42
2.4 Разработка направлений по повышению эффективности использования
оборотных средств в ООО «ИДА ГРУПП¬
Проведенное исследование выявило высокую долю дебиторской
задолженности, что указывает на неэффективное управление задолженностями.
Рассмотрим мероприятия по сокращению задолженностей.
Для того, чтобы улучшить процесс управления дебиторской и
кредиторской задолженностями в ООО «ИДА ГРУПП¬ предлагается:
1. Установить четкие правила и регламенты работы с дебиторской
задолженностью.
2. Определить ответственных за регулирование сумм дебиторской и
кредиторской задолженности. Также разработать системы ответственности.
Например, снижение премии на определенную сумму за рост просроченной
дебиторской задолженности.
3. Внедрить факторинг с целью сокращения суммы дебиторской
задолженности.
4. Составлять платежный календарь на каждый день.
Для решения проблемы необходимо установить чёткие правила и
регламенты работы с дебиторской задолженностью (ДЗ). Чтобы дебиторская
задолженность стала меньше, достаточно следовать чек-листу из 7 этапов:
1) формирование реестра дебиторской задолженности;
2) классификация задолженности по срокам, классификация просроченной
и проблемной дебиторской задолженности;
3) установка ответственности за сбор и работу с дебиторской
задолженностью;
4) разработка порядка и регламента работы ДЗ для каждой группы
ответственных;
5) создание критериев для отнесения ДЗ к безнадежной и подготовка
правил и порядка для списания такой задолженности;
6) разработка шаблонов звонков, писем, претензий для отправки клиентам;
43
7) разработка показателей KPI для сбора ДЗ.
Рассмотрим каждый шаг отдельно применительно к ООО «ИДА ГРУПП¬.
1. Сформировать реестр дебиторской задолженности. Необходимо собрать
всю информацию по дебиторской задолженности в единую таблицу.
Необходимые данные и группировки в строках реестра:
– по менеджерам;
– по клиентам - с телефонами и адресами электронной почты;
– по договорам;
Необходимые данные в столбцах реестра:
– плановый срок погашения;
– сумма задолженности.
Реестр дебиторской задолженности ООО «ИДА ГРУПП¬ представлен в
приложении 3. Такой реестр можно выводить автоматически из учётной системы
с установленной периодичностью, например, получать данные из 1С раз в месяц
или неделю.
2. Классифицировать дебиторскую задолженность.
ООО «ИДА ГРУПП¬ не формирует пояснения к бухгалтерскому балансу,
также дебиторская задолженность в организации делится только на
краткосрочную, долгосрочную и просроченную.
Дебиторскую задолженность нужно разделить на 5 групп:
– будущая ДЗ — срок оплаты по ней наступит в будущих периодах;
– текущая ДЗ — срок оплаты наступает в текущем периоде;
– просроченная ДЗ — срок оплаты вышел в прошлых периодах, однако
деньги не поступили или пришли не полностью;
– проблемная ДЗ — задолженность, по которой сложно взыскать деньги;
– безнадёжная ДЗ — задолженность, по которой истёк установленный срок
давности или которую признали безнадёжной из-за невозможности её
потребовать.
Просроченную задолженность нужно классифицировать отдельно,
установив для каждой категории своё действие (таблица 13).
44
Разделить на две группы нужно и проблемную дебиторскую
задолженность.
Таблица 13
Предлагаемые действия по видам просроченной дебиторской задолженности
для ООО «ИДА ГРУПП¬
Виды просроченной дебиторской
задолженности
Действия с данной задолженностью
Просроченная менее 15 дней
Напоминание клиенту об оплате
Просроченная более 15 дней
Начисление пеней, выставление претензий
клиенту
Просроченная более 30 дней
Судебно-исковая работа
3. Установить ответственных за сбор и работу с задолженностью.
За каждую строку дебиторской задолженности должны отвечать
конкретные сотрудники:
– за текущую дебиторскую задолженность — ответственные менеджеры
отдела продаж, каждый по своей группе;
– за общую сумму дебиторскую задолженность — руководитель отдела
продаж или коммерческий директор;
– за проблемную к взысканию — специалист юридического отдела;
– за задолженность к списанию — бухгалтер.
