АННОТАЦИЯ
В выпускной квалификационной работе на тему: «Оптимизация
корпоративного документооборота с использованием информационных
технологий в организации на примере ООО «Логистик Л7» «
Данная работа состоит из введения, трёх глав, заключения, списка
использованных источников, приложений.
В первой главе изложены теоретические аспекты роль и задачи
документооборота, его формы и методы.
Во второй главе дана организационно-экономическая характеристика
ООО «ЛОГИСТИК Л7», проведен анализ влияния документооборота в
организации и его оценка.
Третья глава посвящена разработке мероприятий по совершенствованию
документооборота с использованием современных технологий
Объём выпускной квалификационной работы составляет 50 страниц
печатного текста. В работе содержится 6 таблиц, 6 рисунков, 3 приложения.
Для написания ВКР было использовано 35 источников литературы.
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .............................................................................................................. 3
1. ВЛИЯНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ЭФФЕКТИВНОСТЬ
УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ......................................................................... 7
1.1 Роль и задачи документооборота в эффективности управления
организации .......................................................................................................... 7
1.2 Формы и методы построения информационной системы .................... 12
1.3 Анализ методов построения информационных систем для
транспортной организации................................................................................ 13
2. ОЦЕНКА КАЧЕСТВА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В ООО
«ЛОГИСТИК Л7» .................................................................................................. 19
2.1 Характеристика деятельности ООО «Логистик Л7» ............................ 19
2.2 Анализ влияния документооборота на состояние хозяйственной
деятельности ООО «Логистик Л7» .................................................................. 27
2.3 Оценка качества документооборота в ООО «Логистик Л7» ............... 32
3. ПУТИ ОПТИМИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА С
ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СОВРЕМЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ
ТЕХНОЛОГИЙ В ООО «ЛОГИСТИК Л7» ........................................................ 35
3.1 Направления совершенствования документооборота в ООО
«Логистик Л7» .................................................................................................... 35
3.2 Оценка экономической эффективности ................................................. 38
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ..................................................................................................... 44
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ............................................. 46
ПРИЛОЖЕНИЯ ..................................................................................................... 50
4
ВВЕДЕНИЕ
Основным параметром деятельности любой компании является
организация документооборота. Важным условием подтверждения работы
компании является ее документальное оформление. Эффективное,
организованное и усовершенствованный рабочий процесс - важное
направление управленческой деятельности.
В современном мире технологий и рыночных отношений
совершенствование аппарата документооборота охватывает и транспортные
компании. Использование современных информационных технологий -
непременное условие успешной деятельности компании. Сокращение
бумажной документации, своевременное получение документов, как для
покупателя, так и для поставщика является наглядным подтверждением
респектабельности, надежности и конкурентоспособности компании.
Государство контролирует процесс доставки и оформления
сопроводительных документов на груз Федеральным законом «Устав
автомобильного транспорта и городского наземного электрического
транспорта» от 08.11.2007 №259-ФЗ (последняя редакция).
В компаниях далеко не все руководители понимают значимость
усовершенствование технологий документооборота, что документы — это
важнейший инструмент управления.
Основной функцией руководителя компании является эффективно
выстроенные системы документооборота, иметь в штате квалифицированных
специалистов, создать и утвердить регламенты по усовершенствованию
документооборота.
Несмотря на это, проблеме документационного обеспечения уделяется
значительное внимание в организации, данная отрасль не теряет своей
актуальности.
Актуальность темы имеет несколько аспектов:
5
1. Важный метод усовершенствования документооборота -
внедрение электронных ресурсов. Для внедрения необходимо изначально
настроить порядок в бумажных документах, только в этом случае можно будет
наблюдать о положительном эффекте.
2. Проектирование системы документационного обеспечения
управления в организации должно способствовать оперативному
прохождению документов, повышение эффективности работы персонала,
экономии времени и трудозатрат всех участников процесса.
Тема выпускной квалификационной работы Оптимизация
корпоративного документооборота с использованием информационных
технологий в организации (на примере ООО «Логистик Л7»).
Целью исследования является предложение мер оптимизации
документооборота в организации.
Исходя из поставленных целей, основными задачами являются:
Изучить роль и задачи документооборота в эффективности
управления организацией;
Определить формы и методы построения информационных
систем;
Проанализировать, как построить информационную систему;
Оценить эффективность управления документооборотом в
организации;
Разработать мероприятия по использованию современных
технологии в документообороте организации;
Провести оценку эффективности предложенных мер.
Объект исследования: Общество с ограниченной ответственностью
«Логистик Л7».
Предмет исследования: оптимизация документооборота с
использованием информационных технологий.
Период исследования в работе 3 года.
6
Основными методами в работе использовались: метод сравнений и
аналогий, метод системного анализа, математические и статистические
методы.
7
1. ВЛИЯНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ЭФФЕКТИВНОСТЬ
УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ
1.1 Роль и задачи документооборота в эффективности управления
организации
Деятельность любого предприятия связана с документооборотом.
Непрерывные и оперативные действия с входящей, исходящей или
внутренней организацией помогает обеспечивать грамотное
функционирование и выгоднное развитие компании. В связи с этим можно
считать, что документооборот - важнейшая составляющая любого бизнеса.
Документ - сведенья, которые сотрудники располагают на материальном
носителе (бумага/электронная форма).
Документооборот - цикл документа с момента его создания до
архивации.
Сотрудники компании для выполнения своих должностных
обязанностей пользуются разными типами документов: законодательными,
организационными, административными, справочно-информационными,
кадровыми, плановыми и финансовыми. В процессе управления компанией
разрабатываются и утверждаются определенные документы, которые
необходимы для решения задач внутри компании.
Вся деятельность компании отражается в документе. Планирование в
компании выполняется путем создания различных планов, бухгалтерский учет
- создание и анализ отчетных, статистических и оперативных документов.
Распорядительные документы помогают в управлении. Организация
предприятия осуществляется через создание организационных документов.
Примерное распределение документов на группы приведено на рисунке 1.1.
8
Рис.1.1 Основные документы организации
Документооборот компании показывает передвижение материальных,
финансовых, информационных потоков, а также передвижение кадров внутри
организации. Во-первых, документооборот это - систематизированное
хранилище информации предприятия, которое может быть использовано для
восстановления истории любого интересующего вопроса с целью извлечения
опыта, анализа различных аспектов деятельности, установления причинно-
следственных связей, воспроизведения знаний и других подобных операций.
Во-вторых, документооборот служит для учета и контроля результатов
работы. В-третьих, это также информационная технология, обеспечивающая
эффективное функционирование персонала и подразделений. В-четвертых,
это инструмент управления организацией.
Движение документов внутри компании может проводится разными
способами, например: личная передача, доставка, почта как электронная, так
и бумажная.
Важно соблюдать несколько принципов при работе с
документооборотом:
Устав и другие
учередительные
документы
Приказы
Личные карточки
сотрудников
Протоколы
собраний
Трудовые
контракты
Нормативные
акты
Комерческие
контракты
9
1. Централизация операций по приему и отправке документов. Все
документы, поступающие в организацию и отправляемые из нее, должны
обрабатываться службой делопроизводства.
2. Исключение излишнего перемещения документов. Документы
могут вернуться обратно на тот же этап в процессе, если это необходимо.
3. Организация предварительного рассмотрения входящих
документов, чтобы выделить те, которые требуют подписи руководителя, а
менее важные могут быть направлены на рассмотрение другими
исполнителями. Однократность регистрации документов. Регистрация
поступивших или исходящих документов проводится в организации один раз.
Под одним номером документ проходит все процессы работы.
4. Конкретное постановление исполнителя, поручения и сроков
исполнения. При получении документов не должно возникать вопросов какая
цель поставлена перед руководителем при рассмотрении документов.
5. Устранение необоснованных согласований. Разработка
регламента ответственных лиц согласований документов позволит сократить
время на работу с документом [9].
6. Делегирование. Возможность делегирование подписания
документов руководителем, позволит сократить маршрут движения
документа, соответственно сокращения сроков работы документа.
7. Разделение документов на входящие, исходящие и внутренние.
Входящие документы — это документы, поступающие в организацию
из-за её пределов, в том числе от других предприятий (организаций,
учреждений), а также физических лиц (граждан). Наиболее
распространенными примерами входящих документов являются:
- документы федеральных, территориальных, муниципальных и
ведомственных органов управления, решения которых обязательны;
- документы органов законодательной, исполнительной и судебной
власти, такие как решения арбитражного суда;
- документы от партнеров компании;
10
- документы, отправленные в организацию для согласования;
Исходящие документы — это бумаги, которые направляются
организацией за ее пределы, включая другие предприятия (компании,
учреждения) и физические лица (людей).
документы, от федеральных, региональных, муниципальных и
ведомственных управлениях (например, отчеты о выполнении полученных от
организации приказов, распоряжений и так далее);
документы, от законодательной, исполнительной и судебной
власти (например, иски, апелляции и прочее);
документы, отправляемые партнерам организации от других
компаний, учреждений (например, письма и другое);
документы, направляемые другим организациям (например, для
согласования содержания определенного документа);
бумаги, направленные общественным организациям или их
представителям (например, ответ на обращение, запрос и тому подобное);
документы, направленные отдельным гражданам (например,
ответы на жалобы, заявления, просьбы и так далее).
Внутренние бумаги — это документы, которые создаются в ходе
повседневной деятельности компании и не покидают ее. Такие документы
передаются между сотрудниками и структурными подразделениями
организации для эффективного функционирования (Рис1.2)
11
Рис 1.2 Движение внутренних и внешних документов.
Управление каждым из потоков документов имеет свои характеристики,
которые обусловлены, в основном, различиями в функциональном назначении
входящих, исходящих и внутренних документов. Следовательно, стоит
отметить, что все сотрудники компании работают с документами. Документы
создаются исключительно с целью закрепления информации при выполнении
поставленных задач или по требованию контролирующих органов. Правильно
организованный документооборот:
обеспечит эффективную и бесперебойную работу компании;
поспособствует более высокому качеству работы персонала;
позволит руководству принимать правильные решения;
предоставит оперативный доступ к ранее созданной информации;
позволит быстро доносить новую информацию от управленцев до
исполнительных работников;
даст возможность начальству лучше контролировать выполнение
задач.