73
Менеджеры
проектов
Менеджеры
проектов
Начальник проектного
отдела
Специалисты (по
направлениям)
3
Менеджеры
проектов
Рисунок 2.1 Организационно-штатная структура типового проектного
отдела
Отдел выполняет работу на всех стадиях проектирования от предпроектных
разработок до выпуска рабочей документации и осуществления авторского
надзора объектов различного назначения и сложности.
Специалисты разрабатывают комплексную проектно-сметную
документацию на стадиях Проект, Рабочий проект и Рабочая документация.
Специалисты отдела объединяются в рабочие группы во главе с
менеджером отдела. В зависимости от объёма и характера проекта в такую группу
может входить различное количество специалистов каждого профиля.
При выполнении любого этапа разработки проектной документации
главная роль принадлежит менеджеру проекта. В процессе разработки менеджер
проекта отвечает за такие функции, как: отслеживание соответствия объема и
сроков реализованных работ допустимому минимуму, прописанному в контракте,
внедрение в проект ведущих специалистов по инженерным дисциплинам,
координация их работы: нахождение наиболее оптимальных сроков начала работ
для избегания их выполнения преждевременно; выявление числа занятых
работников; отслеживание всех занесенных в проект изменений; рассмотрение
факторов, условий и документов, помогающих оптимизировать цену работ;
контроль выполнения последовательностей и приоритетов, указанных в процессе
распределения работы; поддержание наилучшего выбора стандартных
74
материалов и оборудования в доступном количестве ситуаций, поддержка
минимальной номенклатуры используемых изделий; составление и
использование соглашения с лицензиаром; контроль соблюдения плана
проектных работ, скорректированного с общим планом; подготовка совместно с
заказчиком проектного задания.
Исходя из объема и сложности проекта, деятельность менеджера в момент
проектирования возлагается как на менеджера всего проекта, так и на изначально
указанного проект-менеджера, который находится в команде под руководством
основного менеджера.
2.2.3 Средства коллективной работы над проектом автоматизации
Система управления проектами - это набор организационных и
технологических методов и инструментов, которые поддерживают управление
проектами в организации и помогают повысить эффективность их реализации.
Часто термин система управления проектами трактуют более узко как
автоматизированную или информационную систему управления проектами, т.е.
программу. Организационную и методическую составляющие при этом
вкладывают в термин корпоративная система управления проектами.
qTrack - Система управления проектами с уникальными возможностями
коммуникаций - сервис полностью интегрирован с электронной почтой:
обсуждать задачи так же легко, как по e-mail, а управлять и следить за их
выполнением так же удобно, как в трекере. Базовые возможности
предоставляются бесплатно.
Мегапла
н (продукт) — это отечественная система управления бизнесом,
которая позволяет устанавливать задачи и поручения, следить за их выполнением,
хранить базу данных сотрудников компании, вести историю клиентов и т.д.[1].
Разработчики - одноименная компания Мегаплан.
Является полноценным Groupware продуктом. Само ПО может быть
установлено как на личный сервер компании в интранет, так и арендовано на
серверах поставщика решения «Мегаплан» (SaaS). На сегодняшний день это один
75
из немногих российских программных продуктов, успешно распространяющихся
как SaaS сервис.[2]
Worksection - русскоязычная онлайн-система для управления проектами.
Содержит dashboard, задачи с комментариями, календарь, хранилище файлов,
систему учета времени, тэги. Поддержка SSL, FTP пользователя, субдоменов
пользователя. Отличается простотой и доступностью.
teamtools - система управления бизнесом, которая позволяет вести дела и
задачи, планировать и контролировать проекты, вести базу клиентов, обсуждать
любые объекты, организовать документооборот, настроить оргструктуру и
многое другое
Сравнение разработок по основным параметрам представлено в таблице 2.2.
