32
какие документы не сданы, в семидневный срок логист обязан предоставить
подписанные документы.
Акт сверки проверяется и подписывается в течении рабочей недели.
Если по акту сверки выявляются расхождения, то подписывается акт
расхождения. Расхождения могут быть по неверному оформлению возврата
товара, если клиент принял не всю накладную во время приемки.
2.3 Оценка качества документооборота в ООО «Логистик Л7»
Для оценки качества документооборота в ООО «Логистик Л7» выделено
5 правил:
Правило №1: Предварительная оценка входящего документа. В ООО
«Логистик Л7» к входящим документам относится акт сверки. Акт сверки в
основном попадает напрямую ответственному бухгалтеру посредством
электронной почты. Если клиент впервые работает с ООО «Логистик Л7» то
он может отправить акт сверки секретарю, где тот в свою очередь направит
бухгалтеру. Далее бухгалтер будут уже напрямую взаимодействовать с
клиентом.
Правило №2: Порядок в документах, регистрация под одним
регистрационным номером. В данном случае регистрация документа
происходит в 1С Торговля, где при исходящих документах, таких как УПД и
СФ оформляется номер документа при его создании. При входящих
документах оформляется документ в 1С которому присваивается номер
входящего документа.
Правило №3: Организация порядка согласования документов. В
компании при начале работы с каждым проектом прописывается регламент
работы. В котором указывается основные правила организации
документооборота. Указываются ответственные лица и сроки работы с
документом. В случае изменения пакета документов в регламент вносятся
изменения.
33
Правило №4: Есть документы которые не регистрируются в компании, к
таким документам относятся грамоты, рекламные буклеты и открытки с
поздравлениями. При получении таких документов сотрудник отправляет их
к секретарю.
Правило №5: Делегирование право подписи. Согласно уставу, право
подписи имеет директор и главный бухгалтер. В связи с тем, что оформление
УПД и СФ объемный процесс, делегирование право подписи оформлено на
операторов, посредством оформления доверенности на право подписи.
Доверенность в ООО «Логистик Л7» оформляется сроком на три года.
Оформление происходит в начале года после подачи данных руководителя
подразделения юристу, в котором прописываются перечень документов для
подписи.
Для правильного и быстрого выполнения документооборота сотрудники
компании имеют полностью укомплектованное рабочее место, в состав
которого входят компьютер, телефон и принтер.
В настоящий момент в компании ведется смешанный документооборот:
ряд документов создаются и обрабатываются в электронном виде, а другая
часть – могут создаваться в электронном виде, но потом распечатываться и
проводиться уже в бумажном виде. Таким образом мы видим, что в настоящий
момент нет единой формы ведения документооборота в компании.
Бумажный документооборот представлен организационно-
распорядительной и договорно-правовой документацией.
Организационно-распорядительная документация компании включает в
себя организационные и распорядительные документы. В группу
организационных документов входят учредительные документы и
должностные инструкции сотрудников предприятия.
В группу распорядительных документов входят приказы об основной
деятельности (порядок работы в праздничные дни, внеплановое собрание
сотрудников и другое).
Значительную часть документооборота занимают договора.
34
Распечатка накладных является трудоемким процессом, важно
проверить что бы вышли корректные документы, в каждом документе
поставить три подписи и собрать их в маршруты для водителей.
Также, можно заметить, что много времени тратится на оформление
бумажных документов. Конечно же можно сделать вывод, что на это
расходуется достаточно большой процент от оборота компании, от чего растут
и издержки компании.
В итоге после анализа всех этапов движения документов внутри одного
предприятия мы видим, что из-за того, что ведется смешанный
документооборот огромное количество ресурсов и времени предприятия
тратится на проведение внутренних транзакций. Для решения этой проблемы
можно использовать электронный документооборот. Таким образом, было
доведено до руководства компании, что им необходимо возобновлять проект
по внедрению корпоративной информационной системы в компанию.
