, удержаний, налогов, платежей предприятия.
Порядком, в котором происходит расчет того или иного вида оплаты, можно
управлять.
RB Payroll снабжена встроенным генератором отчетов, позволяющим
формировать отчеты по любой информации, сбор которой может быть
проведен по специальным алгоритмам.
Схожие наборы характеристик имеются и в «БОСС– Кадровик¬, но в
отличие от него, RB Payroll имеет более широкие возможности, связанные с
хорошей переносимостью с одной платформы на другую, при этом не
требуется переобучение персонала. Также RB Payroll поддерживает
несколько языков и многовалютную обработку данных, имеет интерфейсы со
многими другими ИСУП (SunSystems, Scala, Concord, JD Edwards One World,
SAP R/3), а также может быть интегрирован с финансовыми модулями
любого другого программного обеспечения. А модуль «Табельный Учет¬
считается лучшим среди всех существующих систем.
64
Итак, «RB Human Resources & Payroll¬ позволит автоматизировать
многие функции, связанные с персоналом организации. Данная система
поможет работникам отдела кадров, как искать, отобрать, нанимать персонал
быстро и эффективно, так и в последующем адаптировать, обучать, развивать
и оценивать его, не говоря уже о быстром начислении заработной платы
каждому сотруднику с учетом его производительности и достигнутых
результатов.
Следующее мероприятие, которое мы рассмотрим – это внедрение
ЭЦП.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) представляет собой реквизит
электронного документа, предназначенный для защиты данного
электронного документа от подделки, полученный в результате
криптографического преобразования информации с использованием
закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца
сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения
информации в электронном документе.
Сейчас в ООО «МИКС¬, процесс согласования договоров проходит
следующим образом:
1) документ создается в электронном виде;
2) созданный документ печатается;
3) после распечатки документ подписывается контрагентом и кем– то
из руководителей Общества ООО «МИКС¬, ставятся печати на реквизитах;
4) инициатор приносит подписанный документ в отдел регистрации и
если есть все подписи и печати, проставляет печать «Экземпляр Общества¬,
«Регистрационный номер документа¬, «Согласовано¬, либо если были
замечания «Согласовано с замечаниями¬ и «Принятие в архив¬;
5) документ прошедший процесс согласования сканируется и
добавляется в регистрационную карточку, таким образом с инициатора
снимается задача.
Как бы процесс согласования документов проходил в СЭД с
65
использованием ЭЦП:
1) документ формируется в электронном виде;
2) документ подписывается ЭЦП;
3) документ отправляется исполнителям (они получают подписанный
ЭЦП документ).
Для сравнения, данные о затрате средств и времени при классическом и
электронном документооборотах приведены в таблице 3.1.
Таблица 3.1
Затраты средств и времени на один цикл движения документа
Операция
Средние затраты времени
Средние расходы
Классический
Электронный
Классически
й
Электронный
1. Создание
документа
15 мин. – 1 ч.
10 мин. – 1 ч.
3 руб.
1 руб.
2. Передача
1 ч.
1 мин.
От 10 руб.
0,01 руб.
3. Рассмотрение
1 ч.
1,5 ч.
–
–
4. Возврат
2 ч.
1 мин.
От 10 руб.
0,01 руб.
5. Регистрация
–
–
0
От 1 руб.
ИТОГО:
4 ч. 5 мин.
2 ч. 20 мин.
23 руб.
3 руб.
Мы видим, что разница использования классического (бумажного) и
электронного документооборота велика.
Так, при использовании бумажного документооборота у нас уходит
только 4 часа 5 минут, а затраты на один документ составляют 23 рубля. При
использовании же электронного документооборота на обработку одного
документа уходит 2 часа 20 минут и тратится 3 рубля.
При использовании электронного документооборота с ЭЦП мы
экономим 2 часа 33 минуты работника отдела регистрации и 20 рублей,
включающие затраты на бумагу, печати и подписи.
