53
руководителям подразделений
E-Staff Рекрутер позволяет отправлять сообщения кандидатам прямо
изличной карточки, выбрав при этом шаблон письма или составив новое.
13. Массовая рассылка по подразделениям
14. Возможность сетевого пользования программой
Сетевая версия E-Staff Рекрутер предполагает использование
программы с разных рабочих мест, в том числе разделенных территориально.
Предоставляется возможность установить как версию с конкретным числом
пользователей, так и с неограниченным. E-Staff Рекрутер предоставляет
возможность разграничения прав доступа для пользователей.
15. Ведение отчетности по подразделениям, вакансиям, кандидатам
Возможность создавать собственные отчеты и использовать базовые
шаблоны, а также выгружать полученные списки в MS Excel. При помощи E-
Staff Рекрутер есть возможность просматривать статистику действий каждого
из сотрудников за любой период. В программе предусмотрена аналитика по
эффективности процесса подбора («воронка подбора¬), аналитика по срокам
закрытия вакансий, аналитика по эффективности источников поступления
кандидатов и источников закрытия вакансий [60].
16. Возможность расширения базы дополнительными полями и
справочниками, которые используются в компании E-Staff Рекрутер
позволяет приспосабливать рабочий интерфейс под нужды компании:
добавлять поля, редактировать справочники E-Staff и шаблоны.
17. Возможность назначения кандидатам тестированию через
внешнюю систему E-Staff Рекрутер позволяет автоматически назначать
кандидату заданный набор тестов, отслеживать статус прохождения тестов,
автоматически загружать результаты в программу.
18. Возможность интеграции с другими программными системами
E-Staff Рекрутер предусматривает интеграцию со следующими
системами:
– Система кадрового учета БОСС– Кадровик, 1С, SAP и др.;
54
– Корпоративный портал WebSoft;
– Система тестирования и оценки персонала WebTutor.
Рассмотрим основные недостатки системы E-Staff Рекрутер:
– Низкое качество поиска
Под качеством поиска подразумевается степень соответствия
найденных кандидатов нашим запросам. Низкое качество связано как с
несовершенным языком запросов (например, нет оператора исключения –
not), так и с тем, что поиск ведется сразу по всем резюме каждого кандидата,
а их у некоторых кандидатов скопилось за годы работы по 10 и более штук. В
результате, кандидаты, которые в своем первом резюме, перечислили все
изученные в ВУЗе технологии , теперь появляются практически во всех
результатах запросов в E-Staff, независимо от того, применяли ли они эти
технологии в дальнейшей работе. Особенно негативно этот эффект сказался
на работе сложных запросов, полностью лишив их практической пользы.
– Отсутствует возможность исключать обработанных в предыдущих
запросах кандидатов из результатов нового поиска
Общая стратегия поиска заключается в том, что мы идем от более
узких запросов к широким. Это позволяет быстро найти подходящих людей,
а дальше при необходимости расширять поиск. Для реализации этой
стратегии в E-Staff приходилось делать несколько запросов, результаты
которых частично дублировались, что вынуждало нас многократно
обрабатывать одних и тех же кандидатов. Ситуация усугублялась тем, что
даже отобранные кандидаты продолжали отображаться в результатах поиска.
Мы видим, что кадровая программа ООО «МИКС¬ – E-Staff позволяет
быстро и качественно работать с резюме кандидатов, штатным расписанием,
проводить тестирования с кандидатами, рассылать сообщения сразу
нескольким пользователям или кандидатам и т.д.
Рассмотрим еще одну важную часть кадрового информационного
обеспечения, связанную с начислением заработной платы работникам.
Программа «1С: Зарплата и кадры 8.2¬ применяется в ООО «МИКС¬
55
для автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы. Она
отличается тем, что с помощью именно этой версии программы, предприятие
может осуществлять кадровый учет нескольких подразделений, входящих в
ООО «МИКС¬ и находящихся в разных областях страны.
