14
Генеральный директор
Административный отдел
Отдел продаж
Отдел по взаимодействию с клиентами
Отдел сопровождения
Отдел внедрения
Проектный отдел
Линия консультации
Отдел поддержки ИТС
(Информационно-технологического
сопровождения)
Учебный центр
Рис.1.1. Организационная структура ООО «Монтаж»
Административный отдел
Отдел продаж
Отдел по взаимодействию с клиентами
Отдел сопровождения
Отдел внедрения
Проектный отдел
Линия консультации
Отдел поддержки ИТС (Информационно-технологического
сопровождения)
Учебный центр
Во главе предприятия стоит генеральный директор.
1.2.3. Обоснование выбора задачи для объекта исследования
При подготовке и осуществлении уведомлений в виде почтовой рассылки
на предприятии ООО «Монтаж» существуют проблемы. Выявить их набор и
природу позволит моделирование сценария процесса и его математической
модели.
15
Начнем с первого. Схема сценария процесса информационного
взаимодействия сотрудников компании показана на рисунке 1.2.
Рис.1.2. Бизнес-процесс взаимодействия сотрудников компании ООО «Монтаж»
Сценарий иллюстрирует следующую картину относительно процесса
подготовки и осуществления смс-рассылки.
1. После получения задания на выполнение рассылки от менеджера,
специалист отдела по взаимодействию с клиентами приступает к подготовке
почтовой рассылки.
2. Он определяет принадлежность ключевой группы, для которой
предназначена рассылка. Если эта группа уже была сформирована, то ему
достаточно открыть файл с набором e-mail адресов. В противном случае файл с
адресами создается с ноля.
3. Когда определена ключевая группа и сформирован перечень адресов,
сотрудник создает текст письма согласно полученным указаниям. На этом этап
подготовки закончен.
4. Приступив к рассылке, специалист помещает текст письма в основное
поле почтового клиента, а список адресов методично копирует из найденного или
созданного файла. При достижении лимита на количество адресов (если таковой
имеется в почтовом клиенте), письмо отправляется и создается новое, в котором
продолжается перечисление адресов. И так до конца списка рассылки.
16
Узкие места сценария кроются в зависимости его сложности от количества
человек в рассылке, а также сложности сохранения конфиденциальности
электронных адресов участников почтовой рассылки. На практике же создание
специализированных списков как таковое отсутствует ввиду колоссальных
временных затрат на их формирование.
Рис.1.3. Функциональная модель деятельности компании ООО «Монтаж»
Функциональная модель деятельности компании после реализации
предложений по оптимизации представлена набором диаграмм (см. рисунок 1.3-
4):
Диаграмма декомпозиции имеет статус «To-Be» и уровень IDEF0.
Рис.1.4. Диаграмма Декомпозиция модели
17
Схема осуществления оповещений показана на рисунке 1.5.
Рис.1.5. Осуществление оповещений
Моделирование - один из наиболее эффективных методов изучения и
установления связей. В модели процесса исключена излишняя детализация, что
упрощает и без того сложную систему при анализе. Моделирование играет
большую роль в разработке успешных информационных систем.
На Западе САSЕ-средства давно и прочно вошли в практику программной
индустрии. При этом они используются не только для производства программных
систем, но и как мощный инструмент решения исследовательских и проектных
задач, связанных с начальными этапами разработки: при анализе предметной
области, создании проектных спецификаций, выпуске проектной документации,
планировании и контроле разработок, моделировании деловых приложений и т.
п.
Итак, мы оптимизировали предметную область и смоделировали ее
поведение с учетом предложенных изменений. Теперь резюмируем все
вышеизложенное в форме требований к информационной системе.
18
Отправленные и полученные электронные сообщения должны храниться
непосредственно в самой программе со всеми вложениями любого размера и
формата.
Подсистема не должна использовать почтовые программы, установленные
на компьютере пользователя, а иметь собственную учетную запись и настройки
сервера.
1.2.4. Определение связи задачи исследования с другими задачами
Перейдем от качественной оценке процесса подготовки и осуществления
рассылки к количественной. Для этого выполним оценку временных затрат на
осуществление процессов. Для этого составим формулу для оценки временных
затрат на подготовку к рассылке и на осуществление рассылки.