4. Разработать порядок и регламент работы с дебиторской задолженностью
для ответственных.
Для каждого ответственного необходимо определить порядок, что
необходимо выполнять и в какие сроки. Например, порядок действий по сбору
текущей дебиторской задолженности представлен в таблице 14.
5. Установить критерии для отнесения дебиторской задолженности к
безнадёжной и установить порядок её списания.
Чтобы дебиторская задолженность была признана безнадёжной,
необходимо описать критерии для принятия такого решения. Это ответственная
часть, поскольку списанная дебиторская задолженность — прямые убытки
компании. Такие ситуации должны быть исключительными в компании.
45
Таблица 14
Порядок и регламент работы с дебиторской задолженностью для ответственных
в ООО «ИДА ГРУПП¬ (для работников коммерческого отдела)
Ход действий
Заполняемые отчеты
Ответственный
Срок / период
Контроль поступлений
дебиторской
задолженности по
плановым датам
План по сбору
дебиторской
задолженности в файле
Мотивации
Менеджер по
продажам
Ежедневно
Контроль наступления
сроков погашения по
новым отгрузкам
Ежедневный отчет
«Анализ дебиторской
задолженности
(Договор)¬
(автоматический приход
на электронную почту)
Менеджер по
продажам
Ежедневно
Получение уведомлений
о напоминании клиентам
о наступлении срока
оплаты по форме
сформированной
организацией
Автоматический приход
на электронную почту
уведомлений
напоминаний о
наступлении сроков
оплат, автоматическая
запись в систему CRM о
напоминании клиенту
Автоматически на
электронную почту
По мере
возникновения
необходимости
напоминания
клиенту – за 5 дней
до наступления
срока оплаты
Проверка необходимости
отправки напоминаний о
наступлении сроков
оплат клиенту.
Проверка корректности
данные в письме-
напоминаний.
Отправка напоминаний
по почте, факсу и другим
каналам связи (с копией
руководителю)
Письмо напоминание
клиенту
Менеджер по
продажам
За 5 дней до
наступления срока
оплаты
Напоминания клиенту об
оплате посредством
телефонных звонков и
других средств связи
Обзвон клиентов
Менеджер по
продажам
До наступления
просрочки 15 дней
Получение уведомлений
претензий клиентам по
форме, разработанной
организацией
Автоматический приход
на электронную почту
уведомлений претензий,
автоматическая запись в
систему CRM о
напоминании клиенту
Автоматически на
электронную почту.
Автоматически в
системе Капитал –
Управление
взаимоотношениями
с клиентами –
Клиенты
(Менеджеры) – По
каждой группе
Через 15 дней после
возникновения даты
просрочки
дебиторской
задолженности
Проверка необходимости
отправки претензий
клиенту
Письмо претензия
клиенту
Менеджер по
продажам
Через 15 дней после
возникновения даты
46
Предлагаемый порядок списания безнадёжной дебиторской
задолженности представлен в таблице 15.
Таблица 15
Предлагаемый порядок списания безнадёжной дебиторской задолженности
Процедура
Ответственный
Срок
Формирование служебной записки, инициирующей
списание дебиторской задолженности.
В служебной записке расписываются все действия,
предпринятые для погашения ДЗ, причины
невозможности взыскания, прикладывается все
переписка с дебиторов, все копии подтверждающих
документов. Передача служебной записки на
согласование ответственным лицам
Инициатор служебной
записки:
– менеджер по
продажам;
– руководитель
юридического отдела
По мере
возникновения
необходимости
Согласование служебной записки, подтверждение
невозможности взыскания ДЗ.
Служебная записка должна быть согласована
директором
Инициатор служебной
записки
В течение 10
рабочих дней
Подписание служебной записки генеральным
директором
Инициатор служебной
записки
После
согласования
ответственными
лицами
Передача служебной записки в бухгалтерию
Инициатор служебной
записки
После подписания
гендиректором
Списание ДЗ на финансовый результат текущего
периода
Бухгалтерия
До конца месяца, в
котором была
согласована
служебная записка
Ведение реестра ДЗ, переданной на списание по
форме, утвержденной в организации
Бухгалтерия
Постоянно
Представление финансовому директору отчета о
списанной дебиторской задолженности по
утвержденной форме
Бухгалтерия
Ежемесячно 01
числа месяца,
следующего за
отчетным
6. Разработать шаблоны звонков, писем, претензий для отправки клиентам.