Из таблицы видно, что при электронном документообороте снижаются
66
как временные затраты, так и расходы. Время сокращается за счет передачи
документации по локально– вычислительной сети, не требующей
транспортировки и занятия рабочего времени, что очень важно с точки
зрения управления.
Сотрудники могут заниматься полезной работой вместо выполнения
необязательных функций, при этом руководство предприятия или
организации экономит дополнительные средства, поскольку трудочасы
работников не уходят впустую. Затраты складываются из материальных
расходов и постоянных затрат. Материальные затраты существенно
сократятся за счет того, что документ не нужно распечатывать или
сканировать (поскольку он всегда в электронном виде), нет необходимости в
физической транспортировке (затрачивает рабочее время сотрудника и
расходы на работу транспортных средств).
В такой крупной компании как ООО «МИКС¬ целесообразно создать
свой регламент применения ЭЦП, т.к. он будет контролироваться самой
организацией. Для разработки данного регламента необходима будет помощь
таких квалифицированных специалистов, как юристов. Помимо данного
требования органам государственной власти потребуется чтобы средства
ЭЦП и удостоверяющий центр были сертифицированы в установленном
законном порядке.
Как будет происходить работа пользователя с ЭЦП:
– пользователь делает запрос средствами СЭД на получение ключевой
пары (закрытый ключ – уникальная последовательность символов, которая
известна его владельцу и предназначена для создания ЭЦП в электронных
документах с использованием соответствующих средств; открытый ключ –
уникальная последовательность символов, которая математически связана с
закрытым ключом ЭЦП);
– пользователь запрашивает сертификат для только что
сгенерированного открытого ключа;
– при необходимости подписи документа (только что созданного или
67
полученного из СЭД) его данные передаются в криптопровайдер
(независимый модуль, позволяющий осуществлять криптографические
операции в оперативных системах Microsoft) для генерации ЭЦП, после чего
на ЭЦП ставится штамп времени (специальный электронный подписанный
ЭЦП документ, которым Служба штампов времени удостоверяет, что в
указанный момент времени ей было предоставлено значение хэш– функции
от другого электронного документа);
– после получения электронного документа из СЭД, получатель
передает его для проверки в криптопровайдер, где проверяется не только
сама ЭЦП, но также сертификат и штамп времени.
Закон об электронной подписи способствовал расширению практики
применения электронных документов и повышению официального статуса
электронных сообщений. В нем установлены следующие базовые понятия.
Электронная подпись (ЭП) может быть:
– простой;
– усиленной, которая имеет разновидности: неквалифицированная ЭП
и квалифицированная ЭП.
Что касается квалифицированной ЭП, то информация, подписанная ей
признается электронным документом, равнозначным документу на
бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может
применяться в любых правоотношениях, кроме случая, если установлено
требование о необходимости составления документа исключительно на
бумажном носителе.
Информация в электронной форме, подписанная простой или
неквалифицированной ЭП, признается электронным документом,
равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному
собственноручной подписью, в случаях, установленных нормативными
правовыми актами или соглашением между участниками электронного
взаимодействия.
Закон признает информацию, подписанную простой или
68
неквалифицированной электронной подписью (поддерживаются СЭД, а для
простой подписи может быть СНИЛС), электронным документом,
равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному
собственноручной подписью. А собственноручной подписи
уполномоченного должностного лица и печати организации,
предусмотренным на бумажном документе, соответствует усиленная
электронная подпись на электронном.
Можно отметить, что применение электронной подписи
регламентируется и подзаконными актами. Так, постановлением
Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию
электронного документооборота в органах государственной власти¬
предусмотрено постепенное, но реальное внедрение электронных подписей и
обмена электронными документами, создаваемыми в статусе оригиналов, по
мере готовности информационнотехнологической инфраструктуры,
входящей в состав информационных систем электронного документооборота
[28, с. 33].
