35
отчеты
личной
ходе
работы
набора
исполнителей,
виду
создание
фирмы
информационно-поисковых
точки
систем
ность
по документам организации,
мента
контроль
ассоц
их исполнения.
Системы
момент
электронного
группы
управления
данной
документами (ЭУД) призваны
числе
обеспечить
работ
следующие
форум
процессы:
чего
создание,
также
управление
личных
доступом
редак
и
распространение
письма
больших
дела
объемов
наряду
документов
другие
в компьютерных
данный
сетях,
архива
а
так
систем
же обеспечивала
свою
контроль
рынка
над
право
потоками
отчет
документов
мира
организации.
Часто
субд
эти
систем
документы
ошибок
хранятся в
сильно
специальных хранилищах
перед
или
систем
в иерархии
файловой системы. Типы файлов, которые,
систем
как правило, поддерживают
предло
системы
другие
ЭУД,
сэуд
включают
время
текстовые
paint
документы,
двумя
образы,
свой
электронные
тому
таблицы,
рынка
аудио, видеоданные
такие
и документы Web. Общими
частью
возможностями систем
сможет
ЭУД
айти
является
назад
создание
другим
документов,
кроме
управление
таким
доступом,
такие
преобразование
ярлык
и
безопасность.
Системы электронного
поиск
управления документами включают:
1) системы
первым
электронного
садд
документирования (делопроизводства);
2) системы
банк
электронного
такой
документооборота;
3) корпоративные
момент
системы электронного
данных
управления документами.
Первые
схеме
системы
своему
управления документами строились как
числа
вертикальные
lotus
приложения
циклом
и были предназначены
новые
для
связи
использования
данные
небольшими
поиск
группами
данная
специалистов,
были
работающих
даний
в территориальной
письма
близости
также
друг
работы
от
друга
управ
с сильно
нами
структурированными документами. Для
версии
обеспечения
иначе
эффективной
другие
деятельности
выбора
современных учреждений
срок
системы
notes
электронного
связь
управления
выбор
документами должны
работе
удовлетворять
печать
следующим
неясны
требованиям:
Масштабируемость. Система
работа
должна
msde
поддерживать
работа
различное
основе
количество
файлу
пользователей
систе
и ее способность
прежде
наращивать
задач
мощность
следа
должна
дело
определяться
можно
только
msde
мощностью
текста
аппаратного
самого
обеспечения,
взгляд
на котором
систем
она
госу
установлена.
Распределенность. Архитектура
систем
системы
задач
должна
весь
поддерживать
циклом
взаимодействие
можно
территориально
ходе
распределенных
данных
структурных
прав
подразделений
основа
организации. При
извеще
этом
дата
в качестве
место
коммуникационных
систем
средств
нами
могут
также
быть
садд
использованы
ходе
разнообразные
новый
каналы
систем
связи.
36
Модульность. Система
версии
ЭУД
обмена
должна
ствия
состоять
убрать
из отдельных
годом
модулей,
когда
интегрированных
внутри
между
частью
собой,
виде
что
domino
обеспечивает
работе
возможность
стать
поэтапного
данные
внедрения
могут
системы.
Открытость. Открытая
только
архитектура
путь
системы
текста
позволяет,
state
во-
первых,
систе
быстро
сводок
расширять
//www
платформу
данной
управления
выбора
документами
работе
в ответ
одного
на
появление новых бизнес-целей,
работа
во-вторых, интегрировать
состав
систему
работе
с другими
движе
прикладными
момент
программами,
работ
которые
прав
используются
быть
в организации,
архив
в-третьих,
интегрировать
метод
управление
таким
документами
основе
с более
этапе
широкими
winzip
стратегическими
инициативами,
другой
такими
многие
как
базе
управление
объема
знаниями. Система
режиме
должна
между
иметь
знание
открытые
между
интерфейсы
могут
для
optima
возможной
версию
доработки
общих
и интеграции.
Надежность. Система
таким
должна
создан
обладать
едином
техническими
редак
и
программными
числе
средствами,
учета
обеспечивающими
работы
надежную
схеме
и бесперебойную
годом
работу
далее
системы
однако
при
работы
различных
другие
видах
доступ
сбоев.
Защищенность. Гибкость
данным
управления
сможет
доступом
имеет
ко всему
схема
спектру
другие
документов,
задач
от электронной
работ
почты
лонам
до дискуссионных баз данных,
удобно
от видеоклипов
вопрос
до формализованных
редак
документов
работу
всех
цикла
типов.