В следующей главе мы рассмотрим пути оптимизации
документооборота в компании ООО «Логистик Л7». Данные улучшения
должны помочь организации выйти на новый уровень документооборота,
быть конкурентноспособным предприятием и сократить трудовые затраты.
35
3. ПУТИ ОПТИМИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА С
ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СОВРЕМЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ
ТЕХНОЛОГИЙ В ООО «ЛОГИСТИК Л7»
3.1 Направления совершенствования документооборота в ООО «Логистик
Л7»
Под системой документооборота (управления документами) понимается
совокупность правил и технологий работы с документами предприятия.
Важность построения эффективной системы документооборота связана с тем,
что значительная часть информационных ресурсов предприятия
сосредоточена именно в документах.
При совершенствовании документационного обеспечения управления
выделяют следующие направления:
унификация и стандартизация документов;
повышение качества документируемых решений;
повышение качества создания и оформления документов;
сокращение документооборота;
совершенствование документопотоков;
использование современных информационных технологий;
контроль.
Разберем более подробно каждый пункт совершенствования
документооборота.
1. Унификация и стандартизация документов.
УПД и СФ в компании занимает первое место по количеству
документов. Понятие универсального передаточного документа (УПД)
пришло к нам в 2013 году с подачи ФНС России по согласованию с
Министерством финансов. Это форма документа объединяет в себе
первичный учетный документ и счет-фактуру, который и формируется на его
основе, для целей налогового учета. Как видно из Приложения Б УПД имеет
36
Статус 1, что означает что УПД используется как первичка и счет-фактура, тем
самым сокращает количество печатных документов. В документе
присутствуют все обязательные данные. Нумерация совпадает с данными 1С.
Счет на оплату - обязательной унифицированной формы нет, в счете
должны быть отражены все данные обязательны для его выставления.
Таким образом можно сказать, что в компании «ООО Логистик Л7»
документы все выполнены и обновлены согласно законам и не требуют
совершенствования.
2. Повышение качества документируемых решений. Под данным
направлением понимается то, что информация в приказах, письмах и тд
должна быть качественной, максимально понятной для получателя. В
документе должна содержаться информация четко, излагая суть вопроса или
поручения, так же должна определять сроки выполнения поставленных задач,
отраженных в документе.
3. Повышение качества создания и оформления документов. Одним
из путей совершенствования документооборота является применение всеми
государственными органами и организациями единых требований,
предъявляемых к подготовке и оформлению документов и их составных
информационных элементов - реквизитов. В ООО «Логистик Л7» как
прописано ранее все документы имеют определенную структуру и
унифицированную форму.
4. Сокращение документооборота. Данный пункт возможно
установить при замене бумажных документов на телефон или личного
общения. Таким образом возможно будет напрямую задать уточняющие
вопросы если будет непонятна задача. Без документного решения вопросов
предполагает исключение бумажного документа на двух уровнях:
- при запросе информации (запрос и ответ передаются устно);
- при ответе на инициативный письменный документ (в этом случае на
инициативном документе оформляется отметка о его исполнении и
37
направлении в дело, в которой указывается, каким образом решен вопрос,
поставленный в инициативном документе).
В компании данное направление применить невозможно, так как все
документы необходимы для бухгалтерской отчетности.
5. Улучшенный документооборот. Тут важно построить четкую
иерархическую пирамиду работы с документами. На первом этапе -
сотрудники, принимающие решение, на втором этапе выделить структуры с
одинаковыми функционалами. Важно на данном этапе устранить
повторяющиеся поток документооборота. На третьем этапе построить
эффективную модель движения документов.
