66
Ответить на письмо. На основании полученного входящего письма будет
зарегистрировано исходящее электронное письмо.
Запланировать взаимодействие с клиентом. Планирование взаимодействия
производится при нажатии на кнопку "Взаимодействие". Можно
запланировать встречу, телефонный звонок и т.д.
Рис.2.11. Документ «Электронное письмо входящее» в Конфигураторе и его
свойства
Документ «Электронное письмо исходящее»
Документ "Электронное письмо исходящее" предназначен для
формирования исходящего письма контакту и отправки его по электронной почте.
С помощью кнопки "Подобрать контакт" можно быстро найти нужный контакт в
адресной книге.
Электронное письмо исходящее может быть создано на основании ранее
оформленного взаимодействия, контакта или предмета взаимодействий. Если
электронное письмо исходящее оформляется на основании взаимодействия или
предмета взаимодействий, то в форме письма автоматически заполняется
67
информация о предмете письма. Информация о предмете письма может быть
добавлена и в момент оформления нового письма (поле "Предмет").
К электронному письму исходящему можно приложить любое количество
файлов. Список файлов заполняется в группе "Вложения".
Варианты важности и статус исходящего письма заполняются из значений
Перечислений Варианты Важности Взаимодействий и Статусы Исходящего
Электронного Письма.
На основании исходящего электронного письма пользователь может
зарегистрировать взаимодействие с клиентом.
Создание справочников и регистров сведений
Объект конфигурации Справочник предназначен для работы со списками
данных. Используется для того, чтобы на его основе платформа создала в базе
данных информационную структуру.
В подсистеме «Директ-маркетинг» разрабатываемые справочники служат
для хранения файлов, присоединенных к какому-либо виду взаимодействия. Они
не предназначены для ручного ввода информации и при попытке обращения к ним
программа будет выдавать ошибку (рис.2.12).
Рис.2.12. Ошибка при обращении к созданным справочникам
Все 5 разработанных справочников имеют одинаковые реквизиты,
табличные части и формы. Так же они обладают одинаковыми свойствами, за
исключением привязки к созданным документам.
Состав справочников и их свойств представлен на рисунке 2.13.
68
Рис.2.13. Состав справочников Присоединенных файлов и их свойства
Объект конфигурации Регистр сведений является прикладным и
предназначен для описания структуры хранения данных в разрезе нескольких
измерений. На основе этого объекта платформа создает в базе данных
информационную структуру, в которой хранится произвольная информация,
"привязанная" к набору измерений.
В подсистеме разработано 2 регистра сведений:
Идентификаторы Полученных Электронных Писем - служит для
хранения адресов отправителей электронных писем и даты их
получения;
Наличие Присоединенных Файлов - служит для определения наличия
во взаимодействиях присоединенных файлов.
69
Рис.2.14. Разработанные регистры сведений
Настройка почтового сервера
Для начала следует создать учетную запись электронной почты, которая
будет использоваться для получения и отправки электронных сообщений.
Для удобства справочник «Учетные записи электронной почты» вынесен в
Главное меню --- Директ-маркетинг
Сведения о пользователе:
имя - имя владельца учетной записи, например Иван Сергеевич
почтовый адрес - адрес электронной почты учетной записи в формате
пользователь@почтовый сервер
Сведения о сервере:
POP3 сервер - адрес POP3 сервера (сервера входящих сообщений)
SMTP сервер - адрес SMTP сервера (сервера исходящих сообщений)
Аутентификация:
пользователь - имя пользователя учетной записи (login)
70
пароль - пароль учетной записи
запомнить пароль - если флаг установлен, пароль будет сохранен в
информационной базе, и будет использоваться при работе с этой
учетной записью без дополнительного запроса пароля*.
Используйте кнопку "Проверка учетной записи" для проверки введенных
параметров учетной записи. При этом отправляется стандартное почтовое
отправление и проверяется возможность соединения с сервером входящих
почтовых сообщений.
Флажок "Учетная запись используется только для отправки сообщений"
устанавливается для тех системных учетных записей, которые предназначены
только для рассылки системных сообщений.