Специалисты отдела управления персоналом должны оперативно
работать не только с подбором, наймом, обучением, адаптацией, оценкой
персонала, но и со своевременным начислением заработной платы
сотрудникам, без задержек и в соответствии с результатами их работы.
«1С:Зарплата и кадры 8.2¬ позволяет автоматизировать расчет
заработной платы, организовать учет сотрудников, регистрировать
служебные перемещения, получать статистические справки по кадровому
составу.
Рассмотрим возможности данной программы
Типовая конфигурация программы позволяет сразу приступить к
расчету зарплаты:
– оформлять приказы о приеме на работу;
– оформлять приказы о продвижении по службе;
– вводить и рассчитывать больничные листы;
– осуществлять расчет отпусков разного типа и оформлять отпускные
записки;
– оформлять приказы о выплате премии как подразделениям, так и
отдельным сотрудникам;
– вести штатное расписание предприятия;
– получать стандартные отчеты и формы для предоставления в
налоговые и прочие органы;
– проводить межрасчетные выплаты заработной платы;
– оформлять увольнение с расчетом компенсаций отпуска, выходного
пособия.
Мы видим, что данная программа помогает автоматизировать процесс
выплаты заработной платы сотрудникам, вести штатное расписание,
56
оформлять первичную документацию при приеме на работу, переводе на
другую должность, о предоставлении отпуска и т.д.
Таким образом, рассмотрев информационно-технологическое
обеспечение ООО «МИКС¬, мы можем сделать вывод о том, что в целом
предприятие достаточно хорошо оснащено информационными
технологиями, которые позволили автоматизировать бизнес-процессы
организации, настроить информационную систему в соответствии с
масштабами производства, большого числа персонала и структурных
подразделений. Очень важно что в компании существует команда,
занимающаяся как разработками Информационной системы, так и ее
доработками.
Такие программы, как Outlook, Lync делают коммуникативный процесс
и процесс обмена файлами, документами между сотрудниками,
находящимися в разных подразделениях наиболее удобным и оперативным.
Система электронного документооборота позволяет автоматизировать
процесс согласования, доработки, принятия и хранения документов, что
повышает надежность их хранения и минимизирует случаи утери
документов.
Корпоративный портал SharePoint позволяет сотрудникам компании
быть в курсе событий, касающихся фирмы, в которой они работают. С
помощью портала можно узнать последние новости о компании, ее
достижениях, узнать график работы, найти фирменные бланки, узнать о
программах, в которых участвует компания, а также почувствовать себя
частью организации, прочитав о том, кто из сотрудников достиг успехов в
определенной области.
С помощью обучающего портала можно пройти курс обучения по
специальности, ответив на вопросы, узнать о программе адаптации,
результатах тестирования и зайти в библиотеку компании.
Служба Service Desk всегда поможет сотрудника решить проблему,
касающуюся неполадок с почтой, программой, корпоративным
57
порталом.
Что касается информационного обеспечения службы управления
персоналом, то здесь необходимо выделить две программы, E-Staff Рекрутер
и «1С: Зарплата и кадры 8.2¬, позволяющие автоматизировать процесс
поиска, подбора, найма персонала, начисления зарплаты и другое.
Итак, выводы касательно проблем информационно-технологического
обеспечения системы управления персоналом:
1. выявление отсутствия единой программы в службе управления
персоналом, которая могла бы совмещать в себе все кадровые процессы,
начиная от поиска персонала и заканчивая начисления заработной платы;
2. использование бумажного документооборота, вызывающего такие
проблемы, как: затрата времени на заведение документа на согласование, его
рассмотрение, подпись, проставление печатей и принятие в архив; затраты на
ресурсы (бумага, чернила, файлы, папки);
3.безграмотность работников в сфере устранения первичных ошибок,
сбоев программного обеспечения.
В следующей главе мы представим мероприятия, которые позволят
устранить вышеперечисленные проблемы.