Маршрутная карта процесса документооборота (далее - технологическая
карта документооборота) отражает маршрут от момента составления
документа до поступления в архив. Операции размещаются на технической
карте вертикально в техническом порядке, а по горизонтали -по
продолжительности процесса, трудозатратам, используемому оборудованию и
материалам. Блок-схемы документооборота позволяют корректировать
порядок операций, выполняемых над основными типами документов. Чтобы
улучшить документооборот, «Логистик Л7» разработала правила, которые
позволяют определить ответственных за обработку документов. Оптимизация
в этом направлении не требуется.
6. Использование современных информационных технологий.
Одним из путей совершенствования документооборота является применение
системного электронного документооборота. В компании данный вопрос
можно улучшить, так как все документы печатаются на бумажном носителе.
В 21 веке использование информационных технологии является конкурентно-
способностью компании. Разберем финансовые затраты данного вопроса.
УПД, как говорилось ранее печатается в двух экземплярах. Один
документ отражается на двух листах бумаги. Таким образом для одного
клиента используется 4 листа бумаги. Рассмотрим затраты в офисе города
38
Перми. В таблице 3.1 отображено количество распечатанных накладных за 39
неделю.
Таблица 3.1
Количество распечатанных документов
День недели/
Кол-во
документов
Понедельник
Вторник
Среда
Четверг
Пятница
545
613
404
201
130
Итого: 1893 документа
Как видно из таблицы 3.1 за 39 рабочую неделю было выпущено 1 893
документа, согласно отчетным данным, это является 23,3 пачки бумаги
(приложение В).
Так же по мимо УПД печатаются маршрутные листы, необходимые для
отгрузки товара для водителя.
Акт сверки и счет на оплату оформляется по запросу клиента, в
основном оформляется посредством эл. Почты, но для проставления печати и
подписи документы печатаются. Таким образом тратится бумага.
Для усовершенствования предлагается три варианта:
Использовать планшет для водителей, что бы не использовать
печатные варианты маршрутных листов;
Печать накладных с двух сторон листа бумаги;
Использовать программу Контур, для возможности выгрузки
электронных документов.
6. Контроль документов в ООО «Логистик Л7» проводят
ответственные лица, которые указаны в регламенте по документообороту.
3.2 Оценка экономической эффективности
Ранее в работе были представлены 7 направлений для
совершенствования документооборота в ООО «Логистик Л7». Из данных
направлений было выделено что в компании для распечатки документов
39
используют бумажные носители и было предложено провести три
мероприятия для эффективного использования документооборота компании.
Разберем экономическую эффективность каждого мероприятия.
1. Использование планшета для маршрутных листов для водителя.
Ежедневно на рейс выезжает 40 маршрутов, каждый маршрутный лист
содержит около 6 листов бумаги. Стоимость 500 листов бумаги 391 руб.
Предложено компании закупить планшеты для каждого автомобиля с
возможностью выгрузки маршрутного листа на каждый рабочий день.
Проведя анализ стоимости планшетов по маркетплейсам, средняя стоимость
варьируется от 3 000р до 6 000р.
В таблице 3.2 разберем затраты на планшет и распечатку документов.
Таблица 3.2
Сравнение затрат на закупку планшета и распечатку документов
Наименован
ие
Стоимость 1
шт
Стоимость в
день
Стоимость
в год
Стоимость
за пять лет
Итого
Планшет
3 000 - 6 000 р
120 000 -
240 000р
-
-
120 000 -
240 000р
Печатная
версия
маршрута
4,70 р
40*4,70= 188р
45 120,00р
225 600,00р
225 600,00р
Как видно из данных таблицы 3.2 затраты на распечатку маршрутных
листов за пять лет тратится 225 600,00р, при этом данные документы не нужны
для бухгалтерского учета и используются только водителями для отгрузки
товара. Таким образом окупаемость данного решения может произойти от
трех до пяти лет, помимо данных маршрутного листа в планшет можно для
быстрой доставки установить навигатор, что позволить доставлять товар
минимизируя лишний пробег по километражу.