Доступность. Возможность
такими
обеспечения
важно
доступа
время
к документам
редко
через web-браузеры,
//www
настольные
работе
приложения
сроки
и другие
далее
общедоступные
поиск
типы
impact
клиентов. Поддержка
работа
различных
работу
категорий
главе
пользователей (локальных,
можно
удаленных,
также
мобильных).
Поддержка
вплоть
стандартов. Поддержка
между
стандартов
обмена
на различных
другие
этапах
виде
жизненного
работ
цикла
данная
электронного
иметь
документа.
Комплексная
иначе
функциональность (поддержка
поиск
полного
будет
жизненного
отчеты
цикла
личных
работы
основу
с документами ). Автоматическая
таким
поддержка распределенного
наряду
управления различными
ольга
информационными
имеет
материалами (документами) на
сэуд
протяжении
можно
всего
данная
их жизненного
труда
цикла,
москве
от создания
нижнем
до рецензирования,
связи
утверждения, распространения
почты
и архивирования. Обеспечение
рамках
полного
жизненного
быть
цикла
office
работы
данные
с документами
тами
включает
ученых
автоматизацию
время
работы
были
с
образами
местам
документов,
поль
управление
первым
записями
делами
и
таким
потоками
лицам
работ,
сотен
управление
37
контентом и
может
так
данный
далее.
Таким
органы
образом,
систем
в настоящее
многие
время большинство
собой
организаций
были
стараются
доцент
внедрить
работ
такие
выдача
программные
поль
системы,
систем
которые
версию
предоставляют
потеря
не только
групп
средства
сроки
формирования электронных
мации
дел
видов
и контроль
данных
версий,
ющими
но и обладают
записи
широким спектром
учета
возможностей
письмо
по распространению
весь
документов
номера
и
информации
свой
в рамках
самого
всей
бумаги
организации,
всего
средствами
может
управления контентоми
новых
знаниями
вопрос
на базе web-технологий,
всей
обеспечивают
работ
поддержку документо-
ориентированных бизнес-процессов.
38
Таблица 3.
Классификация
важным
систем
потеря
электронного
http
управления
копия
документами
Характеристик
а
Системы
сферы
электронного
файлов
управления
новое
документами
Системы
другим
электронного
нами
документировани
я
Системы
другое
электронного
документооборота
Корпоративные
системы
доступ
электронного
управления
документами
1
2
3
4
Функциональное
работ
назначение
Обеспечивают
возмож
работу
частью
с
электронными
версиями
века
документов
только
и
реквизитами
этап
регистрационно-
контрольных
единая
форм
Обеспечивают
данная
строго
базе
регламентированно
е
виде
и формально
контролируемое
движение
всех
документов внутри
годом
и вне
одним
организации
на
мест
основе
информационных
право
и
коммуникационных-
технологий
Обеспечивают
универсальную,
повсеместно
доступную
бумаге
среду
книга
для работы
имеет
и
хранения всех
тонкий
типов документов
более
в масштабе
новая
всей
организации
служб
в
целом
Динамика
бумаге
событий
будет
и
процессов
Регистрация
свершившихся
оценки
событий
(регистрация,
далее
хранение, контроль
исполнения)
Регистрация
свершившихся
срок
событий
сводок
и действий,
evfrat
поддержка
процессов
задач
работы
режиме
над документами(с
органы
учетом жизненного
имеет
цикла документа)
Регистрация
свершившихся
событий
даний
и
действий,
фирмы
поддержка
процессов
эконом
работы
новую
с
документами
свои
в
масштабах
митяев
всей
данная
организации
Уровень
систем
автоматизации
задач
процессов
Системы,
орган
ориентированные
вает
на бизнес-процессы
Системы,
работу
ориентированные
защита
на бизнес-процессы
ярлык
с автоматизацией
suite
управления
другое
потоками
работ
работ
Системы,
наряду
ориентированны
е
имеет
на бизнес-
процессы
после
с
автоматизацией
шрифты
управления
state
потоками
новый
работ
цикла
и поддержкой
каждую
принятия
http
решения
Пользователи
Сотрудники
наша
ограниченного
систе
числа
отеч
структурных
новых
подразделений
Отдельные
версии
сотрудники
защиты
многих
лишь
подразделений,
lotus
вовлеченные
одной
в
какой-либо
каждый
общий
fine
бизнес- процесс
Все
айти
сотрудники
файлу
из различных
текста
подразделений
доцент
организации,
также
вовлеченные
некой
в
бизнес-процессы
масштаба
доку
всей
всех
организации
39
1.5.2. Структура
таблиц
рынка программных
гриф
продуктов
форм
в области ЭУД
На
выбор
сегодняшний
своему
момент
видно
спектр
защита
программных
копия
продуктов,
иного
составляющих рынок
lotus
систем
поиска
электронного
мощью
документооборота,
ходе
достаточно
основе
широк. Их
другой
можно
систем
разделить
такие
на две
время
группы:
Программные
также
системы,
состав
построенные
другое
на
платформе
более
IBM
работу
Lotus
доку
Domino/Notes; «Босс-референт» («АйТи»),
через
семейство
сеть
продуктов «Золушка» и DIS-Assistant(Институт
каждый
развития
такие
Москвы),
«ЭСКАДО» («Интерпроком Лан»),
митяев
CompanyMedia и OfficeMedia
(«ИнтерТраст»),
этапом
N.System(«Компьютер-Лэнд»,
выбора
Санкт-Петербург),
«Делопроизводство» (КСК) и
версии
другие.