* - Для системных учетных записей рекомендуется запомнить пароль для
того, чтобы система могла рассылать сообщения от такой учетной записи без
участия пользователя. Тем не менее, решение о хранении паролей в
информационной базе принимается в каждом случае индивидуально.
Загрузка входящих электронных писем
Все сообщения, полученные клиентом по электронной почте,
отображаются в журнале «Взаимодействия».
Полученные по электронной почте входящие сообщения фиксируются в
информационной базе в виде документа Электронное письмо входящее. Процесс
получения почты может быть инициирован регламентным заданием по
определенному расписанию, в этом случае новый документ Электронное письмо
входящее появится в списке взаимодействий автоматически после выполнения
регламентного задания. Пользователь может инициировать процесс получения
писем вручную, нажав на кнопку Получить почту.
При получении писем сохраняется история взаимодействий. То есть, если
входящее письмо было получено в ответ на исходящее письмо, то в качестве
предмета письма будет проставлено отправленное ранее исходящее письмо. Если
письма клиенту были отправлены по конкретной сделке, то при получении
входящего письма эта сделка будет установлена в качестве предмета письма.
Таким образом при работе с электронной почтой сохраняется вся история
71
взаимодействий, точно также, как при ручном вводе данных в журнале
«Взаимодействия».
Формирование исходящих электронных писем
Создание электронного письма на основании контакта
Исходящее электронное письмо может быть создано из карточки контакта.
При создании письма на основании контакта в список получателей письма
добавляются записи, соответствующие контактной информации партнера с типом
"e-mail". Если эта информация не определена, добавляется запись с заполненными
реквизитами Контакт и Представление.
Создание электронного письма на основании предмета взаимодействия
При создании электронного письма на основании предмета взаимодействий
автоматически заполняется реквизит Предмет. В список получателей письма
добавляются записи, соответствующие контактной информации партнеров и
контактных лиц сделки с типом "e-mail" кроме конкурентов.
Создание электронного письма на основании взаимодействия
При создании электронного письма на основании телефонного звонка
копируется реквизит Предмет, в список получателей письма добавляются записи,
соответствующие контактной информации контакта звонка с типом "e-mail". Если
эта информация не определена, добавляется запись с заполненными реквизитами
Контакт и Представление.
При создании электронного письма на основании встречи копируется
реквизит Предмет. Список получателей письма заполняется контактной
информацией участников встречи с типом "e-mail".
При создании исходящего электронного письма на основании входящего
письма копируются реквизиты Предмет, Кодировка, Учетная запись. С
некоторыми изменениями копируются текст и тема письма. Так же
устанавливается набор служебной информации (не видимой для пользователя)
письма.
Исходящее письмо может быть создано из входящего нажатием кнопки:
Ответить. В этом случае данные об отправителе из входящего письма
добавляются в список получателей в исходящем.
72
Ответить всем. В этом случае в список получателей добавляются данные об
отправителе и всех получателях входящего письма, кроме владельца
учетной записи, с которой осуществляется формирование исходящего.
Переслать. В этом случае получатели не заполняются.
Формирование электронного письма
Учетная запись, с которой будет отправлено письмо, определяется
автоматически только в случае создания исходящего письма на основании
входящего (подставляется учетная запись, на которую получено входящее
письмо) или если пользователю доступна только одна учетная запись. Во всех
остальных случаях пользователь выбирает учетную запись "вручную".
Получателей можно подобрать из адресной книги (кнопка Подобрать контакты).
Учетная запись, с которой будет отправлено письмо, определяется
автоматически только в случае создания исходящего письма на основании
входящего (подставляется учетная запись, на которую получено входящее
письмо) или если пользователю доступна только одна учетная запись. Во всех
остальных случаях пользователь выбирает учетную запись "вручную".
Отложенная обработка
Предоставляется возможность отложить отработку письма. Для этого
необходимо заполнить реквизит, отработать после, в результате электронное
письмо попадает в список к исполнению только после указанных пользователем
даты и времени.