Таким образом, ясно, что использование ЭЦП разрешено Федеральным
законом от 06.04.2011 № 63– ФЗ «Об электронной подписи¬ и ее применение
регламентируется в подзаконных актах.
Обеспечение сохранности документов, подписанных ЭЦП.
Проблема обеспечения сохранности документов, подписанных
электронными подписями, во всем мире пока еще не решена. Тем временем в
России сфера применения электронной подписи все время расширяется,
охватывая и документы длительного и постоянного срока хранения.
В первую очередь нужно обратить внимание на следующее:
– в любом случае необходимо сохранить электронный подлинник с его
оригинальной электронной цифровой подписью – обычно с усиленной
электронной подписью (ЭЦП/УЭП). При возможности желательно создать и
сохранить документы, подтверждающие успешную проверку подписей в
определенный момент времени.
69
– при использовании ЭЦП/УЭП необходимо обратить внимание на
такие документы как сертификаты ключей проверки подписи, списки
отозванных сертификатов и онлайн– квитанции, подтверждающие
действительность сертификатов. Эти документы могут понадобиться, если
возникает необходимость провести повторную проверку подписи, особенно в
тех случаях, когда срок действия сертификата уже истек.
В настоящее время среди специалистов обсуждаются следующие
подходы к хранению документов, подписанных ЭЦП/УЭП:
– хранить «как есть¬ и перепроверять подписи;
– использовать метод переподписания;
– проверить и «снять¬ ЭЦП/УЭП, обеспечивая в дальнейшем
целостность и аутентичность силами архива;
– создать официальный реестр документов (возможно использование
услуг доверенной третьей стороны).
С особой осторожностью необходимо относится к рекомендациям по
проведению миграции в новые форматы документов, подписанных УЭП.
Так, например, в Правилах организации хранения, комплектования,
учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации
и других архивных документов в органах государственной власти, органах
местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом
Минкультуры от 31.03.2015 № 256, установлено следующее требование:
«передача текстовых электронных документов для хранения в архив
организации, являющейся источником комплектования государственного и
муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A¬ (п. 2.31).
Подобная «рекомендация¬ чревата потеерй юридической силы документов,
изготовленных в иных форматах и подписанных усиленными электронными
подписями! (Статья «Визуализация электронной подписи: отечественные и
зарубежные подходы¬) [58, с. 46].
Преимущества использования СЭД с ЭЦП:
– подлинность – подтверждение авторства документа;
70
– целостность – документ не может быть изменен после подписания;
– неотрицание авторства (неотрекаемость) – автор впоследствии не
сможет отказаться от своей подписи;
– возможность полностью отказаться от бумажных документов при
условии что это не противоречит действующему
законодательству(некоторые типы документов требуется иметь в бумажном
виде). Это позволит избежать дублирования информации на различных
носителях, обеспечит надежное хранение данных и предотвратит утечку
конфиденциальной информации;
– исчезнет необходимость в физической передаче сотрудникам
бумажных документов, что многократно ускорит процессы принятия
решений по документам и доведения решений руководства до сотрудников;
– просматривать их содержимое, определять юридический статус по
ЭЦП;
– возможность экономии ресурсов.
– возможность быстро находить внутренние и исходящие документы.
Рассмотрим основные недостатки использования ЭЦП.
В качестве первого недостатка можно указать размер ЭЦП, который по
ГОСТ Р 34.10 составляет 64 байта. Если к электронному документу добавить
служебную информацию, размер которой в общем случае составляет 50– 200
байт, то заверка каждого электронного документа ЭЦП становится
нерациональной, т.к. размер реальной информации может составлять всего
треть от всего объема электронного документа. Этот недостаток можно
устранить, объединяя несколько электронный банковских документов в
пачки и заверяя всю пачку ЭЦП. Но в этом случае ЭЦП заверяется вся пачка,
а не отдельный банковский документ, поэтому добавление лишних
документов в пачку пройдет незамеченным, т.к. целостность ЭЦП нарушена
не будет.