При сборе оплаты с клиентов менеджер не должен думать, что сказать или какое
письмо написать. Все скрипты звонков и шаблоны писем нужно разработать и
по возможности автоматизировать. Тогда работу по сбору денег нужно будет
только контролировать.
7. Разработать показатели KPI для сбора задолженности
Завершает регламент сбора дебиторской задолженности система
мотивации (KPI). У ответственных сотрудников должен быть показатель в
переменной части зарплаты или установленный процент от сбора дебиторской
47
задолженности. Пример по установке KPI представлен в таблице 16.
Таблица 16
Пример применения KPI для мотивации сотрудников, работающих на возврат
дебиторской задолженности
1
Ответственным лицам целесообразно систематически проводить анализ
задолженностей. Если при проведении анализа будет установлено, что
показатели периода погашения дебиторской задолженности значительно меньше
или больше нормативных значений, то эту ситуацию нужно контролировать.
Порядок действий можно представить следующим образом:
– утвердить дополнительную наценку на услуги, которые оказываются в
долг;
1
Источник: Составлено автором в Excel
48
– взимать штрафы и пени за просрочку обязательств по оплате услуг;
– проработать план работы при появлении просрочек;
– предварительно оценить платежеспособность контрагента и его
финансовую стабильность, чтобы выявить клиентов, которым недопустимо
оказывать услуги в кредит;
– применить факторинг.
Факторинг – это финансовый инструмент, который позволяет
организациям улучшить оборачиваемость дебиторской задолженности и
оптимизировать финансовые потоки. В рамках факторинга организация может
передать дебиторские требования на сторону-фактора, который предоставит им
сразу же необходимые средства в обмен на право взимания долга со стороны
дебиторов.
Одним из преимуществ факторинга для ООО «ИДА ГРУПП¬ является
улучшение показателей ликвидности и повышение финансовой стабильности.
Экономический субъект получит необходимую сумму сразу же после передачи
прав на дебиторскую задолженность, что позволяет ему оперативно
расплатиться по своим обязательствам, оплатить зарплату работникам и закрыть
другие текущие расходы. Это дает возможность сосредоточиться на развитии
основной деятельности, не тратя времени и усилия на поиск внешних источников
финансирования.
Еще одним плюсом факторинга является снижение риска неуплаты
дебиторами. Когда организация передает требования на сторону-фактора,
последний берет на себя риск неполучения долга со стороны конкретного
дебитора. Это освобождает экономический субъект от необходимости
заниматься проблемами, которые связаны с взысканием долгов.
Вместе с тем, факторинг имеет и ряд недостаток – это дополнительные
затраты на услуги стороны-фактора. Комиссионное вознаграждение может быть
значительным, особенно для организаций с низким уровнем
кредитоспособности. Поэтому перед принятием решения о факторинге,
компания должна оценить все возможные издержки и найти оптимальное
49
соотношение между стоимостью услуг фактора и пользой, которую оно получит
от применения факторинга.
Таким образом, факторинг может быть ценным инструментом для
управления дебиторской задолженностью. Однако, перед принятием решения о
его использовании, необходимо внимательно взвесить все его плюсы и минусы,
чтобы оценить, насколько этот инструмент подходит для конкретной ситуации.
Схема факторинга иллюстрируется на следующем примере: ООО «ИДА
ГРУПП¬ заключило сделку с компанией ООО «Фаворит¬, согласно которой
продажа программного обеспечения и предоставление сервиса осуществляется с
отсрочкой платежа на 3 месяца. Сумма договора составляет 260 тыс. руб. Для
сокращения задолженности, ООО «ИДА ГРУПП¬ может обратиться к
факторинговой компании. Условия сделки таковы: фактор выплачивает 90% от
суммы дебиторской задолженности покупателя, оставшаяся сумма
резервируется.
Согласно комиссии фактора, которая составляет 3% от суммы
задолженности клиента, выполним расчеты: факторинговая компания сразу
выплачивает ООО «ИДА ГРУПП¬ 234 тыс. руб. (260 * 90%).
Комиссия за услугу составит 7,8 тыс. руб. (260 * 3%).
Через три месяца факторинговая компания перечисляет оставшуюся сумму
18,2 тыс. руб. (260 – 234 – 7,8).
Таким образом, хоть ООО «ИДА ГРУПП¬ и потеряет 7,8 тыс. руб., он сразу
возвращает 234 тыс. руб. в оборот. За эти средства можно провести вложения в
различные финансовые инструменты, приносящие доход. Использование
факторинга следует учитывать в финансовом плане организации, так как это
позволит уменьшить дебиторскую задолженность и увеличить чистую прибыль.
ООО «ИДА ГРУПП¬ благодаря факторингу сможет сократить задолженность и
увеличить прибыль.
Представим систему стимулирования ответственных (экономистов
планово-экономического отдела и менеджеров в отделе продаж) за исполнение
финансового плана в таблице 17.
50
Таблица 17
Система стимулирования ответственных (менеджеров в отделе продаж) за
исполнение финансового плана ООО «ИДА ГРУПП¬ на 2024 год
Центр
ответственности
Целевой показатель
Премия за
выполнение
плана
Премия за
перевыполнение
плана
Планово-
экономический
отдел
Структура баланса:
- дебиторская задолженность не
должна превышать 10% от общей
суммы активов
- кредиторская задолженность не
должна превышать 10% от общей
суммы пассивов
5%
20%
Отдел продаж
Отсутствие просроченной дебиторской
задолженности
10%
20%
Предложенная система стимулирования мотивирует центры
ответственности выполнять свои функции более эффективно, соответственно,
выполнять и перевыполнять финансовые планы по таким важным показателям
как: дебиторская и кредиторская задолженности.
Проведем расчет эффективности применения факторинга с целью
сокращение дебиторской задолженности. Целесообразно не менее 60%
дебиторской задолженности вернуть через систему факторинга. Расчет
представим в таблице 18.
Таблица 18
Оценка расходов и эффективности применения факторинга
Наименование
Сумма, тыс. руб.
Сумма дебиторской задолженности на конец 2022 года
63 816
Перевод 60% от общей суммы дебиторской задолженности на
факторинг (63 816 * 60%)
38 290
Комиссия факторинга (3% - по данным Совкомбанк)
1 149
Сумма дебиторской задолженности на конец прогнозируемого года
25 526
Таким образом, расходы на использование услуг факторинга составят 1 149
тыс. руб., при этом 38 290 тыс. руб. будут возвращены сразу в оборот. Эти
средства позволят организации увеличить оборот, соответственно, получить
большую прибыль при эффективном использовании.
51
Целесообразно вычислить уровень оборачиваемости дебиторской
задолженности после применения факторинга (при неизменной выручки):
243 355 / (63 816 / 2 + 25 526 / 2) = 5,45 оборота.
Планируемые показатели сведем в таблицу 19.
Таблица 19
Планируемые показатели после внедрения предложенных рекомендаций
ООО «ИДА ГРУПП¬
Наименование
2022
Прогнозные
показатели (за
2024 год)
Отклонение
абсол., +/-
темп прироста,
%
Выручка
243 355
243 355
0
0,0
Себестоимость продаж
189 653
189 653
0
0,0
Затраты на внедрение
мероприятий
-
1 149
Сумма дебиторской
задолженности
63 816
25 526
-38 290
-60,0
Оборачиваемость
дебиторской задолженности,
обороты
4,42
5,45
1,03
23,3
Из данных таблицы 19 видно, что предложенные мероприятия позволят
сократить сумму дебиторской задолженности при неизменной выручки. Также
возрастет оборачиваемость дебиторской задолженности на 23,3%.
Таким образом, ООО «ИДА ГРУПП¬ предлагается проект мероприятий,
внедрение которых позволит улучшить показали эффективности использования
оборотных средств.