35
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении
инвентаризации служит основанием для признания результатов
инвентаризации недействительными.
Инвентаризационная комиссия включает последние приходные или
расходные документы, либо отчеты о движении материальных ценностей или
денежных средств.
Председатель комиссии визирует первичные документы.
Материально-ответственное лицо дает расписку о том, что у него нет не
оприходованных и не списанных в расход ценностей.
Второй этап: натуральная и документальная проверка путем
обязательного подсчета, определяет фактическое наличие имущества, причем
эти процедуры осуществляются при обязательном участии материально
ответственного лица. Сведения о фактическом наличии имущества и
реальности учтенных финансовых обязательств записываются в
инвентаризационные описи инвентаризации, которые составляются не менее
чем в двух экземплярах. Описи заполняются четко и ясно, без помарок и
подчисток. Наименование проверяемых ценностей и обязательств, их
количество указывают в описях в единицах измерения принятых в учете. В
описях не допускается оставлять незаполненные строки. Они должны
прочеркиваться. Исправления, произведенные в описях, должны быть
оговорены всеми членами комиссии.
Третий этап: таксировочный. На последней странице описи должна
быть сделана отметка о проверки цены, таксировки и подсчета итогов, за
подписями лиц, производивших проверку. Опись подписывают все члены
комиссии и материально ответственное лицо. В конце описи материально
ответственное лицо дает расписку об отсутствии претензий к членам
комиссии.
Четвертый этап: сравнительно-аналитический. Оформленные
инвентаризационные описи и акт описи сдают в бухгалтерию, где их
проверяют, затем сравнивают фактическое наличие ценностей с данными
36
фактического учета. Результаты сравнения записывают в сличительную
ведомость. В ней указывают фактическое наличие средств по данным
организации, наличие средств по учтенным данным и результаты сравнения –
излишек и недостаток.
Пятый этап: заключительный. Результаты инвентаризации отражаются
в учетных регистрах и бухгалтерской отчетности. Выявленные в ходе
инвентаризации расхождения отражаются в следующем порядке
8
.
Излишек приходуется по рыночной стоимости на дату проведения
инвентаризации. Недостача относится на материально ответственное лицо.
Перед началом инвентаризации члены комиссии должны убедиться в
том, что все документы по инвентаризируемым объектам учета обработаны,
сгруппированы и записаны на счетах бухгалтерского учета, а в учетных
регистрах исчислены необходимые сальдо, которые подлежат инвентаризации.
Если материально ответственное лицо имеет документы, не переданные
в бухгалтерию по различным причинам, то они проверяются комиссией,
принимаются к учету и служат основанием для корректировки сальдо
имущества на дату инвентаризации по учетным данным.
Факт сдачи документов удостоверяется расписками (типовой формы)
материально ответственных лиц о том, что к началу инвентаризации все
расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или
переданы комиссии, все ценности, принятые ими к материальной
ответственности, оприходованы, а выбывшие – списаны с бухгалтерского
учета.
Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учетных
сальдо финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи
(ведомости) или акты инвентаризации. Фактическое наличие имущества в
натуральных единицах определяется путем обязательного подсчета,
8
Щербакова, В. И. Теория бухгалтерского учета: Учебник. – М.: ИД ФОРУМ: НИЦ ИНФРА-М, 2015. – С.
354-355.
37
взвешивания, обмера. Эта процедура проводится при личном участии
материально ответственных лиц.
Опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и
материально ответственным лицом; ее завершает расписка (типовой формы)
материально ответственного лица, подтверждающая его личное участие в
проведенной инвентаризации и отсутствие к членам комиссии каких-либо
претензий, относящ ихся к процедуре инвентаризации.
Документальное оформление инвентаризации.
Основными нормативными актами, регулирующими порядок
проведения инвентаризации, являются:
- Федеральный закон от 6 декабря 2011 года №402-ФЗ (ред. от
28.11.2018) «О бухгалтерском учете» (статья 11)
- Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской
отчетности в Российской Федерации, утвержденное Приказом Минфина от
29.07.1998 №34 н (ред. от 11.04.2018) (пункты 26-28)
- Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых
обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13 июня 1995 года
№49 (ред. от 08.11.2010)
Основной формой первичной документации для учета результатов
вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, а для
учета документальной инвентаризации – акт инвентаризации.
Акт инвентаризации является одним из самых главных документов,
составляемый инвентаризационной комиссией по специальной установленной
форме, утверждённой соответствующим постановлением, и представляет
собой ни что иное, как документированное подтверждение фактического
наличия всех материальных ценностей компании, её денежных средств и
бланков имеющимся записям в соответствующих регистрах ведущегося на
предприятии бухгалтерского учета.
При этом акты инвентаризации вполне могут иметь отличающиеся друг
от друга формы и содержание, например различными по формату являются
38
следующие документы: акт инвентаризации кассы, акт проверки
задолженности по недостачам и хищениям, акт инвентаризации расчетов с
покупателями, поставщиками, а также другими кредиторами и дебиторами,
акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути, или,
например, акт инвентаризации расходов будущих периодов. Каждому из таких
актов соответствует свой собственный, утверждённый бланк установленной
формы.
