35
Глава 2. Анализ уровня автоматизации компании “ Контакт-Эксперт ”
2.1. Общая характеристика предприятия
Общество с ограниченной ответственностью «Контакт-Эксперт»
учреждено в соответствии с Гражданским кодексом РФ и Федеральным
законом от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной
ответственностью». Сокращенное наименование - ООО «Контакт-Эксперт».
Общество является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс,
может от своего имени заключать договоры, приобретать имущественные и
личные неимущественные права и нести обязанности, быть истцом и
ответчиком в арбитражном суде, суде и третейском суде.
Юридический адрес организации: Московская область, город. Подольск,
улица Генерала Варенникова (мкр. Кузнечики), дом 3, пом/ком
Парикмахерская/1-14.
Дата постановки на учет в налоговом органе: 09.04.2015 г.
Общество является коммерческой организацией и его деятельность
направлена на получение прибыли. Основной вид деятельности: торговля
оптовая неспециализированными пищевыми продуктами.
ООО «Контакт-Эксперт» является субъектом малого
предпринимательства.
Организационная структура управления организации является линейной.
Данная структура обеспечивает управляющее воздействие на объект одним
лицом - руководителем, который получает информацию от непосредственно
подчиненных ему лиц. Линейная структура управления предъявляет высокие
требования к квалификации руководителя и его компетенции по всем вопросам
предпринимательства и управления подчиненными.
Преимущества линейной структуры в простоте применения, когда все
обязанности и полномочия четко распределены, а действия исполнителей
согласованы, поэтому имеются условия для оперативного процесса принятия
36
решений, поддержания необходимой дисциплины в коллективе. Данная
структура ориентирована на большой объем информации, передаваемого от
одного уровня к другому.
Функциональные обязанности в Компании среди топ-менеджеров
распределяются следующим образом.
Директор Общества:
действует от имени Общества без доверенности, в том числе
представляет его интересы и совершает сделки.
осуществляет общее руководство деятельности Общества.
издает приказы и дает указания, обязательные для работников
Общества.
принимает на работу и увольняет с работы работников Общества.
применяет к работникам меры поощрения, применяет к ним меры
административного взыскания в соответствии с Трудовым кодексом
РФ.
Заместитель директора Общества:
осуществляет руководство финансово-хозяйственной деятельностью
в области материально-технического обеспечения, оказания услуг.
координирует разработку и составление перспективных и текущих
планов материально-технического обеспечения и оказания услуг.
проводит переговоры от имени организации с контрагентами по
хозяйственным и финансовым сделкам, заключает от имени
компании хозяйственные и финансовые договоры, обеспечивает
выполнение договорных обязательств.
участвует от имени компании в торгах.
В структуре компании выделены следующие отделы и специалисты:
1. Делопроизводитель.
Организует делопроизводство, работу с корреспонденцией в процессе
деятельности предприятия.
37
2. Бухгалтерия.
Бухгалтерию возглавляет Главный бухгалтер компании, который отвечает
за формирование полной и достоверной информации о деятельности
предприятия и его имущественном положении, правильным расходованием
денежных средств и материальных ценностей; оценивает финансовое состояние
предприятия и его платежеспособность.
3. Отдел развития и закупок.
Отдел осуществляет сбор и анализ информации о состоянии рынка и
внешней среды организации, проводит организацию рекламы и
стимулирование сбыта продукции, подает заявки на участие в тендерах в
качестве поставщика, готовит тендерную документацию, подготовку и
заключение договоров на поставку продукции.
2.2. Анализ основных бизнес процессов и выявление необходимости
автоматизации
Тендер – неотъемлемая составляющая государственного и коммерческого
секторов экономики. Участвуя в нем, поставщик получает возможность
получить заказы, обрести гарантированный рынок сбыта на длительный период
и расширить географию своей деятельности, а заказчик – ввиду прозрачности
проведения закупки возможность избежать необоснованных решений при
выборе поставщика.
Коммерческими структурами оценены преимущества участия в тендерах,
осуществляемых на электронных торговых площадках (ЭТП). Существует
множество электронных торговых площадок и веб-сервисов, которые собирают
тендеры разных категорий и предоставляют информацию посредством
запросов.
Тендер представляет собой способ конкурентной борьбы, происходящей
при соблюдении государственных правил и при определенных условиях,
зависящих от внутренних правил торговых площадок, в результате которого
38
осуществляется процесс заключения договора между заказчиком и победителем
конкурса. При данном виде торговой операции заказчик выбор из множества
предложений компаний, в результате чего выбранная компания обязуется
выполнить работу, услугу или поставку товара заказчику.