Таблица 2.3
Сравнение систем управления проектами
Параметры
qTrac
k
Мегапла
н
Worksectio
n
Clari
s
teamtool
s
ПланФик
с
Объединение
сотрудников в
группы
+
-
+
-
+
-
Подключение
клиентов в
систему
+
+
-
+
-
+
Система
оповещений
по e-mail
+
+
+
-
+
-
Система
оповещений
по jabber
+
-
+
-
+
-
Внутренняя
система
оповещений
+
-
+
-
+
-
SSL-
шифрование
+
+
-
+
-
+
Общее
количество
баллов
3.5
5
3.5
3.5
3
6
Наличие
сущности
"Проект"
+
-
+
-
+
-
Разграничение
доступа к
проектам
+
+
-
+
-
+
76
Диаграмма
Ганта
+
+
+
-
+
-
Наличие
сущности
"Задача"
+
-
+
-
+
-
Вложенность
задач
+
-
+
-
+
-
Разграничение
доступа к
задачам
+
+
-
+
-
+
Возможность
указать
точную дату
выполнения
+
+
+
-
+
-
Возможность
указать
точное время
выполнения
+
-
+
-
+
-
Статусы
состояния
задач
+
-
+
-
+
-
Повторяющие
ся задачи
+
+
-
+
-
+
Шаблоны
задач
+
+
+
-
+
-
Оповещение о
назначенной
задаче
+
-
+
-
+
-
Оповещение о
просроченной
задаче
+
-
+
-
+
-
Уведомление в
настраиваемое
пользователем
время
+
+
-
+
-
+
Учет рабочего
времени
(Тайм-
трекинг)
+
+
+
-
+
-
На основании рассмотренных решений выбрана система управления
проектами Мегаплан.
2.3 Информационное обеспечение задачи
2.3.1 Информационная модель и её описание
77
Информационная модель представляет собой схему движения входных,
промежуточных и результативных потоков и функций предметной области.
Кроме того, она объясняет, на основе каких входных документов и какой
нормативно-справочной информации происходит выполнение функций по
обработке данных и формирование конкретных выходных документов.
Информационная модель представлена на рис. 2.1.
ИС
Спр Статус заявки
Спр Статус
заявки*
Спр Пользователь
Т Заявка
Т Услуги в заявке*
Спр Услуга
Т Услуги в заявке
Т Заявка*
Учет
клиентов
Учет
сотрудников
Список
сотрудников
Учет типов
пользовател
ей
Список услуг
Учет заказа
Сотрудник
Сотрудник
Список
клиентов
Учет услуг
список
клиентов
список
договоров
Отчет Заявка
Отчет Заявка
Отчет Договор
Отчет
Договор
Спр
Пользователь*
Спр Тип
пользователя*
Спр Тип
пользователя
Спр Услуга*
Список типов
пользователей
Журнал учета
заявок
Журнал
учета заявок
Прайс-лист
Прайс-лист
Отчет по
работе
менеджеров
список
пользовател
ей
Рис. 2.2 Информационная модель системы
78
2.3.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и
оперативной информации
Справочники информационной системы являются особой группой наборов
данных. Справочники предназначены для систематизации различной
информации: типов, марок, возможных значений параметров и т.п. Результатом
такой систематизации становится то, что, занося некоторую информацию в
систему, пользователь может вводить те и только те значения, которые
содержатся в соответствующем справочнике [6]. Это, во-первых, облегчает ввод,
во-вторых, устраняет некоторые ошибки (опечатки), в третьих, упрощает
последующий анализ.
Справочники не предоставляются уже наполненными, поэтому требуется
их предварительная настройка. Кроме того, в процессе эксплуатации, может
возникнуть потребность корректировки справочных значений или добавление
новых. Перечень используемых справочников приведен в таблице 2.2.
Таблица 2.4
Перечень используемых справочников
Название
справочник
а
Ответственны
й за ведение
Средний
объм
справочник
а в записях
Средняя
частота
актуализаци
и
Средний
объем
актуализаци
и, %
Пользовател
ь
Администратор
5
1 раз в год
10
Статус
заявки
Администратор
100
1 раз в год
20
Тип
пользовател
я
Администратор
50
1 раз в год
20
Услуга
Администратор
50
1 раз в год
20
Реквизитный состав справочников приведен в Таблице 2.3.