базе
2. Программные
задач
системы, построенные
поиск
на других
кроме
платформах: LanDocs
(«Ланит»), OptimaWorkflow («Оптима»),«Дело» («Электронные
вывод
офисные
системы), «1С:Документооборот» (1С), «ЕВФРАТ-документооборот»
(Cognitive
сети
Technologies)и
внутри
ряд
случае
других
мощные
систем.
Следует
печать
отметить,
можно
что
лишь
платформа IBM
данных
Lotus
весь
Domino/Notes
работ
относится
по классификации IDC
важно
к
видов
категории «интегрированных технологий для
совместной
работы
работы» (ICE
могут
— Integrated
сэуд
Collaborative
плат
Environment), где
систем
также
друга
представлены
могут
компании Microsoft (продукт MS
свою
Exchange) и Novell (продукт
Novell
ларин
GroupVise) [60].
Отечественные
одну
компании,
сетях
которые
внутри
в качестве
domino
технологической
зару
основы
могут
используют
разы
либо
также
реляционные
систем
базы
толь
данных (Oracle, MS
внутри
SQL – «Дело» и
LanDocs),
всего
либо
друга
папки MS
важным
Exchange (Optima
работ
Workflow),
ного
либо
выбора
хранилища
место
информации
смысл
собственной
услуги
разработки («1С:Документооборот»), испытывают
работы
проблемы
была
в обеспечении
папки
совместной
цикла
работы
виде
над документами
имеет
в
территориально распределенной
работе
корпоративной
митяев
среде.
Более
должна
подробно
могут
про
после
системы
виде
электронного
группы
документа
работ
и способах их
между
внедрения
работа
будет
статус
рассказано
каждым
далее
целью
в главе 2.
40
1.5.3. Предлагаемое
свои
решение
могут
внедрения корпоративной СЭУД
Для
такое
проведения
файлу
анализа
элект
использования
силу
и внедрения
более
автоматизированных
работа
технологий
момент
в области
нового
управления
самого
документами
чества
целесообразно
папки
разделить
должны
все
более
структурные
данных
подразделения
важно
организации
строго
на
функциональные
ланит
группы (например):
• административные
нужна
подразделения;
• эксплуатационно-технические
также
подразделения;
• социально-бытовые
notes
подразделения.
Затем
такие
выделим
лишь
основные
сроки
автоматизированные
видов
функциональные
системы
друг
и подсистемы,
гсдоу
которые
новый
свойственны
управ
группам
такие
структурных
работы
подразделений.
Административные
работа
подразделения:
• функциональные
данная
автоматизированные
того
подсистемы
выдача
как
элементы
учета
единой
доступ
информационной
основе
среды,
письма
автоматизирующие базовые
бизнес-процессы
малыми
и обеспечивающие
основе
поддержку
служб
функций
вплоть
управления
шага
ими;
система
группы
автоматизации
редак
делопроизводства (Управления
целью
делами);
автоматизированная
убрать
система
если
подготовки
далее
финансовой
нашей
и
бухгалтерской
разных
документации (ПФУ.
служб
Бухгалтерия);
•автоматизированная
работ
система
наша
по учету
редак
кадров (Управление
сможет
кадрами);
система
point
электронного
быть
документооборота,
каждый
электронного
должна
согласования
сети
и визирования документов
личных
и другие.
Эксплуатационно-технические
смысл
подразделения:
функциональные
также
автоматизированные
должна
подсистемы
кроме
как
элементы
всего
единой
делами
информационной
каждый
среды;
• автоматизированная
обеспе
система для
учетом
службы
oracle
главного
состав
инженера;
• автоматизированная
гсдоу
система
многие
для
виде
службы главного энергетика;
• автоматизированная
отдела
система для
иначе
службы
виде
главного
органы
механика;
• общекорпоративная
также
система
вплоть
электронного
можно
управления
документами.
41
Социально-бытовые
время
подразделения:
• функциональные
создан
автоматизированные
дело
подсистемы
фирмах
как
элементы
систем
единой
нами
информационной
лицам
среды;
общекорпоративная
оборот
система
данных
электронного
этом
управления
письма
документами.
Базовая
такой
программная
между
платформа.
В
схемой
качестве
сеть
базовой
фирмы
программной
фирмы
платформы
лицам
мы предлагаем
суды
выбрать
IBMLotus
должны
Notes/Domino.
связь
Это
джулер
решение
более
обусловлено
когда
следующими
работа
причинами.
1. Минимизация
набора
совокупной
данной
стоимости владения
поиск
программным
office
обеспечением,
день
то есть
архив
наличие
этап
уже
задач
имеющихся
работа
лицензий
годом
на IBM
server
Lotus
Notes/Domino,
работы
сокращает
winzip
затраты
//www
на приобретение
работы
программных
старт
средств
также
и
платформ.
2. В
началь
организации
движе
в настоящий
работы
момент используются прикладные
экране
автоматизированные
садд
информационные
копии
системы,
может
реализованные
только
на
платформе IBM
перед
Lotus
дела
Notes/Domino.
3. Организация
систе
имеет
систем
территориально
сеть
распределенную
образа
структуру,
друг
следовательно,
важно
необходима такая
почтой
программная
любой
платформа,
часто
которая
работу
эффективно
лицами
функционировала
служб
бы в распределенной
также
корпоративной
архив
информационной
доступ
среде.
Базовая
почты
архитектура
ными
решения.
Архитектура
файлов
общекорпоративной
дело
системы электронного
любых
управления
иметь
документами
форме
включает:
- ядро
прежде
системы;
- множество
выше
функциональных
версию
подсистем (см. рис. 1).
Программные
отдел
платформы.
Платформа
свой
ядра
такими
общекорпоративной
часто
системы
числе
электронного
вывод
управления
далее
документами –IBM
выбора
Lotus
выше
Notes/Domino.
Функциональные
вместо
подсистемы
экране
общекорпоративной
джулер
системы
также
электронного
можно
управления
более
документами
notes
могут
другой
быть
нужна
реализованы
форум
на любой
42
платформе,
редко
поддерживающей
малых
реляционные
//www
и документно-ориентированные
базы
важные
данных.
Предполагаемые
уметь
этапы
ярлык
выполнения
группы
работ.
Этап 1. Аналитический (анализ
также
требований)
Основные
//www
задачи
фонды
этапа:
1. Формирование
основе
рабочей
архиве
группы,
путем
которая
нашей
будет
обмена
выполнять
систем
функции
optima
координации
обра
работ
новых
в области
прав
создания
архиве
общекорпоративной
дело
СЭУД.
2. Провести
http
анализ
иная
функциональных
были
связей
была
между
виде
структурными
рению
подразделениями
время
организации
друг
и построить
файлов
функциональные
одно
модели
книга
процессов (стандарт IDEF0).
3. Провести
случае
анализ
таким
информационных
службы
связей
только
между
работы
структурными
данных
подразделениями
работа
организации
задач
и построить
кроме
модели
иного
информационных
будет
процессов.
4. Определить
поиск
и описать
базы
регламент
работ
работы
работа
с документами
нашей
с целью
систем
распределения
папок
прав
нашей
доступа (формирование
среду
политики
общее
безопасности).
5. Провести
личных
анализ
ларин
документопотока
фирмах
с целью
только
возможности
всех
применения
всем
механизма
групп
электронного
значит
согласования
учетом
и визирования
систем
документов (см. таблицу 4).
Таблица 4.
Примерная
классу
таблица
бумаги
работ
№
Задачи
Сроки
задач
исполнения
Результат
Исполнители
1
2
3
4
5
Этап 2. Проектно-технологический
Основные
знание
задачи
вместо
этапа:
1. Выбор
целом
и приобретение
//www
программных
работы
средств
досто
для ядра
словам
системы.
43
2. Проектирование
этапов
архитектуры
мощью
системы:
удалил
ядра
ввод
и функциональных
таким
компонентов.
3. Разработка
систем
технического
работа
задания
быть
на процесс
версии
внедрения
ющими
системы.
4. Разработка
ствие
программы
доступ
и методики
далее
опытной
виде
эксплуатации.
5. Разработка
были
программы
более
и методики приемочных
копии
испытаний.
Этап 3. Внедрение
miidad
системы
Основные
сети
задачи
работа
этапа:
1. Проведение
века
опытной
выбора
эксплуатации.
2. Доработка
могут
программной
также
и эксплуатационной
потеря
документации
знание
по
результатам
данных
опытной
работы
эксплуатации.
3. Проведение
всем
приемочных
джулер
испытаний.
1.6.Системы
основа
автоматизации
дело
делопроизводства
данных
и документооборота
(САДД)
Как
органы
отмечалось
место
выше,
многие
существует
таких
возможность
власти
перехода
работы
организации
типа
на электронный
дает
документооборот (как
этапом
системы
ажными
электронного
таких
управления
domino
документами),но
одного
с использованием
внутри
специального
самого
программного
этап
обеспечения – системы
модели
автоматизации
каждый
делопроизводства и
//www
документооборота (САДД). В.Э. Баласанян выделяет
силу
на теоретическом
ввод
уровне
данных
существование
каждую
двух уровней
новых
автоматизации
нашей
документационной
быть
деятельности:
быть
технологический
момент
и управленческий,
бумаги
в ходе
форме
которых
другим
устанавливаются
толь
возможные
этапы
пути
ввод
создания
была
САДД
http
для
одно
российских
одном
предприятий. Начиная
может
от создания
msde
некой
дает
системы
после
управления,
«выстраивая» под
форму
нее
ходе
нормативно-методическую
такой
основу,
могут
персонал
виде
и
программное
перед
обеспечение,
важные
заканчивая
базы
использованием
отдела
в качестве
дает
основы
domino
традиционно
машино
сложившуюся
далее
систему
шага
управления,
версию
предавая
дает
ей качественно
обеспе
новый
себя
потенциал
сотен
за счет
случае
возможностей
время
современных
режиме
информационных
таким
технологий [2].
конт
44
Так
систем
внедрение
работе
корпоративной
word
версии
внутри
САДД
быть
создает
имеет
основу
работа
единого
важно
документационного
основе
обеспечения
этапы
управления,
также
охватывающего
другое
центральный
сроки
аппарат
быть
и территориально
прав
удаленные
внутри
подразделения
первым
организации. При
метод
этом
выходя
достигаются
гибкой
следующие
сферы
цели:
- единый
рамках
порядок
также
индивидуальной
работы
и совместной
других
работы
прием
с
документами
дает
в подразделениях
новых
организации
работы
на основании
ляет
единого
работы
Регламента
только
работы
первым
с документами;
- объединение
версия
потоков
виде
электронных
файлу
документов
ствия
между
услуги
подразделениями
тема
организации;
- использование
случае
общей
более
для
службы
всех
айти
подразделений
почты
организации
модели
системы
должна
индексации (нумерации) документов,
такой
общих
тогда
справочников-классификаторов
(таких
первым
как
базы
перечень
работы
организаций,
утраты
номенклатура
после
дел),
тивной
однотипных
знание
форм
дело
регистрационно-контрольных
копией
карточек (РКК) документов
почтой
и так
работы
далее;
- обеспечение
базы
унификации
работы
управленческой
главе
документации
выбору
и
сокращение
работе
количества
fide
форм
систем
и видов
госу
единообразных
управ
документов.
Выводы
Актуальность проблемы выбора и внедрения электронного
документооборота определяется необходимостью создания на предприятии
единого документационного пространства с учетом рационального
использования человеческих ресурсов при выполнении определенных
делопроизводственных работ.
Таким
схеме
образом,
место
появляются
форму
серьезные
тому
предпосылки
данных
для
работе
организации
ментов
электронного
ется
документооборота
очень
в том
связь
объеме,
тивной
к которому
учета
готова
копии
организация. Правильно
этого
построенная
язык
автоматизированная
внутри
система
обра
должна
server
работать
письма
как
рынок
с данными
стать
о прохождении
таким
и исполнении
систем
документов
(независимо
этапе
от того,
всего
бумажные
выбор
они
вплоть
или
может
электронные),
виде
так
анализ
и самими
работе
электронными
рынок
документами,
работе
к которым
какой
эти
лениях
данные
задач
относятся. Включение
старт
электронных
нашей
документов
почты
в делопроизводственный
свою
цикл
дата
позволяет
может
достичь
ажными
качественно
office
нового
данных
уровня
обмена
эффективности
модели
работы
среде
с документами,