Следующим недостатком ЭЦП можно назвать то, что алгоритм
вычисления ЭЦП сложен в вычислениях и является сравнительно медленным
71
даже при длине параметра р = 512 бит. В крупных банках, где суточный
объем электронных банковских документов достигает десятков тысяч, время,
затраченное на вычисление и проверку ЭЦП настолько велико, что
тормозится работа всей банковской системы в целом. Если использовать
значение параметра р = 1024 бита, то подобные проблемы возникают и при
меньшем объеме электронного документооборота.
И наконец, при работе банка гораздо более значимым является
эффективное обнаружение несанкционированного вмешательства в
электронный банковский документооборот, чем возможность проведения
доказательного разбора спорных ситуаций, т.е. для банка важнее обнаружить
попытку незаконного изменения электронного банковского документа в
процессе работы, чем потом доказывать факт несанкционированного доступа
(НСД) к банковскому документу в арбитражном суде.
Итак, при довольно развитых информационных технологиях,
применение ЭЦП, особенно на таком крупном предприятии как ООО
«МИКС¬, будет целесообразно и рационально. Данное мероприятие позволит
сэкономить ресурсы предприятия, время обработки документа, позволит
держать документ в хорошем виде, защитит его от недостоверности данных,
т.к. процедура подписи документа ЭЦП будет строго контролироваться и в
организации будет иметься надежная система защиты данных и свой
регламент по ЭЦП, где будут конкретно прописаны положения работы с
ЭЦП и четко прописан алгоритм действий в случае возникновения спорных
ситуаций, например когда документ необходимо будет предоставить суду.
Так как ООО «МИКС¬ является крупным предприятием и большинство
сотрудников участвуют в электронном документообороте, целесообразно
нанять еще двух программистов в IT– отдел, которые будут заниматься
поддержкой программного обеспечения работы с ЭЦП, с программой
«КриптоАРМ Стандарт¬, позволяющей подписывать и шифровать
электронные документы и «КриптоПро CSP 3.6.¬, использующейся для
операций шифрования электронной подписи и дальнейшей разработкой ПО
72
для использования ЭЦП. Процессом регистрации документов и дальнейшего
документооборота по– прежнему будут заниматься сотрудники отдела
регистрации.
Третьей проблемой, которую мы выявили в ходе исследования,
является информационная безграмотность сотрудником. Заключается данная
проблема в том, что вновь прибывший сотрудник, а порой и сотрудник,
проработавший в организации определенное количество времени просто не
знает, как ему поступить при возникновении даже самой незначительной
проблемы работы с ПК.
В связи с этим предложим мероприятие, помогающее войти в курс дела
работы программным обеспечением, специфичным для ООО «МИКС¬. Для
этого будут организованы курсы по обучению сотрудников и введению их в
курс дела.
Обучение предлагаем проходить в рабочее время, на которое будет
уделяться час рабочего времени сотрудников.
Обучение сотрудников будет заниматься специалист IT– отдела. Так
как в организации есть оборудованные конференц– залы, сотрудники одного
отдела будут приглашены в зал для обучения, в ходе которого будут
обсуждаться наиболее часто возникающие проблемы работы с ПК и их
решение. У сотрудников будет возможность увидеть презентацию на ту или
иную тему, а так же связаться по телефону и скайп с другим специалистом
IT– отдела, который например специализируется на работе с системой
Navision или с корпоративным порталом.
Будет создано расписание, в соответствии с которым каждый отдел
будет проходить обучение.
Процесс обучения будет длиться три месяца, в течение которых раз в
неделю отдел будет обучаться. Затем предлагается проводить обучение по
мере возникновения и внедрения новых программ на предприятии, чтобы
сразу ввести сотрудников в курс дела, объяснить им алгоритм работы с той
или иной программой.