Бизнес – процессы участия в тендерах ООО «Контакт-Эксперт»:
- Поставка мясной продукции
- Поставка молочной продукции
Компания ООО «Контакт-Эксперт» зарегистрирована в Единой
информационной системе в сфере закупок (ЕИС) как поставщик. С помощью
этого информационно-технического ресурса осуществляются закупки товаров,
работ и услуг для государственных и муниципальных нужд (федеральный закон
44-ФЗ, Закон о контрактной системе), а также для нужд компаний,
контролируемых государством (федеральный закон 223-ФЗ). Адрес сайта -
www.zakupki.gov.ru.
Единая информационная система во взаимодействии с иными
информационными системами обеспечивает:
а) формирование, обработку, хранение и предоставление данных
участникам контрактной системы;
б) контроль за соответствием:
- информации об объеме финансового обеспечения, включенной в планы
закупок, - информации об объеме финансового обеспечения для осуществления
закупок, утвержденном и доведенном до заказчика;
- информации, включенной в планы-графики закупок, - информации,
содержащейся в планах закупок;
- информации, содержащейся в извещениях об осуществлении закупок и в
документации о закупках, - информации, содержащейся в планах-графиках
закупок;
39
- информации, содержащейся в протоколах определения поставщиков
(подрядчиков, исполнителей), - информации, содержащейся в документации о
закупках;
- условий проекта контракта, направляемого в форме электронного
документа участнику закупки, с которым заключается контракт, - информации,
содержащейся в протоколе определения поставщика (подрядчика,
исполнителя);
- информации о контракте, включенной в реестр контрактов, заключенных
заказчиками, - условиям контракта;
в) использование для подписания электронных документов электронной
подписи, вид которой предусмотрен законодательством о закупках;
г) возможность проверки электронной подписи на протяжении всего срока
хранения информации и документов, содержащихся в единой информационной
системе;
д) размещение информации и документов, предусмотренных
законодательством о закупках;
е) обмен электронными документами, предусмотренными
законодательством РФ и иными нормативными правовыми актами о закупках,
между участниками контрактной системы;
ж) формирование и ведение каталога товаров, работ, услуг для
обеспечения государственных и муниципальных нужд;
з) возможность осуществления мониторинга закупок в соответствии с
законодательством;
и) возможность осуществления мониторинга и оценки соответствия планов
закупки товаров, работ, услуг, планов закупки инновационной продукции,
высокотехнологичной продукции, лекарственных средств, а также отдельных
видов юридических лиц требованиям законодательства РФ об участии
субъектов малого и среднего предпринимательства в закупках;
40
к) возможность проведения анализа и оценки информации о закупках в
целях проведения аудита закупок;
л) возможность получения информации и документов, содержащихся в
единой информационной системе, необходимых для осуществления контроля,
предусмотренного ст. 99 Федерального закона № 44-ФЗ.
Рисунок 2.1. – Единая информационная система в сфере закупок
Информация, содержащаяся в ЕИС, является общедоступной и
предоставляется безвозмездно. Технические и программные средства ЕИС и ее
официального сайта должны обеспечивать круглосуточную непрерывную
работу, доступность информации и документов, их защиту и
резервирование. Кроме того, ЕИС обеспечивает информационное
взаимодействие с внешними информационными системами, такими как:
система «Электронный бюджет», электронные площадки, проводящие
закупочные процедуры в соответствии с федеральными законами 44-ФЗ и 223-
41
ФЗ, информационные системы ФАС, Федерального Казначейства,
региональные информационные системы.
В целях исключения злоупотреблений в процессе проведения закупочных
процедур создана Государственная информационная система «Независимый
регистратор», фиксирующая все действия (или бездействие) участников
контрактной системы в сфере закупок в ЕИС и на электронной площадке.
Закон 44-ФЗ (ч.3 ст. 4) подробно перечисляет, какая информация,
необходимая для участника закупок, должна содержаться в ЕИС. К данной
информации относится, в том числе:
1) Планы и планы-графики закупок, информация об их реализации.
2) Информация об условиях, о запретах и об ограничениях допуска
товаров, происходящих из иностранного государства или группы иностранных
государств.
3) Информация о закупках, и исполнении контрактов.
4) Реестр контрактов, заключенных заказчиками.
5) Единый реестр участников закупок.
6) Реестр недобросовестных поставщиков (подрядчиков, исполнителей).
7) Библиотека типовых контрактов, типовых условий контрактов.
8) Реестр жалоб, плановых и внеплановых проверок, их результатов и
выданных предписаний.
9) Реестр банковских гарантий.
10) Реестр единственных поставщиков.
11) Результаты мониторинга закупок, аудита в сфере закупок, а также
контроля в сфере закупок.
12) Отчеты заказчиков, предусмотренные законодательством;
13) Каталог товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и
муниципальных нужд.
14) Перечень отобранных электронных площадок и информация об их
тарифах.