2.3. Критерии и требования, предъявляемые к новому информационно-
программному обеспечению управленческой деятельности в ООО «МИКС¬
Учитывая, что в предыдущем параграфе мы выявили отсутствие
единой программы в службе управления персоналом, в данном параграфе
определим критерии и требования, предъявляемые к новому
информационно-программному обеспечению управленческой деятельности в
данной области.
Информационные технологии в системе управления персоналом
должны помочь в выявлении наиболее значимых факторов и установлении
причинно-следственных зависимостей между факторами и результатами.
58
Такого рода информация необходима для разработки целевых установок,
положенных в основу развития кадров предприятия [21, с. 314].
Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на
разных уровнях системы управления компанией – это выработка решений и
контроль за их выполнением. Только необходимость обеспечения
выполнения данных функций дает возможность рассматривать управление
персоналом как информационный процесс, т.е. процесс функционально
включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и
использование информации, а саму иерархическую систему управления – как
информационную систему. Процесс управления персоналом можно
представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и
реализуемых решений, направленных в результате на достижение главной
цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений
должна быть информационно обеспечена.
Информационное обеспечение системы управления персоналом – это
совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам
организации информации, циркулирующей в системе управления при ее
функционировании. Информационное обеспечение включает в себя:
оперативную информацию, нормативно– справочную информацию,
классификаторы технико– экономической информации и системы
документации (унифицированные и специальные) [33, с. 547].
Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно
выполнять свои функции, необходимо соблюдение следующих требований,
предъявляемых к качеству информации:
1. Комплексность – информация должна комплексно отражать все
стороны деятельности службы: техническую, технологическую,
организационную, экономическую и социальную во взаимосвязи с внешними
условиями.
2. Оперативность – получение входной информации должно
происходить одновременно с протеканием процесса в управляемой системе
59
или совпадать с моментом ее завершения.
3. Систематичность – необходимая информация должна поступать
систематически и непрерывно.
4. Достоверность – информация должна формироваться в ходе
достаточно точных измерений [31, с. 85].
Сталкиваясь с потребностями во внедрении на предприятии
информационных систем, руководство оказывается перед проблемой выбора,
которая касается самостоятельной разработки или покупки ИС.
Объективно оценивая вероятность самостоятельной разработки
современной системы управления, можно сказать, что она равна нулю. То,
что разработано или разрабатывается сейчас на российских предприятиях,
является отражением вчерашних взглядов управленческого персонала
предприятия и требует постоянной доработки. И это не является виной
отделов системы управления, это объективный процесс. Но, несмотря на это,
многие отечественные компании пользуются собственными программными
продуктами, что обходиться гораздо дешевле и, в редких случаях, при
грамотной разработки системы, намного эффективнее уже готовых
программных продуктов.
Если предприятие решило ориентироваться на готовые системы – то
ему нужно решить , с кем ему работать, какую систему выбрать – с
российскими разработчиками или с поставщиками готовых систем ведущих
зарубежных производителей.
При всем уважении к отечественным разработчикам можно сказать с
уверенностью, что если они и смогут разработать систему управления
предприятиями, то это произойдет не скоро. История развития наиболее
популярных современных систем управления имеет 20– 25 лет и многие
тысячи работающих установок. А ведь каждая установка системы – это не
только деньги на новые разработки, это в первую очередь обратная связь с
потребностями клиента.
Российским разработкам еще очень далеко до уровня
60
полнофункциональной системы. Выросшие из автоматизации рабочих мест
советских бухгалтеров, они несут в себе эти следы. Решив функции
автоматизации бухгалтерии, они только пытаются двинуться в направлении
производства, управления персоналом, систем принятия управленческих
решений, а это задача по объемам несравнимая с бухгалтерским учетом [36,
с. 412].
3. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «МИКС¬
НА ОСНОВЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
3.1. Внедрение Информационной системы корпоративного управления
в ООО «МИКС¬
Итак, исходя из проведенного исследования во второй главе, где было
рассмотрено информационно-технологическое обеспечение ООО «МИКС¬,
которое помогает сделать бизнес-процессы и процесс управления
предприятием в целом более автоматизированными, мы пришли к выводу,
что необходимы определенные рекомендации по внедрению
Информационной системы корпоративного управления.
Основным мероприятием по совершенствованию деятельности на
основе информационных технологий обеспечения управленческой
деятельности, будет внедрение определенной программы, совмещающей в
себе автоматизацию основных функций отдела персонала и предложить
мероприятие по введению электронной цифровой подписи (ЭЦП) для более
рационального использования рабочего времени сотрудников и экономии
ресурсов, а также предложим мероприятие, помогающее сотрудникам
обучиться работе с ПК, направленным на устранение первичных ошибок,
возникающих при работе с различными информационными программами.
В пункте 2.3. второй главы было выяснено, что служба персонала ООО
61
«МИКС¬ использует в своей работе две программы: E-Staff Рекрутер и «1С:
Зарплата и кадры 8.2¬, которые работают по отдельности.
Если программа E-Staff Рекрутер предназначена для поиска кандидатов
в сети Интернет, хранения штатной структуры, работы с кандидатами
(интервью, прием на работу или отклонение, прохождение испытательного
срока и т.д.), получения статистики по всей компании, то программа «1С:
Зарплата и кадры 8.2¬ предназначена для кадрового учета, расчета всех видов
заработной платы, создания аналитической отчетности, планирования
расходов на оплату труда.
Исходя из того, что эти две программы предназначены для
осуществления разных функций, рассмотрим следующее мероприятие,
связанное с внедрением программы RB HR & Payroll. RB HR & Payroll – это
две составные части одного целого программного обеспечения.
RB Payroll – для расчета заработной платы, RB Human Resources – для
автоматизации управления персоналом. Центр разработки этого ПО
находится в Риге.
RB HR & Payroll можно описать как функционально полный,
стабильный, гибкий и легко управляемый продукт, который позволяет
автоматизировать и
упорядочить такие типичные операции в сфере управления
персоналом, как:
– управление штатным расписанием;
– прием, продвижение по службе, перевод между подразделениями,
увольнение работников;
– обучение и аттестация персонала;
– поддержка разнообразных компенсационных схем;
– расчет зарплаты;
– управление бюджетами подразделений по зарплате, найму, обучению
персонала и др.
Уникальность «RB Human Resources & Payroll¬ определяет наличие
62
таких характеристик, как:
– мощнейшие средства анализа информации;
– работа на различных платформах, ОС и СУБД;
– открытый доступ к данным при совершенной защите информации;
– поддержка требований законодательства различных стран;
– пользовательские процедуры;
– ведение архива справочной информации;
– удобный интерфейс со встроенными средствами анализа;
– многоэкранные справочники работников;
– настраиваемые интеллектуальные экранные формы;
– настраиваемость расчета заработной платы, выполнения расчетов и
получения отчетов;
– двухуровневая настройка расчетов зарплаты и платежей предприятия
(таблицы видов оплат и алгоритмы расчетов);
– расчет зарплаты с возможностью многократного пересчета и
исправления ошибок;
– мощный встроенный генератор отчетов;
– поддержка документооборота;
– параметризируемые средства переноса результатов расчета зарплаты
в систему бухгалтерского учета.
RB Payroll оснащена полностью контролируемым интерфейсом,
позволяющим интегрировать ее с другими продуктами без дополнительного
программирования. Мощные средства импорта данных можно использовать
для ввода необходимой информации, например, импортировать из системы
учета продаж данные о реализованной продукции для начисления
соответствующим работникам комиссионных. Во время импорта
выполняется логическая проверка всех принимаемых данных. Функция
экспорта данных зарплаты позволяет переносить начисленную зарплату и
платежи предприятия в систему бухгалтерского учета в формате, принятом в
этой системе.