Бланки инвентаризации – это то, без чего не может обойтись ни одна
инвентаризация, проводимая по правилам и современным стандартам, причём
каждому этапу её проведения соответствует свой бланк со своей собственной
утверждённой формой документа.
Таким образом, инвентаризация – это кропотливый, но необходимый
процесс, который позволяет руководству предприятия оценить материально-
ресурсную базу организации и вовремя предотвратить факты хищения
имущества.
Для оформления результатов инвентаризации комиссией используются
унифицированные формы документации, которые утверждены
Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года
№ 88 (ред. от 03.05.2000) «Об утверждении унифицированных форм
первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету
результатов инвентаризации»
9
.
На текущий момент Постановление содержит 22 формы . Формы №
ИНВ-1 – ИНВ-19 используются для отражения результатов инвентаризации в
бухгалтерском учете и являются обязательными первичными документами.
Формы №ИНВ-22 – ИНВ-26 применяются для организации процесса
инвентаризации и для контроля правильности ее проведения.
В таблице 1 представлен перечень форм первичной учетной
документации.
9
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету
результатов инвентаризации, утвержденные Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88 (ред. от
03.05.2000). - СПС «Консультант Плюс». – Режим доступа:
https://www.consultant.ru/online/#utm_cmedium=menu (Дата обращения: 20.06.2017).
39
Таблица 1
Перечень форм первичной учетной документации
Наименование документа
Номер формы
1. по учету кассовых операций:
«Приходный кассовый ордер»
КО-1
«Расходный кассовый ордер»
КО-2
«Журнал регистрации приходных и расходных кассовых
документов»
КО- 3
«Кассовая книга»
КО-4
«Книга учета принятых и выданных кассиром денежных
средств»
КО-5
2. по учету результатов инвентаризации:
«Инвентаризационная опись основных средств»
№ ИНВ-1
«Инвентаризационная опись нематериальных активов»
№ ИНВ-1а
«Инвентаризационный ярлык»
№ ИНВ-2
«Инвентаризационная опись товарно-материальных
ценностей»
№ ИНВ-3
«Акт инвентаризации товарно – материальных ценностей
отгруженных»
№ ИНВ-4
«Инвентаризационная опись товарно – материальных
ценностей, принятых на ответственное хранение»
№ ИНВ-5
«Акт инвентаризации товарно – материальных ценностей,
находящихся в пути»
№ ИНВ-6
«Акт инвентаризации расходов будущих периодов»
№ ИНВ-11
«Акт инвентаризации денежных средств»
№ ИНВ-15
Продолжение таблицы 1
«Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков
документов строгой отчетности»
№ ИНВ-16
«Акт инвентаризации расчетов с покупателями,
поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами»
№ ИНВ-17
«Сличительная ведомость инвентаризации основных средств»
№ ИНВ-18
«Сличительная ведомость инвентаризации товарно-
материальных ценностей»
№ ИНВ-19
«Приказ (постановление, распоряжение) о проведении
инвентаризации»
№ ИНВ-22
«Журнал учета контроля за выполнением приказов
(постановлений, распоряжений) о проведении
инвентаризации»
№ ИНВ-23
«Акт о контрольной проверке правильности проведения
инвентаризации ценностей»
№ ИНВ-24
«Журнал учета контрольных проверок правильности
проведения инвентаризаций»
№ ИНВ-25
«Ведомость учета результатов, выявленных
инвентаризацией»
№ ИНВ-26
40
Инвентаризуемые ценности и объекты учета записываются в указанные
регистры в натуральных и денежных измерителях, в которых ведется их учет
на дату инвентаризации.
В период проведения инвентаризации материально – ответственные
лица могут обнаружить ошибки в описях. В этом случае они должны
немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом
председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия
должна проверить этот факт и в случае его подтверждения устранить
выявленные ошибки.
Ошибочные записи исправляются во всех экземплярах описи в
соответствии с правилами бухгалтерского учета – неправильные записи
зачеркиваются, а над ними проставляется правильная запись. Исправления
должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной
комиссии и материально – ответственными лицами. В описях не допускается
оставлять незаполненные строчки. На последних страницах они
прочеркиваются.
Рассмотрим порядок заполнения унифицированных форм
инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей и сличительной
инвентаризационной ведомости.
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма
№ИНВ-3) – применяется для отражения данных фактического наличия
товарно-материальных ценностей (производственные запасы, готовая
продукция, товары, прочие запасы и др.) в местах хранения и на всех этапах их
движения в организации.
Товарно-материальные ценности заносятся в описи по каждому
отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других
необходимых данных (артикул, сорт и т.д.). Инвентаризация ценностей
должна проводиться в порядке их расположения в данном помещении. Если
инвентаризационная опись или акт составляется на нескольких страницах, то
они должны быть пронумерованы и скреплены таким образом, чтобы
41
исключить возможность замены одной или нескольких из них. В конце каждой
страницы описи следует прописью указать:
- число порядковых номеров материальных ценностей;
- общий итог количества в натуральных показателях, записанных на
данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения
(штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.
Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления
сличительной ведомости, второй – остается у материально ответственного
лица.
До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица
или группы лиц берется расписка, которая включена в заголовочную часть
формы.
На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные
материалы и готовые изделия составляются соответствующие акты.
При автоматизированной обработке данных по учету результатов
инвентаризации форма № ИНВ-3 выдается комиссии на бумажных или
машинных носителях информации с заполненными графами с 1 по 9. В описи
ответственные лица комиссии заполняют графу 10 о фактическом наличии
товарно-материальных ценностей в количественном выражении. При
выявлении материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия должна
включить их в инвентаризационную опись.
В сличительной инвентаризационной ведомости результатов учета
товаров (ИНВ-19), материальных и нематериальных ценностей отражаются
сведения об итогах инвентаризации всего имущества, остатков сырья и
готовых изделий, поставленных на бухгалтерский учет предприятия.
То есть, ведомость должна содержать информацию об обнаруженных в
процессе инвентаризации расхождениях и несоответствиях данных счетов
учета составленным описям. Документ оформляется в соответствии с кодом
ОКУД №0317017.
42
Данные о фактическом наличии имущества сличают с данными
аналитического учета; выявленные при этом результаты инвентаризации
(расхождения между ними) оформляются в специальных документах –
сличительных ведомостях типовой формы.
Сличительные ведомости составляются по имуществу, при
инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных.
В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то
есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и
данными инвентаризационных описей.
Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в
сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в
бухгалтерском учете.
Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые
регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и
сличительных ведомостей.
На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в
бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные,
полученные для переработки), составляются отдельные сличительные
ведомости.
Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием
средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную.
Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах, и должна
содержать подписи членов комиссии, бухгалтера, материально-ответственного
лица.
Когда предприятие проводит инвентаризацию, пересчитанные ТМЦ
заносят в инвентаризационную опись по форме ИНВ-3. В случае, если
обнаружены излишки материальных ценностей или их недостача, составляется
сличительная ведомость по форме ИНВ-19.
Ведомость заполняет сотрудник бухгалтерии.
43
На первой странице формы указываются общие данные: наименование
организации и подразделения (если инвентаризация проводилась в нем),
основание для составления сличительной ведомости, его номер и дата; номер и
дата самой ведомости; ФИО материально ответственного лица, на территории
которого обнаружена недостача или излишки на текущую дату (аналогичную
дате составления документа).
Вторая и третья страницы содержат полную информацию о товаре и
обнаруженных проведённой инвентаризацией расхождениях. Заполняются все
необходимые графы. В конце второй страницы подводится итог найденных
расхождений, бухгалтер, который заполняет ведомость, ставит свою подпись и
расшифровку ФИО.
Третья страница содержит итоговые показатели по расхождениям. Все
оставшиеся пустыми строки перечеркиваются.
Заполненную форму сличительной ведомости подписывает материально
ответственное лицо, признавая, таким образом, правдивость приведённых
данных.
Рассмотрим инвентаризацию денежных средств, денежных документов и
бланков строгой отчетности.
Цель проведения инвентаризации кассы – проверка правильности и
реальности текущего учета кассовых операций, выявление ошибок в расчетах,
контроль над сохранностью денежных средств и денежных документов в
кассе, соблюдение принципа материальной ответственности должностных
лиц.
Порядок проведения инвентаризации денежных средств в кассе и на
счетах в банке установлен Методическими указаниями по инвентаризации
имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина
России № 49 (ред. от 08.11.2010), кроме этого дополнительно регулируется
Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 19.06.2017) "О
порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном
порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и
44
субъектами малого предпринимательства". Сроки и порядок проведения
инвентаризации кассы и денежных средств, хранящихся на расчетных и
других счетах в банках, устанавливаются руководителем организации и
закрепляются в приказе об учетной политике. Материальную ответственность
за сохранность всех денежных средств и документов, имеющихся в кассе
организации, несет кассир.
Инвентаризация кассовой наличности проводится на основании приказа
(распоряжения) руководителя организации комиссией в составе представителя
администрации, главного бухгалтера, кассира (как материально-
ответственного лица).
Также в составе инвентаризационной комиссии могут быть
представители службы внутреннего аудита и независимых аудиторских
организаций.
В случае если при проведении инвентаризации отсутствует хотя бы один
член комиссии, проверку можно считать недействительной.
Результаты проверок и правильность проведения инвентаризаций
оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок
правильности проведения инвентаризации.
Инвентаризация кассы может проводиться в соответствии с
установленным графиком, то есть планово или внезапно (внепланово).
Обязательными случаями проведения контроля являются:
- перед сроком составления бухгалтерской годовой отчетности;
- при ликвидации, реорганизации или преобразовании предприятия;
- при смене кассового работника;
- в случае обнаружения хищения или недостачи.
Помимо ежегодной проверки, обязательны внезапные инвентаризации с
пересчетом всей наличности и других ценностей. Количество ревизий не
ограничено. Как правило, число их определяется соответствующей отметкой в
учетной политике предприятия.
При инвентаризации кассы необходимо также проверить: