12
1.2 Формы и методы построения информационной системы
Любая деятельность компании отражается в ее документах, чтобы
улучшить качество работы всех процессов организации, необходимо
соблюдать методы и формы построения информационных систем. Помимо
соблюдения алгоритма действий так же необходимо оптимизировать
процессы документирования.
Существует ряд задач, направленных на оптимизацию процессов:
1. Сокращение информационных потоков до оптимального
минимума;
2. Обеспечение упрощения и сокращения стоимости процессов
сбора, обработки и передачи информации с помощью технологий.
Решение данных задач по оптимизации позволит:
1. Определить и регламентировать состав документов;
2. Регламентировать маршруты движения документов;
3. Установить временные параметры прохождения документа
Формы документооборота позволяют ускорить жизненный цикл
документа. Всего таких форм три
[14].
1. Централизованная - представляет собой организацию работы с
документами в одном месте. Все этапы работы с документами, получение
обработка, регистрация и так далее осуществляется в едином для предприятия
отделе. Если компания небольшая, то таким отделом является секретарь или
помощник руководителя. Визуально данная форма представлена на Рисунке
1.2.
13
Рис 1.2. Документооборот в организации с централизованной формой
движения
2. Смешанная - представляет собой разделение
делопроизводственных процессов. Распределение может быть как на потоки
документов, например входящие, исходящие и внутренние, так и на этапы
работы с ними.
3. Децентрализованная - представляет собой территориальное
разделение. Данная форма предполагает собой создание самостоятельной
службы делопроизводства в каждом структурном подразделении или филиале.
Один из методов создания эффективного процесса документирования
заключается в стандартных формах и текстов документов. Данный процесс
используется для уменьшения количества документов, классификации их
форм, улучшения качества, уменьшения трудоемкости их обработки.
Предварительное
рассмотрение
Регистрация
Направление
документов на
исполнение
Доклад
руководителю о
документах
Принятие
административного
решения
Использование
документа в работе
Исполнение
документов
Контроль исполнения
документов
Определение срока
хранения документов
Передача в архив
Уничтожение
Прием документов
14
Унифицированная форма документа — это набор характеристик,
установленных в соответствии с целями, решаемыми в данной области
деятельности, и расположенных в определенном порядке на информационном
носителе. Разработка таких форм проводится как на уровне всей страны, так и
на уровне конкретных организаций. Общегосударственные формы
документов утверждаются нормативными актами. С целью оптимизации
применяемых в организации форм документов, их стандартизации,
классификации по управленческим операциям и функциям, рационализации
применения установленных форм, а также упорядочения процесса
документооборота необходимо использовать в организации список форм
документов.
Список форм документов — это перечень форм документов,
используемых в работе организации, с описанием статуса документов,
основных этапов их подготовки и утверждения. Важными операциями
являются подготовка документа, его согласование и подписание. Кроме того,
список включает только те документы, которые готовятся в организации, и не
включает формы документов, поступающие в организацию. Современный
процесс управления организацией представляет собой сложную систему,
которая требует организации информации для принятия управленческих
решений и координации действий всех субъектов. Одной из главных проблем
неэффективного документооборота является потеря документов, затягивание
процесса согласования и высокий уровень временных затрат на утверждение
документов.
1.3 Анализ методов построения информационных систем для транспортной
организации
В грузоперевозке участвуют четыре стороны: грузоотправитель, логист,
грузоперевозчик и грузополучатель. Грузоотправитель должен указать место
загрузки и загрузить груз в транспортное средство грузоперевозчика. Задачи
15
логиста включают получение заказа, поиск грузоперевозчика и оформление
заявки. Грузоперевозчику необходимо доставить загруженный груз в место
назначения в указанный срок. Он также отвечает за сохранность груза во время
транспортировки. Грузополучатель обязан принять груз и документировать
факт приема и состояние груза.
В компании все сотрудники занимают одну из трех должностей: логист,
бухгалтер или грузоперевозчик. Логист выполняет функцию посредника
между заказчиком и грузоперевозчиком. Бухгалтер отвечает за финансовую
сторону предприятия. Грузоперевозчик занимается непосредственным
выполнением заказов.
Грузоперевозка состоит из трех этапов. Первый этап - загрузка груза,
который включает получение заказа логистом, оформление заявки и
предоставление транспортного средства для загрузки груза. Второй этап -
перевозка груза, самый длительный этап, на котором грузоперевозчик
доставляет груз в указанное место. Третий этап - разгрузка груза, после
которой грузоперевозка считается завершенной.
Для успешного функционирования транспортной компании
необходимы сотрудники и материально-техническое обеспечение. В штат
сотрудников входят логисты, грузоперевозчики и бухгалтеры. Им
предоставляется необходимое оборудование в зависимости от должности.
Логисту входит в обязанности принимать заказы и оформлять заявки, в
которых указываются данные о грузоперевозке. Грузоперевозчик загружает
груз в транспортное средство и доставляет его в место разгрузки. После
разгрузки груза заказ считается выполненным.
Информационные логистические системы используются для управления
материальными потоками. Они включают функциональную и
обеспечивающую подсистемы. Функциональная подсистема включает задачи,
связанные с основными целями логистической системы. Обеспечивающая
подсистема включает техническое, информационное и математическое
обеспечение.
16
Информационные логистические системы должны обеспечивать
интеграцию всех элементов управления материальным потоком и оперативное
взаимодействие. Они должны быть актуальными, обеспечивать
информационные потребности руководителей и обязательность передачи
информации.
На уровне предприятия информационные логистические системы
делятся на [17]:
актуальность информации;
обеспечение информационной потребности руководителей;
необходимость и достаточность информации;
обеспечение информационной связи между подразделениями;
обязательность передачи информации.
На уровне отдельного предприятия информационные логистические
системы подразделяются на три группы.
Плановые информационные системы создаются на высшем уровне
управления логистических систем и служат для подготовки и принятия
решений стратегического характера: создание и оптимизация звеньев
логистической цепи, планирование производства, общее управление запасами
и резервами и т.д.
Диспозитивные или диспетчерские системы создаются для управления
складом или цехом с целью обеспечения отлаженной работы этих
логистических систем. Здесь решаются следующие задачи: управление
запасами на складах и в цехах, управление транспортом, отбор и
комплектование грузов, учет отправленных товаров и др.
Исполнительные или оперативные системы создаются на базе тех или
иных органов управления и решают задачи, связанные с оперативным
управлением материальными потоками, контролем выполнения планов и
графиков их движения, управлением перемещениями грузов и др.
Информационная логистическая система соответствует иерархической
структуре системы управления предприятием и включает три уровня.
17
Первый уровень – рабочее место, на котором осуществляется
логистическая операция.
Второй уровень – участок, цех, склад, где размещаются рабочие места и
происходит транспортировка грузов.
Третий уровень – система транспорта и перемещения грузов,
охватывающая цепь событий от отгрузки сырья до поставки готовой
продукции.
Информация, поступающая из этих трех уровней, интегрируется в
единую информационную систему. Различают вертикальную и
горизонтальную интеграцию.
Вертикальная интеграция обеспечивает связь между плановой,
диспозитивной и исполнительной системами посредством вертикальных
информационных потоков.
Горизонтальной интеграцией считается связь между отдельными
комплексами в диспозитивных и исполнительных системах посредством
горизонтальных информационных потоков.
Как выяснили в первой главе, документооборот важнейшая
составляющая любого бизнеса. Правильное оформление документов,
разделение ответственных лиц помогает наилучшим способом своевременно
работать с документом.
Верные формы работы с документом помогают исключить задержку в
выполнении процесса документооборота.
Для транспортной компании доказательной базой отгрузки товаров
являются накладные, которые в последствии используются и для
бухгалтерской отчетности.
Для успешного функционирования транспортной компании необходимо
две составляющие: сотрудники и материально-техническое обеспечение. В
штат сотрудников предприятия входят: логисты, грузоперевозчики и
бухгалтеры. Для выполнения их обязанностей, в зависимости от должности,
18
им предоставляется необходимое оборудование, такое как компьютер,
телефон или транспортное средство.
Основной рабочей площадкой для оформления документов является
программа 1С Торговля, в которой регистрируются и формируются все
необходимые документы.
Для работы с документами, не имеющими в последствии бухгалтерской
отчетности регистрацию и работу с ними, проводит секретарь, который может
определить движение документа и следить за выполнением данного процесса.
В следующей главе мы рассмотрим работу с документооборотом на
примере конкретного предприятия, в качестве организации выступит
Общество с ограниченной ответственностью «Логистик Л7», которое
осуществляет грузовые перевозки.
19
2. ОЦЕНКА КАЧЕСТВА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В ООО
«ЛОГИСТИК Л7»
2.1 Характеристика деятельности ООО «Логистик Л7»
Общество с ограниченной ответственностью «Логистик Л7» (далее –
ООО «Логистик Л7»). оформлена в 2007 г. в г. Пермь. Юридический адрес
компании: 614013, Пермский край, г. Пермь, ул. 3-я Набережная, 42 [32].
Основным видом деятельности является «Деятельность автомобильного
грузового транспорта и услуги по перевозкам». Так же есть 16
дополнительных видов деятельности по ОКВЭД.
Компания предоставляет услуги 3PL (предоставление логистических
услуг или комплекса услуг — от доставки и адресного хранения до управления
заказами и отслеживания движения товаров). В функции поставщика услуг
входит организация и управление перевозками, учёт и управление запасами,
подготовка импортно-экспортной документации, складское хранение,
обработка груза, доставка конечному потребителю.
Технические характеристики:
Логистика
Автоматическое планирование маршрутов в доставке позволяет
учитывать:
o окна доставки
o плановое время отгрузки
o дорожный трафик
o ограничения по объемно-весовым характеристикам.
Хранение и обработка информации
o Обеспечение безопасности хранения данных и внедрение новых
технологий
Склады
Каждый склад оснащен 3-4 online датчиками температуры и влажности.
20
Работает система SMS-оповещения.
Склады оснащены системами видеонаблюдения для контроля всех зон.
В 2008 году внедрена WMS «SOLVO» инсталлирована на всех
складских терминалах.
ООО «Логистик Л7» входит в группу компаний Линия 7.
На данный момент компания имеет более 17 контрактов с крупными
компаниями, а также имеет филиалы в 8 городах России: Москва,
Екатеринбург, Тюмень, Ижевск, Челябинск, Магнитогорск, Сургут, Пермь.
Достоинством и положительными характеристиками предприятия
является:
1) 14 лет компания работает на рынке,
2) имеет 8 филиалов в различных регионах РФ,
3) на 2023 год уставный капитал компании составляет 1 млн. руб.,
4) имеет 33 700 точек обслуживания, ,
5) обслуживает 7000 заказов в сутки, из которых 99,9% доставка в
срок и в полом объеме,
6) имеет 250 автомобилей в собственности,
7) входит в ТОП-40 крупнейших логистических компаний России (37
место),
8) партнеры предприятия: Sberbank, Альфа-банк, Росбанк.
ООО «Логистик Л7» возглавляет директор Метелев Егор Андреевич,
назначенный на должность учредителем ООО Логистик Л7 Поповым В.А.
Каждый сотрудник имеет свою должностную инструкцию,
утвержденную руководителем предприятия.
Организационная структура представлена на Рисунке 2.3.
21
Рисунок 2.3 - Организационная структура ООО «Логистик Л7»
Продуктивность управления в рамках линейно-функциональной
структуры, сущность которой в управлении крупномасштабным
одноотраслевым производством (централизованное управление, четкое
планирование и строгий контроль производственно-хозяйственной
деятельности) общепризнаны в условиях, когда изменения происходят
неравномерно по всем структурным подразделениям.
На основании имеющихся данных бухгалтерской отчетности
(Приложение А), проведем анализ основных экономических показателей
деятельности предприятия ООО «Логистик Л7» в таблице 2.1.
По данным таблицы 2.1 следует, что за анализируемый период
снизилась выручка от реализации ООО «Логистик Л7» на 149 031 тыс. руб. (на
10,6 %) в 2023 году.
Себестоимость реализации ООО «Логистик Л7» уменьшилась на 17,15
%, что в денежном выражении составляет 227 690 тыс. руб.
Прибыль от продаж ООО «Логистик Л7» увеличилась за анализируемый
период на 71 228 тыс. руб. и на конец периода компания получила выручку от
продаж 121 010 тыс. руб.
Директор
Финансовый
директор
Отдел
кредитного
контроля
Зам. директора
IT-Отдел
Бухгалтерия
Отдел
доставки
Отдел кадров