2. Второй рекомендацией было предложено печатать накладные с
двух листов бумаги. На текущий день в компании печатаются две накладные
(один экземпляр клиенту, второй экземпляр компании) в одну торговую точку.
40
Данное условие помогает сократить траты на закупленную бумагу, при
этом не сокращая трудозатраты сотрудников.
Цены на бумагу взяты средние из сравнения в маркетплейсах и
канцтоварных магазинах.
Как указывалось ранее в работе за одну неделю было выпущено 1 893
документа, в таблице 3.3 приведен финансовый результат затрат на данные
операции.
Таблица 3.3
Сравнение затрат на печать документов
Наименование
Кол-во используемой
бумаги в неделю
Стоимость в
неделю
Стоимость в год
Печать на одной стороне
бумаги
1 893*4= 7 572 листа
5 921,30р
284 222,40р
Двухсторонняя печать
1 893*2= 3 786 листа
2 953,08р
141 747,84р
Как видно из данных таблицы стоимость распечатанных в год
документах при односторонней печати составляет 284 222,40, что на
142 474,56р больше при двухсторонней печати. По мимо затрат на бумагу
необходимо так же учитывать затраты на печать (ремонт принтера, заправка
картриджа).
3. Третья рекомендация - использование программы контур диадок
для выгрузки электронных накладных клиенту. Данная рекомендация является
самой оптимальной, так как по мимо накладных клиенту можно будет
выгружать и подписывать такие документы как, счет на оплату, накладны,
договора поставки, акт сверки и так далее. Программа Контур Диадок имеет
понятную и удобную веб-версию, интеграцию с 1С и защищённое хранение
документов.
Подключение оформляет сотрудник Контур Диадок, удаленно, либо с
выездом мастера в компанию, что позволяет провести доп. Обучение работы с
программой.
41
Размер оплаты зависит от количества выбранного пакета, в случае если
кол-во документов превысило оплата производится по счету на оплату от
Контур Диадок.
В Контур Диадок используется предо платная система расчетов, тарифы
представлены в таблице 3.4
Таблица 3.4
Пакетные тарифные планы. Предо платная система расчетов
№
п.п.
Право использования программы для ЭВМ
«Контур.Диадок»
Стоимость,
руб.
Количество
документов
1
Тарифный план «250 документов»
2 290
250
2
Тарифный план «600 документов»
4 900
600
3
Тарифный план «1 200 документов»
9 000
1 200
4
Тарифный план «1 500 документов»
11 000
1 500
5
Тарифный план «2 000 документов»
14 600
2 000
6
Тарифный план «3 000 документов»
21 600
3 000
7
Тарифный план «4 000 документов»
28 400
4 000
8
Тарифный план «5 000 документов»
35 000
5 000
9
Тарифный план «6 000 документов»
42 000
6 000
10
Тарифный план «8 000 документов»
55 200
8 000
11
Тарифный план «12 000 документов»
80 000
12 000
12
Тарифный план «16 000 документов»
104 300
16 000
13
Тарифный план «20 000 документов»
128 000
20 000
14
Тарифный план «25 000 документов»
154 300
25 000
15
Тарифный план «30 000 документов»
181 600
30 000
16
Тарифный план «50 000 документов»
265 500
50 000
17
Тарифный план «100 000 документов»
472 000
100 000
Настройка рабочего места представлена в таблице 3.5
Таблица 3.5
Организация рабочего места
№
п.п
.
Наименование
Стоимость,
руб.
1
Организация выдачи сертификата
3 000
2
Рабочее место с сертификатом и лицензией на право использования
программы для ЭВМ СКЗИ «КриптоПро CSP» в составе сертификата
/ ключевого контейнера
4 200
3
Рабочее место с сертификатом на защищенном устройстве хранения
ключевой информации Рутокен Лайт и лицензия на право
использования программы для ЭВМ СКЗИ «КриптоПро CSP» в
составе сертификата/ ключевого контейнера
6 000