Мною проводилось предпроектное обследование, в котором
использовались следующие методы: наблюдение – непосредственное
присутствие на рабочих местах руководителей, исполнителей, работников,
ответственных за делопроизводство в подразделениях; опрос и
интервьюирование.
Составим формулу, по которой можно оценить общее T
подг
время на
выполнение процесса подготовки к почтовой рассылке. Очевидно, что оно будет
складываться из времени всех этапов, принадлежащих одноименному этапу на
сценарии:
T
подг
=
{
∑
i= 1
m
t
опрi
+t
форм
,еслисоздаемновыйсписок
t
поиска
+t
форм
,еслипользуемсяимеющимсясписком
Где:
19
t
опр i
– время определения почтового адреса i-го члена нового списка
рассылки;
t
форм
– время формирования шаблона письма;
t
поиска
– время поиска сохраненного списка адресов;
m – количество участников в списке рассылки;
Теперь перейдем к формированию математической модели оценки
временных затрат T
расс
на этап почтовой рассылки. Время будет складываться из
формирования нового письма и переноса контактных данных в поле адресата
сообщения:
T
расс
=
∑
i= 1
m
t
перен j
+(m/k)∙t
созд
Где:
t
перенj
– время переноса почтового адреса j-го члена списка рассылки в поле
адресата сообщения;
t
созд
– время формирования нового письма;
k – максимальное количество адресатов одного письма (выполнении
операции m/k результат округляется в большую сторону до целого числа).
В таблице 1.1 приведены значения параметров, полученные в результате
наблюдения и предпроектного исследования.
Таблица 1.1 – Значения параметров математической модели
Параметр
Обозначение в
модели
Значение
Время определения почтового адреса i-го члена
нового списка рассылки
t
опр i
1 минута
Время формирования шаблона письма
t
форм
20 минут
20
Время поиска сохраненного списка адресов
t
поиска
5 минут
время переноса почтового адреса j-го члена
списка рассылки в поле адресата сообщения
t
перенj
0,5
минуты
время формирования нового письма
t
созд
1 минута
максимальное количество адресатов одного
письма
k
100
Количество участников в списке рассылки
m
20000
Приведенные в таблице данные использовались для расчетов по созданным
формулам. В результате получены следующие значения временных затрат при
условии рассылки всему списку контактов:
T
подг
=
{
333часа,еслисоздаемновыйсписок
25 минут,еслипользуемсяимеющимсясписком
T
расс
= 170часов
Естественно, что фактические числа в разы меньше. Определим
потенциально возможное число писем, которые способен отослать специалист
отдела по взаимоотношениям с клиентами.
При условии, что создается новый список и шаблон письма уже имеется, на
одного клиента ему потребуется 1+0,5+1=2,5 минуты. Если используется уже
созданный список – 0,5+1 = 1,5 минуты. Положим, что длительность рабочего дня
= 480 минутам, тогда в день при непрерывной работе специалист отдела по
взаимодействию с клиентами способен разослать:
(480-20)/2,5=184 письма, если ведется работа с новым списком.
(480-20)/1,5=306 писем, если ведется работа с имеющимся списком
Вывод, который можно сделать по результатам такого математического
моделирования и проведенной оценки следующий – причина проблем
заключается в отсутствии средств автоматизации информационного оповещения.
К числу проблем, выявленных на этапе исследования и подлежащих
решению в работе относятся:
1. Сильная зависимость времени отправки почтовых сообщений от
количества адресатов;
21
2. Несоответствие способности специалиста по количеству отправляемых в
рабочий день писем и фактического числа адресатов в базе клиентов.
3. Отсутствие средств автоматизации информационного оповещения;
4. Ярко выраженный рутинный характер работы специалиста;
5. Игнорирование специализированных списков под конкретное задание
менеджера ввиду сложности работы с полным списком контактов и большими
временными затратами на создание нового списка.
Целью данной магистерской диссертации является исследование и
разработка информационной системы процесса внутрикорпоративного
взаимодействия сотрудников по поиску и выработке решения проблемы
обеспечения процесса уведомления сотрудников и клиентов ИТ-компании путем
почтовой рассылки быстрыми методами и инструментами, способными
обеспечить отсылку писем всему списку контактов в течение одного рабочего дня.