42
15) Перечень банков для открытия специальных счетов.
16) Информация о работе ГИС «Независимый регистратор» и Единого
агрегатора торговли «Березка».
17) Нормативные правовые акты, регулирующие сферу госзакупок.
18) Материалы для работы в ЕИС.
Участники закупок должны получить аккредитацию на всех электронных
площадках, отобранных Правительством РФ для работы по 44-ФЗ. При
проведении закупок в электронной форме по 223-ФЗ заказчик имеет право
выбрать любую электронную площадку, сведения о которой указываются в
извещении о закупке, размещенном в ЕИС. Поэтому в случае необходимости
участник закупок самостоятельно проходит аккредитацию на каждой новой
ЭТП.
Следующий шаг: открытие специального счета в уполномоченном банке
для внесения обеспечения заявок на участие в закупочных процедурах. Далее
проводится выбор тендеров по интересующим направлениям с помощью
поисковой системой ЕИС или специализированных программам. После чего в
целях выигрыша закупки необходимо подготовить и отправить заявку на
участие, внести обеспечение.
На сегодняшний день проведение тендерных торгов выполняются нв веб-
платформах по следующим направлениям: государственный заказ,
муниципальный заказ и коммерческий заказ. Для каждого направления должны
быть определены организатор и подробно прописаны специализированные
критерии отбора. В зависимости от типа проведения тендерных торгов, в
качестве организатора, могут фигурировать государственные организации,
органы местного самоуправления и коммерческие организации.
Специализированные критерии должны включать в себя описание требований к
цене-качестве, данные о заказах, которые ранее выполнялись участниками
тендера, а также дополнительные условия, которые предоставляет участник в
своей заявке на тендерные закупки. Сами тендерные конкурсы могут быть –
43
открытыми, закрытыми, специализированными торгами закрытого типа,
запросом котировок, закупкой у одного поставщика, запросом предложений.
Согласно части 1.1 ст.30 ФЗ о контрактной системе заказчики должны
выполнять закупки у субъектов малого предпринимательства, в объеме не
менее чем пятнадцать процентов совокупного годового объема закупок. Эти
закупки должны выполняться через проведение открытых конкурсов,
конкурсов с ограниченным участием, двухэтапных конкурсов, электронных
аукционов, запросов котировок, запросов предложений, в которых участниками
закупок являются только субъекты малого предпринимательства. При
проведении конкурса начальная (максимальная) цена контракта не может быть
выше двадцати миллионов рублей.
В ст.ст. 51,66,73,83 Закона о контрактной системе описаны требования к
порядку подачи заявок на участие в соответствующем открытом конкурсе,
электронном аукционе, запросе котировок, запросе предложений. Согласно
этих статей определены требования согласно которым участник закупки
представляет в составе заявки информацию и документы, в том числе
документы, подтверждающие право участника закупки на получение
преимуществ или копии таких документов.
При определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей) в извещениях
об осуществлении закупок устанавливается ограничение в отношении
участников закупок, которыми могут быть только субъекты малого
предпринимательства. В этом случае участники закупок
обязаны декларировать в заявках на участие в закупках свою принадлежность к
субъектам малого предпринимательства. Согласно Письму Минэкономразвития
РФ № 7158-ЕЕ/Д28и, Федеральной антимонопольной службы № АЦ/13590/14
от 04.04.2014 г. документом, подтверждающим право участника тендера на
получение преимуществ, является декларация.
Составляющие работы при участии в тендерах:
44
- Анализ рынка. Анализ отрасли, выявление конкурентов, оценка общего
количества закупок в отрасли
- Поиск торгов. Мониторинг федеральных и коммерческих торговых
площадок с целью выявления подходящих торгов
- Получение электронной подписи. Квалифицированная электронная
подпись необходима для регистрации и доступа в ЕИС и на электронные
торговые площадки
- Подготовка документов. Подготовка заявки и всех необходимых
документов для участия в закупке
- Участие в торгах. Участие в торговых процедурах
- Заключение контракта. Подписание контракта с заказчиком,
предоставление обеспечения исполнения контракта.
2.3. Разработка технического задания на разработки программного
обеспечения
1. Общие сведения
1.1. Полное наименование системы и ее условное обозначение
Информационная система проведения и архивации тендеров.
1.2. Наименование предприятий (объединений) разработчика и
заказчика (пользователя) системы и их реквизиты
Разработчик системы: ________________________________
1.3. Плановые сроки начала и окончания работы по созданию
системы
сентябрь 2019 – май 2020
1.4. Порядок оформления и предъявления заказчику результатов
работ по созданию системы (ее частей), по изготовлению и наладке
отдельных средств (технических, программных, информационных) и
программно-технических (программно-методических) комплексов
системы