Таблица 2.5
Реквизитный состав справочников
Наименование
Перечень реквизитов
Клиент
наименование;
юридическая форма;
телефон;
юридический адрес;
79
Наименование
Перечень реквизитов
физический адрес;
дата начала сотрудничества
(заключение первого договора);
ФИО руководителя;
Контактные данные;
Специализация.
.
Услуга
Название услуги;
Описание услуги;
Стоимость.
Пользователи
фамилия;
имя;
отчество;
статус в системе;
пароль;
логин;
дата регистрации.
Справочники Должность, Тип документа, Тип клиента и Тип пользователя
содержат только ключевое поле (код) и наименование.
В системе используются следующие входные документы:
сведения о пользователях, поступающие от инспектора по кадрам
компании;
заявки, поступающие от клиентов;
Сведения о клиентах;
Список услуг, поступающий от директора компании..
Список пользователей содержит следующие сведения о пользователях
системы:
фамилия;
имя;
отчество;
должность.
На основании данного документа формируется содержимое справочника
Пользователи.
При учете услуги используются такие реквизиты, как ее описание и
стоимость.
80
При учете заявок учитываются данные клиента, данные объекта охраны,
оказываемые услуги, документы.
2.3.3 Характеристика результатной информации
В качестве выходных в разработанной системе учета работы с клиентами
формируются следующие документы:
список пользователей – содержит перечень пользователей;
список клиентов – содержит перечень клиентов;
список договоров– содержит перечень договоров;
Отчет Заявка;
Отчет Договор;
Журнал учета заявок;
Прайс-лист;
Отчет по работе менеджеров.
Отчет Заявка содержит следующие реквизиты:
Код заявки
Дата регистрации
Договор (Дата)
Договор (Номер)
Клиент
Название объекта
Адрес объекта
Описание объекта
Дата отправки последнего Email сообщения
Количество отправленных Email сообщений
Стоимость, руб.
Зарегистрировал
Зарегистрированные документы
Услуги
Общая стоимость услуг.
81
Отчет Договор содержит все сведения по заключаемому договору, в том
числе наименование клиента, предмет договора, стоимость, продолжительность.
Журнал учета заявок содержит:
Код заявки
Дата регистрации
Договор (Дата)
Договор (Номер)
Клиент
Название объекта
Адрес объекта
Стоимость, руб.
Зарегистрировал
Прайс-лист содержит наименование услуги, ее описание и стоимость.
Отчет по работе менеджеров содержит:
Фамилия, Имя, Отчество менеджера;
Телефон
Зарегистрировал(а);
Количество Клиентов;
Количество Заявок;
Количество Документов;
Количество Услуг;
Сумма заявок, руб.
2.4 Программное обеспечение задачи
2.4.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
Основная функция разрабатываемой информационной системы – это учет
заявок клиентов. Однако для ее реализации необходимо наличие других,
второстепенных функций, которые позволяют полноценно функционировать
информационной системе. Поэтому для более наглядного представления функции
системы необходимо декомпозировать на составляющие его функции.
82
На Рисунке 2.2 представлено дерево функций системы.
Основные
Учет клиентов Учет заявок
Работа со
справочниками
Пользователь
Статус заявки
Служебные
Функции разрабатываемой
ИС
Договор
Прайс-лист
Учет договоров
Заявка
Журнал учета
заявок
Отчет по
работе
менеджеров
Получение
отчетов
Настройки соединения
Настройки авторизации
Добавление
Редактирование
Удаление
Добавление
Редактирова
ние
Удаление
УСлуга
Документы
Период
Услуга
Тип пользователя
и
Рисунок 2.3 Дерево функций системы
Первый уровень представляет основную функцию разрабатываемой
системы – учёт информации о клиентах, договорах. Подфункция работы со
справочниками системы предполагает разделение на ввод данных, получение
содержания справочника, редактирование и удаление записей в справочнике.
Служебные функции содержат функции настройки доступа к ИС, а также
авторизационных данных.
Сценарии диалога системы приведен на рисунке 2.3.