Для отправки письма используется кнопка Отправить.
В случае, если дальнейшая работа по письму не нужна, необходимо
установить флаг Отработано.
При апробации информационной системы автоматизации
информационного оповещения будет наблюдаться положительный социальный
эффект. Созданная подсистема имеет простой и интуитивно понятный интерфейс.
Внедрение подсистемы позволит ускорить рассылку электронных писем
сотрудниками компании, так как имеет возможность импорта списка e-mail
адресов. При грамотном подходе этот способ взаимодействия с клиентами
компании обязательно обеспечит высокую отдачу. Тем не менее, созданная
73
система лишь инструмент. Эффективность рассылки зависит от формы и
содержания рассылаемых e-mail сообщений.
Использование информационных технологий в процессе работы повышает
компьютерную грамотность сотрудников ООО «Монтаж». Отправитель
документа может лучше прочувствовать и оценить важность правильного
формирования электронных документов.
74
III ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ
3.1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности
Под понятием «оценка экономической эффективности ИС» понимается
процесс, включающий в себя понимание, определение и измерение того,
насколько полезным в экономическом плане является или явилось внедрение ИС
для предприятия. При этом экономическая полезность рассматривается обычно
как денежный эквивалент того, насколько изменились доходы/расходы
предприятия в результате инвестирования в ИС.
Под методом оценки эффективности ИС подразумевается способ или набор
средств проведения полной оценки ИС. Они могут состоять как из формальных,
так и из неформальных процедур, при этом под неформальными понимаются не
основанные на цифровых данных, быстрые, преимущественно субъективные
процедуры оценки, а под формальными - более объективные, рациональные,
базирующиеся на недвусмысленных данных механизмы оценки.
Как известно, внедрение современных информационных технологий - дело
дорогостоящее. Функционирование компаний в рыночной среде требует, как
минимум анализа экономических последствий, а еще лучше - оценки
экономической эффективности того или иного шага преобразования системы
управления компанией.
Оценка экономической эффективности ИС - сложная и трудоемкая работа,
требующая не только технических, но и экономических навыков. Только
сочетание этих двух составляющих может привести к достоверному результату
проводимого анализа.
Продвижение на рынке ИС в условиях современной конкуренции
невозможно без предоставления результатов оценки ожидаемой эффективности
системы. Кроме того, существующая статистическая оценка успешности
внедрения систем управления предприятием характеризуется неудачей внедрения
от 40 до 70 % случаев.
Специалисты в области разработки, внедрения и сопровождения ИС
должны обладать навыками проведения предварительной экспертизы проекта.
75
Они должны уметь вести постоянный мониторинг системы на соответствие
внедряемых технологий стратегии развития предприятия. Процесс соизмерения
затрат и достигаемого за их счет эффекта должен быть именно «процессом», то
есть итерационной процедурой, проводимой на протяжении всего этапа
разработки и внедрения проекта, результат которой способен повлиять на
дальнейшее продолжение проекта.
Существуют следующие этапы оценки экономической эффективности
информационной системы:
традиционная оценка эффективности как соотношение затрат и
результатов;
расчет совокупной стоимости владения информационной системой;
оценка внедрения ИС как инвестиционного проекта;
разработка сбалансированной системы показателей для оценки
экономического эффекта;
Оценка эффективности проектов независимо от технических,
технологических, финансовых, отраслевых или региональных особенностей
осуществляется на основе единых принципов.
К ним относятся:
рассмотрение проекта на протяжении всего жизненного цикла;
моделирование денежных потоков;
сопоставимость условий сравнения различных проектов;
положительность и максимум эффекта;
учет фактора времени;
учет только предстоящих в ходе осуществления проекта затрат и
поступлений;
сравнение «с проектом» и «без проекта»;
учет всех наиболее существенных последствий проекта;
учет наличия разных участников проекта;
многоэтапность оценки;
учет влияния на эффективность инвестиционного проекта;
учет влияния инфляции;
учет влияния неопределенностей и рисков.