Целевая функция в моей работе – это фактическое количество отсылаемых
писем в день.
Как обозначено при постановке задачи магистерской диссертации,
требуется обеспечить минимальные временные затраты на подготовку и
осуществление рассылки. В соответствии с этим, определим задачу оптимизации
как нахождение временных показателей оптимизированной модели;
Время, за которое должно быть отправлено 20000 писем не должно
превышать 480 минут (одного рабочего дня в соответствие с целью магистерской
диссертации).
Составим равенство, чтобы определить максимальное время отправки
одного письма (на 100 адресатов), при котором данное условие будет
выполняться. Предположим, что шаблон письма уже готов и имеется полный
список контактов (20000 наименований). Тогда равенство примет вид:
20000∙t
перен j
+200∙t
созд
= 480
Для одного письма получим:
22
100∙t
перен j
+ t
созд
= 2,4минуты
Таким образом, чтобы обеспечить отправку писем 20000 адресатов за один
рабочий день, формирование одного письма на 100 адресатов должно
выполняться не дольше, чем 2,4 минуты.
1.3. Характеристика задачи в рамках комплекса задач объекта исследования
1.3.1. Оценка существующих ресурсов для решения задачи исследования
На стороне сервера устанавливаются обязательные компоненты:
• СУБД управляет базой данных, которая хранит данные. СУБД позволяет
обращаться к базам данных с помощью языка SQL, управляет аутентификацией и
исполняет логику по поддержанию целостности БД. Используется СУБД
Microsoft SQL SERVER.
• Сервер сеансов управляет доступом к объектам в зависимости от
блокировок и свободных лицензий, а также следит за изменением в кэшируемых
справочниках на клиентских компьютерах.
• Служба WorkFlow реализует механизмы WorkFlow и DocFlow:
обрабатывает задачи и задания, в том числе по жестким типовым маршрутам, т.е.
формирует задания исполнителям, изменяет реквизиты задач и заданий и т. п.
Рис. 1.6. Серверные и клиентские компоненты СЭД
23
Также на стороне сервера устанавливаются компоненты, зависящие от
варианта поставки:
• Файловые хранилища позволяют организовать хранение текстов
электронных документов в файловой системе Windows, как правило, на
неосновных (отличных от сервера с СУБД) компьютерах. Файловые хранилища
управляются службой Storage Services.
• Серверы репликации позволяют организовать территориально-
распределенную систему. Информация между главным и вторичными серверами
репликации периодически синхронизируется. Причем каналы связи могут быть
неустойчивыми, с невысокой пропускной способностью.
• Веб-доступ служит для обеспечения доступа к системе через WEB-
браузеры из любой точки мира или организации работы небольших удаленных
офисов. Веб-сервер выступает как программная платформа для сервера веб-
доступа- ASP.Net приложения, которое обращается к среде исполнения IS- Builder
и используется для доступа к информации, хранящейся и воспроизводит
функциональность проводника в WEB-браузере. В качестве веб-сервера
используется Microsoft Internet Information Services (IIS).
• Мобильный веб-доступ предназначен для доступа с мобильных устройств
- коммуникаторов, сотовых телефонов и т. д. для удобной работы через браузеры
Opera Mobile, Internet Explorer Mobile и т. п.
• Портальные компоненты для SharePoint используются для обеспечения
доступа к информации через корпоративный портал на базе Microsoft Windows
SharePoint Services, Microsoft Share- Point Portal Server или Microsoft Office
SharePoint Server. Microsoft SharePoint Server является базовой платформой для
построения корпоративного портала и работы портальных компонент для
SharePoint - готовых блоков (веб-частей) для размещения на портале, например,
общая папка документов или оргструктура предприятия.
• DCTS - службы ввода и преобразования документов для массового
занесения документов и их преобразования в различные форматы, например PDF.
• DICS - службы взаимодействия систем для обеспечения обмена данными
между системами, изначально никак не связанных между собой.
На клиентские компьютеры устанавливаются обязательные компоненты: